Projektportfolio-Management

An den richtigen Projekten arbeiten

Ein Unternehmen bearbeitet meist mehr als ein Projekt gleichzeitig. Budget, Projektmitglieder und Ressourcen müssen koordiniert werden. Schnell können Anzahl und Vielfalt an Projekten unübersichtlich werden – die Lösung: Projektportfoliomanagement (PPM).

Auch wenn Projekte im Projektmanagement einzeln betrachtet werden, sind sie meist abhängig voneinander und werden letztendlich nicht im Alleingang gemanaget. Organisationen stehen vor verschiedenen Fragen: Welche Projekte sollen priorisiert werden und sind damit wichtiger als andere? Wie verteile ich meine vorhandenen Ressourcen, damit ein Projekt möglichst schnell und effizient abgeschlossen werden kann? Wie können alle Projekte unter einen Hut gebracht werden?

Wer profitiert von PPM?

In besonders großen Unternehmen mit komplexen Projekten gehört das Projektportfoliomanagement bereits zum Arbeitsalltag. Portfoliomanager überwachen die Bearbeitung der richtigen Projekte zur richtigen Zeit, um eine hohe Transparenz im Projektmanagement zu schaffen. Sie stellen sicher, dass nur Projekte mit einem maximalen Nutzen für die Organisation umgesetzt werden. Aber auch kleinere Unternehmen können PPM für sich entdecken, um Ihren Blick zu schärfen und damit zielführendere Entscheidungen zu treffen.

Wir zeigen, welche Ziele PPM hat und wie Du Projektportfoliomanagement in Deinem Unternehmen umsetzen kannst. Ganz nach dem Leitspruch: Nicht nur die Projekte richtig bearbeiten, sondern die richtigen Projekte bearbeiten.

1. Was ist Projektportfoliomanagement?
2. Warum ist Projektportfoliomanagement sinnvoll?
3. Welche Rolle hat der Projektportfoliomanager?
4. Aufgaben im Projektportfoliomanagement
5. Die passende Software erleichtert PPM
6. Fazit: Erfahrungen werden im Projektportfolio festgehalten

Alle Projekte im Überblick durch Projektportfoliomanagement

1. Was ist Projektportfoliomanagement?

Durch die steigende Anzahl an Projekten in Unternehmen steigt auch die Komplexität. Projektportfoliomanagement ist die zentrale Verwaltung aller Projekte einer Organisation. Im Portfolio werden Ressourcen koordiniert, eine ganzheitliche Zeitplanung erstellt und Projekte nach ihrer Relevanz priorisiert.

„Gegenstand des Projektportfoliomanagements sind Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Um eine erfolgreiche Durchführung der Projekte zu sichern, werden im Portfoliomanagement mögliche Risiken und Chancen identifiziert. Außerdem muss geklärt sein, ob das jeweilige Projekt zur Unternehmensstrategie und zu den übergeordneten Zielen passt. Hier hilft ein „Big Picture“ über alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Projekte, das allen Beteiligten einen Gesamtüberblick verschafft.

Projektportfolio vs. Projektmanagement

Das reine Projektmanagement bezieht sich in erster Linie auf ein einzelnes Projekt mit den dazugehörigen Projektphasen. Es dreht sich vorrangig um die Aktivität im Projekt selbst. Im Mittelpunkt stehen Aufgaben zur Umsetzung bis hin zu einem erfolgreichen Projektabschluss.

? Im Gegensatz dazu geht es im Portfoliomanagement um die Frage: Passt dieses Projekt überhaupt zu unserer Organisation und ist die Umsetzung realisierbar?

2. Warum ist Projektportfoliomanagement sinnvoll?

Unterschiedliche Projekte benötigen dieselben (!) Ressourcen und sollen trotzdem parallel bearbeitet werden – ein Widerspruch? Im Projektportfolio geht es genau um diese Koordination der vorhandenen Kapazitäten.

Da viele Projekte oft (indirekt) voneinander abhängen oder sich grundsätzlich ausschließen, ist ein genauer und aussagekräftiger Überblick über die vorherrschende Projektkonstellation wichtig. Hier gilt es, sich zu fokussieren und strategisch auszurichten: Daher sollten nur Projekte Berücksichtigung finden, die zur Unternehmensstrategie passen oder ein hohes Potential bieten.

Außerdem sollen Projektbeteiligte – durch zu viele gleichzeitige Projekte – nicht „überfordert“ werden. Durch ein permanentes „Hin und Her“ leidet vor allem die Identifikation mit dem Projekt und am Ende des Tages die Qualität. Auftraggeber und das Management sollen mit dem Projektergebnis schließlich zufrieden sein.

Darüber hinaus zählt auch die Business-Relevanz: Neue Projekte werden erst bearbeitet, sobald sie priorisiert wurden. Ohne PPM wird ein Projekt häufig nicht nach Bedeutung, sondern eher nach Belieben ausgewählt. Das kann im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führen.

