Projekte planen leicht gemacht

Ein Projekt steht und fällt mit seiner Planung. Was Du dabei beachten musst und wie Dir ein PM-Tools dabei helfen kann, erfährst Du hier.

Was Du bei der Planung von Projekten beachten müssen

“Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.”Joseph Anton Bruckner, österreichischer Komponist

Die Projektplanung bildet die Basis für den gesamten Ablauf und ist damit essentiell für den Erfolg am Ende.

Damit ist zwar der Aufwand am Anfang eines Projektes etwas höcher, dafür sparst Du aber Probleme und damit verbundene Reibungsverluste während des Projektverlaufs. Mit einer guten Planung im Vorhinein bist Du nicht nur schneller, sondern auch erfolgreicher.

Das bedeutet unter’m Strich: Planst Du Dein Projekt und behältst Deine Zeit und Deine Nerven.

Mit PM-Software Projekte planen

Projektmanagement-Tools sind nicht nur Hilfsmittel bei der alltäglichen Organisation. Auch beim Aufbau und bei der Planung von Projekten hast Du mit einer speziellen Software ein leistungsstarkes Werkzeug an Deiner Seite.

Wie Du mit einer PM-Software Projekte planen kannst? Wir zeigen es Dir am Beispiel von factro.

Die perfekte Projektplanung in 8 Schritten

Grundlegende Planung

Schritt 1: Der Projektauftrag

Schritt 2: Ziele

Grobplanung

Schritt 3: Der Projektstrukturplan

Schritt 4: Der Ressourcenplan

Schritt 5: Der Meilensteinplan

Schritt 6: Das Risikomanagement

Feinplanung

Schritt 7: Die Arbeitspaketbeschreibung

Schritt 8: Der Kommunikationsplan

Projekte planen: Die Grundlagen klären

Bevor überhaupt etwas geplant werden kann, müssen erst einmal die Grundlagen geklärt werden. Wieso soll das Projekt durchgeführt werden? Was soll damit erreicht werden? Grundlegende Forderungen, Ziele und Einschränkungen müssen von Anfang an festgelegt werden, um die Durchführung es Projektes planen, steuern und gewährleisten zu können.

Die wichtigste Grundlage zu Beginn eines Projektes ist daher der Projektauftrag.

Schritt 1: Der Projektauftrag

In diesem Dokument werden alle Grundlagen zur Durchführung eines Projektes definiert. Es fungiert als Übersichtsdokument, das die Zusammenarbeit erleichtert sowie Missverständnisse und Unsicherheiten vermeidet. In vielen Fällen ist der Projektauftrag auch das erste Vertragselement zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer.

Ein weiterer wichtiger Zweck ist die Autorisierung von Projekten im Unternehmen. Denn Projektarbeiten ohne Freigabe (sogenannte “U-Boot-Projekte”) sind durch die Geschäftsführung nicht steuerbar und schaden dem Unternehmen, indem sie verfügbare Ressourcen und Leistungskraft verringern.

Ein Projektauftrag könnte zum Beispiel folgende Informationen beinhalten:

  • Projektdaten (Start, Ende, Nummer,…)
  • Projektorganisation (Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektteam, Projektmanager, Verantwortlicher Ansprechpartner,…)
  • Projektbeschreibung (Ausgangssituation/Projektbegründung, Projektsachziel, Terminziel, Projektziele/Meilensteine, Projektrisiken,…)
  • Budget & Wirtschaftlichkeit (Personalaufwand, Personalkosten, sonstige Kosten, Gesamtprojektkosten, Budget, sonstige Ressourcen,…)
  • Projektentscheidung (Einreichungsdatum, Entscheidung/Bewilligung des Projekts)

Die Anforderungen des Projektauftrags sind immer abhängig von Auftraggeber, Auftragnehmer und dem Projekt an sich.

Schritt 2: Ziele formulieren

Eigentlich zeitgleich mit dem Entwickeln des Projektauftrags müssen Ziele definiert werden. Denn wenn man nicht weiß, wo man hin will, findet man den Weg auch nicht.

“Gute” Ziele sollten

  • so konkret wie möglich sein (Spezifisch),
  • ein messbares Kriterium (z.B. Zeitangabe oder Menge) enthalten (Messbar),
  • von Projektteam und Arbeit-/Auftraggeber als akzeptabel empfunden werden (Akzeptiert),
  • aufgrund von Fähigkeiten und Ressourcen erreichbar sein (Realistisch) und
  • eine Zeitangabe beinhalten (Terminiert).

