Kick-Off-Meeting

Das Kick-Off-Meeting: Ideal, um mit Unterstützung & Motivation in ein Projekt zu starten. Hier finden Sie alles zu Inhalten, Vorbereitung, Teilnehmern und Ablauf.

Gemeinsam ins Projekt starten

Eine bewährte Methode, mit allen Beteiligten in das nächste Projekt zu starten, ist das Kick-Off-Meeting (auch: Kickoffmeeting, Kick-Off-Veranstaltung). Eine solche Startveranstaltung ist wichtiger Teil des Projektmanagements in vielen Organisationen.

Doch damit diese ihre Ziele erreicht, muss viel beachtet und geplant werden. Aber was genau steckt dahinter? Im folgenen Artikel erfahren Sie alles zu Zielen, Teilnehmern, Vorbereitung, Agenda und der Digitalisierung des Meetingss.

Kick-Off-Meeting: Definition

Je nach Organisationsstruktur und Arbeitsweise kann sich die Auffassung unterscheiden, allgemein gilt es aber als Auftaktprogramm für ein neues Projekt, an dem die Projektbeteiligten sowie in der Regel auch Stakeholder teilnehmen.

Das Bundesverwaltungsamt beschreibt das Kick-Off-Meeting als

„Auftaktveranstaltung, i.d.R. nach erfolgter Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung. Teilnahme mindestens aller Mitglieder des Projektteams, ggf. weitere relevante Stakeholder.“

Die DIN 69901-5 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ definiert den Begriff wie folgt:

„Das Kick-Off-Meeting findet nach erfolgter Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung statt. An einer Kick-Off-Veranstaltung nehmen mindestens alle Mitglieder des Projektteams teil. Darüber hinaus kann der Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder einbezogen werden.“

Ziele einer Kick-Off-Veranstaltung

Die Ziele eines Kick-Off-Meetings sind vielfältig, dienen in Summe vor allem dem gemeinschaftlichen Start in das neue Projekt, der Förderung von Motivation und der Gewinnung von Unterstützung im Teilnehmer- und Stakeholder-Kreis.

Besonders wichtig ist natürlich der informative Charakter, um alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Wissensstand zu bringen und ein einheitliches Verständnis zu schaffen. Zu den Kernthemen gehören:

  • das Projektziel klar heraustellen – was soll erreicht werden?
  • die Einordnung des Projekts in die Unternehmensstrategie
  • die Vision hinter dem Projekt – was verspricht man sich in Zukunft davon?
  • Bedeutung des Projekts für das Unternehmen und den Auftraggeber
  • die Rahmenbedingungen, wie z.B. Personal, Zeit und Budget

Im Detail geht es aber auch um die Methodik, die Arbeitsweise und die Rolleneinteilung der Mitarbeiter. Wie werden Ergebnisse dokumentiert, welche Tools (wie z.B. eine PM-Software) werden genutzt und wie soll die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten erfolgen?

Teamleiter diskutiert mit Team und hält ein Handout in der Hand

Abstimmung und Transparenz für alle

Jeder Mitarbeiter soll zudem wissen, welche Aufgaben er hat, ob er bestimmte Bereiche verantwortet oder an wen er sich bei Fragen wenden soll und in welchen Abständen Ergebnisse zurückgemeldet sowie geprüft werden sollen.

Eine detaillierte Abstimmung und Zuteilung ist wichtig, denn in vielen Fällen ist das Kick-Off-Meeting auch eine Veranstaltung für Kollegen und Teams, die sich im weiteren Projektverlauf möglicherweise nicht mehr persönlich sehen.

Besonders relevant ist das Meeting aber auch genau deswegen: Alle Projektbeteiligten kommen zusammen, auch aus anderen Abteilungen oder Standorten. Die Veranstaltung ist die größte und wichtigste Gelegenheit, alle Mitwirkenden, Führungskräfte und Entscheider vom Projekt zu überzeugen und damit auch die Motivation zu fördern.

Gute Planung prägt die Stimmung

Daher ist auch eine sorgfältige Planung und Durchführung essentiell. Beim Kick Off prägen Sie den ersten Eindruck, den alle Beteiligten gemeinsam vom Projekt bekommen. Ist die Veranstaltung chaotisch, lückenhaft oder nicht hinreichend organisiert, färbt das möglicherweise auch auf die Erwartungshaltung der Kollegen an das Projekt selber ab.

