Projektablaufplan – Meilensteine pünktlich erreichen

Projektabläufe im Blick behalten

Damit die Projekte Deiner Organisation erfolgreich abgeschlossen werden, braucht es einen präzisen Projektplan. Eine der wichtigsten Ressourcen ist zweifelsfrei: Zeit. Ohne eine angemessene Zeitplanung werden Projekte schnell unwirtschaftlich, verspäten sich oder scheitern gänzlich.

Um dies zu verhindern, gehört zu einer sauberen Projektplanung auch der sogenannte Projektablaufplan (PAP). Im folgenden Artikel erfährst Du, was einen PAP ausmacht, was Du dafür brauchst und wie Du diesen am besten aufbaust.

• Was ist ein Projektablaufplan?
• Welche Formen hat ein Projektablaufplan?
• Was gilt es bei der Planung zu beachten?
• Einen PAP mit PM-Tools erstellen

Was ist ein Projektablaufplan?

Ein Projektablaufplan (PAP) ist ein Bestandteil des Projektplans bzw. des Projektmanagementplans (gemäß Project Management Body of Knowledge). Während der Projekt(management)plan alle einzelnen Planungen und Elemente im Projektmanagement einbezieht, ist der Ablaufplan speziell auf die zeitliche Planung und das Erreichen von Meilensteinen ausgelegt.

In der Planung folgt er Ablaufplan in der Regel auf den Projektstrukturplan (PSP), der die Projektbestandteile inhaltlich zusammenträgt. Der PAP gliedert ein Projekt in eine zeitlich logische Reihenfolge mit dem Ziel, voneinander abhängige Aufgaben, wichtige Zwischenziele und den Gesamtverlauf des Projekts übersichtlich darzustellen, um eine rechtzeitige Fertigstellung zu sichern.

Welche Bestandteile hat ein Projektablaufplan?

Bestimmte Elemente sind für einen praxistauglichen PAP notwendig, andere hingegen können bei Bedarf hinzugefügt werden. Die wichtigsten Bestandteile sind:

• alle Teilprojekte (Pakete) eines Gesamtprojekts sowie
• die einzelnen Aufgaben, die zur Fertigstellung der Teilprojekte gehören
• Zeitangaben wie Tage, Stunden oder Wochen

Ohne einen Überblick über alle anfallenden Tätigkeiten kann ein zuverlässiger Projektablaufplan nicht erstellt werden. Doch nicht nur die Aufgaben, sondern auch der voraussichtliche Bearbeitungszeitraum muss feststehen, damit eine sinnvolle logische und zeitliche Reihenfolge ermöglicht wird.

Stehen diese Daten bereit, können weitere Elemente hinzugefügt werden, z.B. geplante Aufwände pro Aufgabe. Je nach Umfang des Projekts oder zusätzlichen Kennzahlen kann der Projektablaufplan dann aber sehr komplex werden.

Welche Formen hat ein PAP?

Ein Projektablaufplan hat keine feste Form, sondern kann in verschiedenen visuellen Darstellungen realisiert werden. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, ihn tabellarisch aufzubauen und dabei die Aufgaben und Pakete in der linken Spalte zu positionieren. Daneben kommen die Zeiträume, z.B. mit Start- und Enddatum.

Tabelle oder Netzplan

Abhängigkeiten kannst Du z.B. anzeigen, indem Du die einzelnen Aufgaben, die voneinander abhängen, direkt untereinander packst und die Zeiträume aneinander angleichst. Doch nur eine Tabellenform mit vielen Zeilen wird schnell schwer zu folgen, auch die zeitliche Einordnung ist nur mit den Daten nicht so plastisch.

Eine weitere Methode ist die Netzplantechnik. Diese Projektmanagement-Methode gilt als eine der exaktesten Instrumente, um zeitliche Abfolgen inklusive Abhängigkeiten darzustellen. Allerdings erfordert die Netzplantechnik für einen hohen Detailgrad sehr viel Arbeit und wird daher nur in bestimmten Branchen, wie der Produktion und dem Bau, angewendet.

