Multiprojektmanagement-Software verschafft Überblick

Dass in einem Unternehmen, einem Bereich oder einer Abteilung mehrere Projekte gleichzeitig ablaufen, gehört zur Tagesordnung. Das alles unter einen Hut bringen? Keine einfache Aufgabe. Mit der richtigen Multiprojektmanagement-Software kommen Sie erfolgreich ans Ziel.

Mehrere Projekte parallel managen

Dass in einem Unternehmen, einem Bereich oder einer Abteilung mehrere Projekte gleichzeitig ablaufen, gehört zur Tagesordnung. Das alles unter einen Hut bringen? Keine einfache Aufgabe. Themen wie die Ressourcenplanung, Projektziele und das Wissensmanagement müssen aufeinander abgestimmt werden.

Im Vergleich zur persönlichen Arbeitsorganisation mit klassischen To-do-Listen benötigt man für professionelles Multiprojektmanagement spezifische Werkzeuge. Das beginnt bei einem übergreifenden Blick auf alle Projekte und Aufgaben – nur so können alle Projektmitarbeiter orchestriert werden.

  1. Herausforderungen im Multiprojektmanagement
  2. factro
  3. Asana
  4. MS Project
  5. So wird Multiprojektmanagement mit factro zum Erfolg

1. Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Kennen Sie das? Eine Vielzahl von parallelen Projekten sorgt immer wieder für Schwierigkeiten im Unternehmen. Der Überblick fehlt. Prioritäten werden falsch gesetzt. Und schon steigen die Kosten. Die Qualität leidet und Mitarbeiter und/oder Kunden werden unzufrieden. Die häufigsten Probleme beim Managen von zeitgleichen Projekten sind:

  • Zielkonflikte
  • Mangelnder Überblick über Projekte
  • Koordination von Ressourcen aus unterschiedlichen Bereichen
  • Standortunabhängiges Projektumfeld
  • Keine Berücksichtigung von Abhängigkeiten
  • Falsche Priorisierungen
  • Wenig Zeit für Entscheidungen

Arbeitsstress eines Projektleiters

Multiprojektmanagement-Software zur optimalen Steuerung

Spezielle Projektmanagement-Tools helfen Ihnen bei der Organisation und Koordination von Aufgaben und Projekten. Durch viele nützliche Features kann eine Multi-PM-Software eine unglaublich gute Unterstützung für Sie in Ihren Vorhaben sein. Und damit meinen wir nicht E-Mail & Outlook oder Excel.

Neben den alteingesessenen US-Anbietern wie Asana & Co. oder dem sehr konservativen MS Project gibt es inzwischen auch frische und moderne Tools aus Deutschland (mit deutschem Server-Standort und Datenschutz). Mit der Bochumer Software factro können Sie ohne Einarbeitung direkt loslegen und Ihr Multiprojektmanagement strukturiert, effizient und erfolgreich steuern.

Kreatives Multiprojektteam fröhlich bei der Arbeit

2. factro

Mit Dashboards Überblick über Projekte und Ressourcen behalten

Mit factro bekommen Sie die passenden Dashboards an die Hand, um parallele Projekte optimal zu steuern: Weniger Meetings, mehr Klarheit, massiver Zeitgewinn – erfolgreiches Multiprojektmanagement. Sie sehen mit nur einem Klick alle Aufgaben, in denen Sie ausführend sowie verantwortlich sind, Sie sehen die Aufgaben Ihres Teams über alle Projekte hinweg und haben auch Dashboards, die die aktuelle Projektsituation zeigen, sofort erreichbar.

Mit der richtigen Projektansicht den Fokus schärfen

Das Projektmanagement-Tool factro strukturiert ganze Projekte in einzelne Pakete. Diesen werden wiederum in Aufgaben unterteilt. Durch unterschiedliche Ansichten auf ein Projekt können Sie die Schwerpunkte Ihrer Betrachtung selbst festlegen.

