Mit einer Projektplan Vorlage starten

Sofort mit der Projektplanung loslegen

Aufgaben, Deadlines, Verantwortlichkeiten oder Dokumente – ein Projektplan umfasst alle wichtigen Eckpunkte, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Dabei ist eine sorgfältige Planung ausschlaggebend für den Fortschritt und die Qualität während der Projektmanagement-Phasen. Aus diesem Grund sollte die Planung ebenso wichtig wie die operative Umsetzung sein.

Das bedeutet jedoch auch, in das Zeitbudget immer genug Platz für die Planung einzusteuern. Daher bietet es sich allgemein an, eigene Standards für das Projektmanagement zu etablieren. Das ist gerade dann effizient, wenn sich Aktivitäten regelmäßig ähneln. In diesem Fall spart eine Projektplan Vorlage wertvolle Zeit, ohne Einbußen bei der Qualität.

Im nachfolgenden Artikel stellen wir Dir unsere kostenfreie Projektplan Vorlage vor und zeigen Projektplan Beispiele für verschiedene Branchen und Einsatzbereich. Zudem präsentieren wir Dir weitere Vorlagen als einsatzfertige Leitfäden zu unterschiedlichen Themen.

• So erstellst Du einen Projektplan
• Interaktive Projektplan Vorlage
• Projektplan Beispiele: Vorlagen im Alltag
• Einsatzfertige Leitfäden als Projektplan
• Projektplan Vorlagen für Excel & Co

Eine Projektplan-Vorlage kannst Du immer wieder verwenden

So erstellst Du einen Projektplan

Ein Projektplan ist der Grundstein jedes Projekts, in dem die genaue Planung mit allen inhaltlichen, strukturellen, zeitlichen, personellen und monetären Aspekten festgehalten wird. Um einen Projektplan zu erstellen, solltest Du schrittweise vorgehen, damit Du am Ende einen vollständigen Plan vorliegen hast.

1. Sammle alle Informationen zum Projekt, die bei der Planung helfen können.
2. Lege die Ziele fest, die mit diesem Projekt erreicht werden sollen: Was ist das Ziel? Warum ist das wichtig?
3. Erstelle die Struktur des Projekts mit allen Aufgaben.
4. Entwickle einen Zeitplan für Dein Projekt. Achte dabei unbedingt auf genügend Pufferzeit, falls etwas nicht nach Plan läuft.
5. Teile die Ressourcen ein und kalkuliere dabei auch Ausfälle ein.
6. Bestimme den Review-Prozess und somit auch wie die Kommunikation transparent wird.

Projektplan Vorlage: Direkt kostenlos starten

Mit einer Projektplan Vorlage kannst Du sofort beginnen und Deine Planung konkretisieren. Dabei kannst Du Erkenntnisse aus vergangenen Projekten nutzen, um Dein Projektmanagement immer weiter zu verbessern.

Vorlagen in factro

Unser Projektmanagement-Tool factro bietet Dir eine kostenfreie Projektplan-Vorlage, mit der Du sofort durchstarten kannst. Du erhältst Zugriff auf eine übersichtliche, vorgefertigte Struktur mit 5 Unterpaketen, 12 Aufgaben und 2 Meilensteinen. Doch auch wenn Du noch mehr Inhalte brauchst und Dein Projekt anpassen willst, ist das kein Problem!

Die Projektplan-Vorlage ist interaktiv. Passe die Vorlage genau auf Deine Bedürfnisse an, füge weitere Aufgaben hinzu, verschiebe einzelne Punkte und lege mit Deinem Projekt los. Es ist auch möglich, Dein Team zur Bearbeitung einzuladen und die To-Dos auf mehreren Schultern zu verteilen. So sind die Ressourcen in Deinem Team optimal verteilt. Der Vorteil: Jeder sieht auf einen Blick, was zu tun ist und an wen er sich bei Fragen wenden soll.

Die Projektplan Vorlage kannst Du dabei in einer Darstellung Deiner Wahl verwenden. Ob Projektstrukturplan, Kanban Board oder Tabelle, wie Du es von Projektplan Vorlagen für Excel kennst. Du kannst frei wählen, welche Ansicht gerade am meisten hilft. Der Projektstrukturplan ist beispielsweise besonders gut geeignet, um den Umfang des Projektes überblicken zu können. Mit nur einem Klick wechselst Du zwischen den Darstellungen. Optional steht zudem ein Gantt-Diagramm bereit, womit Du noch leichter einen Zeitplan oder eine Zeitleiste erstellen kannst. Hier findest Du auch Deinen Meilensteinplan.

Projektplan Beispiele

Wie Du einen Projektplan erstellst, hängt von vielen Faktoren ab. Dazu gehören u.a. die Branche, die Größe Deines Teams sowie die Art des Projekts. Mit flexiblen Blaupausen kannst Du bedarfsgerecht planen. Nachfolgend findest Du eine Auswahl von Projektplänen aus verschiedenen Branchen, die zeigen, wie Du unsere Vorlage konkret auf Deinen Alltag anpassen kannst.