Gantt Chart für eine greifbare Darstellung

Als eine der beliebtesten Darstellungen für den Projektablaufplan hat sich in den letzten Jahren das Gantt Diagramm etabliert. Das Gantt Diagramm enthält viele der Informationen der Tabelle, ergänzt diese aber um eine Zeitachse, auf der jede Aufgabe einen eigenen Balken hat, der die Länge auf er Zeitachse darstellt.

Dadurch wird die Zeitplanung des Projekts plastisch und greifbar. Zudem werden die Einflüsse von Änderungen sofort ersichtlich. Ein weiterer Vorteil des Gantt Charts ist die einfache Visualisierung von Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen.

Das Gantt Chart in factro

Meilensteine und Abhängigkeiten

Kurz erklärt: Was ist ein Meilenstein?

Ein Meilenstein ist ein Zwischenziel in einem Projekt. Um den Zeitraum eines Projekts besser einschätzen zu können, wird das Vorgehen in mehrere Etappen unterteilt. Dadurch entsteht ein Zeitplan für das Projekt, der im Projektablaufplan dargestellt wird. Für eine Einschätzung des Projektverlaufs kannst Du dann zum Beispiel die Meilensteintrendanalyse nutzen, die sich an diesen festgelegten Zwischenzielen orientiert.

Mit Hilfe der Abhängigkeiten kannst Du festlegen, welche Aufgabe erledigt sein muss, bevor eine darauf folgende gestartet werden kann: Einladungen für eine Feier zu versenden, bevor die Location feststeht, funktioniert nicht. Mit Abhängigkeiten legst Du den kritischen Pfad fest, der den Erfolg Deines Projekts bestimmt.

Meilensteine markieren dabei wichtige Etappenziele auf dem Weg bis zum erfolgreichen Abschluss. Du stehst für Benchmarks, den Abschluss essentieller Teilprojekte oder zeitlichen Fortschritt. Was genau Meilensteine für Dich und Dein Projekt bedeuten, kannst Du intern festlegen. Achte aber darauf, die als Raute dargestellten Marker dosiert einzusetzen, um die Wichtigkeit nicht zu verwässern. All das trägt zu einer guten Terminplanung im Projektmanagement bei.

Was gibt es bei der Planung zu beachten?

Um einen funktionierenden Projektablaufplan aufzubauen und die Einhaltung der Deadlines zu gewährleisten, müssen viele Faktoren beachtet werden. Versehe alle Aufgaben mit realistischen Zeiträumen, sodass Du nicht zu eng planst. Plane aber auch nicht zu locker, damit Du Deine Kapazitäten und Ressourcen effizient aufteilen kannst. Zudem solltest Du für alle Aufgaben Verantwortlichkeiten festlegen, damit Missverständnisse vermieden werden.

Stets einen Puffer einplanen

Baue zudem immer einen gewissen Puffer ein. Wie groß dieser ausfällt, sollte sich anhand Deiner Teamgröße, des Projekts und der involvierten Parteien (z.B. Partner, Lieferanten) orientieren. Bei einem PAP ist es wie bei einer Reise: Wenn alles pünktlich läuft, klappen auch eng getaktete Termine. Steckst Du aber im Stau oder der Zug hat Verspätung, dann verpasst Du ohne Puffer Deinen Termin.

Zeit, Kosten und Leistung balancieren

Bedenkst Du bei dieser Aufteilung auch die allgemeine Auslastung und Verfügbarkeit Deines Teams. Arbeitest Du noch an anderen Projekten, beachte dies bei der Aufteilung von Aufwänden ebenso wie Urlaub oder Geschäftsreisen. Sorge für ein balanciertes Pensum.

Es ist wichtig, alle Faktoren gleichermaßen zu berücksichtigen, denn gemeinsam bilde das sogenannte magische Dreieck. Die Verfügbarkeit von Zeit, Kosten und Leistung des Personals steht in einer dauerhaften, wechselseitigen Beziehung. Beispielsweise erhöht falsch kalkulierte Zeit die Kosten und senkt die maximale Leistungsfähigkeit.

Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Mit einem gut strukturierten PAP kannst Du alle relevanten Fragen rund um Dein Projekt beantworten:

• Wie weit ist das Projekt fortgeschritten?
• Wann ist der nächste Meilenstein?
• Läuft alles nach Plan?
• Müssen Änderungen vorgenommen werden?