Projekte planen: Die Grobplanung

Nachdem das Projekt grundlegend definiert ist, befasst sich der geübte Planer mit der Grobplanung, um das Projekt im Ganzen zu umreißen und zu erfassen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Projektstrukturplan
  • Ressourcenplan
  • Kostenplan
  • Meilensteinplan
  • Risikomanagement
  • Projektdokumentation

Die Art und Weise, wie diese Pläner erstellt werden, ist immer von Umfang und Komplexität des Projektes abhängig und dem entsprechend auch nicht immer zwangläufig nötig. Über die Themen im Groben solltest Du Dir aber zur Sicherheit immer Gedanken machen.

Schritt 3: Projektstrukturplan

Ein Projekt besteht aus vielen verschiedenen Teilbereichen und dazugehörigen Aufgaben. Im Projektstrukturplan soll das ganze Projekt in seiner Grundstruktur aufgebaut werden. Ziel dabei ist es dabei alle Abläufe zu ermitteln, die zum gewünschten Ergebnis führen und diese grundlegend in Arbeitspaketen zu ordnen.

Mit dem Projektmanagement-Tool factro kannst Du ganz einfach einen Projektstrukturplan aufbauen, indem Du ein Projekt anlegen. Darin kannst Du Schritt für Schritt Pakete und dazugehörige Aufgaben anlegen und ganz einfach per Drag&Drop verschieben. Unterhalb von Paketen kannst Du neben Aufgaben auch weitere Pakete anhängen.

Projektstrukturbaum in factro
Der Projektstrukturplan in factro

Diese Darstellung bildet nicht nur die Basis für weiteren Pläne, sondern auch die Grundlage für die Aufgabenverteilung im weiteren Verlauf der Projektplanung. So können beispielsweise ganze Pakete in die Verantwortung verschiedener Teams gegeben und einzelne Aufgaben an die Teammitglieder verteilt werden.

Schritt 4: Der Ressourcenplan

Die Ressourcenplanung ist oft ein kritischer Punkt. Vor allem mit wenig Erfahrung ist es besonders schwierig den Aufwand für verschiedene Aufgaben zu schätzen.

Oftmals fängt die Planung der Ressourcen beim ersten Schritt im Projektauftrag an. Dort wird im Vorhinein mit allen Verantwortlichen abgeklärt, wie viele Ressourcen das Projekt benötigen wird. Das kann man gut anhand der Arbeitspakete abschätzen.

Schritt für Schritt werden somit einzelne Arbeitspakete oder sogar einzelne Aufgaben mit einem geschätzen Zeitaufwand versehen. Zum Schluss kann demnach eingeschätzt werden, wie realistisch der Endtermin ist.

Bei zu großen Differenzen können Anpassungen durch die Verschiebung von Terminen, das Einplanen von mehr Personal oder die Verkürzung von Aufgaben vorgenommen werden.

Das Tool factro bietet eine umfassende Leistungsplanung, indem jeder Aufgabe Plan-Aufwände zugeordnet werden können. Addiert ergeben diese den Gesamtaufwand für das Paket und wiederum des Projektes.

Der Aufwand einer Aufgabe in factro
Die Prognose ergibt sich aus dem Rest- und dem Ist-Aufwand

Das Besondere dabei ist, dass auch die ausführenden Mitarbeiter ihre Einschätzung – in Form eines Rest-Aufwands – dazu geben können. Merkt ein Mitarbeiter zum Beispiel, dass er doch länger als geplant für die Fertigstellung einer Aufgabe braucht, kann er den Rest-Aufwand verändern. Der Verantwortliche hat die Einsicht in diese Aufgabe und so kann die Planung bei Bedarf blitzschnell angepasst werden.

Schritt 5: Der Meilensteinplan/ Der Zeitplan

Wenn es um die Zeitplanung geht, so ist auch die Festlegung von Meilensteinen nicht weit. Meilensteine kennzeichnen wichtige Erfolge, die als Zwischenziele zur Einschätzung der Zielerreichung, zur Orientierung innerhalb eines langjährigen Projektes und zur Motivation im Projektteam dienen.

Oft stehen Meilensteine am Ende einer Projektphase. In der Softwareentwicklung einer Webagentur könnten Zwischenziele beispielsweise so aussehen:

  • Abschluss Anforderungsdefinition
  • Erstellung Pflichtenheft
  • Erfolgreicher Abschluss Software-Tests
  • Abschluss Schulung der Anwender
  • Abschluss Produktivsetzung

💡 Pflichtenheft:
Als Pflichtenheft bezeichnet man die konkrete Form, in der beschrieben wird, wie der Auftragnehmer die Forderungen des Auftraggebers erfüllen möchte.

