Projektstart mit Kick-Off-Meeting

Gemeinsam ins Projekt starten

Eine bewährte Methode, mit allen Beteiligten in das nächste Projekt zu starten, ist das Kick-Off-Meeting (auch: Kickoffmeeting, Kick Off Veranstaltung). Eine solche Startveranstaltung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements in vielen Organisationen.

Doch damit diese ihre Ziele erreicht, muss viel beachtet und geplant werden. Aber was genau steckt dahinter? Warum ist der Beginn so entscheidend? Im folgenen Artikel erfährst Du alles zu Zielen, Teilnehmern, Vorbereitung, Agenda und der Digitalisierung des Meetings.

1. Was ist ein Kick-Off-Meeting?
2. Was sind Ziele einer Kick Off Veranstaltung?
3. Wer sind Teilnehmer der Veranstaltung?
4. Wie bereitet man ein Kick-Off-Meeting vor?
5. Muster-Ablauf und Beispiel für eine Agenda
6. Meetings effizient gestalten mit PM-Tools
7. Die 5 besten Tipps für eine gelungene Kick-Off-Veranstaltung
8. Fazit: Kick-Off-Meeting für Direktstart nutzen

1. Was ist ein Kick-Off-Meeting?

Je nach Organisationsstruktur und Arbeitsweise kann sich die Auffassung unterscheiden, allgemein gilt es aber als Auftaktprogramm für ein neues Projekt, an dem die Projektbeteiligten sowie in der Regel auch, mithilfe der Projektumfeldanalyse und SWOT-Analyse identifizierten, Stakeholder teilnehmen, wenn ein Projektauftrag erteilt wurde.

Das Bundesverwaltungsamt beschreibt das Kick-Off-Meeting als

„Auftaktveranstaltung, i.d.R. nach erfolgter Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung. Teilnahme mindestens aller Mitglieder des Projektteams, ggf. weitere relevante Stakeholder.“

Die DIN 69901-5 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ definiert den Begriff wie folgt:

„Das Kick-Off-Meeting findet nach erfolgter Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung statt. An einer Kick-Off-Veranstaltung nehmen mindestens alle Mitglieder des Projektteams teil. Darüber hinaus kann der Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder einbezogen werden.“

2. Was sind Ziele einer Kick-Off-Veranstaltung?

Die Ziele eines Kick-Off-Meetings sind vielfältig, dienen in Summe vor allem dem gemeinschaftlichen, erfolgreichen Start in ein neues Projekt, der Förderung von Motivation und der Gewinnung von Unterstützung im Teilnehmer- und Stakeholder-Kreis.

Besonders wichtig ist natürlich der informative Charakter, um alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Wissensstand zu bringen und ein einheitliches Verständnis zu schaffen. Zu den Kernthemen gehören:

• das Projektziel klar heraustellen – was soll erreicht werden?
• die Einordnung des Projekts in die Unternehmensstrategie
• die Vision hinter dem Projekt – was verspricht man sich in Zukunft davon?
• Bedeutung des Projekts für das Unternehmen und den Auftraggeber
• die Rahmenbedingungen, wie z.B. Personal, Zeit und Budget

Im Detail geht es aber auch um die Methodik, die Arbeitsweise und die Rolleneinteilung der Mitarbeiter. Wie werden Ergebnisse dokumentiert, welche Tools (wie z.B. eine PM-Software) werden genutzt und wie soll die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten erfolgen?

Abstimmung und Transparenz für alle

Jeder Mitarbeiter soll zudem wissen, welche Aufgaben er hat, ob er bestimmte Bereiche verantwortet oder an wen er sich bei Fragen wenden soll und in welchen Abständen Ergebnisse zurückgemeldet sowie geprüft werden sollen. Für diese Informationen ist in der Regel der Projektmanager verantwortlich und schafft einen gemeinsamen Überblick.

Eine detaillierte Abstimmung und Zuteilung ist wichtig, denn in vielen Fällen ist das Kick-Off-Meeting auch eine Veranstaltung für Kollegen und Teams bzw. Projektorganisation, die sich im weiteren Projektverlauf möglicherweise nicht mehr persönlich sehen.

Besonders relevant ist das Meeting aber auch genau deswegen: Alle Projektbeteiligten kommen zusammen, auch aus anderen Abteilungen oder Standorten. Die Veranstaltung ist die größte und wichtigste Gelegenheit, alle Mitwirkenden, Führungskräfte und Entscheider vom Projekt zu überzeugen und damit auch die Motivation zu fördern. Zudem werden Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner deutlich.

Gute Planung prägt die Stimmung

Daher ist auch eine sorgfältige Planung und Durchführung essentiell. Bei der Kick Off Veranstaltung prägst Du den ersten Eindruck, den alle Beteiligten gemeinsam vom Projekt bekommen. Ist die Veranstaltung chaotisch, lückenhaft oder nicht hinreichend organisiert, färbt das möglicherweise auch auf die Erwartungshaltung der Kollegen an das Projekt selber ab.

