Planung, Steuerung, Kontrolle
In vielen Unternehmen stehen (neue) Projekte auf der Tagesordnung: Arbeitspakete müssen mit Aufgaben gefüllt, die Zuordnung der Mitarbeiter muss überblickt und Ressourcen sowie mögliche Engpässe im Auge behalten werden. Gerade große Vorhaben bestehen aus vielen einzelnen Prozessen, die nicht aus dem Ruder laufen dürfen. Na, kommt Dir das Ganze bekannt vor? Eine Übersicht liefert die Projektverwaltung.
Die Projektverwaltung ist ein Teil des Projektmanagements
Die Projektverwaltung ist also ein Teil des Projektmanagements und bezieht sich auf eine transparente sowie vor allem nachvollziehbare Dokumentation der einzelnen Vorgänge in Projekten. Eine ausführliche Dokumentation bzw. Verwaltung trägt dazu bei, in nächsten Projekten noch besser zu sein und aus den eigenen Fehlern zu lernen.
Das klingt nach Mehraufwand? Eben nicht! Ein unorganisiertes Projekt ohne einheitliche Struktur ist im Nachhinein oft aufwendiger als eine gut geführte Verwaltung. Wir zeigen Dir, warum Du von der Projektverwaltung profitierst und wie die passende Projektmanagement-Software jedes Vorhaben unterstützt und Dein Projekt fast wie von selbst verwaltet.
- Was ist Projektverwaltung?
- Inhalt der Projektverwaltung
- Projektverwaltung mit einer PM-Software zahlt sich aus
- Welche Vorteile ergeben sich aus der Projektverwaltung?
- Fazit: Digitale Tools für eine zentrale Übersicht
Die Projektverwaltung organisiert Vorgänge in Projekten und beinhaltet eine gut geführte Dokumentation der Prozesse
1. Was ist Projektverwaltung?
Der Begriff „Projektverwaltung“ bezeichnet die Verwaltung von Vorhaben und Prozessen in Projekten. In der Literatur unterscheidet sich die genaue Definition stark – unterschiedliche Quellen definieren die Projektverwaltung mal mehr, mal weniger breit. Allerdings kann festgehalten werden: Im Projektalltag hat die Verwaltung vor allem eine Controlling- und Dokumentationsfunktion.
Somit umfasst eine effiziente Projektverwaltung Vorgänge, Budget, Auslastung, Kapazitäten und Ressourcen. Sie ist letztendlich ein Bestandteil für einen erfolgreichen Projektabschluss. Zusätzlich wird ein produktiver Projektablauf unterstützt, der z.B. regelmäßige Plan- und tatsächliche Ist-Aufwände vergleicht.
Projektverwaltung als Grundlage für einen Soll-Ist-Vergleich
Die Verwaltung eines Projekts enthält also als Grundlage den Soll-Ist-Vergleich über Teilziele, Aufgaben und Ergebnisse. Dadurch wird klar, in welcher Phase sich welcher Vorgang befindet. Damit überblicken Projektmanager leicht den aktuellen Zustand des laufenden Projekts und können gleichzeitig Beteiligte über den Status Quo informieren.
Auf einen Blick: Welche Kennzahlen liefert die Projektverwaltung?
- Geplanter Aufwand eines Vorgangs und wie viel tatsächlich eingesetzt wurde
- Meilensteine vs. erzielte Zwischenergebnisse
- Eingeplante Termine gegenüber den tatsächlich stattgefundenen Terminen
- Geplantes Budget vs. aktuelle Kosten
Warum ist die Projektverwaltung wichtig?
Projekte setzen sich aus vielen Aufgaben, Terminen, Meilensteinen und Deadlines zusammen. Vorhaben oder auch Prozesse laufen dabei häufig parallel und müssen daher koordiniert werden, um den zeitlichen Aufwand so effektiv wie möglich zu gestalten.
Die Projektverwaltung organisiert genau diese Koordination und unterstützt einen erfolgreichen Projektablauf. Es werden nicht nur Arbeitspakete gebildet und Aufwände geschätzt, sondern auch regelmäßige Projektstatusberichte erstellt, die einen Überblick über den aktuellen Stand im Projekt liefern – das schafft im zweiten Schritt Transparenz im Team.
Mit einem Statusbericht sind alle Projektbeteiligten auf einem einheitlichen Stand
2. Inhalt der Projektverwaltung
Nun stehst Du – als Projektleitung, Teammitglied oder Management – vor der Frage, was denn überhaupt alles zur Projektverwaltung gehört? Welche Faktoren sind relevant?
Inhaltliche Bestandteile
Sämtliche Vorgänge eines Projekts müssen übersichtlich festgehalten werden. Dazu zählen:
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Hier wird geklärt, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Festgelegt werden hier:
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Wichtige Dokumente, die zum Projekt gehören müssen schnell auffindbar sein. Das sind z.B.:
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Eine Übersicht der zeitlichen Rahmenbedingungen im Projekt setzen:
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Im Überblick der Projektverwaltung sollte stets die Auslastung der Mitarbeiter sowie die benötigten Ressourcen sein.
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| Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, kann es archiviert werden. Wichtig ist ein zentraler Speicherort, auf den bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. |
3. Projektverwaltung mit einer PM-Software zahlt sich aus
Eine Projektverwaltung bringt einen enormen Abstimmungsaufwand mit sich – die Kommunikation per E-Mail kann da unübersichtlich werden. Aufgaben können nur manuell verteilt und individuell dokumentiert werden. Das wird schnell mühselig und ist zusätzlich sehr fehleranfällig, wenn z.B. Aufgaben falsch zugeteilt wurden. Und genau hier kommt die Projektmanagement-Software ins Spiel: Sie verwaltet alle Projektinformationen in einer Cloud, auf die Beteiligte von überall zugreifen können.
