Mehr Struktur im Arbeitsalltag
Kennst Du das? Am Ende eines stressigen Arbeitstages hast Du trotzdem nicht alles geschafft, was Du Dir eigentlich vorgenommen hast. Schon wieder müssen einige ToDos auf die Liste von morgen verschoben werden. Das Problem: Du bist den ganzen Tag beschäftigt – was Dir allerdings fehlt, ist ein Plan, mehr Struktur und eine bessere Selbstorganisation. Wie das klappt? Mit effektiven Methoden für effiziente Selbstorganisation.
Schluss mit dem Aufgaben-Chaos
Es gibt Tage, an denen die Flut an Aufgaben kein Ende nehmen will, sich Überforderung breit macht und Tasks auf den letzten Drücker erledigt werden. In diesen Situationen schieben Mitarbeiter Aufgaben und ToDos von Woche zu Woche. Auch bei wichtigen Aufgaben kann es schnell dazu kommen, dass die Deadline verfehlt wird.
Was folgt sind Unzufriedenheit, Stress oder sogar Unannehmlichkeiten mit Auftraggebern. Methoden für ein besseres und effizientes Selbstmanagement helfen dabei, den Arbeitstag optimal zu strukturieren, Fokus auf dringende Aufgaben zu setzen und mehr in derselben Zeit zu schaffen. Wir zeigen Dir 7 Methoden, die Du unbedingt kennen solltest, um organisierter, produktiver und effizient an deinen Aufgaben zu arbeiten.
- Getting Things Done
- Zwei-Minuten-Methode
- Drei-Minuten-Regel
- ALPEN-Methode
- ABC-Methode
- Eat the frog first-Technik
- Pomodoro-Technik
1. Getting Things Done
Die Getting Things Done-Methode ist vor allem bekannt für ein verbessertes Selbstmanagement sowie mehr Produktivität im Arbeitsalltag. Bei dieser Technik werden alle Aufgaben bis hin zu den kleinsten ToDos aufgeschrieben, die dann – schriftlich festgehalten – nicht mehr vergessen werden können. Es entsteht also eine Aufgabenliste, die abgearbeitet werden kann. Unnötige Grübeleien über Unerledigtes, was nicht vergessen werden darf, fällt weg.
Im weiteren Schritt werden Aufgaben in kleinere Teilaufgaben gegliedert oder mithilfe einer Checkliste unterteilt. Große Aufgaben werden machbarer und haben ein kleineres Prokrastinationspotential – der „Aufschieberitis” geht’s an den Kragen.
Tipp: Schriftliche Notizzettel werden heutzutage von digitalen Tools mit integrierten ToDo-Listen ersetzt. Diese bieten nicht nur eine bessere Überblick, sondern können auch mit Kolleginnen und Kollegen geteilt sowie überarbeitet werden.
Eine solche Lösung bietet factro im neuen Fokus an. Hier kannst Du ganz einfach ToDo-Listen erstellen und Aufgaben in Deine persönliche Reihenfolge bringen. Für jede Liste kannst Du individuell Lese- und Schreibrechte vergeben. So können im Team ganz einfach ToDo-Listen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.
In 5 Schritten Deine Produktivität steigern
- Sammeln: Im ersten Schritt sammelst Du alle Aufgaben, ToDos und Termine zusammen und bereitest sie übersichtlich auf. Das klappt schriftlich meistens nicht ganz so gut. Deswegen setzen viele Projektleiter auf passende Tools, die alle anfallenden Aufgaben in einem Gesamtbild zeigen.
- Verarbeiten: Hier werden Aufgaben kategorisiert und in den richtigen Kontext eingeordent. Auch kann es passieren, dass ein Task nicht mehr relevant ist und damit gelöscht werden kann.
- Organisieren: Nun geht es darum, die Aufgaben zu organisieren. Welche Aufgabe erledigst Du selbst? Welche delegierst Du an Projektbeteiligte?
- Reflektieren: Aufgaben und ToDos regelmäßig up-to-date halten. Aufgaben, die bereits beendet sind, sollten nicht mehr auf der Liste bleiben, da das schnell unübersichtlich wird.