Das Kick-Off-Meeting ist besonders hilfreich, wenn Du nicht regelmäßig an neuen Projekten arbeitest. Dann hilft es umso mehr, gemeinsam die gesamte Planung durchzugehen und das Team-Gefüge für die nächste Herausforderung zu stärken. Doch auch mit viel Projekterfahrung eignet sich die Auftaktveranstaltung, um den Fokus auf das nächste Projekt zu lenken.

3. Wer sind Teilnehmer der Veranstaltung?

Damit das Meeting seine Wirkung und Ziele erreicht, sollten alle wichtigen Parteien daran teilnehmen. Dazu gehören mindestens sämtliche Projektbeteiligten, vom Projektleiter hin zu anderen Führungskräften und den einzelnen Teammitgliedern. Für eine wirkungsvolles Kick-Off sollten aber auch Vertreter der eigenen Geschäftsführung sowie der Auftraggeber teilnehmen.

Auftraggeber als wichtiger Teilnehmer

Der Auftraggeber ist der entscheidende Faktor des Projekts, denn ohne ihn würde es nicht zustande kommen. Umso wichtiger ist es, dass ein Termin und Rahmen gefunden wird, in dem dessen Teilnahme möglich ist. Er sollte zumindest eine kurze Ansprache an die Beteiligten richten, um die Wichtigkeit des Projekts zu betonen.

Dies stärkt auch den Projektleiter, der somit auch weitere Führungskräfte und Entscheider als Unterstützer innerhalb der eigenen Organisation gewinnen kann. Wenn noch weitere Stakeholder am Projekt oder Unternehmen beteiligt sind, sollten diese ebenso am Meeting teilnehmen.

4. Wie bereitet man ein Kick-Off-Meeting vor?

Die Vorbereitung eines Kick-Off-Meetings ist umfangreich, denn nicht nur das Treffen als solches muss geplant und organisiert werden. Auch das Projekt muss bereits präzise ausgaearbeitet sein, damit das Meeting seine Ziele erfüllen kann. Die Inhalte beim Kick Off entsprechen also dem Projektplan, der den Weg des Projekts vorgibt.

Ist dieser abgeschlossen, kannst Du mit der Vorbereitung beginnen. Einige Punkte, die in eine Checkliste dafür gehören, sind u.a.:

• Meeting-Ziel und Inhalte festlegen: Was möchtest Du auf jeden Fall erreichen und kommunizieren?
• Teilnehmer festlegen: Wer darf nicht fehlen? Achte auch auf rechtzeitige Kontaktaufnahme mit Stakeholdern und Co.
• Themen und Slots: Welche Themen sollen angesprochen werden? Wie viel Zeit wird den Themen eingeräumt?
• Zeitplan erstellen: Wie sieht der Ablaufplan des Meetings aus? Stelle diesen auf und sende ihn rechtzeitig, spätestens einen Tag vorher, an alle Teilnehmer.
• Räumlichkeiten organisieren: Stelle sicher, dass die Räumlichkeit groß und für Gespräche in großer Runde geeignet ist.
• Equipment bereitstellen: Welche Ausstattung brauchst Du für die Präsentation und wie kann diese im vorgesehen Raum genutzt werden? Stelle die Verfügbarkeit und die Funkion sicher.
• Meeting Protokoll anfertigen: Sorge dafür, dass die Ergebnisse der Besprechung im Meeting Protokoll festgehalten werden, damit diese nachvollziehbar zusammengefasst werden.

Wenn Du als Projektleiter vorsiehst, die Projektphase mit einer Kick-Off-Veranstaltung zu beginnen, rechne auch die Vorbereitung dafür in die gesamte Planung ein. Das Meeting ist von großer Bedeutung für die Wahrnehmung und Unterstützung des Projekts. Gerade ein sorgfältig angelegter Projektplan profitiert von einem ebenso guten Start.

5. Muster-Ablauf und Beispiel für eine Agenda

Damit die Veranstaltung pünktlich und reibungslos verläuft, solltenst Du den Ablauf vorher festlegen. Basierend auf dem dafür erstellen Zeitplan (inkl. Puffer) kannst Du die wichtigsten Blöcke sowie Pausen einplanen.

Oft beginnt ein Kick-Off oder auch Hybrid-Meeting mit einer Ansprache des Auftraggebers, um die Wichtigkeit sofort hervorzuheben und das Interesse der Kollegen zu wecken. Im Anschluss spricht der Projektleiter über die genauen Ziele, erklärt die Bedeutung des Projekts für die eigene Organisation und erläutert den Projektablaufplan mitsamt Einteilung der Rollen und Aufgaben.

Zudem werden auch die Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt im Kick-Off aufgestellt, etwa zur Kommunikation oder Dokumentation. Dann wird Feedback gesammelt, Fragen und Antworten ausgetauscht und Rücksprache mit allen Beteiligten gehalten, um Unklarheiten und Missverständnisse zu klären.

Beispiel für eine Kick-Off-Meeting Agenda:

Die Kick Off Veranstaltung kann gleichzeitig auch die erste Arbeitssitzung sein bzw. darin überleiten, wenn die Planung weit genug fortgeschritten ist, die Zuteilung von Aufgaben und Rollen klar sowie die Fragen geklärt sind. Dies gelingt am besten mit einem geeigneten Projektmanagement-Tool.

