Projektablaufplan – Meilensteine pünktlich erreichen

Ein Projektablaufplan (PAP) hilft Ihnen dabei, Ihr Projekte zu planen, Termine einzuhalten und Meilensteine zu erreichen. So gehen Sie vor.

Alle Vorgänge im Blick behalten

Damit die Projekte Ihrer Organisation erfolgreich abgeschlossen werden, braucht es einen präzisen Projektplan. Eine der wichtigsten Ressourcen ist zweifelsfrei: Zeit. Ohne eine angemessene Zeitplanung werden Projekte schnell unwirtschaftlich, verspäten sich oder scheitern gänzlich.

Um dies zu verhindern, gehört zu einer sauberen Projektplanung auch der sogenannte Projektablaufplan (PAP). Im folgenden Artikel erfahren Sie, was einen PAP ausmacht, was Sie dafür brauchen und wie Sie diesen am besten aufbauen.

Was ist ein Projektablaufplan?

Ein Projektablaufplan (PAP) ist ein Bestandteil des Projektplans bzw. des Projektmanagementplans (gemäß Project Management Body of Knowledge). Während der Projekt(management)plan alle einzelnen Planungen und Elemente im Projektmanagement einbezieht, ist der Ablaufplan speziell auf die zeitliche Planung und das Erreichen von Meilensteinen ausgelegt.

In der Planung folgt er Ablaufplan in der Regel auf den Projektstrukturplan (PSP), der die Projektbestandteile inhaltlich zusammenträgt. Der PAP gliedert ein Projekt in eine zeitlich logische Reihenfolge mit dem Ziel, voneinander abhängige Aufgaben, wichtige Zwischenziele und den Gesamtverlauf des Projekts übersichtlich darzustellen, um eine rechtzeitige Fertigstellung zu sichern.

Vintage Sanduhr vor Uhren auf Holzwand

Welche Bestandteile hat ein Projektablaufplan?

Bestimmte Elemente sind für einen praxistauglichen PAP notwendig, andere hingegen können bei Bedarf hinzugefügt werden. Die wichtigsten Bestandteile sind:

  • alle Teilprojekte (Pakete) eines Gesamtprojekts sowie
  • die einzelnen Aufgaben, die zur Fertigstellung der Teilprojekte gehören
  • Zeitangaben wie Tage, Stunden oder Wochen

Ohne einen Überblick über alle anfallenden Tätigkeiten kann ein zuverlässiger Projektablaufplan nicht erstellt werden. Doch nicht nur die Aufgaben, sondern auch der voraussichtliche Bearbeitungszeitraum muss feststehen, damit eine sinnvolle logische und zeitliche Reihenfolge ermöglicht wird.

Stehen diese Daten bereit, können weitere Elemente hinzugefügt werden, z.B. geplante Aufwände pro Aufgabe. Je nach Umfang des Projekts oder zusätzlichen Kennzahlen kann der Projektablaufplan dann aber sehr komplex werden.

Welche Formen hat ein PAP?

Ein Projektablaufplan hat keine feste Form, sondern kann in verschiedenen visuellen Darstellungen realisiert werden. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, ihn tabellarisch aufzubauen und dabei die Aufgaben und Pakete in der linken Spalte zu positionieren. Daneben kommen die Zeiträume, z.B. mit Start- und Enddatum.

Tabelle oder Netzplan

Abhängigkeiten können Sie z.B. anzeigen, indem Sie die einzelnen Aufgaben, die voneinander abhängen, direkt untereinander packen und die Zeiträume aneinander angleichen. Doch nur eine Tabellenform mit vielen Zeilen wird schnell schwer zu folgen, auch die zeitliche Einordnung ist nur mit den Daten nicht so plastisch.

Netzplantechnik

Eine weitere Methode ist die Netzplantechnik. Diese Projektmanagement-Methode gilt als eine der exaktesten Instrumente, um zeitliche Abfolgen inklusive Abhängigkeiten darzustellen. Allerdings erfordert die Netzplantechnik für einen hohen Detailgrad sehr viel Arbeit und wird daher nur in bestimmten Branchen, wie der Produktion und dem Bau, angewendet.

