PSP als Grundlage aller PlÀne aufbauen
Der Projektstrukturplan (PSP), zum Teil als „Plan der PlĂ€ne“ bezeichnet, bildet im Projektmanagement die Grundlage fĂŒr das gesamte Vorgehen. Die enthaltenen Informationen und Strukturen ermöglichen die Basis fĂŒr den Zeitplan und den Projektplan.
Wir zeigen Dir, wie Du einen Projektstrukturplan erstellen, passende Projektstrukturplan Vorlagen nutzen, geeignete Projektstrukturplan Beispiele fĂŒr verschiedene Branchen und der steigenden KomplexitĂ€t von Projekten spielend leicht begegnen.
- Warum einen Projektstrukturplan erstellen?
- Projekstrukturplan gliedern
- Schema fĂŒr Projektstrukturplan wĂ€hlen
- Struktur & Aufgaben verknĂŒpfen
- Codierung des Projektstrukturplans erstellen
- PSP mit Software aufbauen
- Projektstrukturplan Vorlage
- Beispiele fĂŒr einen Projektstrukturplan
- Vorteile eines PSP
1. Warum einen Projektstrukturplan erstellen?
Der Projektstrukturplan schafft eine logische Reihenfolge und Ordnung in Deinen Aufgaben und Projekten. Der Projektleiter ordnet seine Aufgaben in Teilprojekte und Arbeitspakete. Daraus entsteht eine Tiefenstruktur vom gröĂten bis zum kleinsten Element. Doch der PSP kann auch im Team erstellt werden. Er trĂ€gt maĂgeblich zur Strukturierung bei.
Ein Beispiel fĂŒr den Aufbau eines Projektstrukturplans (PSP)
AuĂerdem ist der PSP die Grundlage fĂŒr u.a.
- die Aufteilung der Mitarbeiter und Ressourcen
- Definieren von ZeitrÀumen
- Setzen von PrioritÀten
- Festlegen von Meilensteinen
Der hierarchische Aufbau sorgt fĂŒr eine Baumstruktur mit VerĂ€stelungen und mehreren Ebenen, die wir im folgenden Projektstrukturplan Beispiel erklĂ€ren, sowie die wichtigsten Elemente eines PSP.
Die oberste Ebene ist das Projekt, welche die Gesamtausrichtung bzw. das Gesamtziel aller dazugehörigen Ebenen vorgibt:
Die oberste Ebene des Projektstrukturplans ist das Projekt
Darunter liegen mehrere Teilprojekte, die zusĂ€tzliche Tiefe und Struktur verleihen, um eine bessere Ăbersicht der einzelnen Schwerpunkte zu erhalten:
Unterhalb des Projekts im PSP befinden sich Teilprojekte
Die unterste und kleinste Ebene ist das Arbeitspaket (Aufgabe). Dieses kann nicht weiter unterteilt werden:
Die unterste Ebene im PSP sind Arbeitspakete
Im folgenden erfĂ€hrst Du, wie Du in wenigen Schritten einen Projektstrukturplan herstellst, um die richtige Struktur fĂŒr Deine Projekte zu finden.
2. Projektstrukturplan gliedern
Ein wenig Theorie muss sein. Die Gliederung einer WBS kann sich grundsÀtzlich an 4 Gliederungsprinzipien orientieren.
Dabei sehen wir eine Gesamtaufgabe (bspw. ein Stadtfest) und anschlieĂend Teilprojekte (bspw. BĂŒhne 1, BĂŒhne 2, BĂŒhne 3) und als kleine Einheit einzelne, abgeschlossene und delegierbare Arbeitspakte bzw. Aufgaben (bspw. Aufbau einzelner Technik-Elemente).
Die Gliederungsprinzipien, nach denen Du einen PSP erstellen, sind:
Phasenorientiert
Bei einem phasenorientierten Projektstrukturplan stehen auf der obersten Gliederungsebene die Projektphasen wie „Vorbereitung“, „Hausmesse“ und „Nachbereitung“. Die unteren Ebenen können nach Objekten oder auch Funktionen strukturiert werden. Visualisiert wird das Ganze im Projektphasenmodell â wie z.B. bei der HOAI.
Der Projektstrukturplan in factro nach Phasen
Objektorientiert
Eine objektorientierte Gliederung kann nach konkreten Objekten, Elementen oder Bauteilen erfolgen. Diese Form ist besonders bei Bauprojekten oder der Produktion sinnvoll.