Du kannst Verzögerungen sofort erkennen und direkt reagieren. Weiterer Pluspunkt: Eine gut strukturierte Zeitplanung ist auch von Vorteil in der Kommunikation mit Führungspersonen oder Stakeholdern, die man z.B. bei einem Projektantrag mit einem schlüssigen Konzept überzeugen kann.

Die Arbeit an einem PAP lohnt sich

Die Aufstellung eines Projektablaufplans ist initial etwas zeitaufwendiger, doch die Zeit für eine ordnungsgemäße Planung holst Du mit zuverlässigen Resultaten und realistischen Deadlines wieder raus. Die Zeit für einen PAP lohnt sich daher in jedem Fall.

„Wer große Pläne hat, nehme sich Zeit.“ – Sophokles

Einen PAP mit PM-Tools erstellen

Mit der richtigen PM-Software ist der Aufbau eines Projektablaufplans flexibel und leicht. Ein Beispiel dafür ist die Bochumer Software factro. Sie überzeugt durch eine sehr einfache Bedienung und die Möglichkeit, den gesamten Projektplanungs-Prozess abzubilden. Aufwendige Schulungen oder Vorkenntnisse von PM-Apps sind dabei nicht nötig.

Der Projektstrukturbaum in factro bildet Dein Projekt hierarchisch ab: Ganz oben findest Du den Projektkopf mit dem Projektnamen, dann folgen die Pakete mit den Aufgaben. Ein Arbeitspaket kann weitere Unterpakete umfassen. Nachdem Du alle Aufgaben und Pakete in einem Projektstrukturplan organisiert hast, kannst Du mit nur einem Klick in das Gantt Chart wechseln und so die präzise und dynamische Zeitplanung starten. Das factro Gantt Chart zeigt Dir Abhängigkeiten, Meilensteine und beherrscht die simple Anpassung über Drag & Drop. Es ähnelt in der Darstellung einer Zeitleiste.

Der Projektstrukturplan in factro

Flexible Zeitplanung und präziser Soll-/Ist-Vergleich

Das Tool denkt zudem mit: Verschiebst Du etwa den Zeitraum einer Vorgänger-Aufgabe, passen sich die Zeiträume der abhängigen Aufgaben automatisch mit an. Dadurch wird die Planung effizient, Fehler werden reduziert.

Mit Hilfe der Aufwände in factro kannst Du zudem stets beurteilen, wie effektiv Deine Planung ist. Teilst Du jeder Aufgabe einen Plan-Aufwand zu, der sich um jede erfasste Leistung reduziert und den Rest-Aufwand ergibt. So hast Du immer einen Soll-/Ist-Vergleich über Deine Planung und kannst umgehend reagieren, wenn es eng wird.

Zudem kannst Du in factro auch regelmäßige Abläufe als Projektplan Vorlage speichern und so immer wiede verwenden.

Fazit: Projektablaufplan

Ein Projektablaufplan ist ein wichtiger Schlüssel zu einem erfolgreichen, wirtschaftlichen und pünktlichen Projekt. Er verschafft Dir und Deiner Organisation den nötigen Überblick über alle Aufgaben, deren Zusammenhänge und über wichtige Meilensteine auf dem Weg zum Ziel.

Zudem ist der PAP ein überzeugendes Mittel in der Stakeholder-Kommunikation und spart bei sorgfältiger Planung wichtige Zeit in der Projektphase. Mit einem PM-Tool kannst Du den Projektablaufplan schnell aufbauen und flexibel anpassen.

Die Vorteile des PAP auf einen Blick:

• Präzise zeitliche Planung
• Abhängigkeiten von Aufgaben nachvollziehbar
• Meilensteine setzen und verfolgen
• Effektive Aufteilung von Ressourcen
• Vereinfachte Kommunikation intern und extern

Weiterführende Lese-Tipps

• Warum Projektablaufplan (PAP)? (proventis.de – PM Know-how)
• In 10 Schritten zu einem guten Projektablaufplan (erfolgreich-projekte-leiten.de) – Projektmanagement)
• Ablaufplan im Projekt (projektmagazin.de – Projektmanagement Know-how)
• Projektablaufplan-Vorlage (officetimeline.com – Office-Vorlagen)