Warum scheitern Projekte?

Im Projektmanagement kann es viele Hindernisse geben. Wie zeigen Dir, warum Projekte scheitern und wie Du das verhindern kannst.
Eine Frau sitzt nachdenklich vor ihrem Laptop

Wenn ein Projekt fehlschlägt

Der Alltag der meisten Menschen dreht sich um Planung verschiedener Projekte, egal ob Freizeit, Urlaub, Beruf oder Zeit für sich selbst – ohne eine gewisse Struktur würde das kaum funktionieren. Auch auf der Arbeit ist die Planung einer der wichtigsten Punkte, um Chaos zu vermeiden. Doch wie genau funktioniert diese Projektplanung und warum scheitern Projekte überhaupt?

Gerade im Projektmanagement kann es vorkommen, dass Projekte nicht realisiert werden. Nicht immer liegt es an der Organisation, doch dies ist ein wichtiger Punkt auf dem Weg zur Umsetzung. Bei der Planung eines Projektes ist es sinnvoll, sich von Anfang an den möglichen Hürden bewusst zu sein. Wir zeigen Dir Gründe und geben dir hilfreiche Tipps wie Du Dein Projekt zum Erfolg führst.

Was bedeutet der Begriff ‘scheitern’ überhaupt?

Der Begriff ‘scheitern‘ hat laut Duden zwei Bedeutungen. Zum einen, dass ein angestrebtes Ziel o.Ä. nicht erreicht wird, oder auch, dass jemand keinen Erfolg hat. Als zweite Bedeutung werden die Begriffe misslingen, missglücken und fehlschlagen aufgelistet. In der Gesamtheit beschreibt das Scheitern, also den Fehlversuch, ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Ein mit Post-its übersätes Board
Die analoge Projektplanung kann chaotisch werden

Die 8 häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten

1. Keine konkreten Ziele

Einer der häufigsten Gründe, warum Projekte scheitern, ist ein unklares Ziel. Niemand hat Lust, an etwas zu arbeiten und nicht zu wissen, wohin das führt und was der Sinn dahinter ist. Gleich zu Beginn eines Projektes sollte für alle daran arbeitenden Personen klar sein, was das Projektziel oder ist und warum es wichtig ist.

Insgesamt sollte das Ziel realistisch erreichbar sein. Bei der Erstellung solcher Ziele gibt es bestimmte Methoden, um sie zu verfassen. Ein Beispiel dafür ist die Formulierung von SMART-Zielen. Das bedeutet, dass ein Ziel spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein sollte. Dies sollte für alle Mitwirkenden klar sein.

Wenn alle auf dem gleichen Stand sind, hast Du eine Basis geschaffen, auf der es möglich ist, zusammen weiterzuarbeiten. Ein Kick-off Meeting eignet sich bestens dafür und führt gleich zu dem zweiten Punkt.

2. Unklare Kommunikation

Die Projektkommunikation ist einer der wesentlichen Punkte, um das Projekt am Laufen zu halten und zu Erfolg verhilft. Gerade dort passieren aber häufig Fehler. Dies kann schon damit beginnen, dass die Teilnehmenden nicht auf einem Wissensstand sind.
Doch auch während der Umsetzung ist es wichtig, immer am Ball zu bleiben und für einen regen Austausch untereinander zu sorgen.

Wiederkehrende Meetings sollten verdeutlichen, auf welcher Stufe des Projektes sich das Team befindet und was die nächsten wichtigen Aufgaben und Projektziele sind. Durch ein regelmäßiges Update fühlen sich alle Teammitglieder involviert und die gesamte Projektstruktur wird transparenter. Ein Vorteil dabei: Gute Kommunikation und Offenheit regen zu neuen Vorschlägen von außen an, die von einzelnen Teammitgliedern vielleicht übersehen werden.

3. Die falschen Tools

Um umfassende Projekte immer im Blick zu haben und die Übersicht zu behalten, sind Online-Tools äußerst nützlich. Sie erleichtern die Projektplanung ungemein und verhindern Zettel- und Dokumentenchaos. Mit einem Online-Tool kann jedes Teammitglied zu jeder Zeit auf das Projekt zugreifen, was das flexible Arbeiten umso leichter macht. Gerade in Zeiten von Homeoffice und Co unterstützen diese Programme die digitale Zusammenarbeit.

Die Online-Tools haben außerdem den Vorteil, dass die Organisation nicht über mehrere verschiedene, sondern über ein zentrales Programm läuft. Dadurch wird das Projekt ebenfalls übersichtlicher. Zusätzlich ist es möglich, unterschiedliche Ansichten einzustellen, so kann jede Person das für sie übersichtlichste Design finden und damit arbeiten.

Mit dem richtigen Einsatz von Projektmanagement-Softwares können also viele aufkommende Probleme gelöst werden. Die Aufgaben können dort klar verteilt und zugeordnet und große Projekte greifbarer gemacht werden.

In den Aufgabendetails wird eine Farbe ausgewählt
Verantwortliche und ausführende Personen können direkt in der Aufgabe im digitalen Tool gesetzt werden

4. Zu wenig Unterstützung im Team

Wenn das Ziel unklar ist und die Kommunikation unzureichend ist, kann dies dazu führen, dass die Teamarbeit gebremst wird. Niemand möchte für etwas arbeiten, ohne den Sinn und Zweck dahinter zu kennen. Ohne den nötigen Rückhalt ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt. Der Teamgeist sollte also nicht vernachlässigt werden. Ein weiteres Ziel des Teamleiters: die Zusammenarbeit im Team verbessern. Wichtig für ein erfolgreiches Projekt ist es, dem gesamten Team das Gefühl zu geben, ein essentieller Teil des Projektes zu sein und einen bedeutenden Beitrag zur Entstehung beizutragen. Das steigert die Produktivität und Motivation.

Das Ziel sollte also für alle Teammitglieder im Mittelpunkt stehen und jederzeit greifbar sein. Dabei kann zum Beispiel eine Grafik helfen, die verdeutlicht, wo sich das Team befindet und wo das Ziel liegt. So ist auch gleich klar, wie viel schon geschafft worden ist und was noch ansteht.

Ein Team bespricht sich
Das Team bespricht Ziele und Planung

5. Keine Zwischenschritte

Ein Projekt nur in der Gesamtheit zu betrachten, kann dazu führen, dass bedeutende Zwischenschritte und Planungsstufen übersehen werden. Wichtig ist es also, auch das Projekt in kleinere Unterprojekte einzuteilen und Meilensteine festzulegen.

So ist es auch für das Team einfacher, die Planung nachzuvollziehen. Außerdem kann die Motivation zusätzlich gesteigert werden, wenn immer wieder kleine Zwischenziele und Erfolge markiert und belohnt werden. Wer besteigt denn schon an einem Tag den Mount Everest und genießt dabei dann nicht einmal die Aussicht?

6. Falsche Zeitplanung

Ein guter Zeitplan ist das A und O bei Projekten. Auch wenn Du dein Team gut kennst und einschätzen kannst, solltest du dennoch genug Zeit einplanen, um Mängel auszubessern, Kleinigkeiten nochmal zu überarbeiten oder auch um betriebliche Ausfälle auszugleichen. Auch technische Schwierigkeiten, lange Wartezeiten bei Anträgen, etc sollten beachten werden.

Es ist besser, zu viel Zeit einzuplanen als zu wenig. Denn wenn die Zeit knapp wird, steigt der Druck auf das ganze Team und kann zu Frustration und mehr Fehlern durch Fahrigkeit führen. Mit der richtigen Terminplanung im Projektmanagement kann das vermieden werden.

7. Unterschätzter Umfang

Bevor ein Projekt bearbeitet wird, sollte der komplette Umfang des Aufwandes eingeschätzt werden. Dabei ist es wichtig, jede kleine Teilaufgabe zu beachten – auch die, die innerhalb von 3 Minuten erledigt werden können. Das Problem der Unterschätzung geht oft mit der falschen Zeiteinteilung einher. Wenn der Aufwand falsch kalkuliert wird, ist diese meist völlig nutzlos und hinfällig.

Für jede Aufgabe sollte also der Aufwand realistisch eingeschätzt werden. Wenn das nicht machbar ist, weil manche Aufgaben zum Beispiel in einen unbekannteren Aufgabenbereich fallen, ist es hilfreich, eine Person dieses Bereichs nach einer Einschätzung zu fragen. So fühlen sich die Beschäftigten außerdem ernst genommen.

8. Zuständigkeitsbereiche sind falsch verteilt

Zur Projektorganisation zählt auch das Einschätzen des Aufwandes. Zu berücksichtigen ist hierbei nicht nur die Zeit, sondern auch wie viele Personen oder Teilteams benötigt werden, um die unterschiedlichen Aufgaben zu erfüllen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Aufgabenbereich mit den jeweiligen Kompetenzen übereinstimmen.