Das Kick-Off-Meeting ist besonders hilfreich, wenn Sie nicht regelmäßig an neuen Projekten arbeiten. Dann hilft es umso mehr, gemeinsam die gesamte Planung durchzugehen und das Team-Gefüge für die nächste Herausforderung zu stärken. Doch auch mit viel Projekterfahrung eignet sich die Auftaktveranstaltung, um den Fokus auf das nächste Projekt zu lenken.

Kreatives Team sucht nach Teamleader-Alternative

Teilnehmer an der Veranstaltung

Damit das Meeting seine Wirkung und Ziele erreicht, sollten alle wichtigen Parteien daran teilnehmen. Dazu gehören mindestens sämtliche Projektbeteiligten, vom Projektleiter hin zu anderen Führungskräften und den einzelnen Teammitgliedern. Für eine wirkungsvolle Kick-Off-Veranstaltung sollten aber auch Vertreter der eigenen Geschäftsführung sowie der Auftraggeber teilnehmen.

Auftraggeber als wichtiger Teilnehmer

Der Auftraggeber ist der entscheidende Faktor des Projekts, denn ohne ihn würde es nicht zustande kommen. Umso wichtiger ist es, dass ein Termin und Rahmen gefunden wird, in dem dessen Teilnahme möglich ist. Er sollte zumindest eine kurze Ansprache an die Beteiligten richten, um die Wichtigkeit des Projekts zu betonen.

Dies stärkt auch den Projektleiter, der somit auch weitere Führungskräfte und Entscheider als Unterstützer innerhalb der eigenen Organisation gewinnen kann. Wenn noch weitere Stakeholder am Projekt oder Unternehmen beteiligt sind, sollten diese ebenso am Meeting teilnehmen.

Kick-Off-Meeting vorbereiten

Die Vorbereitung eines Kick-Off-Meetings ist umfangreich, denn nicht nur das Treffen als solches muss geplant und organisiert werden. Auch das Projekt muss bereits präzise ausgaearbeitet sein, damit das Meeting seine Ziele erfüllen kann. Die Inhalte beim Kick Off entsprechen also dem Projektplan, der den Weg des Projekts vorgibt.

Ist dieser abgeschlossen, können Sie mit der Vorbereitung beginnen. Einige Punkte, die in eine Checkliste dafür gehören, sind u.a.:

  • Meeting-Ziel und Inhalte festlegen: Was möchten Sie auf jeden Fall erreichen und kommunizieren?
  • Teilnehmer festlegen: Wer darf nicht fehlen? Achten Sie auch auf rechtzeitige Kontaktaufnahme mit Stakeholdern und Co.
  • Themen und Slots: Welche Themen sollen angesprochen werden? Wie viel Zeit wird den Themen eingeräumt?
  • Zeitplan erstellen: Wie sieht der Ablaufplan des Meetings aus? Stellen Sie diesen auf und senden Sie ihn rechtzeitig, spätestens einen Tag vorher, an alle Teilnehmer.
  • Räumlichkeiten organisieren: Stellen Sie sicher, dass die Räumlichkeit groß und für Gespräche in großer Runde geeignet ist.
  • Equipment bereitstellen: Welche Ausstattung brauchen Sie für die Präsentation und wie kann diese im vorgesehen Raum genutzt werden? Stellen Sie die Verfügbarkeit und die Funkion sicher.

Wenn Sie als Projektleiter vorsehen, die Projektphase mit einer Kick-Off-Veranstaltung zu beginnen, rechnen Sie auch die Vorbereitung dafür in die gesamte Planung ein. Das Meeting ist von großer Bedeutung für die Wahrnehmung und Unterstützung des Projekts. Gerade ein sorgfältig angelegter Projektplan profitiert von einem ebenso guten Start.

Meilensteintrendanalyse

Ablauf und Beispiel für eine Agenda

Damit die Veranstaltung pünktlich und reibungslos verläuft, sollten Sie den Ablauf vorher festlegen. Basierend auf dem dafür erstellen Zeitplan (inkl. Puffer) können Sie die wichtigsten Blöcke sowie Pausen einplanen.