- Umsetzen: Im letzten Schritt geht es an die Umsetzung der Aufgaben. Hier ist es wichtig auf Priorität, Deadline sowie zeitlichen Aufwand zu achten.
Durch die detaillierten Schritte ist diese Methode allerdings nichts für Anfänger, da sie einige Zeit und Übung beansprucht und eine sofortige Umsetzung nicht direkt möglich ist. Durch die kontinuierliche Aktualisierung kann allerdings zu jeder Zeit ein Projekt sowie der Fortschritt überblickt werden. Gebündelt in einem Tool können Aufgaben so z.B im Projektstrukturplan als „Big Picture” gesehen werden.
2. Zwei-Minuten-Methode
Die 2-Minuten-Methode geht Hand in Hand mit der GTD-Technik und ist somit eigentlich keine eigenständige Methode. Trotzdem ist sie hier Erwähnenswert, weil sie es schafft, das Gedanken-Chaos zu minimieren. Die Anwendung ist so wie der Name selbst zu verstehen: Alles was Du innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst, solltest Du erledigen. Ganz nach dem Motto: „Was weg ist, ist weg.”
Die Methode ist nur dann sinnvoll, wenn die Sache auch sofort erledigt wird und das am besten ohne vorher noch einmal darüber nachzudenken. Die einzige Entscheidung, die zusätzlich gefällt werden muss, ist, ob diese Aufgabe auch wirklich wichtig ist – oder so unwichtig, dass sie direkt gestrichen werden kann.
Der positive Effekt ist vielversprechend – jedes erledigte ToDo kann abgehakt werden, sodass wieder ein Schritt Richtung Ziel getan ist.
3. Drei-Minuten-Regel
Auch die 3-Minuten-Regel geht mit der GTD-Technik Hand in Hand. Doch bei dieser Regel geht es darum, den inneren Schweinehund zu überwinden und Aufgaben direkt anzugehen. Aufgaben, die auf Deiner ToDo-Liste stehen, soll man der Regel nach drei Minuten lang machen. So gelingt es den Teufelskreis der Prokrastination zu beenden. Denn Psychologen sagen, dass aus drei Minuten schnell mal zehn oder 15 Minuten werden, auch wenn zum Start nur drei Minuten angesetzt sind.
Einfach anfangen und mit drei Minuten starten. Schnell wirst Du Erfolgserlebnisse haben und die Prokrastination aus Deinem Alltag verbannen. Aufgaben, die nur drei Minuten in Anspruch nehmen, lassen sich schnell erledigen und die ToDo-Liste wird nicht schon wieder endlos lang.
4. ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine klassische Zeitmanagement-Methode, bei der Aufgaben nach ihrer Dauer sowie Priorität eingeteilt werden. Besonders beliebt ist dieses Konzept, da es meist nicht länger als eine Viertelstunde für die Organisation braucht und den Tagesablauf spürbar optimiert.
In fünf Schritten Zeit effizient nutzen
- A – Aufgaben aufschreiben
- L – Länge einschätzen
- P – Pufferzeit einplanen
- E – Entscheidungen priorisieren
- N – Nachkontrolle der Ergebnisse
Die Methode ermöglicht eine Visualisierung des Tagesablaufs in einer Liste oder Tabelle und kann jeden Tag individuell eingeteilt werden. Die kurze Vorbereitungszeit bietet die Gelegenheit für eine sofortige Umsetzung – ohne zusätzliches Equipment. Nicht nur Erfolgserlebnisse werden gesichert, auch wird Selbstdisziplin gefördert und belohnt.
5. ABC-Methode
Die ABC-Analyse ist eine beliebte Methode, um Projekte, Termine, Aufgaben oder ToDos zu priorisieren – was bei der GTD-Technik eher in den Hintergrund rückt, kann durch diese Methode umgesetzt werden. Dabei werden alle Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt: A (wichtig und dringend), B (relativ wichtig) & C (nicht wichtig oder Routinetätigkeiten).