Bei der Zusammenstellung eines Teams für die Aufgaben ist es hilfreich, wenn sich die Teammitglieder ergänzen, aber auch ähnliche Kompetenzen besitzen. Ebenfalls sollte klar kommuniziert werden, wer in der Verantwortung der Aufgabe steht und wer diese ausführen soll.

Ein Mann ist unter einem Berg aus Zetteln begraben
Die Projektumsetzung hält einige Probleme bereit

Ab wann ist ein Projekt überhaupt gescheitert?

Die Anzeichen für ein scheiterndes Projekt können schleichend auftreten oder aber auch offensichtlich mit einem Mal im Raum stehen. Doch wie erkennt man, ob ein Projekt scheitert und ob man es noch retten kann oder lieber das sinkende Schiff verlassen sollte?

Wenn langsam die ersten Unstimmigkeiten im Projekt auftauchen und Du auf immer mehr Hindernisse stößt, wird es wahrscheinlich Zeit sich zu fragen, wie groß der Umfang der Schäden bereits ist. Hilfreich ist es dann, das Projekt von außen zu betrachten und zu analysieren.

Folgende Fragen können dabei helfen:
Wird das ursprüngliche Projektziel noch verfolgt? Kann das Ziel noch eingehalten werden? Wie viel Aufwand muss betrieben werden, um die Schwachstellen zu reparieren?

Danach gilt es dann zu entscheiden, ob das Projekt noch gerettet werden kann und wenn ja, ob die Kapazitäten und Ressourcen dafür ausreichend sind.

Warum scheitern Projekte in der Praxis?

Ein Beispiel für ein gescheitertes Großprojekt ist das schweizerische Informatikprojekt “Insieme”. Das Projekt wurde von der Eidgenössischen Steuerverwaltung geplant , um veraltete IT-Systeme zu ersetzen und umzustrukturieren.

Laut der parlamentarischen Kommission waren die Gründe für das Scheitern unter anderem, dass die einzelnen Ämter unabhängig voneinander nach Lösungen suchten, ohne Absprache untereinander. Es wurden keine klaren Aufgaben verteilt und es fehlte an Verantwortlichen. Das lag auch daran, dass der Projektausschuss zu groß war, sodass sich niemand verantwortlich gefühlt hat.

Erfolgstipps: Wie kann man diese Fehler vermeiden?

Wie sich nun gezeigt hat, gibt es also viel zu beachten bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Hier ein paar der hilfreichsten Tipps und Methoden zur Unterstützung des Umsetzungsprozesses:

  • Die richtige Software(s) nutzen – verzichte dabei aber auf zu viele unterschiedliche Programme
  • Ausreichend Raum für Kommunikation und Austausch
  • Positive Entwicklungen festhalten und belohnen
  • Teamgeist fördern
  • Ziele klar definieren, zum Beispiel mit der SMART-Methode

Einer der wichtigsten Punkte ist außerdem Eigenreflexion. Als Führungskraft solltest Du mit einem guten Beispiel vorangehen und stets reflektieren, auf welchem Stand sich das Team befindet. So sollte zum Beispiel beim Erreichen eines Meilensteins reflektiert werden, ob der Ablaufplan eingehalten werden kann und wie gut das Erarbeiten dieses Ziel funktioniert hat.

Als Führungskraft solltest Du, wie der Begriff es schon andeutet, das Team führen. Dazu gehört unter anderem, Strategien und Methoden für die Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen und sie bei der Umsetzung dieser zu begleiten. Eine der essentiellen Aufgaben ist es außerdem, das große Ganze im Blick zu behalten und das Team zu lenken. So erkennst Du Verirrungen rechtzeitig und kannst das Projekt wieder in die richtige Richtung steuern.

Fazit: Projektscheitern verhindern

Es gibt viele verschiedene Gründe warum Projekte scheitern können und viele von ihnen überschneiden sich. Um dies zu verhindern und ein Projekt zum Erfolg zu führen gibt es effektive Wege. So ist es zum Beispiel immer wichtig, das Team zu motivieren, transparent zu sein und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

Um strukturiert zu arbeiten, lohnt es sich, eines der vielen Projektmanagement-Tools zu nutzen. Damit behältst Du immer den Überblick und das Team kann flexibler arbeiten.

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