Solche Zwischenziele kennzeichnen oftmals auch wichtige Termine – zum Beispiel ein Treffen mit dem Auftraggeber, bei dem ihm schon grundlegende Ergebnisse präsentiert werden sollen.

Das Projektmanagement-Tool factro bietet Dir mit dem Gantt Chart ein leistungsstarkes Werkzeug für die Zeitplanung inklusive Definition der Meilensteine.

Übersicht des Gantt-Diagramms in factro
Das Gantt Chart in factro

Mit dem Gantt Chart kannst Du Dein Projekt zeitlich detailliert planen. Mit factro kannst Du sogar Abhängigkeiten definieren. Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen bleiben auch bei (Termin-)Änderungen bestehen. So ist Dein Zeitplan flexibel anpassbar und immer aktuell. Meilensteine kannst Du auch kinderleicht definieren und im Gantt Chart visualisieren. Somit ist es eine große stütze bei der Terminplanung.

Schritt 6: Das Risikomanagement

Alle Projekte sind meist temporäre und einmalige Vorhaben, die unterschiedliche Risiken bergen. Risiken können bei keinem Projekt ausgeschlossen werden, daher ist das Risikomanagement besonders bedeutend und in jedem Fall ein Muss.

Vor allem im Bereich der Planung sollten schon Chancen und mögliche Risiken identifiziert, Maßnahmen entwickelt und somit der Erfolg der Umsetzung überwacht und gewährleistet werden.

Eine Risikoanalyse läuft grundsätzliche in fünf Schritten ab:

  • Risiken identifizieren
  • Risiken bewerten
  • Strategien festlegen
  • Maßnahmen entwickeln
  • Monitoring

Risiken identifizieren

Zuerst müssen mögliche Risiken erst einmal erkannt werden: Wo kommen diese her?
Mögliche Quellen:

  • Konkurrierende Ziele: einzelne Ziele, die miteinander in Konkurrenz stehen oder sich ausschließen
  • Projektumfeld: einschränkende Faktoren aus dem Umfeld
  • Stakeholder: Anspruchsgruppen mit hohem Einfluss auf das Projekt

Risiken bewerten

Die aufgelisteten Risiken müssen im nächsten Schritts sortiert werden, um die gefährlichsten zu erkennen. Nicht alle Gefahren haben den gleichen Einfluss auf das Projekt, deshalb werden meistens zwei wesentliche Faktoren unterschieden.

  • Eintrittswahrscheinlichkeit: Umso höher die Wahrscheinlichkeit, desto gefährlicher das Risiko – außer bei 100%, dann handelt es sich um eine Rahmenbedingung und nicht um ein Risiko.
  • Tragweite: Die Tragweite beschreibt den Schaden, der entsteht, wenn das Risiko eintritt. In den meisten Fällen wird die Tragweite in finanziellem Schaden angegeben.

Das Produkt aus Tragweite und Eintrittswahrscheinlichkeit gibt Auskunft darüber, welche Risiken besonders im Auge behalten werden sollten. Das wird als Risikowert bezeichnet.

Strategien festlegen

Wie soll mit Risiken umgegangen werden? Dafür gibt es mehrere Strategien.

  • Vermeiden: Bei besonders gefährlichen Risiken ist ein „aus dem Weg gehen“ sinnvoll, auch wenn dann meist auch der Projektplan geändert werden muss.
  • Reduzieren: Am häufigsten in der Praxis wird versucht die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Tragweite zu senken.
  • Verlagern: Eine Verlagerung auf andere Beteiligte kann das Risiko mindern, obwohl sich das Gesamtprojekt im Grunde nicht verändert.
  • Akzeptieren: Bei Risiken, die weniger gefährlich sind, kann auch einfach abgewartet werden.

Maßnahmen entwickeln

Diese Strategien werden im nächsten Schritt in Maßnahmen umgesetzt. Unterschieden wird hierbei zwischen präventiven und korrektiven Maßnahmen.

  • Präventive Maßnahmen: Diese Maßnahmen beziehen sich auf die Ursache des Risikos, senken die Wahrscheinlichkeit eines Eintritts und wirken somit vorbeugend.
  • Korretive Maßnahmen: Wenn das Risiko bereits eingetreten ist, reduzieren korrektive Maßnahmen den Schaden.

Monitoring

Vor allem im Zusammenhang mit Risiken ist das Monitoring extrem wichtig. Die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen gehört zum Standard des Projektmanagements. Denn auch ein Risiko, das als ungefährlich eingeschätzt wurde, kann sich zu einem Katastrophenszenario entwickeln.