Die vorhandene Zeit wird wie folgt verteilt:
- A: ca. 60% der Zeit
- B: ca.25% der Zeit
- C: ca.15% der Zeit
Jede Aufgabe wird nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert
Bewertet wird nach Priorität, Dringlichkeit oder anhand der Wichtigkeit bzw. Umsätze der Kunden. Die Idee hinter dieser Methode ist, mit möglichst wenig Einsatz der Ressourcen den größtmöglichen Nutzen zu erreichen. Ihren Ursprung hat die ABC-Analyse aus der Materialwirtschaft, was allerdings auch in anderen Bereichen funktioniert. Zudem wird die ABC-Methode oft in Verbindung mit dem Pareto-Prinzip gebracht.
6. Eat the frog first-Technik
Bei dem Gedanken einen (lebendigen) Frosch zu verspeisen, vergeht wohl dem einen oder anderen der Appetit – ähnlich ist es bei unbeliebten großen Aufgaben in Projekten, die dann gerne liegen bleiben. Was genau bedeutet das jetzt? Das heißt, dass Du mit der wichtigsten sowie meistens schwierigsten Aufgabe in den Arbeitstag startest, sodass es im Nachhinein eigentlich nicht mehr schlimmer kommen kann.
Unangenehmes zuerst
Ob es das Unliebsame, Schlimmste oder Ungeliebte ist – solange eine Aufgabe nicht erledigt ist, begleitet sie Dich wie ein Schatten durch den Tag – immer bereit dazu ein schlechtes Gefühl auszulösen, weil sie immer noch nicht erledigt ist. Jetzt wird auch deutlich, warum die Methode sinnvoll ist. Sobald dieser schwierigste Task erledigt ist,
- hast du das Schwierigste am Tag bereits erledigt
- verschwindet der Gedanke daran.
- ein Gefühl von Stolz und Erfolg breitet sich aus.
- steigt Deine Motivation.
Also, nimm Dir morgens 5 Minuten Zeit, identifiziere die „schlimmste” Aufgabe und erledige sie sofort, ohne darüber nachzudenken.
7. Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Methode, die Aufwände von Aufgaben in 25-minütige Slots teilt, die wiederum von 5-Minuten-Pausen gefolgt werden. Die Technik steigert nicht nur die Konzentration, sondern ermöglicht auch ein fokussierteres Arbeiten.
Die Ursprünge der Methode gehen auf den Italiener Francesco Cirillo zurück, der seine ToDos produktiver erledigen wollte. In der Regel gibt es vier 25-Minuten-Intervalle. Im Anschluss gibt es eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten. Die Länge der Einheiten kann aber auch individuell auf den Task abgestimmt werden und so beliebig verlängert oder – für kleine Checklisten-Punkte – verkürzt werden.
In fokussierten Phasen arbeiten
Fazit: Strukturierte Selbstorganisation beginnt mit den richtigen Methoden
Die beste Methode bringt Dir allerdings nichts, wenn Du nicht anfängst. Sobald die ersten Schritte einer Aufgabe bewältigt sind und bereits Ergebnisse sichtbar werden, steigt auch Deine Motivation. Auch Apps für die Selbstorganisation können Dir enorm helfen. Für den Start geben wir Dir drei Tipps an die Hand.
Selbstorganisation lernen: 3 Tipps für Deinen Alltag
- Regelmäßige Anwendung: Nicht alle Methoden funktionieren für jeden. Es ist wichtig, die passende für sich zu finden. Das heißt, dass einiges ausprobiert und wieder über Bord geworfen werden darf. Manchmal funktioniert eine Methode auch nicht über Nacht – regelmäßiges Üben und Umsetzen führt schließlich zu einer erfolgreichen Anwendung und mehr Selbstdisziplin.
- Einfach halten: Viele Änderungen auf einmal können zu Überforderung führen. Probiere lieber erst eine neue Methode für Dich aus und entscheide, ob sie passt oder nicht.
- Zeit lassen: Neue Gewohnheiten benötigen Zeit – Gehirnforscher gehen davon aus, dass es 30 Tage dauert, um sich eine neue Angewohnheit anzueignen und eine schlechte los zu werden. So kann sich eine nachhaltige Routine einstellen.