Funktionsorientiert
Eine weitere Möglichkeit, den Projektstrukturplan zu gliedern, orientiert sich an den Funktionsbereichen einer Organisation. Das können AktivitĂ€ten oder TĂ€tigkeiten wie „Planen“, „Bauen“ oder auch „Koordinieren“ sein.
Gemischt
Es ist möglich, mehrere Gliederungsprinzipien zu mischen. Wichtig dabei ist, dass eine Gliederungsebene eine einheitliches Gliederungsprinzip beibehÀlt. Die oberste sollte sich bspw. nur nach Objekten wie Bauelementen orientieren.
3. Schema fĂŒr Projektstrukturplan wĂ€hlen
Sobald Du den Gliederungsansatz gewĂ€hlt hast, entscheidest Du Dich fĂŒr eine Zerlegungsmethode. Das Schema des Projektstrukturplans kann nĂ€mlich auf drei Wegen erstellt werden. FĂŒr welchen entscheiden Du Dich?
Top down
Vom Ganzen ins Detail: Hier legst Du zunĂ€chst die oberen Ebenen fest und gehen dabei langsam zur Detail-Planung ĂŒber. Der letzte Schritt ist das Erstellen der kleinsten logischen Einheiten – der Aufgabenpakete. Diese Technik bietet sich an, wenn die Faktoren im Projekt bekannt sind und auf Erfahrungen zurĂŒckgegriffen werden kann.
Bottom up
Vom Detail zum Ganzen: Bei dieser Methode arbeitest Du Dich von den kleinen Projekt-Elementen nach oben. Wichtig hierbei ist es, darauf zu achten, welcher Beziehung die einzelnen Elemente zueinander stehen. Empfehlenswert ist diese Technik besonders bei innovativen Produkten, die wÀhrend des Projektes entstehen.
Jojo
Bei dieser Methode switcht Du zwischen Top Down und Bottom Up, um die StĂ€rken beider AnsĂ€tze zu nutzen. Bspw. können zunĂ€chst eine einfachere Struktur und anschlieĂend einzelne Aufgabenpakete zusĂ€tzlich angelegt werden, um eine Gesamtstruktur zu erstellen. Dabei sollte beachtet werden, dass der Detailgrad der Aufgabenpakete Ă€hnlich ist.
4. Struktur & Aufgaben verknĂŒpfen
Nachdem Du Dich fĂŒr die Gliederung und das Aufteilungsschema entschiedest haben, wird es Zeit, Deine Struktur aufzubauen und darin die Aufgaben entsprechend zuzuordnen. Bei einem phasenorientierten Projektstrukturplan im Top-Down-Schema kann das also bedeuten, dass Du zuerst die einzelnen Projektphasen auswĂ€hlen und dann einzeln die dazugehörigen Unteraufgaben anlegen.
Es kann durchaus vorkommen, dass je nach KomplexitĂ€t des Projekts noch einzelne Zusatzschritte folgen, bis die Struktur abschlieĂend steht. Aber welche Herangehensweise Du auch wĂ€hlst: Dein PSP folgt am Ende einer klaren logischen Struktur, die Du je nach Projekt individuell festlegen kannst.
5. Codierung des Projektstrukturplans erstellen
Um diese nachvollziehbare Struktur mit weiteren Details zu versehen und eine klare Zuordnung zu schaffen, wird oft auf eine Codierung (PSP-Code) des Projektstrukturplans zurĂŒckgegriffen. Das bedeutet, dass die Teilprojekte und Aufgaben des Projekts mit einem einzigartigen Code nach einem bestimmten Muster angefertigt werden. So könnten die Aufgaben z.B. codiert werden:
- Numerisch: 1, 1.1, 2, 2.1, 3, 3.1, etc.
- Alphabetisch: A, B, C, D, E, etc.
- Alphanumerisch:Â A.1, A.2, B.1, B.2, B.3, etc.
Hast Du eine erfolgreiche Aufteilung und Codierung fĂŒr Dich entdeckt, kannst Du diese im Stile einer Strukturplan Vorlage wiederverwenden und so Deine Prozesse optimieren sowie ein Wissens-Management aufbauen.