Projekte planen: Die Feinplanung

Nachdem die grobe Planung abgeschlossen ist, geht es immer weiter ins Detail. Die Feinplanung hat das Ziel, dass alle Beteiligten des Projektes – besonders das Projektteam – wissen, worin ihr Beitrag zur Erreichung des Erfolgs liegt. So legst Du interne Rahmenbedingungen fest und gewährleisten eine angenehme und effiziente Arbeit im Team.

Schritt 7: Die Arbeitspaketbeschreibung

Nach der groben Anordnung der Arbeitspakete und Aufgaben, müssen diese in ihren Einzelheiten beschrieben werden, damit der genaue Umfang für den Ausführenden und den Verantwortlichen deutlich wird. Was gehört alles zu der Aufgabe oder dem Paket? Wann gilt sie oder es als abgeschlossen?

Oft wird in dem Zusammenhang auch schon grundlegend geklärt, wer welche Verantwortung übernimmt, damit sich die Betroffenen schon im Vorhinein mit ihren Bereichen beschäftigen können.

In factro können jeder Aufgabe unterschiedlichste Informationen zugeordnet werden:

  • Wer hat die Verantwortung?
  • Bei wem liegt die Ausführung?
  • Zuordnung zu Projekt
  • Zuordnung zu Paket
  • Priorität
  • Zeitraum
  • Aufwände (Plan-, Ist-, Rest- und Delta-Aufwände)
  • Beschreibung der Aufgabe

Vor allem die Beschreibung ist hier von Bedeutung, so kann der Umfang einer Aufgabe zentral festgehalten werden. Zusätzlich können in dem Tool auch Teilaufgaben formuliert werden, um sicher zu gehen, dass wichtige Unterpunkte nicht in Vergessenheit geraten.

Schritt 8: Der Kommunikationsplan

Die Kommunikation ist ein essenzieller Faktor im Projektmanagement. Nicht selten scheitern Projekte aufgrund von mangelnder oder fehlender Kommunikation. Aus diesem Grund muss auch die Kommunikation strukturiert geplant werden.

Seien es Meetings oder verbindliche Termine im Projektteam oder mit der Geschäftsführung und dem Auftraggeber – auch dafür müssen Ressourcen bei der Planung mit eingerechnet werden.

Je nach Entwicklung während der Umsetzung können Meetings immer noch abgesagt oder verkürzt werden, trotzdem sollten mindestens diese Termine mit eingeplant werden:

Kick-off

Zum Projektstart kommen Projektteam, Auftraggeber und Projektmanager zum ersten Mal zusammen. Dieses Treffen ist besonders wichtig, da die Idee hinter dem Projekt, die Ziele und der Nutzen vorgestellt werden müssen.

PL-PAG-Jour Fixe

Der Projektmanager und der Auftraggeber müssen sich regelmäßig abstimmen, um sicherzustellen, dass sich das Projekt in die richtige Richtung entwickelt. In regelmäßigen Meetings oder Konferenzen können Entscheidungen schneller getroffen werden, als wenn jedes Mal erst ein Termin ausgemacht werden muss. Auch Schwierigkeiten oder Probleme können so frühzeitig erkannt werden.

Statusmeeting

Auch das Projektteam sollte sich regelmäßig zusammensetzen, um den aktuellen Stand des Projekts zu besprechen. So hat auch der Projektmanager einen besseren Überblick und kann bei Konflikten eingreifen sowie notfalls Termine anpassen.

Projektabschluss-Meeting

Nach Abschluss des Projekts können abschließend nicht nur die Planung und die Umsetzung evaluiert und Erfahrungen für nächste Vorhaben abgeleitet werden. Dieses Meeting ist auch ein Grund zum Feiern und dazu da, die Leistung aller Beteiligten zu würdigen und die erfolgreiche Zusammenarbeit gemeinschaftlich abzuschließen.

Projektplanung endet nicht

Sind alle Pläne erstellt und die Planung soweit abgeschlossen, bedeutet das nicht, dass Du Dir nie wieder Gedanken über Organisation und Planung machen musst. Besonders während der Umsetzung muss die Planung immer wieder geprüft werden.

Was ist das Projektziel? Sind wir gut im Kurs? Gibt es Schwierigkeiten oder sogar Verzögerungen? Wenn es sein muss, musst Du die Planung immer wieder anpassen. Die wenigsten Projekte funktionieren so, wie erhofft. Deshalb muss die Planung auch flexibel genug sein, indem Du zum Beispiel Zeit- und Finanzpuffer einplanen.

“Ein Plan, der nicht geändert werden kann, ist schlecht.”Publilius Syrus, römischer Autor

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