So funktioniert erfolgreiche Projektkommunikation

Was beinhaltet Projektkommunikation eigentlich? Vor welche Herausforderungen werden Projektmanager gestellt? Und wie findet ein erfolgreicher Austausch im PM-Tool statt?

Transparenter Austausch im (agilen) Projektmanagement

Machen wir es kurz: Ein nicht ausreichend kommuniziertes Projekt ist zum Scheitern verurteilt. Zugegeben – vielleicht nicht immer, aber vor allem dann, wenn es sich nicht mehr nur um ein „Ein-Mann-Projekt” handelt. Sobald ein ganzes Team in einem Projekt involviert ist, führt das zu Chaos, Problemen und zu keiner effizienten Arbeitsweise. Gerade deswegen ist die Projektkommunikation ein zentraler Bestandteil während der gesamten Durchführung eines Projekts.

Unklare Anforderungen durch fehlende Botschaften

Die Kommunikation im Projekt ist also ausschlaggebend für den Projekterfolg. Projektbeteiligte werden dabei nicht nur über Hintergründe informiert, sondern erhalten außerdem notwendige Anforderungen und werden laufend Up-to-date gehalten. Fehlen diese Botschaften bzw. ein Kommunikationsplan, kann es schnell passieren, dass Auftraggeber unzufrieden mit dem Ergebnis sind oder das Projekt einen höheren Zeitaufwand benötigt als notwendig, da mehr Iterationen erforderlich sind.

Also, was beinhaltet Projektkommunikation eigentlich? Vor welche Herausforderungen werden Projektmanager gestellt? Und wie findet ein erfolgreicher Austausch im PM-Tool statt?

  1. Projektkommunikation – eine Definition
  2. Ziele der Projektkommunikation
  3. Projektmanagement-Software als zentraler Ort der Projektkommunikation
  4. Fazit: Wie Informationen vermittelt werden ist ein entscheidender Erfolgsfaktor
Junges Team arbeitet mit Karten
Die Projektkommunikation liefert laufend Informationen zum Projekt an das Team

1. Projektkommunikation – eine Definition

Bei der Projektkommunikation geht es darum, allen Beteiligten Informationen im Bezug auf das Projekt zur Verfügung zu stellen. Das sind z.B. Deadlines, Aufgaben, Termine, Meetings, Umfang oder Budgets. Unter anderem werden Fragen wie „Was ist das Ziel? Welche Anforderungen hat der Auftraggeber? Wie ist der aktuelle Stand des Projekts? Welche Ergebnisse können erwartet werden?” beantwortet.

Die Projektkommunikation ist also jegliche Interaktion zwischen Projektmanager, Projektteam, Management, Auftraggeber, Lieferanten und allen weiteren Stakeholdern, die etwas mit dem Projekt zu tun haben.

📌 „Kommunikation ist das A & O jeglichen Projektmanagements. Ohne Kommunikation ist kein Projekt möglich. Eine gut funktionierende, effektive Kommunikation zwischen allen an einem Projekt Beteiligten ist sogar noch mehr: nämlich der Schlüssel zum Erfolg.”Projektmanagement Definitionen

Laufender Dialog zwischen Projektbeteiligten

Die Projektkommunikation findet während der gesamten Durchführung eines Projekts statt. Sie startet noch vor dem Startschuss in ein neues Vorhaben und endet erst, nachdem das Projekt samt Dokumentation sowie Lessons Learned abgeschlossen ist. Um immer auf einem einheitlichen Stand mit allen Beteiligten zu bleiben, muss jegliche Kommunikation festgehalten und laufend aktualisiert werden.

2. Ziele der Projektkommunikation

Ziel der Projektkommunikation ist ein Informationsaustausch. Fragen, Probleme und Herausforderungen sollen möglichst schnell und einfach geklärt werden können. Dieser Austausch soll zu dem die Motivation im Team steigern und das Verständnis positiv beeinflussen.

Das sind konkrete Ziele des Informationsaustausches

  • Projektziele verdeutlichen
  • Projektdurchführung optimieren
  • Informationen über den Projektverlauf an Stakeholder übermitteln
  • Motivation und Produktivität steigern
  • Kontinuierlicher Dialog zwischen Akteuren
  • Laufend Feedback einholen
  • Unsicherheiten und Probleme lösen
  • Zuweisung der Aufgaben an Projektmitarbeiter übersichtlich gestalten

Ein erfolgreicher Austausch im Projekt gibt Projektbeteiligten also nicht nur alle notwendigen Informationen an die Hand, sondern bezieht jeden einzelnen Mitarbeiter über Projektphasen hinweg mit ein und klärt das „warum” dahinter.