Oft beginnt ein Kick-Off-Meeting mit einer Ansprache des Auftraggebers, um die Wichtigkeit sofort hervorzuheben und das Interesse der Kollegen zu wecken. Im Anschluss spricht der Projektleiter über die genauen Ziele, erklärt die Bedeutung des Projekts für die eigene Organisation und erläutert den Projektablaufplan mitsamt Einteilung der Rollen und Aufgaben.

Zudem werden auch die Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt aufgestellt, etwa zur Kommunikation oder Dokumentation. Dann wird Feedback gesammelt, Fragen und Antworten ausgetauscht und Rücksprache mit allen Beteiligten gehalten, um Unklarheiten und Missverständnisse zu klären.

Beispiel für eine Kick-Off-Meeting Agenda:

Block
Inhalt
9:00 Uhr
Eröffnung durch Auftraggeber
9:15 Uhr
Ansprache Projektleiter (Ziele, Vision, Bedeutung)
9:30 Uhr
Präsentation Projektplan
10:30 Uhr
Kaffeepause
10:45 Uhr
Regeln & Einteilung von Aufgaben und Rollen
11:45 Uhr
Feedback, Fragen und Antworten
12:45 Uhr
Gemeinsames Mittagessen
13:45 Uhr
Optional: Start der 1. Arbeitssitzung mit PM-Tool

Das Kick-Off-Meeting kann gleichzeitig auch die erste Arbeitssitzung sein bzw. darin überleiten, wenn die Planung weit genug fortgeschritten ist, die Zuteilung von Aufgaben und Rollen klar sowie die Fragen geklärt sind. Dies gelingt am besten mit einem geeigneten Projektmanagement-Tool.

Meeting mit PM-Tools digitalisieren

Um im Rahmen Ihres Kick-Off-Meetings direkt mit der Arbeit starten zu können, eigent sich z.B. die Software factro. Diese Cloud-Lösung (SaaS) ermöglicht die sorgfältige Planung von Aufgaben sowie Projekten und kann bereits im Meeting für die Präsentation genutzt werden.

Den gesamten Projektplan können Sie mit factro erstellen: Vom Grundgerüst per Projektstrukturplan (PSP) über das Gantt Diagramm bis zur präzisen Aufteilung der Auslastung. Die leistungsstarken Ansichten eignen sich auch zur Präsentation aller Prozesse und des geplanten Vorgehens. Der richtige Blickwinkel auf die Informationen, die Sie kommunizieren möchten, ist immer verfügbar.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Außerdem können Sie sofort damit beginnen, in factroAufgaben entsprechend der Rollen zu delegieren und mit Deadlines, Prioritäten oder Checklistenpunkten zu präzisieren. Die Auslastungsübersicht hilft bei der angemessene Aufteilung. Sie erkennen Lastspitzen und Freiräume aller Beteiligter, sodass Überforderung vom Start weg vorgebeugt wird.

So wird das Meeting noch produktiver und effizienter. Im Anschluss sind nicht nur die Rahmenbedingungen und Ziele des Projekts bekannt, sondern die Beteiligten sind direkt involviert. Alle Projekte lassen sich als Vorlage abspeichern, sodass Sie für kommende Planungen auf Ihre Erfahrungen zurückgreifen können. Darüber hinaus stehen einsatzfertige Projektvorlagen und Leitfäden von Fachautoren und Experten im Best Practice Store bereit.

Kick-Off-Meeting für den Direktstart nutzen

Das Kick-Off-Meeting ist eine wertvolle Veranstaltung, um mit allen Mitarbeitern, Entscheidungsträgern und dem Auftraggeber die Projektphase einzuläuten. Es hilft allen Teilnehmern, sich ein klares Bild zu verschaffen und sich gemeinsam vorzubereiten. Mit einer umfangreichen Vorbereitung kann optional sogar direkt im Anschluss mit der Arbeit begonnen werden.

Ist ein Meeting geplant, muss dieses ebenso sorgfältig geplant sein wie das Projekt auch. Dann profitieren Sie u.a. von:

  • Gesteigerter Motivation im Team
  • Unterstützung durch Stakeholder und Führungskräfte
  • Vorbereitung aller Mitarbeiter auf Aufgaben und Rollen
  • Klärung von Fragen

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