Zuhause produktiv sein
Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Eine Vielzahl von Arbeitnehmern in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen hat es sich lange gewünscht, mittlerweile ist es in vielen Unternehmen Alltag. Was viele Menschen mit dem Begriff verbinden – oder auch erträumen –, ist ein flexibler Arbeitstag, den man aus den eignen vier Wänden heraus gestalten kann. Doch was im ersten Moment nach dem idealen Arbeitsort klingt, entpuppt sich ohne die richtigen Homeoffice Tipps durchaus als große Herausforderung.
Welche Vorteile bringt das Homeoffice?
Grundsätzlich bietet das Homeoffice-Konzept viele Vorteile – nicht nur in coronabedingten Ausnahmezuständen. Ein Mehrwert der Heimarbeit: Der Arbeitsalltag lässt sich zeitlich flexibel gestalten und somit an die private Situation anpassen. Das ganze Team wird ortsunabhängig und kann von überall aus an Projekten arbeiten.
Heutzutage ist Zeit das kostbarste Gut. Und genau die wird beispielsweise beim ausbleibenden Arbeitsweg eingespart. Lange Staus in der Rushhour werden vermieden. Das reduziert nicht nur Stress, sondern schont auch noch den Geldbeutel. Kosten für Fahrten zum Büro fallen also weg. Auch für die Umwelt hat es einen positiven Nebeneffekt. Zusätzlich sparen Arbeitgeber Geld, weil zum Beispiel Büromieten wegfallen.
Homeoffice: Was sind die Herausforderungen?
Nachteile im Homeoffice ergeben sich durch fehlende Struktur und Organisation für Mitarbeiter. Kommunikation und Abstimmungen werden schwieriger und Missverständnisse führen zu Konflikten, da Meetings vor Ort durch Hybrid-Meetings ersetzt werden, der persönliche Jour fixe und der Besuch im Büro der Kollegen entfallen.
Produktivität durch Ablenkung und fehlende Disziplin sinkt – das sind die Befürchtungen. Teamgeist verschwindet und die Gefahr der Vereinsamung entsteht. Den Höhepunkt der Herausforderungen bringen technische Probleme, die nicht selbst gelöst werden können.
Mittlerweile zeigen Studien, dass Homeoffice und Produktivität sich nicht ausschließen.
Hilfreiche Tipps für den Homeoffice-Alltag
Deutschlandweit haben viele Arbeitgeber das Konzept des Homeoffice für sich entdeckt. Laut der Hans-Böckler-Stiftung sind das aktuell etwa 24 Prozent der Unternehmen – Tendenz steigend. Auch die zentralen Werte von New Work werden durch die Heimarbeit unterstützt. Der Begriff New Work steht vor allem für mehr Mitbestimmungsrecht, Freiheit, Selbstständigkeit und einer besseren Work-Life-Balance.
Durch die Corona-Pandemie wurden Arbeitgeber und Arbeitnehmer ohne große Vorbereitung in das Experiment „Homeoffice“ mit all seinen Vor- und Nachteilen geschmissen. Doch trotz möglicher Startschwierigkeiten ergibt sich nun die Chance, Deine Zusammenarbeit nachhaltig zu digitalisieren und so auch in der Zukunft flexibel auf externe Einflüsse zu reagieren.
Wir haben 14 erfolgsversprechende Tipps, damit der Umstieg ins Homeoffice auch gelingt und Probleme erst garnicht entstehen.
- Zeitliche Grenzen setzen
- Arbeitstag planen
- Klare Ziele formulieren
- Ordnung am Arbeitsplatz halten
- Technische Ausstattung vorbereiten
- Tools mit Mehrwert nutzen
- Störfaktoren erkennen & beseitigen
- Work-Life-Balance sichern
- Teamkultur stärken
- Zusammenarbeit organisieren
- Fragen per Telefon klären
- Mehr Bewegung ins Homeoffice bringen
- Weg mit den Gammelklamotten
- Den eigenen Weg gehen
1. Zeitliche Grenzen setzen
Damit alte Prozesse in neue Bahnen gelenkt werden, ist eine Einhaltung der Arbeitsstrukturen und Arbeitszeiten sinnvoll. Zeitliche Grenzen zu setzen, hat den Effekt, dass weder zu wenig noch zu viel gearbeitet wird. Gesetzter Feierabend heißt auch Feierabend! Aktiv an die Kollegen kommuniziert, wird die Erwartung von kontinuierlicher Erreichbarkeit verhindert. Klare Zeiten für Pausen bringen Struktur in den Arbeitstag. Hierbei hilft eine Zeiterfassung, mit der Du den Überblick behältst.
