Zeitmanagement leicht gemacht
Auf ein gutes Zeitmanagement solltest Du nicht verzichten – egal ob privat oder beruflich. So minimierst Du nicht nur Stress, sondern steigerst auch die Produktivität. Eine Methode, die dabei helfen kann, ist die ALPEN-Methode. Sie bietet einen strukturierten Ansatz, um Deinen Tag effektiv zu planen und Prioritäten zu setzen.
Doch wie funktioniert die Technik genau und wofür steht die ALPEN-Methode im Detail? Für Dich haben wir Tipps zur Umsetzung in diesem Artikel zusammengefasst.
Definition: Was ist die ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode hat nichts mit europäischen Gebirgen oder Bergsteigen zu tun, sondern ist eine Technik für mehr Effizienz im Zeitmanagement, Selbstmanagement und Aufgabenmanagement. Außerdem fördert sie Deine Produktivität. Der Name ist ein Akronym für die 5 Elemente, auf denen die Methode basiert:
- A: Aufgaben notieren
- L: Länge einschätzen
- P: Pufferzeit einplanen
- E: Entscheidungen treffen
- N: Nachkontrolle durchführen
Besonderer Beliebtheit erfreut sich das Konzept, da es in der Regel nicht länger als eine Viertelstunde beansprucht und den Tagesablauf spürbar optimiert. Daher empfiehlt sich die Anwendung idealerweise schon am Vorabend für den nächsten Arbeitstag oder am Morgen desselben. Erfunden wurde die ALPEN-Methode vom Wissenschaftler, Autoren und Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert.
Welche fünf Schritte umfasst die ALPEN-Methode
A – Aufgaben aufschreiben
Der erste Punkt klingt offensichtlich, ist aber die Grundlage der gesamten Methode: Schreibe alle geplanten Aufgaben auf, die bei Dir anstehen. Ob klein oder groß, spielt dabei keine Rolle.
Notiere Dir Deine To-dos. Von der Besprechung, dem Meeting-Protokoll bis zur E-Mail, anstehenden Telefonaten oder Präsentationen. Mit einer unvollständigen Liste ist eine optimale Einteilung nicht möglich.
L – Länge einschätzen
Wie lange dauert eine Aufgabe? Notiere Dir für alle anstehenden Aufgaben die geschätzte Arbeitszeit. Diese legst Du abhängig davon fest, wie viel Zeit Du investieren kannst, willst oder musst. Bringe hier auch Deine Erfahrungswerte mit ein.
Steht ein Meeting an, das für gewöhnlich länger dauert? Brauchen andere Aktivitäten hingegen weniger Zeit? Mache eine realistische Einschätzung, die Dir bei der Einordnung in Deinen Tagesablauf weiterhilft.
P – Pufferzeit einplanen
Ohne Zeitpuffer wird jegliche Vorbereitung eng: ob Kapazitätsplanung, Ressourcenmanagement oder Zeitplanung. Ein zeitlicher Puffer ist gerade bei kritischen Aufgaben wie ein Netz und doppelter Boden. Ohne entsteht Druck und ein großes Risiko, dass Du Deine Ziele nicht erreichst. Selbst, wenn sich nur kleine Verzögerungen ergeben. Eine Vorlage für die Zeitplanung speichert die Puffer bei kritischen Aufgaben automatisch.
Die Empfehlung gemäß der ALPEN-Methode lautet, 60% der Zeit für die aktive Arbeit einzuteilen. Die übrigen 40% sind zur Hälfte als je 20% Puffer und 20% soziale Aktivitäten, wie z.B. Kaffee mit den Kollegen trinken oder eine Partie Kicker vorgesehen. So bleibt Deine Zeitplanung realistisch.
E – Entscheidungen priorisieren
Hier geht es um einen wichtigen Bestandteil des Aufgabenmanagements: Prioritäten setzen und Entscheidungen treffen! Schätze Deine Tätigkeiten realistisch ein und sortiere sie nach Wichtigkeit, sodass alle Faktoren der Bearbeitung aufeinander abgestimmt und bedarfsgerecht gewichtet werden können.