Gantt Chart für eine greifbare Darstellung

Als eine der beliebtesten Darstellungen hat sich in den letzten Jahren das Gantt Diagramm etabliert. Das Gantt Diagramm enthält viele der Informationen der Tabelle, ergänzt diese aber um eine Zeitachse, auf der jede Aufgabe einen eigenen Balken hat, der die Länge auf er Zeitachse darstellt.

Dadurch wird die Zeitplanung des Projekts plastisch und greifbar. Zudem werden die Einflüsse von Änderungen sofort ersichtlich. Ein weiterer Vorteil des Gantt Charts ist die einfache Visualisierung von Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Meilensteine und Abhängigkeiten

Mit Hilfe der Abhängigkeiten können Sie festlegen, welche Aufgabe erledigt sein muss, bevor eine darauf folgende gestartet werden kann: Einladungen für eine Feier zu versenden, bevor die Location feststeht, funktioniert nicht. Mit Abhängigkeiten legen Sie den kritischen Pfad fest, der den Erfolg Ihres Projekts bestimmt.

Meilensteine markieren dabei wichtige Etappenziele auf dem Weg bis zum erfolgreichen Abschluss. Sie stehen für Benchmarks, den Abschluss essentieller Teilprojekte oder zeitlichen Fortschritt. Was genau Meilensteine für Sie und Ihr Projekt bedeuten, können Sie intern festlegen. Achten Sie aber darauf, die als Raute dargestellten Marker dosiert einzusetzen, um die Wichtigkeit nicht zu verwässern.

Was gibt es bei der Planung zu beachten?

Um einen funktionierenden Ablaufplan aufzubauen, müssen viele Faktoren beachtet werden. Versehen Sie alle Aufgaben mit realistischen Zeiträumen, sodass Sie nicht zu eng planen und Gefahr laufen, häufiger Deadlines zu reißen. Planen Sie aber auch nicht zu locker, damit Sie Ihre Kapazitäten und Ressourcen effizient aufteilen können.

Stets einen Puffer einplanen

Bauen Sie zudem immer einen gewissen Puffer ein. Wie groß dieser ausfällt, sollte sich anhand Ihrer Teamgröße, des Projekts und der involvierten Parteien (z.B. Partner, Lieferanten) orientieren. Bei einem PAP ist es wie bei einer Reise: Wenn alles pünktlich läuft, klappen auch eng getaktete Termine. Stecken Sie aber im Stau oder der Zug hat Verspätung, dann verpassen Sie ohne Puffer Ihren Termin.

Meilensteintrendanalyse

Zeit, Kosten und Leistung balancieren

Bedenken Sie bei dieser Aufteilung auch die allgemeine Auslastung und Verfügbarkeit Ihres Teams. Arbeiten Sie noch an anderen Projekten, beachten Sie dies bei der Aufteilung von Aufwänden ebenso wie Urlaub oder Geschäftsreisen. Sorgen Sie für ein balanciertes Pensum.

Es ist wichtig, alle Faktoren gleichermaßen zu berücksichtigen, denn gemeinsam bilden Sie das sogenannte „magische Dreieck“. Die Verfügbarkeit von Zeit, Kosten und Leistung des Personals steht in einer dauerhaften, wechselseitigen Beziehung. Beispielsweise erhöht falsch kalkulierte Zeit die Kosten und senkt die maximale Leistungsfähigkeit.

Magisches Dreieck nach Kosten Leistung Zeit
Der Zeitplan hat großen Einfluss auf das „magische Dreieck“ aus Zeit, Kosten und Leistung

Mit einem gut strukturierten PAP können Sie alle relevanten Fragen rund um Ihr Projekt beantworten:

  • Wie weit ist das Projekt fortgeschritten?
  • Wann ist der nächste Meilenstein?
  • Läuft alles nach Plan?
  • Müssen Änderungen vorgenommen werden?

Sie können Verzögerungen sofort erkennen und direkt reagieren. Weiterer Pluspunkt: Eine gut strukturierte Zeitplanung ist auch von Vorteil in der Kommunikation mit Führungspersonen oder Stakeholdern, die man z.B. bei einem Projektantrag mit einem schlüssigen Konzept überzeugen kann.

Die Arbeit an einem PAP lohnt sich

Die Aufstellung eines Projektablaufplans ist initial etwas zeitaufwendiger, doch die Zeit für eine ordnungsgemäße Planung holen Sie mit zuverlässigen Resultaten und realistischen Deadlines wieder raus. Die Zeit für einen PAP lohnt sich daher in jedem Fall.

„Wer große Pläne hat, nehme sich Zeit.“ – Sophokles

Einen PAP mit PM-Tools erstellen

Mit der richtigen PM-Software ist der Aufbau eines Projektablaufplans flexibel und leicht. Ein Beispiel dafür ist das Bochumer Tool factro. Es überzeugt durch eine sehr einfache Bedienung und die Möglichkeit, den gesamten Projektplanungs-Prozess abzubilden. Aufwendige Schulungen oder Vorkenntnisse von PM-Apps sind dabei nicht nötig.

Nachdem Sie in factro alle Aufgaben und Pakete in einem Projektstrukturbaum organisiert haben, können Sie mit nur einem Klick in das Gantt Chart wechseln und so die präzise und dynamische Zeitplanung starten. Das factro Gantt Chart zeigt Ihnen Abhängigkeiten, Meilensteine und beherrscht die simple Anpassung über Drag & Drop.

factro Projektstrukturbaum
Der einzigartige factro Projektstrukturbaum

Flexible Zeitplanung und präziser Soll-/Ist-Vergleich

Das Tool denkt zudem mit: Verschieben Sie etwa den Zeitraum einer Vorgänger-Aufgabe, passen sich die Zeiträume der abhängigen Aufgaben automatisch mit an. Dadurch wird die Planung effizient, Fehler werden reduziert.

Mit Hilfe der Aufwände in factro können Sie zudem stets beurteilen, wie effektiv Ihre Planung ist. Teilen Sie jeder Aufgabe einen Plan-Aufwand zu, der sich um jede erfasste Leistung reduziert und den Rest-Aufwand ergibt. So haben Sie immer einen Soll-/Ist-Vergleich über Ihre Planung und können umgehend reagieren, wenn es eng wird.

Zudem können Sie in factro auch regelmäßige Abläufe mit Vorlagen speichern und so immer wiederverwenden. Zudem stehen über den Best Practice Store viele Projektablaufplan Vorlagen bereit, die von Experten detailliert beschrieben und für den Praxiseinsatz bei Themen wie Facebook Marketing oder Qualitätsmanagement aufgebaut wurden.

Fazit: Projektablaufplan

Ein Projektablaufplan ist ein wichtiger Schlüssel zu einem erfolgreichen, wirtschaftlichen und pünktlichen Projekt. Er verschafft Ihnen und Ihrer Organisation den nötigen Überblick über alle Aufgaben, deren Zusammenhänge und über wichtige Meilensteine auf dem Weg zum Ziel.

Zudem ist der PAP ein überzeugendes Mittel in der Stakeholder-Kommunikation und spart bei sorgfältiger Planung wichtige Zeit in der Projektphase. Mit einem PM-Tool können Sie den Projektablaufplan schnell aufbauen und flexibel anpassen.

Die Vorteile des PAP auf einen Blick:

  • Präzise zeitliche Planung
  • Abhängigkeiten von Aufgaben nachvollziehbar
  • Meilensteine setzen und verfolgen
  • Effektive Aufteilung von Ressourcen
  • Vereinfachte Kommunikation intern und extern

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Was ist ein Projektablaufplan?


Woraus besteht ein Projektablaufplan?


Wie kann ein Projektablaufplan dargestellt werden?


Wie wird ein Projektablaufplan erstellt?


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