So funktioniert die Kostenplanung im Projekt!

Übersichtliche Kostenplanung im Projektmanagement

Hilfe! Die Zeit ist knapp und die Kosten liegen schon über dem Budget, doch das Projektende ist noch weit entfernt? Falsche Zeitplanung, unklare Ziele, unterschätzter Umfang – das alles können Gründe sein, warum Projekte scheitern. Mit einher geht oftmals auch eine unzureichende Kostenplanung, die im schlimmsten Fall das festgelegte Limit überschreitet.

Damit Dir das nicht passiert und Du weißt, worauf es bei der Kostenplanung eines Projektes ankommt, findest Du im Folgenden alles wichtige rund um die Kostenplanung, um gut vorbereitet Dein nächstes Vorhaben zu starten.

1. Was ist eigentlich eine Kostenplanung?
2. Bestandteile einer Kostenplanung
3. Wie wird eine Kostenplanung erstellt?
4. Was sind die Schwierigkeiten bei der Berechnung?
5. Fazit: Das A und O für die Planung des richtigen Budgets

Die Kostenplanung ist ein wichtiger Punkt in der Projektplanung

1. Was ist eigentlich eine Kostenplanung?

Die Kostenplanung handelt es sich um eine Kostenschätzung. Sie wird schon zu Beginn eines Projekts erstellt, damit die Kosten von Anfang an richtig berücksichtigt werden können. Diese Planung wird in allen Branchen verwendet, in denen Projekte entwickelt werden. So soll sichergestellt werden, dass die Kosten nicht überschritten werden, aber auch die Freigabe eines Budgets möglich wird. Der Faktor “Kosten” ist dabei eine der drei Dimensionen im Projektmanagement, auch magisches Dreieck genannt, und steht in Bezug zur Zeit sowie der Leistung.

2. Bestandteile einer Kostenplanung

Bei der Projektplanung gibt es viele verschiedene Faktoren, die Du beachten musst, damit Dein Projekt erfolgreich wird. Neben einer Projektorganisation, dem Zeitplan und Kapazitäten spielt auch das Projektbudget eine wichtige Rolle. Denn: Projekte kosten Zeit und Geld.

In einer Kostenplanung sind also all die Kosten enthalten, die für ein Projekt anfallen. Zudem ist sie ein Bestandteil der Projektkalkulation, die noch weitere Faktoren, wie zum Beispiel Aufwände, Risiko und Kapazitäten, mit einberechnet.

Welche Kostenarten gibt es?

Bei der Kostenplanung müssen – je nach Projekt – verschiedene Kosten eingeplant werden. Hier ein Überblick:

• Personalkosten
• Materialkosten (falls es sich um ein Produkt handelt)
• Fertigungskosten (für die Herstellung des Produkts)
• Fremdleistungskosten (z.B. für Subunternehmen)
• Kapitalkosten (Kosten, die für die Umsetzung eines Projekts zu Beginn investiert werden)
• Dienstleistungen externer Unternehmen
• Steuern, Gebühren
• …

Bei der Art der Kosten, die Du in Deine Rechnung mit einbeziehen musst, kommt es natürlich ganz darauf an, in welcher Branche Du tätig bist. Nicht überall fallen die Gleichen an.

Die Kostenplanung kann ganz unterschiedliche Kostenarten enthalten

3. Wie wird eine Kostenplanung erstellt?

Es gibt verschiedene Wege, um eine Projektkostenplanung zu erstellen. Je nach Branche gibt es unterschiedliche Vorgaben, wie z.B. die DIN 276 für die Berechnung im Bauwesen. Auch wenn es nicht in allen Branchen diese Normen gibt, ist es hilfreich, nach einer bestimmten Methode vorzugehen, zum Beispiel sich von links nach rechts an den Arbeitspaketen im Projektstrukturplan entlang zu hangeln, immer mit feststehenden Kosten zu beginnen, etc. Dies kannst Du aber ganz individuell entscheiden.

Kostenplanung im Projektmanagement mit Vorlagen

Für die Berechnung kannst Du natürlich eine Excel-Tabelle verwenden – effizient ist das allerdings nicht! Noch viel einfacher und digital wird dieser Prozess beim Einsatz einer Projektmanagement-Software, wie zum Beispiel factro. Dort kannst Du über benutzerdefinierte Felder die Kosten direkt in Deinem Projekt, aber auch in den einzelnen Aufgaben anzeigen lassen.

Auf den ersten Blick ist das vielleicht ein verzwicktes und trockenes Thema, doch wenn Du weißt, was Du brauchst geht es leicht von der Hand. Dafür erstellst Du zuerst einmal die benötigten Felder, wie zum Beispiel Personalkosten. Keine Sorge – wie alles andere in factro gelingt Dir das ebenfalls intuitiv. Diese Felder kannst Du dann immer wieder in Projekten freischalten oder auch neue ergänzen. Und damit du wirklich alles wunschlos mit diesen Feldern abdecken kannst, stehen dir sechs verschiedene Feldtypen zur Verfügung – mit dieser Auswahl kannst du alle möglichen Projektkosten kalkulieren.