Die 6 Ziele von Projektportfoliomanagement

1. Realisierbarkeit erreichen: Sind finanzielle und technische Möglichkeiten vorhanden? Passt das Projekt zum Unternehmen?
2. Nutzen maximieren: Das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen für die Organisation sollte stimmen.
3. Projektauswahl vereinfachen: Es wird nicht mehr das Lieblingsprojekt gewählt, sondern das mit dem größten Potential.
4. Ressourcenverteilung überblicken: Projektbeteiligte, Budget und Ressourcen müssen sinnvoll auf alle Projekte verteilt werden. Kapazitäten werden von vornherein geplant.
5. Risiken minimieren: Durch eine Analyse der Chancen und Risiken wird ein Überblick im Vorfeld geschaffen.
6. Höheren Output erzielen: Mit einer effizienten Ressourcenauslastung und Planung der einzelnen Projekte im Gesamtkontext, kann ein größerer Output generiert werden.

Die richtige Ressourcenverteilung vereinfacht die Umsetzung der anstehenden Projekte

3. Welche Rolle hat der Projektportfoliomanager?

Die Aufgaben des PPM liegen in der Hand des Projektportfoliomanagers. Die Auswahl über die anstehenden Projekte, das Koordinieren und Priorisieren laufen über seinen Schreibtisch. Der Portfoliomanager stellt sich grundsätzliche Fragen, die noch vor der Projektplanung geklärt werden.

• Wie hoch ist das Risiko das Projektziel nicht zu erreichen?
• Bestehen Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten, stimmen die festgelegten Prioritäten?
• Bestehen positive oder negative Einflussmöglichkeiten auf das geplante Projekt?
• Wie kann die Zusammenarbeit außerhalb des Projektteams verbessert werden?
• Gibt es Zielkonflikte, unterschiedliche Interessen und Sichtweisen?

4. Aufgaben im Projektportfoliomanagement

5. Die passende Software erleichtert PPM

Einige Projektmanagement-Experten sind der Meinung, dass gerade im Multiprojektmanagement die Bearbeitung mehrerer komplexer Projekte ohne passende Software fast unmöglich ist. Warum? Weil eine Multiprojektmanagement-Software viele Schritte deutlich erleichtern kann und somit eine optimale Unterstützung im Projektportfolio bietet.

Alle Projekte in einer digitalen Ablage

Eine cloudbasierte Software-Lösung bietet eine Übersicht aller To-dos und Aufgaben in den einzelnen Projekten und gibt gleichzeitig eine Gesamtübersicht aller Projekte einer Organisation. Eine dieser PM-Softwares ist factro. Nicht nur Portfoliomanager und Projektleiter haben damit immer Zugriff auf die aktuellsten Daten eines Projekts, sondern auch alle Beteiligten eines Teams.

Auf dem Dashboard sind alle Projekte gesammelt. Verantwortliche bekommen eine Übersicht über die Priorität eines Projekts und eine umfassende Zeitplanung, inklusive Soll-/ Ist-Vergleich.

Projektüberblick in factro

Einfach Kapazitäten planen

Die „richtige“ Kapazitätenplanung ist eine der Hauptaufgaben im PPM. Eine passende Einteilung der vorhanden Ressourcen erleichtert den reibungslosen Ablauf eines Projekts. Geklärt wird: Wo wird welches Arbeitsmaterial benötigt? Welche Mitarbeiter eines Teams sind frei?

Durch die gesamte Planung an einem Ort werden Überschneidungen sichtbar und eine Doppelbelegung vermieden. Die Ära loser Zettel oder unübersichtlicher Excel-Tabellen ist damit vorbei.

Mit digitalen Werkzeugen, wie etwa dem Gantt-Diagramm oder dem Projektstrukturplan, entsteht ein Überblick aller Bereiche. Bei einer kurzfristigen Änderungen – zum Beispiel durch den Ausfall eines Mitarbeiters – sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand und können flexibel darauf reagieren.

Eine Auslastungsübersicht erleichtert die Kapazitätsplanung massiv

Wir-Gefühl mithilfe von Kommunikationstools

Generell gilt allerdings: Das beste Tool bringt einer Organisation keine Vorteile, solange Verantwortlichkeiten, transparente Kommunikation und die allgemeine Projektorganisation nicht ausreichend geklärt sind. Deshalb sollte auch auf Kommunkationstools, wie beispielsweise Slack, nicht verzichtet werden.

Gerade in Zeiten von Home Office und Remote Work wird der Austausch immer wichtiger, damit alle Projektbeteiligten eine Einheit bilden. Letztendlich kann durch die richtige Teambildung die Zusammenarbeit verbessert werden.

6. Fazit: Erfahrungen werden im Projektportfolio festgehalten

Vor allem große Unternehmen, mit vielen Projekten parallel, profitieren von einem Projektportfolio. Aber auch kleinere Organisationen, die eine erfolgreiche Projektdurchführung anstreben, sollten PPM nicht vernachlässigen. Eine langfristige Etablierung bringt echten Nutzen, wenn sie kontinuierlich – durch Erfahrungswerte (sogenannte Lessons Learned) – aktualisiert wird.

Außerdem können mithilfe des richtigen Tools viele Schritte erleichtert werden, die in einer so kurzen Zeit vorher nicht möglich waren. Gerade durch die laufende Digitalisierung werden Projekte immer schneller und erfolgreicher umgesetzt. Um die eigene Marktposition zu sichern und Projektziele erfolgreich zu erreichen, ist eine Projektmanagement-Software aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken.