Projektstrukturplan erstellen

Wenn Sie einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, sorgen Sie für Ordnung in komplexen Projekten. Lesen Sie hier, wie das geht und welches Tool sich eignet.

PSP als Grundlage aller Pläne aufbauen

Der Projektstrukturplan (PSP), zum Teil als „Plan der Pläne“ bezeichnet, bildet im Projektmanagement die Grundlage für das gesamte Vorgehen. Die enthaltenen Informationen und Strukturen ermöglichen die Basis für den Zeitplan und den Projektplan.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen Projektstrukturplan erstellen, passende Projektstrukturplan Vorlagen nutzen, geeignete Projektstrukturplan Beispiele für verschiedene Branchen und der steigenden Komplexität von Projekten spielend leicht begegnen.

Eine Illustration eines Projektstrukturplans mit 3 Teilprojekten und 8 Aufgaben
Ein Beispiel für den Aufbau eines Projektstrukturplans (PSP)
  1. Warum einen Projektstrukturplan erstellen?
  2. Projekstrukturplan gliedern
  3. Schema für Projektstrukturplan wählen
  4. Struktur & Aufgaben verknüpfen
  5. Codierung des Projektstrukturplans erstellen
  6. PSP mit Software aufbauen
  7. Projektstrukturplan Vorlage
  8. Beispiele für einen Projektstrukturplan

1. Warum einen Projektstrukturplan erstellen?

Der Projektstrukturplan schafft eine logische Reihenfolge und Ordnung in Ihren Tasks und Projekten. Der Projektmanager ordnet seine Aufgaben in Teilprojekte und Arbeitspakete. Daraus entsteht eine Tiefenstruktur vom größten bis zum kleinsten Element. Doch der PSP kann auch im Team erstellt werden.

Außerdem ist der PSP die Grundlage für u.a.

  • die Aufteilung der Mitarbeiter und Ressourcen
  • Definieren von Zeiträumen
  • Setzen von Prioritäten
  • Festlegen von Meilensteinen

Der hierarchische Aufbau sorgt für eine Baumstruktur mit Verästelungen und mehreren Ebenen, die wir im folgenden Projektstrukturplan Beispiel erklären.

Die oberste Ebene ist das Projekt, welche die Gesamtausrichtung bzw. das Gesamtziel aller dazugehörigen Ebenen vorgibt:

Ein Screenshot eines Projektstrukturplans, bei dem das Projekt hervorgehoben ist
Die oberste Ebene des Projektstrukturplans ist das Projekt

Darunter liegen mehrere Teilprojekte, die zusätzliche Tiefe und Struktur verleihen, um eine bessere Übersicht der einzelnen Schwerpunkte zu erhalten:

Ein Screenshot eines Projektstrukturplans, bei dem das Teilprojekt hervorgehoben wurde
Unterhalb des Projekts im PSP befinden sich Teilprojekte

Die unterste und kleinste Ebene ist das Arbeitspaket (Aufgabe). Dieses kann nicht weiter unterteilt werden:

Ein Screenshot eines Projektstrukturplans, bei dem Arbeitspakete hervorgehoben sind
DIe unterste Ebene im PSP sind Arbeitspakete

Im folgenden erfahren Sie, wie Sie in wenigen Schritten einen Projektstrukturplan erstellen, um die richtige Ordnung für Ihre Projekte zu finden.

2. Projektstrukturplan gliedern

Ein wenig Theorie muss sein. Die Gliederung einer WBS kann sich grundsätzlich an 4 Gliederungsprinzipien orientieren.

Dabei sehen wir eine Gesamtaufgabe (bspw. ein Stadtfest) und anschließend Teilprojekte (bspw. Bühne 1, Bühne 2, Bühne 3) und als kleine Einheit einzelne, abgeschlossene und delegierbare Arbeitspakte bzw. Aufgaben (bspw. Aufbau einzelner Technik-Elemente).

Die Gliederungsprinzipien, nach denen Sie einen PSP erstellen, sind:

Phasenorientiert

Bei einem phasenorientierten Projektstrukturplan stehen auf der obersten Gliederungsebene die Projektphasen wie „Vorbereitung“, „Hausmesse“ und „Nachbereitung“. Die unteren Ebenen können nach Objekten oder auch Funktionen strukturiert werden

Objektorientiert

Eine objektorientierte Gliederung kann nach konkreten Objekten, Elementen oder Bauteilen erfolgen. Diese Form ist besonders bei Bauprojekten oder der Produktion sinnvoll.

Funktionsorientiert

Eine weitere Möglichkeit, den Projektstrukturplan zu gliedern, orientiert sich an den Funktionsbereichen einer Organisation. Das können Aktivitäten oder Tätigkeiten wie „Planen“, „Bauen“ oder auch „Koordinieren“ sein.

Gemischt

Es ist möglich, mehrere Gliederungsprinzipien zu mischen. Wichtig dabei ist, dass eine Gliederungsebene eine einheitliches Gliederungsprinzip beibehält. Die oberste sollte sich bspw. nur nach Objekten wie Bauelementen orientieren.

Business Team trifft sich und bespricht Aufgaben im Projektmanagement

3. Schema für Projektstrukturplan wählen

Sobald Sie den Gliederungsansatz gewählt haben, entscheiden Sie sich für eine Zerlegungsmethode. Das Schema des Projektstrukturplans kann nämlich auf drei Wegen erstellt werden. Für welchen entscheiden Sie sich?

Top down

Vom Ganzen ins Detail: Hier legen Sie zunächst die oberen Ebenen fest und gehen dabei langsam zur Detail-Planung über. Der letzte Schritt ist das Erstellen der kleinsten logischen Einheiten – der Aufgabenpakete. Diese Technik bietet sich an, wenn die Faktoren im Projekt bekannt sind und auf Erfahrungen zurückgegriffen werden kann.

Bottom up

Vom Detail zum Ganzen: Bei diesem Ansatz arbeiten Sie sich von den kleinen Projekt-Elementen nach oben. Wichtig hierbei ist es, darauf zu achten, welcher Beziehung die einzelnen Elemente zueinander stehen. Empfehlenswert ist diese Technik besonders bei innovativen Produkten, die während des Projektes entstehen

Jojo

Bei dieser Methode switchen Sie zwischen Top Down und Bottom Up, um die Stärken beider Ansätze zu nutzen. Bspw. können zunächst eine einfachere Struktur und anschließend einzelne Aufgabenpakete zusätzlich angelegt werden, um eine Gesamtstruktur zu erstellen. Dabei sollte beachtet werden, dass der Detailgrad der Aufgabenpakete ähnlich ist.

Collaboration Team bespricht Aufgaben und teilt Ideen

4. Struktur & Aufgaben verknüpfen

Nachdem Sie sich für die Gliederung und das Aufteilungsschema entschieden haben, wird es Zeit, Ihre Struktur aufzubauen und darin die Aufgaben entsprechend zuzuordnen. Bei einem phasenorientierten Projektstrukturplan im Top-Down-Schema kann das also bedeuten, dass Sie zuerst die einzelnen Projektphasen auswählen und dann einzeln die dazugehörigen Unteraufgaben anlegen.

Es kann durchaus vorkommen, dass je nach Komplexität des Projekts noch einzelne Zusatzschritte folgen, bis die Struktur abschließend steht. Aber welche Herangehensweise Sie auch wählen: Ihr PSP folgt am Ende einer klaren logischen Struktur, die Sie je nach Projekt individuell festlegen können.

5. Codierung des Projektstrukturplans erstellen

Um diese nachvollziehbare Struktur mit weiteren Details zu versehen und eine klare Zuordnung zu schaffen, wird oft auf eine Codierung (PSP-Code) des Projektstrukturplans zurückgegriffen. Das bedeutet, dass die Teilprojekte und Aufgaben des Projekts mit einem einzigartigen Code nach einem bestimmten Muster angefertigt werden. So könnten die Aufgaben z.B. codiert werden:

  • Numerisch: 1, 1.1, 2, 2.1, 3, 3.1, etc.
  • Alphabetisch: A, B, C, D, E, etc.
  • Alphanumerisch: A.1, A.2, B.1, B.2, B.3, etc.

Haben Sie eine erfolgreiche Aufteilung und Codierung für sich entdeckt, können Sie diese im Stile einer Strukturplan Vorlage wiederverwenden und so Ihre Prozesse optimieren sowie ein Wissens-Management aufbauen.