Die Kosten werden Dir dann mit Hilfe der benutzerdefinierten Feldern in allen Ansichten angezeigt. Im Gantt Chart und der Tabellenansicht kannst du mit Hilfe des Filters Dir die Kosten so anzeigen lassen, dass Du sie auf einen Blick erkennst. Im Projektstrukturbaum und dem Kanban Board findest Du die Kosten zum Beispiel im Projekt- oder Paketkopf und in den Aufgabendetails.

Ein Beispiel für die Kostenplanung im factro Gantt Chart

Kosten direkt im Tool planen

Eine Projektmanagement-Software erleichtert Dir die Planung Deiner Kosten durch den umfassenden Überblick Deines Projektes. Mit Hilfe eines Projektstrukturplans wie in factro, erkennst Du den Umfang eines Projektes sowie all die einzelnen Arbeitspakete.

Zur Berechnung Deiner Kosten kannst Du benutzerdefinierte Felder anlegen. Das funktioniert direkt im Projekt. Diese Felder stehen dann in Bezug zu den Aufgaben innerhalb des Projektes. Legst Du z.B. das Feld “Personalkosten” an (Aufwand x Stundensatz) und erfasst dann Aufwände in einer Aufgabe, erhöhen sich die Kosten im Projektüberblick automatisch.

Mehr Informationen zu den benutzerdefinierten Feldern findest Du in unserem Blogartikel!

So hast Du jederzeit einen transparenten Einblick in die Kostenentwicklung und Abweichungen vom Projektbudget können rechtzeitig erkannt werden. Zudem müssen aktuelle Zahlen nicht extra vom Management angefragt werden, da sie im Projekt schon auf dem neuesten Stand sind. Das spart Zeit und Umwege. Dadurch können Absprachen zeitnah erfolgen und Entscheidungen schneller getroffen werden.

Zusätzlich hast Du hier immer die Plankosten im Blick, die den tatsächlichen Kosten, also den bereits entstandenen Kosten, gegenüberstehen. Die verschiedenen Felder können miteinander in Bezug gesetzt werden und so kannst Du Dir zum Beispiel die Differenz der Prognose der Gesamtkosten und den tatsächlichen Gesamtkosten anzeigen lassen. Es gibt also hunderte verschiedene Möglichkeiten die Felder miteinander agieren zu lassen, um komplexe Kostenberechnungen vorzunehmen.

Diese genaue Darstellung ist besonders praktisch für die Projektdokumentation, die ein hilfreiches Tool für zukünftige Projekte ist. Durch die detaillierte Darstellung eines Projektes können alle Schritte reflektiert und Fehler vermieden werden. Bezüglich der Kosten kannst Du erkennen, wo Du etwas unterschätzt oder welche Kosten Du vielleicht gar nicht beachtet hast.

Anders als bei der Planung mit einer Excel-Tabelle, muss hierbei nicht alles gesondert übertragen werden. Es ist also schneller und sicherer – auch Fehler bei der Übertragung passieren dadurch seltener.

Wenn Du wissen möchtest, wie genau Du die Felder anwenden kannst, haben wir hier hilfreiche Handbuchartikel für Dich.

Um bei der Kostenplanung des nächsten Projektes noch mehr Zeit zu sparen, kannst Du Wiederkehrende oder Ähnliche als Projektvorlage abspeichern – inklusive benutzerdefinierter Felder.

Ein Projektmanagement-Tool erleichtert Dir die Kostenplanung

4. Was sind die Schwierigkeiten bei der Berechnung?

Die Schwierigkeit bei der Berechnung der Kostenplanung liegt nicht nur bei der Abschätzung der Kosten, sondern auch des zeitlichen Aufwandes, da verschiedene unvorhersehbare Faktoren den Zeitplan verzögern können. Denn je länger ein Projekt andauert, desto mehr Kosten fallen an. Damit Du nicht von den Kosten überrascht wirst, solltest Du also einen Puffer einplanen. Dieser sollte laut Fachleuten circa 5-10% betragen.

Um schon früh genug ein Überschreiten des Projektbudgets zu verhindern, ist eine sorgfältige Planung besonders entscheidend, dabei kannst Du dich besonders gut an Deinem Projektstrukturbaum orientieren. Denn je weiter Dein Projekt voranschreitet, desto schwieriger ist es, die Kosten noch zu beeinflussen. Gerade am Anfang ist es also wichtig, einen noch genaueren Blick auf die Kostenentwicklung zu werfen.

Vor- und Nachteile der Kostenplanung

5. Fazit: Das A und O für die Planung des richtigen Budgets

Obwohl eine Kostenplanung vor allem eine Abschätzung der zu erwartenden Kosten ist, solltest Du nicht darauf verzichten, diese vor Projektbeginn zu erstellen. Auch wenn das Projektbudget überschritten wird, hast Du wichtige Erfahrungen für die Zukunft gesammelt und eine Orientierungshilfe geschaffen, um in Zukunft genauer planen zu können.

Mit Hilfe eines Projektstrukturbaums, wie z.B. in factro, kannst Du Dich zudem ganz einfach von Paket zu Paket hangeln und so Deine Kostenplanung Schritt für Schritt aufstellen und benötigst keine zusätzliche Kostenplanungs-Software.