Zwei Personen sitzen vor einem Laptop
Hauptziel der Projektkommunikation: Informationsvermittlung an alle Akteure

3. Projektmanagement-Software als zentraler Ort der Projektkommunikation

In vielen Teams gehört die Informationsvermittlung per E-Mail immer noch zur Tagesordnung: Der aktuelle Projektstatus an den Auftraggeber, eine neue Aufgabe an die Projektmitarbeiterin und der Hinweis zur Deadline an den Lieferanten. Als Projektleitung kann man sich da schnell im E-Mail-Chaos verlieren.

Wer kennt es nicht: Sie sitzen in einer Besprechung mit einem Vorgesetzten, um mit ihm die neusten Zahlen durchzugehen, die sie vorher von ihrem Teamkollegen per E-Mail zugeschickt bekommen haben. Da das nicht die einzige E-Mail an diesem Tag war, stehen sie vor dem Problem, diese überhaupt zu finden. Die ausgiebige Suche kostet Zeit und beansprucht die Geduld ihres Gegenüber.

Eine effiziente Projektkommunikation findet in einer Projektmanagement-Software statt, denn im Tool wird das Projekt als ein Gesamtbild abgebildet. In der Software sind Informationen immer griffbereit und können von allen Akteuren zu jeder Zeit aufgerufen werden. Außerdem werden Änderungen laufend erfasst und können von allen mitverfolgt werden – was vor allem für das agile Projektmanagement wichtig ist.

Projekt- und aufgabenbezogene Kommunikation

Der Austausch sollte im Tool immer projekt- oder aufgabenbezogen stattfinden, um Informationen leichter zuordnen zu können. Auf der Aufgabenebene können dann z.B. im Kommentarfeld Fragen gestellt und beantwortet werden. Aktuelle Ereignisse können damit direkt an Vorgesetzte übermittelt werden.


Neuer Kommentarverlauf bringt Übersicht
Der Kommentarverlauf vereint Dateien und Kommentare für mehr Kontext

Durch die eindeutige Kommunikation in den Kommentaren einer Aufgabe, kann auch noch Wochen später nachvollzogen werden, in welchem Kontext dieser steht. Die Software überblickt außerdem Zeiträume, Deadlines, Statusberichte und verantwortliche sowie ausführende Projektmitglieder, auf die sich vor allem in Meetings bezogen werden kann.

Durch die laufende Aktualisierung von Projektinformationen entstehen keine Lücken im Informationsfluss, da wichtige Details festgehalten werden – oder gehen nicht als E-Mail samt Anhang im sowieso schon überfüllten Postfach verloren. Durch die Projektkommunikation im Tool werden alle wichtigen Details, Probleme, Fragen und Herausforderungen automatisch gespeichert – eine zusätzliche Dokumentation fällt also weg.

Fünf Tipps, um noch eindeutiger im Tool zu kommunizieren

  1. Verständliche und zielgruppengerechte Informationsvermittlung: Kurz und eindeutig.
  2. Aufgabenbezogen kommunizieren: In Aufgaben den richtigen Ansprechpartner finden und Projektkollegen per @-Mention direkt ansprechen.
  3. Anhänge aus E-Mails von Externe in der dazugehörigen Aufgabe speichern oder direkt als Gast-Nutzer in die Cloud einladen
  4. Regelmäßig Änderungen vornehmen, damit veraltete Informationen aktualisiert werden
  5. Schreib- sowie Zugriffsrechte für Aufgaben und Projekte vergeben

4. Fazit: Wie Informationen vermittelt werden ist ein entscheidender Erfolgsfaktor

Erfolgsfaktoren in der Projektkommunikation sind also nicht nur welche Informationen vermittelt werden, sondern auch wie. Der Austausch per E-Mail wird schnell unübersichtlich und auch Excel-Listen oder Word-Dokumente führen zu keiner professionellen Projektkommunikation.

In einer Software wird das Projekt als Gesamtbild erfasst. Die projekt- oder aufgabenbezogene Kommunikation vereinfacht den detaillierten Austausch im Projektteam und liefert ein klares Bild für das Management sowie Auftraggeber. So haben alle Beteiligten immer einen Überblick über den aktuellen Status, Deadlines, Anmerkungen und Fortschritt im Projekt.

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