Projektplan Beispiel für das Marketing

Der Projektstrukturplan in factro nach Phasen

Für dieses Marketing-Projekt wurde ein themenorientiertes Grundgerüst gewählt. Dieses teilt das Projekt in unterschiedliche Kernaspekte – hier Grundlagen, Online-Marketing und Traditionelles Marketing – und ordnet die einzelnen Aufgaben den passenden Paketen zu. So kannst Du Dich jederzeit an den Schwerpunkten orientieren und neue Aufgaben passend zuteilen.

Projektplan Beispiel für das Eventmanagement

Der Projektstrukturbaum ist optimal für die Planung von Events

Der Projektplan für eine Veranstaltung zeigt eine themenorientierter Gliederung, hier mit den Paketen für das Konzept, die Rahmenbedingungen, die Einladungen sowie die Durchführung. Auch hier lässt sich sofort erkennen, welche Schwerpunkte gesetzt sind und wo neue Aufgaben hingehören.

Projektplan Beispiel für einen Redaktionsplan

Ein Redaktionsplan mit dem factro PSP

Eine weitere Projektplan-Vorlage zeigt einen Redaktionsplan. Dieser ist phasenorientiert aufgebaut. Jede Phase, die abgebildet wird, ist eine Kalenderwoche mit zugehörigen Inhalten, die in dieser Zeit anstehen. Somit ist auf einen Blick klar, welche Aufgaben wann anstehen und zeitnah bearbeitet werden sollten. Der Projektplan dient hier als grober Terminplan. Das hilft dann bei zeitlichen Einordnung von neuem Content.

Benutzerdefinierte Projektplan-Vorlagen in factro erstellen

Der Vorlagen-Bereich von factro bietet Dir unendliche Möglichkeiten, Vorlagen für Projektpläne oder Aufgaben zu erstellen. Du kannst sowohl Struktur- als auch Aufgabenvorlagen anfertigen. Bei den Strukturvorlagen handelt es sich um Vorlagen ganzer Projekt oder ein Paket. Hier sind die einzelnen Aufgaben eines Projektes natürlich inbegriffen. Mit der Vorlage kannst Du mit nur einem Klick auf das Plus ein neues Projekt anlegen und direkt starten.

Deine Projekt- und Aufgabenvorlagen in der Übersicht

Vorlagen ganz einfach Abspeichern

Um eine Projektplan-Vorlage im Vorfeld abzuspeichern, wählst Du über das Drei-Punkte-Menü „als Vorlage speichern“ aus. Jetzt kannst du entweder das gesamte Projekt sofort speichern, oder Schritt für Schritt entscheiden wie die Vorlage heißen soll, welche Aufgabeninhalte übernommen werden sollen (bspw. die Beschreibung, Dokumente oder Teilaufgaben). Zudem kannst Du individuelle Bearbeitungs- und Verwendungsrechte in Deinem Team vergeben.

Eine Vorlage für neue Projekte verwenden

Um ein neues Projekt direkt aus Deinen schon angelegten Vorlagen zu erstellen, geht Du einfach auf das Plus der gewünschten Vorlage. Beim Anlegen des neuen Projektplans, kannst Du entscheiden wie die Projekt heißen soll, wann es startet und legst den Status des Projektes fest. Wenn Du Dein neues Projekt angelegt hast, wurde der Projektstrukturplan und das Gantt Diagramm mit alles Zeitlichen Abhängigkeiten und Meilensteinen vollständig übernommen.

Dein individueller Baukasten

Du kannst nicht nur einzelne Vorlage anwenden, sondern auch mehrere Vorlagen von Projekten, Paketen oder Aufgaben individuell kombinieren. So hast Du Deinen persönlichen Baukasten. Ist der Projektstart bei allen Projekten der gleiche Ablauf, so kannst Du mit Deinem Team eine Vorlage erstellen, die den Beginn definiert und diese jedem Projekt hinzufügen. Ihr könnt Standards etablieren, die in Zukunft ganz einfach eingehalten werden können, ohne dass jedes Mal aufs Neue viel Zeit aufgewendet wird.

Projektplan Vorlagen für Excel & Co

Des Weiteren findest Du viele (gratis) Excel-Vorlagen und Gantt Diagramme sowie auch Templates für PowerPoint oder Word zum herunterladen. Diese eignen sich für einmalige Darstellungen oder alleinige Bearbeitung, aber weniger bei vielen Änderungen oder im Team. Die Vorlagen sind weniger flexibel und funktional auf die Form des Dokuments gebunden. Für den ersten Start eignen sich diese aber durchaus.

Dabei solltest Du darauf achten, dass die wichtigsten Projektinhalte bereits enthalten sind. Dazu gehören u.a. Felder für:

• Aufgabentitel
• Zuständigkeiten
• Aufgabenzeiträume
• Beschreibungen
• Ansprechpartner
• Prioritäten

Hier findest Du kostenlose Vorlagen zum Herunterladen:

• Die besten Excel Projektplan Vorlagen (smartsheet.com)
• Vorlagen für visuelles Projektmanagement (officetimeline.com)
• Projektplan Excel (meinevorlagen.com)