To-do & Aufgaben Apps: 8 beliebte Tools

Auf der Suche nach einer Aufgaben App?

In jedem Unternehmen und bei jedem Mitarbeiter fallen eine Vielzahl an Aufgaben und To-dos an. Und diese müssen koordiniert werden! Was ist schon erledigt? Was muss noch getan werden?

• Gehörst Du zu den Menschen, die verschiedene Aufgabenlisten führen? Heute, morgen, diese Woche, diesen Monat – jeweils für drei verschiedene Projekte?
• Heftest Du Dir lieber Post-its an Deinen Monitor – bis Du Deine Arbeit nicht mehr erkennen kannst?
• Oder nutzt Du ein Whiteboard oder ähnliches, das von oben bis unten vollgeschrieben ist?

Wenn Du tägliche To-dos managen möchtest, empfiehlt sich der Einsatz einer praktischen Aufgaben App. Diese unterstützt Dich bei der Planung, Verwaltung und Betrachtung von allen Tasks im operativen Geschäft.

Von der einfachen To-do Liste über Aufgabenmanagement bis zur umfangreichen Projektmanagement-Software: Der Markt für Aufgaben Apps ist groß und der Funktionsumfang oft sehr unterschiedlich. Wir geben einen Überblick über 4 beliebte Tools und ihre Fähigkeiten.

Erfolgreiche Aufgabenverwaltung mit einer PM-Software

Ziele einer Projektmanagement-Software: Überblick schaffen, Zettelwirtschaft minimieren und eine Übersicht der Gesamtsituation erhalten.

Auf den ersten Blick hilfreich: Für viele zunächst die klassische Excel-Liste. Hier hast Du das Gefühl, alle Aufgaben an einem Platz gesammelt zu haben und diese nach bestimmten Kriterien sortieren zu können. Doch Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm und kein Tool für Aufgabenmanagement.

Für die Aufgabenverwaltung gibt es eine Reihe von (kostenloser) Software als Cloud- bzw. App-Lösung, die sich darauf spezialisiert haben, Dir die Organisation und Verwaltung ein Stück weit abzunehmen, indem Du Techniken umsetzen oder alle Aufgaben immer griffbereit haben. Diese Programme bringen eine Menge Vorteile mit sich:

• Überblick
• Zeitersparnisse
• Effizientes Arbeiten
• Flexibilität und Risikominimierung.

Die Top 8 To-do und Aufgaben Apps

Im Dschungel der Tools zur Aufgabenverwaltung ist man schnell verloren. Die bunte Palette reicht von einfachen Listen-Programmen – wie Todoist und Wunderlist – bis hin zu ganzheitlichen Lösungen, mit denen man nicht nur Aufgaben erstellen, kommentieren und teilen kann, wie factro. Wir zeigen Dir fünf Tools, die das Projektmanagement vereinfachen. Um herauszufinden, welche dieser Apps sich am besten für Deinen Einsatzzweck eignet, kannst Du dich an den einzelnen Features und Informationen orientieren. So kannst Du in Zukunft Deine Produktivität steigern.

factro

Die Aufgaben-App und Projektmanagement-Softwarefactro eignet sich sowohl für die Verwaltung einzelner To-dos als auch für komplexe Projekte mit großen Teams. Mit verschiedenen Ansichten wie der Liste, dem Kanban Board, dem Gantt Chart und dem Projektstrukturplan kannst Du Aufgaben ganz nach Deinem Geschmack organisieren.

In factro kannst Du Aufgaben mit Teilaufgaben und einem Fälligkeitsdatum versehen, um nichts zu vergessen. Außerdem kannst Du Dokumente und Fotos in Deinen Aufgaben hochladen, damit Du alle Fortschritte stets zur Hand hast. Auch die Zusammenarbeit im Team geht ganz einfach mit Kommentaren und @mentions. Hilfreich ist auch die integrierte Zeiterfassung, mit der Du Aufwände planen und eintragen kannst.

Für immer wiederkehrende Aufgaben kannst Du ganz einfach Vorlagen anlegen, so sparst Du wertvolle Zeit und etablierst einen Standard.