6. Meetings effizient gestalten mit PM-Tools

Um im Rahmen Deines Kick-Off direkt mit der Arbeit starten zu können, eigent sich z.B. die Software factro. Diese Cloud-Lösung (SaaS) ermöglicht die sorgfältige Planung und Management von Aufgaben sowie Projekten und kann bereits im Meeting für die Präsentation genutzt werden.

Zeit sparen im Meeting-Prozess

Um bei den Vorbereitungen für ein Kick Off Meeting Zeit zu sparen, hilft der Fokus von factro. Hier kannst Du in der Meeting-Funktion direkt Termine erstellen und durch eine Agenda vorbereiten. Zudem generiert sich das Protokoll vom Meeting automatisch. Somit sparst Du Dir Zeit beim mühseligen Abtippen und gestaltest effiziente Meetings.

Zusätzlich kannst Du den gesamten Projektplan mit factro erstellen: Vom Grundgerüst per Projektstrukturplan (PSP) über das Gantt Diagramm bis zur präzisen Aufteilung der Auslastung, die Du im Anschluss für Dein Kick-Off nutzen kannst. Die leistungsstarken Ansichten eignen sich auch zur Präsentation aller Prozesse und des geplanten Vorgehens. Der richtige Blickwinkel auf die Informationen, die Du kommunizieren möchtest, ist immer verfügbar.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Gantt-Diagramm deutlich

Außerdem kannst Du sofort damit beginnen, in factro Aufgaben entsprechend der Rollen zu delegieren und mit Deadlines, Prioritäten oder Teilaufgaben zu präzisieren. Die Auslastungsübersicht hilft bei der angemessene Aufteilung. Du erkennst Lastspitzen und Freiräume aller Beteiligter, sodass Überforderung vom Start weg vorgebeugt wird.

So wird das Meeting noch produktiver und effizienter. Im Anschluss sind nicht nur die Rahmenbedingungen und Ziele des Projekts bekannt, sondern die Beteiligten sind direkt involviert. Alle Projekte lassen sich als Vorlage abspeichern, sodass Du für kommende Planungen auf Deine Erfahrungen zurückgreifen kannst. Darüber hinaus stehen einsatzfertige Projektvorlagen und Leitfäden von Fachautoren und Experten im Best Practice Store bereit.

7. Die 5 besten Tipps für eine gelungene Kick-Off-Veranstaltung

Da es in der Regeln nur ein einziges Kick-Off-Meeting gibt und gerade der Start für den Gesamterfolg des Projektes essentiell ist, solltest Du diese 5 Tipps bei jedem Kick-Off-Meeting beherzigen:

• Vorbereitung ist die halbe Miete: Termin, Ort, Teilnehmer, Dauer und Agenda frühzeitig abstimmen.
• Struktur bringt Ordnung in Ihre Themen: Nutze ein PM-Tool bereits für die Vorbereitung und Umsetzung des Kick-Offs, um strukturiert und planvoll zu starten und Erkenntnisse und Ausführende direkt festzulegen.
• Transparenz und Informationsaustausch bringen Klarheit ins Projekt: Kläre bei allen Punkten und Aufgaben die Frage „Wer macht was bis wann?“.
• Ziel und Botschaft sorgen für Motivation: Am Ende des Meetings sollte das Ziel allen Beteiligten klar sein. Nichts ist schlimmer als „Köpfe“, die mit vielen Fragezeichen den Raum verlassen.
• Nachbereitung sorgt für Nachhaltigkeit: Insbesondere die Nachbereitung wird oft vernachlässigt. Hier gilt es, Informationen, die noch nicht während des Meetings festgehalten worden sind, nachzutragen und die Ergebnisse und nächsten Schritte transparent zu kommunizieren.

8. Fazit: Kick-Off-Meeting für Direktstart nutzen

Das Kick-Off-Meeting ist eine wertvolle Veranstaltung, um mit allen Mitarbeitern, Entscheidungsträgern und dem Auftraggeber die Projektphase einzuläuten. Es hilft allen Teilnehmern, sich ein klares Bild zu verschaffen und sich gemeinsam vorzubereiten. Mit einer umfangreichen Vorbereitung kann optional sogar direkt im Anschluss mit der Arbeit begonnen werden – oder es folgt eine Maßnahmenplanung, um noch mehr aus dem Meeting rauszuholen.

Ist eine Kick Off Veranstaltung geplant, muss dieses ebenso sorgfältig geplant sein wie das Projekt auch. Dann profitierst Du u.a. von:

• Gesteigerter Motivation im Team
• Unterstützung durch Stakeholder und Führungskräfte
• Vorbereitung aller Mitarbeiter auf Aufgaben und Rollen
• Klärung von Fragen
• Effizienten Meetings

Unsere Tipps zum Lesen!

• Kick-off-Meeting: 12 Tipps, wie Sie Teams richtig begeistern
• Die Wichtigkeit einer Kick-off-Veranstaltung für Projekte – Wie starten Sie ein Projekt gut?
• Kick-off-Meeting: Tipps zur Durchführung