Lege die Arbeitszeit fest
2. Arbeitstag planen
Nicht nur eine zeitliche Planung ist Voraussetzung für einen gelungnen Arbeitstag im Homeoffice – auch ein strukturierter Plan sämtlicher To-dos und Aufgaben ist für den Erfolg ausschlaggebend. Hilfreich ist das Priorisieren der Aufgaben: Welche Aufgabe sollte zuerst erledigt werden? Welche Aufgaben sind voneinander abhängig? Und welche Deadlines müssen eingehalten werden?
Zudem schafft eine Auflistung der To-dos Klarheit für sich selbst und das Team. Unterstützend sind digitale Tools für das Projektmanagement. Der Tag wird inhaltlich geplant, Aufgaben werden verteilt. Eines dieser Tools ist zum Beispiel factro, mit dem Aufgaben im Team strukturiert aufgearbeitet werden können.
3. Klare Ziele formulieren
Mindestens genauso wichtig wie ein Zeitplan für das Homeoffice, sind Ziele. Unternehmen mit konkret ausformulierten Zielen haben eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit diese auch zu erreichen. Klare Zielstellungen reduzieren Rückfragen und beschleunigen Entscheidungen, insbesondere im Homeoffice, wenn ein direkter Austausch mit den Kollegen nicht möglich ist oder Feedback eher verzögert eintrifft.
Zudem schaffst Du im gesamten Team ein gemeinsames Verständnis, sodass alle an einem Strang ziehen. Ein Ansatz der Zielformulierung ist beispielsweise die SMART-Methode. Danach sind die festgelegten Ziele:
- S – Spezifisch
- M – Messbar
- A – Akzeptiert
- R – Realistisch
- T – Terminiert
4. Ordnung am Arbeitsplatz halten
Die optimale Lösung für eine Trennung zwischen Arbeit und Privatleben ist eine separate Arbeitszone zu schaffen. Dort sollten sich ausschließlich Sachen befinden, die für den Arbeitstag benötigt werden. Um den Arbeitsplatz immer wieder zu optimieren, hilft das Prinzip Kaizen. Hier wird in einem fünfstufigen Vorgehen, der eigenen Arbeitsplatz zu einem Produktiven Umfeld.
Außerdem ist es wichtig für Menschen, die viel am Schreibtisch sitzen, einen guten Bürostuhl zu nutzen und an eine gesunde Körperhaltung zu denken. Achte auf genügend Tageslicht, um Müdigkeit vorzubeugen und Deine Augen zu schonen.
5. Technische Ausstattung vorbereiten
Voraussetzungen fürs Homeoffice ist eine funktionierende technische Ausstattung. Entweder bekommst Du die Ausstattung für Dein Homeoffice vom Arbeitgeber gestellt oder Du nutzt eine BYOD-Regelung. Dabei gilt es, auf den Schutz firmeninterner Daten zu achten.
Außerdem braucht es Lösungen bei technischen Problemen. Geklärt werden sollte, wer der richtige Ansprechpartner im Team ist. Ein grundsätzliches PC Know-How ist dabei in jedem Fall notwendig.
Wichtig: Funktionierende technische Ausstattung
6. Tools mit Mehrwert nutzen
Neben der Technik spielen auch die richtigen Tools eine entscheidende Rolle. Um mit den Kollegen auch im Homeoffice in Verbindung zu bleiben, sind Chat-Tools wie Slack vorteilhaft. Mit der Hilfe von Video-Konferenz-Software können außerdem Online-Meetings anstelle eines persönlichen Treffens stattfinden.
Cloud-Speicherdienste unterstützen ein gemeinsames Arbeiten und sorgen für ein gelingendes digitales Dokumenten- sowie Projektmanagement. Durch die Erfassung in Echtzeit, sind alle Teammitglieder mit relevanten Daten bedient.
7. Störfaktoren erkennen & beseitigen
Eine gewisse Selbstdisziplin ist natürlich gefordert, um sich nicht von alltäglichen Hausarbeiten von den beruflichen Aufgaben abhalten zu lassen. Zwar gibt es keine Ablenkung durch die Kollegen, dafür will nun der Müll rausgebracht oder das langersehnte Päckchen ausgepackt werden. Erledige private Angelegenheiten in der privaten Zeit – so klappt auch die Trennung von Beruf und Freizeit besser.