Das PM-Tool bietet eine zentrale Übersicht über alle Projekte, Aufgaben und Teammitglieder eines Unternehmens. To-dos sind jederzeit abrufbereit und durch die Echtzeiterfassung stets auf dem neusten Stand. Das verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern unterstützt ebenfalls die agile Teamarbeit.
Ein zentraler Überblick über relevante Informationen unterstützt eine bessere Zusammenarbeit
Welche Informationen liefert das Tool?
Transparent verfügbar ist die Projektbeschreibung, Verantwortung, Ziele, Zeitraum in dem das Projekt stattfindet, wichtige Dokumente sowie Kick-Off-Meetings und weitere Termine. Dazu sind Neuigkeiten für alle gleichzeitig verfügbar. Das können z.B. Anmerkungen, Änderungen und aktuelle Meldungen sein.
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Überblick in Projekten und Aufgaben
Allgemeine Projektinformationen wie Projektname, Erfassung der Aufwände, Status und Verantwortlichkeiten sind in der Projektübersicht sofort sichtbar. Im Tortendiagramm erkennst Du schnell, welche Aufgaben noch offen, bereits erledigt oder kritisch im Hinblick auf die Deadline sind. Das erhöht die Transparenz im Projektfortschritt, den Beteiligte ebenfalls leicht nachvollziehen können.
Der kompakte Projektüberblick in factro
Aufgaben können im Projektstrukturplan in mehrere Aufgabenpakete gegliedert und Teammitgliedern zugeordnet werden. Unterschieden wird zwischen Verantwortlichen und Ausführenden, sodass eine Doppelung ausgeschlossen wird. Im weiteren Schritt bildet das Gantt-Diagramm eventuelle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ab.
Die Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen erkennst Du anhand der Pfeile im Gantt Chart
Projektrelevante Dokumente und Termine können dem jeweiligen Projekt direkt angehangen werden, sodass weder Aufträge noch Rechnungen verloren gehen. Die Arbeit mit einer passenden digitalen Lösung ist für alle Beteiligten sehr viel einfacher und transparenter, da alle denselben Informationsstand haben.
📚 Hier findest Du Vergleichsartikel zu unterschiedlichen Software-Anbietern im Projektmanagement
Durch die zunehmende Digitalisierung ist die Auswahl an Projektmanagement-Tools deutlich gestiegen. Eine gute Übersicht bieten folgende Artikel:
- Kostenlose Projektmanagement-Tools: Die 20 Besten im Vergleich (gruender.de – Software & Tools)
- 10 Projektmanagement Tools, die Ihren Alltag erleichtern (socialmediaakademie.de – Social Media Akademie)
- Projektverwaltung – Projektmanagement Freeware (projektmanagement-freeware.de – PM-Software-Vergleich)
4. Welche Vorteile ergeben sich aus der Projektverwaltung?
Die Verwaltung im Projekt ist für einen erfolgreichen Projektabschluss hilfreich, steigert allerdings den Arbeitsaufwand – das passende Tool unterstützt allerdings bei der Umsetzung, sodass die Vorteile überwiegen.
Fünf Vorteile – ganz konkret:
- Transparenz fördern: Nicht nur Du selbst behältst einen Überblick über Vorgänge, Kosten und Deadlines. Nein, auch Dein Team ist durch eine professionelle Projektverwaltung stets auf dem neusten Stand.
- Projektaufwände reduzieren: Du glaubst, eine gute Verwaltung Deiner Projekte bedeutet mehr Aufwand in Deinem Arbeitsalltag? Aufwendig wird es erst, wenn Du Prozesse nicht mehr überblickst. Denn die Projektverwaltung setzt neben einer guten Dokumentation zusätzlich Standards für zukünftige Projekte auf die leicht zurückgegriffen werden kann.
- Auslastung im Blick: Wo sind Überschneidungen? Wann ist welcher Mitarbeiter verfügbar? Gibt es eventuell Engpässe bei den Ressourcen? Mit der Projektverwaltung werden diese Faktoren überblickt und können bei Bedarf angepasst werden.
- Bessere Planung:Die Projektverwaltung macht deutlich in welcher Phase sich ein Projekt gerade befindet. Die Frage nach Aufwänden, Budget oder der Zeitplanung kann dadurch leichter beantwortet werden.
- Automatische Dokumentation: Mit der kontinuierlichen Planung des Projekts entsteht automatisch eine Dokumentation, die auch in Folgeprojekte hilfreich sein kann. Fehler, die behoben wurden, können auch zukünftig eine Stütze sein – sog. Lessons Learned.
5. Fazit: Digitale Tools für eine zentrale Übersicht
Eine ausführliche Projektverwaltung ist also in jedem Projekt extrem sinnvoll. Vorgänge sowie Zuständigkeiten sind festgehalten und Dokumente, Zeitpläne bzw. Soll-Ist-Vergleiche können von Projektbeteiligten eingesehen werden. Mit einem digitalen Tool ergibt sich die Projektverwaltung ganz automatisch mit Erstellung des Projekts. Der extra Schritt fällt also weg, denn die Software hat alle relevanten Informationen zum Projekt in einer Cloud gespeichert.
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