Die jeweilige Wichtigkeit kannst Du beispielsweise per Eisenhower-Prinzip (auch bekannt als Eisenhower-Matrix), Pareto-Prinzip oder nach der Eat-the-Frog-Methode festlegen. Beachte dabei die Deadline, also wie dringend die Aufgabe ist, sowie ihre unternehmerische Relevanz.
N – Nachkontrolle
Der letzte Arbeitsschritt ist die Nachkontrolle. Denn für die ALPEN-Methode gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. So lernst Du, Deine Aufgaben vollständig aufzulisten, effizient und organisiert zu arbeiten und Prioritäten richtig zu setzen. Das Aufgabenmanagement wird mit Erfahrungswerten immer präziser sowie nützlicher und hilft so auch bei den Lessons Learned.
Wie funktioniert die ALPEN-Methode im Alltag?
Doch wie sieht eine Arbeitsorganisation nach der ALPEN-Methode aus? Beginnen wir mit A – Aufgaben aufschreiben. Für den exemplarischen Tagesablauf stehen 5 Aufgaben an, die erstmal einzeln aufgeschrieben werden:
- Team-Meeting zur Strategie
- Aufbau Newsletter
- Telefonat mit Geschäftspartner
- Webinar zu SEO
- Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail
Im nächsten Schritt wird die Länge geschätzt, hier allerdings noch ohne Puffer:
- Meeting zur Strategie, 3 Stunden
- Aufbau Newsletter, 2,5 Stunden
- Telefonat mit Geschäftspartner, 1 Stunde
- Webinar zu SEO, 1 Stunde
- Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail, 30 Minuten, bis Donnerstag
In dieser Fassung liegt das Pensum bei 8 Stunden. Davon ausgeschlossen sind noch eine Pause von 30 Minuten sowie die Pufferzeiten von rund 1,5 Stunden. Diese müssen wir on top rechnen und stehen damit bei 10 Stunden. An einem regulären Arbeitstag ist diese Stundenzahl nicht zu bewerkstelligen.
Entsprechend müssen wir Aufgaben priorisieren und dabei die Bearbeitung der Tasks sicherstellen, die strategisch am wichtigsten oder terminlich am dringlichsten sind. Das geht z.B. in 10er-Schritten auf einer Skala von 10 bis 99.
Einsatzbereite Aufgabenliste nach ALPEN-Methode
Entsprechend der Prioritäten werden die Aufgaben anschließend bearbeitet. Was an einem Arbeitstag nicht mehr zu schaffen ist, fließt in die Planung des nächsten Tages ein. Die Tabelle zeigt das Beispiel für eine Tagesplanung mit der ALPEN-Methode:
| Aufgabe | Dauer | Puffer | Priorität |
| Meeting zur Strategie | 3 Stunden | 30 Minuten | 99 |
| Telefonat mit Geschäftspartner | 1 Stunde | 15 Minuten | 90 |
| Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail | 30 Minuten | 5 Minuten | 80 |
| Webinar zu SEO | 1 Stunde | 15 Minuten | 70 |
| Aufbau Newsletter | 2,5 Stunden | 25 Minuten | 60 |
Nach jedem Arbeitstag sollte die Liste ein weiteres Mal angeschaut und Dein Erfolg beurteilt werden. Wie viele der vorgenommenen Aktivitäten konnte ich erledigen? Welche hat länger gedauert? Was hat gut funktioniert? Mit jedem Tag kannst Du Deine Abläufe genauer planen.
Gut zu wissen: Vorlage für die ALPEN-Methode
Eine spezielle Vorlage ist für die Methode nicht notwendig, da eine einfache Tabelle völlig ausreichend ist. Wenn Du trotzdem auf der Suche nach einer geeigneten Vorlage bist, bieten einige Websites einen kostenlosen Download an!
Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
Zu den Vorteilen der ALPEN-Methode zählen vor allem:
- Kurze Vorbereitungszeit
- Hilfreiche Visualisierung des Tagesablaufs, z.B. als Liste oder Tabelle
- Pufferzeiten minimieren risikieren
- Flexible Einteilung, individuell für jeden Tag
- Erledigte Aufgaben durchzustreichen sichert Erfolgserlebnisse
- Fördert und belohnt Selbstdisziplin
Doch die Technik eignet sich nicht für jeden Tagesablauf und jeden Charakter. Die Nachteile der ALPEN-Methode:
- Die Umsetzung im Team ist aufgrund der gemeinsamen Terminsuche schwieriger
- Die anstrebten 40% Puffer sind in manchen Branchen zu viel und müssen reduziert werden
- Funktioniert bei einer klar abgesteckten To-Do-Liste am besten, aber nicht in agilen Umfeldern
- Ohne Selbstorganisation hilft die Methode nicht
ALPEN-Methode mit Software umsetzen
Die Umsetzung dieser Zeitmanagement-Methode kann auf viele Weisen erfolgen. Neben der manuellen Bearbeitung einer Liste auf Papier oder in Excel eignen sich dafür besonders Tools zur Aufgabenverwaltung, z.B. To-Do-Apps. Bei einigen Lösungen lassen sich alle benötigten Daten direkt festhalten und planen. Ein Beispiel für eine solche App ist die Cloud-Software factro. Mit ihr lässt sich die ALPEN-Methode mit nur wenigen Klicks vollständig digital abbilden.
In factro legst Du für jede Aktivität eine Aufgabe an, versiehst sie mit einem Zeitraum, einem geplanten zeitlichen Aufwand und einer Priorität und weist sie Dir selbst oder einem Deiner Teammitglieder zu. Neben den geplanten Aufwänden nimmt factro Deine erfassten Zeiten als Grundlage, um den Rest-Aufwand und den Delta-Aufwand zu berechnen. Mithilfe dieser Angaben kannst Du den Erfolg Deiner Zeitplanung direkt bewerten. So sieht das hier beschriebene Beispiel in factro aus:
Die Umsetzung der ALPEN-Methode mit dem Tool factro
Dank der vielseitigen Ansichten – Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm, Kanban Board und Tabelle – kannst Du die ALPEN-Methode als übersichtliche Liste, aber auch in anderen Darstellungen ganz nach Deinem Geschmack umsetzen. Zwischen allen Ansichten wechselst Du mit nur einem Klick. Und mit der Mobile App hast Du all Deine Aufgaben auch unterwegs immer griffbereit. Markiere abgeschlossene Tasks einfach als „Beendet“ und behalte Deine Erfolge stets im Blick. Zusätzlich hast Du ein Tool für effizientes Projektmanagement an der Hand.
Mit der ALPEN-Methode zu besserem Zeitmanagement
Die ALPEN-Methode ist eine hilfreiche Technik für das Zeitmanagement, die besonders bei Personen mit guter Selbstorganisation wirkt. Gleichzeitig hilft sie auch Neueinsteigern, jeden Arbeitstag besser zu managen. Die Technik beansprucht nur wenige Minuten und schafft einen zuverlässigen Überblick über alles, was ansteht.
Wie andere Zeitmanagement-Methoden, z.B. das Pareto-Prinzip, die Eisenhower-Matrix, Pomodoro-Technik, Eat the Frog oder Getting Things Done, ist das Konzept aber nicht universell einsetzbar. Wenn Deine Tasks abhängig von Abstimmungen im Team sind, dann fällt eine konkrete Planung schwerer. Auch in agilen Umfeldern ist eine Vorausplanung nicht immer möglich.
Mit Tools wie factro ist Aufgabenmanagement flexibel, digital und bestens für die Teamarbeit ausgelegt. Neben der ALPEN-Methode kannst Du auch umfangreiche Planungen ganzer Projekte vornehmen und im Team bearbeiten. Auch Selbstorganisations-Apps, helfen Dir enorm. So wird Dein Tagesablauf produktiver, transparenter und stressfreier.