Die Aufgabendetails in factro

Deine ToDos kannst Du im Fokus organisieren: Dort kannst Du eine Aufgabenliste für Dich oder sogar für ein ganzes Team anlegen. Dafür kannst Du Aufgaben per Drag&Drop in die Liste ziehen oder Notizpunkte anlegen, die keine Aufgabe darstellen. Zusätzlich kannst Du die ToDo-Liste mit anderen Teammitgliedern teilen. So sind Deine ToDos immer an einem Ort organisiert.

Die ToDo-Listen in factro

factro ist eine Cloud-Lösung und funktioniert mit allen aktuellen Browsern. Dadurch ist die Aufgaben App mit praktisch allen Systemen kompatibel – ob Mac, Windows oder Linux. Zudem steht die factro Mobile App für iPhone, iPad und Android bereit, damit Du auch unterwegs Deine Aufgaben bearbeiten und verwalten kannst.

Zu den Merkmalen von factro zählt:

• intuitive Bedienung bei großer Finktionsvielfalt
• deutscher Anbieter, deutscher Server-Standort & Datenschutz (100% Made in Germany)
• Anhänge, Kommentare und Prioritäten hinzufügen
• ToDo-Listen und Meeting-Funktion im Fokus
• benutzerdefinierte Felder einbauen
• Erinnerung bei zeitkritischen Aufgaben
• kostenlos mit bis zu 10 Leuten an beliebig vielen Projekten arbeiten

Link: factro

Todoist

Todoist ist, wie der Name andeutet, eine App im Stile einer Aufgaben-Liste. Alle Tasks können allein oder auch mit anderen Leuten bearbeitet werden. Außerdem lassen sich Listen auch thematisch sortieren oder ein Projekt mit untergeordneten Listen erstellen.

Dadurch eignet sich die Aufgaben App für Vorhaben mit kleinerem Aufwand – für komplexere Projekte fehlt der App aber der Tiefgang. Dieser kann je nach Anwendungsfall mit der Verknüpfung zu anderen Apps und Diensten wie Dropbox oder Zapier ausgeglichen werden.

Die App Todoist

Todoist gibt es für Smartphones und Tablets sowie am Computer. In der kostenfreien Version kannst Du mit bis zu 5 Personen arbeiten. Kommentare oder Anhänge sind aber erst in den Bezahltarifen möglich. Das Gleiche gilt für Erinnerungen oder Back-Ups.

Das macht Todoist aus:

• einfache Bedienung
• auch als App auf dem Smartphone/Tablet
• Verbindung zu anderen Apps und Diensten
• Prioritäten und wiederkehrende Aufgaben
• kostenlos mit bis zu 5 Personen arbeiten

Link: Todoist

Microsoft To Do

Microsoft To Do ist der Nachfolger von Wunderlist, was von Microsoft vor einiger Zeit übernommen wurde. Die App zeigt sich grundsätzlich als klassische To-do-Liste mit dem Fokus auf einzelnen, kleinen Aufgaben zur Tagesplanung.

Komplexere Aufgaben können mit Unterpunkten vertieft werden. Eine Erinnerungsfunktion weist den Nutzer auf anstehende Aufgaben hin. Eine Liste kann auch mit anderen geteilt werden, damit diese Aufgaben oder Checklistenpunkte bearbeiten. Ansichten oder Strukturen für größere Projekte gibt es hingegen nicht.

Microsoft To Do

Microsoft To To gibt es für Smartphones, Tablets und den PC.  Das macht die Aufgaben App aus:

• Kompatibilität zu Outlook-Aufgaben
• Anhänge und Erinnerungen
• automatische Vorschläge für den Tagesplan
• Erinnerungen erhalten
• Anhänge hinzufügen

Link: Microsoft To Do

Any.do

Any.do ist eine Aufgabenmanagement-App, die Dich dabei unterstützt, Aufgaben und ToDos optimal zu organisieren. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer Vielzahl nützlicher Funktionen ist Any.do ein Werkzeug für diejenigen, die ihren Alltag optimal planen und strukturieren möchten.

Die App ermöglicht es Dir, Aufgaben, Notizen und Unteraufgaben einfach zu erstellen, zu verwalten und zu priorisieren. Du kannst Dir Erinnerungen setzten, um sicherzustellen, dass Du keine Aufgaben mehr vergisst.

Darüber hinaus bietet Any.do die Möglichkeit, Listen zu erstellen und mit anderen zu teilen, was die Zusammenarbeit und Organisation von Projekten und Aufgaben erleichtert. Zudem kannst Du Fälligkeitsdaten hinterlegen, um auf einen Blick zu sehen, wann welche Aufgabe erledigt sein muss. So hast Du Dein Zeitmanagement mehr im Blick.

Any.do

Zu den Merkmalen von Any.do zählen:

• Intuitive Benutzeroberfläche für eine simple Bedienung
• Erstellen, Verwalten und priorisieren von Aufgaben und Notizen
• Einrichten von Erinnerungen
• Teilen von Listen
• Nahtlose Synchronisierung über mehrere Plattformen hinweg

Link: Any.do

Trello

Trello arbeitet ganz klassische mit einem Kanban Board, mit dem Du Aufgaben je nach Status verschieben kannst und einer Zeitleiste, die Dir eine grobe Übersicht über Dein Projekt bietet. Mit verschiedenen „Power-ups“ kannst Du Dein Board zudem individueller gestalten. Zusätzlich lässt sich diese Aufgabenverwaltungs-App in viele andere Anwendungen integrieren.

Das Trello Dashboard

Das bietet Dir Trello:

• einfache Bedienung
• übersichtliche Oberfläche
• Kanban Board als zentrale Ansicht
• viele Integrationen möglich

Link: trello.com

SmartSheet

SmartSheet ist eine Mischung aus Projektmanagement-Software und Tabellenkalkulationsprogramm. Es besteht demnach grundsätzlich aus Tabellen, ist aber trotzdem für die Arbeit im Team konzipiert. Durch die Orientierung an herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogrammen ist SmartSheet unglaublich flexibel, muss für eine optimale Nutzung jedoch erst einmal in seiner Vielfalt verstanden werden.

Das Gantt-Diagramm von Smartsheet

Das sind die Merkmale von Smartsheet:

• codefreie Workflows
• Dashboards mit aktuellen Zahlen
• Erweiterung der Funktionen durch Integrationen
• benutzerfreundliche Bedienung

Link: Smartsheet

Notion

Notion ist ein hervorragendes Tool, um To-dos und Aufgaben auf dem eigenen Schreibtisch zu sortieren und zu organisieren. Die Tasks können in Tabellen, Tafeln oder dem Kalender aufgerufen werden.

Das Tool kann an den eigenen Workflow angepasst werden, indem per Drag & Drop Ideen, Aufgaben oder Dokumente auf dem Dashboard in die passende Reihenfolge gebracht werden. Auch für die Zusammenarbeit im Team ist Notion geeignet, da neue Ideen immer direkt für weitere Projektbeteiligte freigegeben werden können.

Der Notion Kalender

Das kann Notion:

• Sprint-Tracking
• übersichtlicher Kalender
• benutzerdefinierte Workflows
• API für Einbindungen

Link: Notion.com

Miro

Miro ist ein digitales Whiteboard, also keine klassische Software für Aufgabenverwaltung. Es eignet sich gut, um im Team zusammenzuzarbeiten, z.B. beim Brainstorming. Zusätzlich kannst Du das Whiteboard aber auch mit Tabellen, Post-its und andere Werkzeuge genutzt werden, um Dein Board zu optimieren und Workflows darzustellen. Auch Vorlagen gibt es dafür. Zusätzlich bietet Dir Miro auch eine Timer-Funktion und verschiedene Integrationen für andere Tools an.

Die Miro-Benutzeroberfläche

Das erwartet Dich bei Miro:

• Brainstorming im Team
• hohe Flexibilität
• Visuelle Darstellung
• individuell anpassbar

Link: Miro.com