Hände einer Businessfrau mit zwei Puzzlestücken

6. PSP mit Software erstellen

Wem eine freie Wahl der Ansicht auch während der Projektarbeit wichtig ist, der wird an der Projektplanungssoftware factro seine Freude haben. Ob Projektstrukturplan, Gantt oder Kanban: Mit einem Klick wechseln Sie die Ansicht und sehen dabei jederzeit einheitlich synchronisierte Inhalte.

factro hat den Mehrwert des Projektstrukturplans erkannt. Als einziges Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool auf dem Markt setzt es die Baumstruktur als Ansicht gezielt ein. Das sorgt für eine leichte und effektive Projektplanung und -steuerung sowie große Übersicht. Dank Drag & Drop ist die Bedienung trotzdem intuitiv und selbsterklärend.

Mit der Baumstruktur erstellen Sie in factro eine Hierarchie der Gesamtaufgabe, die aus drei Ebenen besteht: dem Projektkopf, Paketen und der kleinsten Einheit des Projektstrukturplans – den Aufgaben. So behalten Sie immer das gesamte Projekt.

Ein Screenshot des Tools factro
factro strukturiert Aufgaben im Team

7. Projektstrukturplan Vorlage

Mit einer Projektstrukturplan Vorlage können Sie immer wieder auf bestehende Blaupausen zurückgreifen und diese fortlaufend optmieren. Gerade bei regelmäßigen Projekten eignen sich Projektstrukturplan Vorlagen, um diese immer wieder zu benutzen und so den Planungsaufwand zu reduzieren. Wenn Sie währen des Projekts Verbesserungspotential erkennen, können Sie dieses auch direkt in Ihre PSP Vorlage einpflegen.

Außerdem bietet factro mit dem Best Practice Store auch Expertenwissen in Form von klar strukturierten Leitfäden, damit Sie Ihre Projekte umgehend und effizient starten. Die Projekte sind dabei mit Aufgabenbeschreibungen, Musterdokumenten und weiterführenden Infos ausgestattet und können somit direkt im Team verteilt werden.

Vorlage für Projektplanung

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Ein Screenshot der kostenlosen Projektablaufplan Vorlage

8. Beispiele für einen Projektstrukturplan

Nachfolgend sehen Sie verschiedene Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie ein PSP für verschiedene Branchen und Projekte eingesetzt werden kann.

Bauprojekt

Sie arbeiten für ein Ingenieur- oder Architekturbüro? Wenn Sie aus der Baubranche kommen und Ihre Projektarbeit mit einem neuen digitalen Werkzeug effektiv angehen möchten, ist eine Projektplanung und -steuerung mit Hilfe einer Baumstruktur mehr als hilfreich. Dafür ist eine Gliederung nach Objekten sinnvoll. Schauen sie selbst.

Projektstrukturplan für ein Bauprojekt mit dem Projektmanagement Tool factro erstellt

Redaktionsplan

Sie arbeiten in einer Online-Redaktion oder in einem Zeitschriften-Verlag und suchen nach einem Werkzeug, das Ihnen die redaktionelle Arbeit erleichtert? Ob Online-Redaktionen oder Verlage. Auch sie profitieren von der Arbeit mit einem PSP. Dafür können Sie Projekte bspw. zeitlich gliedern.

Projektstrukturplan mit dem Projektmanagement-Tool factro

Eventplanung

Sie planen ein Firmenevent? Ob Firmenjubiläen, Weihnachtsfeiern, Hausmessen oder Messeauftritte. Mit dem factro Projektstrukturplan steuern Sie erfolgreich die ganz sicher anstehende Veranstaltung in Ihrem Betrieb. Dabei ist eine phasenorientierte Struktur sicherlich eine gute Herangehensweise.

Projekststrukturplan mit dem Projektmanagement-Tool factro erstellt

Projektstrukturplan erstellen & Übersicht schaffen

Wenn Sie Ihre Projekte präzise und übersichtlich organisieren möchten, ist der Projektstrukturplan das geeignete Werkzeug. Durch seinen verschiedenen Ebenen schafft er auch bei komplexen Projekten eine leichte Nachvollziehbarkeit.

Alle wichtigen Informationen lassen sich aus dem PSP ablesen. Dadurch eignet sich das Modell auch ideal für die Präsentation mit Kollegen, Führungskräften und Stakeholdern.

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