6. PSP mit Software erstellen
Wem eine freie Wahl der Ansicht auch wĂ€hrend der Projektarbeit wichtig ist, der wird an der Projektplanungssoftware factro seine Freude haben. Ob Projektstrukturplan, Gantt oder Kanban: Mit einem Klick wechselst Du die Ansicht und siehst dabei jederzeit einheitlich synchronisierte Inhalte. Im Projektmanagement ein groĂer Vorteil.
factro hat den Mehrwert des Projektstrukturplans erkannt. Als einziges Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool auf dem Markt setzt es die Baumstruktur als Ansicht gezielt ein. Das sorgt fĂŒr eine leichte und effektive Projektplanung und -steuerung sowie groĂe Ăbersicht. Dank Drag & Drop ist die Bedienung trotzdem intuitiv und selbsterklĂ€rend.
Mit der Baumstruktur erstellst Du in factro eine Hierarchie der Gesamtaufgabe, die aus drei Ebenen besteht: dem Projektkopf, Paketen und der kleinsten Einheit des Projektstrukturplans – den Aufgaben. So behĂ€ltst Du immer das gesamte Projekt.
factro strukturiert Aufgaben im Team
7. Projektstrukturplan Vorlage
Mit einer Projektstrukturplan Vorlage kannst Du immer wieder auf bestehende Blaupausen zurĂŒckgreifen und diese fortlaufend optmieren. Gerade bei regelmĂ€Ăigen Projekten eignen sich PSP Vorlagen, um diese immer wieder zu benutzen und so den Planungsaufwand zu reduzieren. WennDu wĂ€hren des Projekts Verbesserungspotential erkennst, kannst Du dieses auch direkt in Deiner PSP Vorlage einpflegen.
AuĂerdem bietet factro mit dem Best Practice Store auch Expertenwissen in Form von klar strukturierten LeitfĂ€den, damit Du Deine Projekte umgehend und effizient starten. Die Projekte sind dabei mit Aufgabenbeschreibungen, Musterdokumenten und weiterfĂŒhrenden Infos ausgestattet und können somit direkt im Team verteilt werden.
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8. Beispiele fĂŒr einen Projektstrukturplan
Nachfolgend siehst Du verschiedene Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie ein PSP fĂŒr verschiedene Branchen und Projekte eingesetzt werden kann.
Bauprojekt
Du arbeitest fĂŒr ein Ingenieur- oder ArchitekturbĂŒro? Wenn Du aus der Baubranche kommst und Deine Projektarbeit mit einem neuen digitalen Werkzeug effektiv angehen möchten, ist eine Projektplanung und -steuerung mit Hilfe einer Baumstruktur mehr als hilfreich. DafĂŒr ist eine Gliederung nach Objekten sinnvoll. Schau selbst.
Redaktionsplan
Du arbeitest in einer Online-Redaktion oder in einem Zeitschriften-Verlag und suchen nach einem Werkzeug, das Ihnen die redaktionelle Arbeit erleichtert? Ob Online-Redaktionen oder Verlage. Auch Du profitierst von der Arbeit mit einem PSP. DafĂŒr kannst Du Projekte bspw. zeitlich gliedern.
Eventplanung
Du planst ein Firmenevent? Ob FirmenjubilÀen, Weihnachtsfeiern, Hausmessen oder Messeauftritte. Mit dem factro Projektstrukturplan steuerst Du erfolgreich die ganz sicher anstehende Veranstaltung in Deinem Betrieb. Dabei ist eine phasenorientierte Struktur sicherlich eine gute Herangehensweise.
9. Vorteile eines PSP
Jetzt weiĂt Du genau wie Du einen Projektstrukturplan erstellst und wie Du ihn fĂŒr Dich und Deine Projekte optimal nutzen kannst. Hier findest Du nochmals alle Vorteile die ein PSP mit sich bringt kurz aufgelistet:
- Transparente, vollstÀndige Darstellung Deiner Projekte
- Klare und ordentliche Ăbersicht â alles sauf einen Blick
- Komplexe Projekte werden leicht nachvollzogen
- Verschiedene Möglichkeiten der Gliederung, ganz nach Deinen BedĂŒrfnissen
Projektstrukturplan erstellen & Ăbersicht schaffen
Wenn Du Deine Projekte prĂ€zise und ĂŒbersichtlich organisieren möchten, ist der Projektstrukturplan das geeignete Werkzeug. Durch seinen verschiedenen Ebenen schafft er auch bei komplexen Projekten eine leichte Nachvollziehbarkeit.
Alle wichtigen Informationen lassen sich aus dem PSP ablesen. Dadurch eignet sich das Modell auch ideal fĂŒr die PrĂ€sentation mit Kollegen, FĂŒhrungskrĂ€ften und Stakeholdern.
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