Ein Screenshot des neuen Projektstrukturbaums in factro

Wählen Sie diejenige Perspektive auf Ihre Projekte und Aufgaben aus, die für Sie und Ihre Fragestellung gerade relevant ist.

  • Projektstrukturplan: Bringen Sie Struktur in Ihre Projekte. Legen Sie Pakete und Aufgaben an, um für alle Projektbeteiligten Klarheit zu schaffen.
  • Gantt-Chart: In dieser Ansicht behalten Sie den Zeitplan für Ihre Projekte, Abhängigkeiten von Aufgaben und die dazugehörigen Meilensteine im Blick.
  • Kanban-Board: Sehen Sie auf einen Blick, welche To-dos in diesem Projekt geplant sind, welche bereits laufen, zur Endkontrolle anstehen oder schon erledigt sind. Der ideale Statusbericht.
  • Tabelle: Sie arbeiten gerne in Tabellen und möchten schnell Details zu mehreren Aufgaben anpassen? Dann sind Sie hier richtig. Zusätzlich können Sie sich mit Hilfe der Filter- oder Gruppen-Funktion unterschiedlichste Übersichten verschaffen.

Projekte und Aufgaben priorisieren

10 verschiedene Baustellen, 100 verschiedene Aufgaben – wo soll man nur anfangen? factro ermöglicht Ihnen eine zielführende Differenzierung, indem Sie Prioritäten setzen und ein Enddatum bestimmen. Durch visuelle Hilfen – wie der “Deadline”-Ampel – sehen Sie auf einen Blick, was als nächstes erledigt werden muss. So verlieren Sie dringende und wichtige Aufgaben nicht mehr aus den Augen und können sich selbst und Ihr Team optimal organisieren.

Kapazitäten strategisch planen

Vorbereitet ist halb umgesetzt? Leider nicht so ganz. Aber mit Ihren zur Verfügung stehenden Ressourcen müssen Sie sich trotzdem – im Vorfeld des Projektes – beschäftigen. Mit factro können Sie zu jeder Aufgabe eine Aufwandsschätzung vornehmen und sämtliche Leistungen aufgabenbezogen erfassen.

Auf diese Weise können Sie Kapazitäten planen, einschätzen und wenn nötig Ressourcen anpassen bzw. bei Bedarf unterstützen. Zudem unterstützt Sie factro mit der Auslastungsübersicht, das Pensum Ihres Teams immer zu überblicken, anzupassen und somit Überlastung vorzubeugen.

Ein Screenshot der factro Ressourcen-Auslastung

Transparenz für alle Beteiligten herstellen

Informationen – manchmal ein rares Gut. Das Schreiben von E-Mails und lästiges Herumtelefonieren kosten Zeit und Nerven. Mit einem Projektmanagement-Tool wird die gesamte Kommunikation in Ihren Projekten gebündelt und steht nicht nur Ihnen, sondern auch allen anderen beteiligten Kollegen und Mitarbeitern zur Verfügung. An einem einzigen virtuellen Ort finden Sie alle nötigen Informationen, Dokumente und Kommentare.

Besonders hilfreich ist das für Verantwortliche und Projektleiter. Einsichten in alle Bereiche – Projektstatus, Arbeitszuteilungen, Ressourcen und Kapazitäten, Fortschritte oder organisatorische Veränderungen – ermöglichen Führungskräften bei Problemen frühzeitiges Eingreifen, das Verschieben von Terminen und das Anpassen von Ressourcen.

Flexibel auf Veränderungen reagieren

Unkalkulierbare Faktoren oder Ereignisse können Ihnen immer einen Strich durch die Rechnung machen. Daher ist ein kontinuierliches Verfolgen von Aufgaben und Projekten besonders wichtig. Wenn Timings kurzfristig angepasst und Aufgaben zeitlich verschoben werden müssen, ist ein Gantt-Chart ein praktisches Werkzeug. Hier sehen Sie Ihre detaillierte zeitliche Planung mit Meilensteinen und Abhängigkeiten und können die per Drag and Drop anpassen.