Mögliche Störfaktoren sind:
- Fernsehen
- Smartphone
- Hausarbeit
- Familie
8. Work-Life-Balance sichern
Im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben zunehmend. Damit die Arbeit das Privatleben nicht vereinnahmt, sind einige Grundsätze wichtig:
- Routinen entwickeln: Mache Dir einen Kaffee vor Arbeitsbeginn, höre Dir ein inspirierendes Hörbuch, oder kleide Dich wie im Büroalltag
- Bewegung schafft Distanz: Statt in der Pause weiter auf dem Bürostuhl zu verbringen, gönne Dir Bewegung an der frischen Luft
- Feste Pausen: Durch feste Pausen fällt die Verabredung mit den Kollegen zum virtuellen Lunch leichter
- Leichtes Mittagessen: Hebe Dir die Pizza für den Feierabend auf. Mittags fördert ein Salat oder Obst die Konzentration
- Soziale Kontakte fördern: Den Tag mit einem täglichen Austausch im Team starten: Wer hat welche To-Do’s, welche Aufgaben stehen noch offen? Das schafft Übersicht und bringt alle Mitglieder auf einen einheitlichen Stand
9. Teamkultur stärken
Das Wir-Gefühl in Deinem Team muss nicht über den Bildschirm verloren gehen. Eine gute Arbeitsatmosphäre und Zusammenhalt lassen sich trotz räumlicher Distanz schaffen. Der regelmäßige Kontakt unter Kollegen ist essenziell. Damit der Teamgeist nicht verloren geht, sind Maßnahmen wie Teambuilding-Maßnahmen auch im Homeoffice wichtig.
Weitere Möglichkeiten sind Calls mit Deinen Kollegen, die auch privater Natur sein dürfen, um den Smalltalk in der Kaffeeküche zwischendurch zu ersetzen. Gerade Führungskräfte sollte den regelmäßigen Austausch mit den Teammitgliedern suchen, damit gerade schüchterne Kollegen nicht eine Distanz aufbauen.
10. Zusammenarbeit organisieren
Organisiert werden kann der regelmäßige Austausch durch Homeoffice Software wie zum Beispiel Slack und Microsoft Teams. Um die Zusammenarbeit zu verbessern, können Teamquizzes, Webinare oder kreative Zusammenarbeit die Teamkultur stärken.
Damit auch im Homeoffice alle an einem Strang ziehen, brauchen Remote Teams etwas, das sie verbindet. Teile mit Deinen Kollegen was Dich gerade beschäftigt oder verschicke ein Foto von Deinem Mittagessen.
11. Fragen per Telefon klären
Dieser Punkt steht im Zusammenhang mit der verbesserten Zusammenarbeit einen Schritt vorher. Um effizient zusammenzuarbeiten, solltest Du dringende Fragen zum Projekt oder einer Aufgabe, die sonst persönlich angesprochen werden, am besten telefonisch klären.
Mails oder Chat-Nachrichten gehen unter und werden manchmal nicht schnell genug beantwortet. Außerdem sorgt der Anruf für weniger Missverständnisse. Im Austausch können auch private Themen angesprochen werden, damit der soziale Kontakt zwischen Kollegen bestehen bleibt.
Per Telefon können Fragen schnell geklärt werden
12. Mehr Bewegung ins Homeoffice bringen
Kennst Du schon die 40-15-5-Regel? Diese besagt, dass man 40 Minuten sitzt, 15 Minuten steht und sich dann 5 Minuten bewegt. Und diese Intervalle in jeder Stunde. Die abwechslungsreichen Aktivitäten, sollen Dir helfen Deine Konzentration zu fördern und für mehr Bewegung im Alltag sorgen.
13. Weg mit den Gammelklamotten
Ja, Du hast richtig gehört. Die Gammelklamotten sollten auch im Homeoffice im Schrank liegen bleiben. Denn die richtige Kleidung vermittelt ein gutes Gefühl. Doch sich morgens genauso schick zu machen, als würde man ins Büro fahren, bringt Dich viel schneller in einen produktiven Arbeitsmodus. Nach dem Feierabend kannst Du dann wieder getrost in Deine Jogginghose schlüpfen und den Tag ausklingen lassen.
14. Den eigenen Weg gehen
Online werden viele Tipps für die Arbeit im Homeoffice gegeben. Einige von ihnen sind praktisch, allerdings müssen sie auch zu Dir passen. Du willst im Schlafanzug starten anstatt dich unbedingt anzuziehen? Okay! Deine Entscheidung. Wenn Du Dich damit wohl fühlst und dein Arbeitsalltag davon nicht beeinträchtigt wird, ist das genau das richtige.
Fazit: Erfolgreiches Homeoffice
Die Zauberformel für einen effektiven Arbeitstag aus dem Homeoffice setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Grundlage für ein effizientes und glückliches Team in Remote Work ist die transparente Kommunikation untereinander. Spreche über Probleme und Konflikte, denn der Zusammenhalt unter allen Mitgliedern des Teams ist elementar.