Arbeitsalltag im Büro

Durch Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen können einzelne Termine verändert und den Gegebenheiten angepasst werden, ohne dass Sie Ihre gesamte Planung zerschießen. Zeitliche Abfolgen bleiben bestehen und passen sich bei Bedarf automatisch an. So können Sie flexibel reagieren und Risiken minimieren.

3. Asana

Verschiedene Projekte als Portfolio managen

Das US-amerikanische Tool Asana bietet in seinen Tarifen Business und Enterprise gezieltes Multiprojektmanagement an. Mit Porfolios können Sie einen Katalog an Projekten zusammensetzen, dessen Zielerreichung Sie fortlaufend im Blick behalten können. Jedes Portfolio präsentiert Ihnen dabei wichtige Eckdaten auf einen Blick. Dazu gehören der Fortschritt, der jeweilige Projektzeitraum, die Priorität sowie ein Status wie “Planmäßig” oder “Gefährdet”.

Sie können auch mehrere Portfolios anlegen, die verschiedene Unterprojekte mit einem vergleichbaren Schwerpunkt zusammenfassen. Die Portfolios können Sie dabei auch mit Ihren Teammitgliedern teilen, damit alle den gleichen Stand haben.

Ein Board von Asana

Auslastung per Portfolio prüfen

Asana bietet eine Auslastungsübersicht, die zeigt, wie viele Aufgaben bei den Kollegen auf den Schreibtischen liegen. Diese Übersicht können Sie in Kombination mit Portfolios nutzen und so immer überblicken, an welchen Stellen das Zeitbudget Ihres Teams ausgereizt ist.

Aufgaben und Projekte überblicken

Des Weiteren ist es mit dem Tool möglich, Aufgaben zu priorisieren, zeitlich zuzuordnen und mit Anhängen, Kommentaren und Beschreibungen für transparente Informationen zu sorgen. Einzelne Projekte können Sie wahlweise im Kanban Board, einer Tabelle oder einer Zeitleiste betrachten und anpassen.

4. MS Project

Altbekannte Multiprojektmanagement-Software

Eine weitere Multiprojektmanagement-Software ist schon ein “alter Hase” der Branche – die Rede ist von MS Project. Das Tool eignet sich insbesondere für eine sehr detaillierte Projektplanung und Multiprojektmanagement. Es bietet sehr viele Einstellungsmöglichkeiten, was aber auch dafür sorgt, dass die Bedienung eher kompliziert ist, wenn tiefer in die Planung eingestiegen wird.

Verschiedene Ansichten und Portfolios

In neuen Versionen hat Microsoft daher probiert, MS Project leichtfüßiger und moderner zu gestalten. Zu den Fähigkeiten gehören unter anderem verschiedene Projektansichten wie z.B. das Kanban Board, die Tabelle sowie das Gantt-Diagramm. In den höherpreisigen Varianten lassen sich zudem Berichte zu Projekten und Portfolios erstellen. In diesen Varianten kann MS Project dann auch mit Arbeitszeittabellen und Ressourcen umgehen.

Zur Nutzung als Multiprojektmanagement-Software setzt das Tool u.a. auf Portfolios. Hier können verschiedene Projekte und Projektideen gesammelt und bewertet werden. Die größte Version unterstützt zudem Projektbedarfsmanagement.

5. Fazit: factro als Allrounder für Multiprojektmanagement

  1. Nutzen Sie Dashboards für einen Projekt-übergreifenden Überblick.
  2. Mit der passenden Projekt-Ansicht schärfen Sie den Fokus.
  3. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben, um das Tagesgeschäft zu erleichtern.
  4. Planen und steuern Sie Ihre Kapazitäten durch die einfache Leistungserfassung und Aufwandsrechnung.
  5. Sorgen Sie für Transparenz, um Vorgänge zu verfolgen, anzupassen und Risiken zu vermeiden.
  6. Passen Sie Änderungen mit Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen im Gantt-Chart flexibel an.

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