So setzt Du die OKR-Methode um: Definition & Tipps

Visionen, Missionen und Ziele setzen

Unternehmen stehen vor zahlreichen Herausforderungen: sich schnell verändernde Märkte, wachsender Wettbewerb und unvorhersehbare externe Einflüsse. In einem Umfeld, das von ständiger Veränderung geprägt ist, wird es für Unternehmen zunehmend schwierig, klare Objektives zu setzen und diese zu erreichen.

An dem zuvor beschriebenen Problem setzt die Objectives and Key Results-Methode an. Anstatt sich in komplexen sowie starren Planungsprozessen zu verlieren, bietet die OKR-Methode eine agile und fokussierte Möglichkeit, Ziele festzulegen, den Fortschritt zu messen und eine Strategie zu entwickeln. Diese Zielsetzungen werden z.B. auf Quartalsbasis getroffen und bieten einen transparenten Überblick über die Objektives aller Abteilungen und Mitarbeitenden. Es geht also vor allem um Ziele, Ausrichtung und Transparenz.

Durch die eindeutige Ausrichtung auf die Objectives und die Messung der Schlüsselergebnisse hilft OKR den Unternehmen dabei, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und gleichzeitig den Fokus auf die wesentlichen Ziele zu behalten. In diesem Blogartikel bekommst Du einen Einblick in die OKR-Management-Methode, erfährst mehr über ihre Grundprinzipien und Vorteile und bekommst praktische Anwendungsbeispiele an die Hand.

Mit der OKR-Methode sollen Ziele erreicht werden

Definition: OKR-Methode einfach erklärt

Die OKR-Methode ist eine Managementmethode, die als eine Art Rahmenwert zur Setzung von Zielen dient. Sie unterstützt ein Unternehmen dabei, sich auf die gemeinsamen Ziele zu fokussieren und diese langfristig zu erreichen. Dabei steht OKR für die englischen Begriffe “Objectives and Key Results”, was übersetzt für Ziele und Schlüsselergebnisse steht. Die OKR-Methode fördert dabei praktisch die Kommunikation solcher Ziele über alle Ebenen und Abteilungen eines Unternehmens hinweg.

💡 Woher kommt die OKR-Management-Methode?

Die OKR-Methode ist auf das Management-Konzept “Management by Objectives” von Peter Drucker zurückzuführen, das in den 1950er Jahren publiziert wurde. Das Konzept bezog sich damals schon auf den Schwerpunkt der Festlegung klarer Ziele und deren Überprüfung.

Später wurde die Methode vor allem durch Unternehmen wie Intel, Google und andere Tech-Unternehmen bekannt. OKR erwies sich als ein wirksames Instrument zur Förderung der Teamarbeit und der Fokussierung auf die Ergebnisse. Heutzutage wird die OKR-Methode in verschiedenen Unternehmen aus verschiedenen Branchen und Größenordnungen angewendet.

OKR-Framework

Bei der OKR-Methode (Management by Objectives) werden Ziele, also die Objectives, bestimmt, die die gewünschten Resultate beschreiben. Ziele werden immer von einem Unternehmen oder einem Team festgelegt, wobei es entscheidend ist, dass die wichtigsten Ziele, ähnlich wie die SMART-Ziele oder dem Scrum, klar, inspirierend und messbar formuliert werden.

Zusätzlich werden zu jedem Ziel noch Key Results benannt. Diese stellen konkret messbare Indikatoren dar, mit deren Hilfe der Fortschritt gemessen werden kann. Die Key Results dienen ebenfalls dazu, den Erfolg zu messen. Somit zielt die OKR-Methode darauf ab, die Unternehmungen einer gesamten Organisation auf die Unternehmensziele auszurichten und fokussiert sich auf messbare Ergebnisse.

OKRs und KPIs – wo liegt der Unterschied?

Die Abkürzung KPI steht für Key Performance Indicators und bedeutet übersetzt Schlüsselkennzahlen. KPIs werden genutzt, um spezifische Leistungsmetriken zu messen, die sich auf den Erfolg, die Auslastung oder die Leistung des Unternehmens beziehen.

Die OKR-Methode ist, im Gegensatz zu den KPIs, der bessere Weg, um eindeutige Objectives und Key Results für ein Team oder ein Unternehmen ganzheitlich festzulegen. Die Key Performance Indicators (KPI) sind dabei eine hilfreiche Stütze, um die festgelegten OKRs zu messen. Auch ergeben sich aus einigen KPIs richtig gute Schlüsselergebnisse, also KRs.

💡 OKR versus MBO

Die OKR-Methode als Zielmanagement-Methode baut zwar auf dem Konzept der Management by Objectives (MBO)-Methode auf, beide verfolgen aber andere übergeordnete Ziele. Das Konzept Management by Objectives stellt die quantitative Zielerreichung in den Vordergrund und die OKR-Methode die qualitative Berechnung der Objectives und Rey Results.

Die 5 OKR-Prinzipien

Die OKR-Methode basiert auf einigen Prinzipien, die dabei unterstützen, die Zielsetzungen des Unternehmens einzuhalten und somit eine Leistungssteigerung zu fördern:

1. Einfachheit: Alle OKRs sollten einfach, verständlich und transparent formuliert werden, damit sich alle aus dem Team auf das Wesentliche konzentrieren und dasselbe verstehen.
2. Fokus: Damit die Ressourcen eines Unternehmens immer effektiv eingesetzt werden, konzentrieren sich Projektgruppen auf eine limitierte Anzahl von OKRs. So liegt der Fokus auf dem, was gerade wirklich relevant ist.
3. Ambitioniert: Damit OKRs ihre Wirkung zeigen und Teams ihr volles Potenzial ausschöpfen können, sollten diese anspruchsvoll sein und so die intrinsische Motivation steigern.
4. Transparenz: Die OKRs müssen im Unternehmen und den einzelnen Teams immer offen kommuniziert werden, damit Mitglieder verstehen, wie ihre persönliche Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt. Außerdem wird die Zusammenarbeit für die Offenheit gefördert.
5. Verantwortlichkeit: Durch die OKRs werden klare Verantwortlichkeiten vergeben und für die Erreichung der Ziele, Verantwortungen übertragen.

Die OKR-Methode fördert die Teamarbeit

Vorteile der OKR-Methode

Natürlich bringt die OKR-Management-Methode einige Vorteile mit sich und ein Unternehmen kann durch die OKR-Implementierung profitieren. Diese beziehen sich vor allem auf die Prinzipien, auf denen die Methode beruht.

1. Klarheit und Fokus auf die relevanten Ziele.
2. Messbarkeit der Key Results, wodurch der Fortschritt deutlich erkennbar ist.
3. Flexibilität durch kurze Zeiträume, in denen die OKRs festgelegt werden.
4. Motivation der jeweiligen Mitarbeiter/ Mitarbeiterinnen durch individuelle Beiträge zum Erreichen der Ziele.
5. Kollaborative Zusammenarbeit in den Teams und Abteilungen an den OKRs.
6. Cross-Funktionalität durch die abteilungsübergreifende Arbeit.

Die 3 Säulen der OKR-Methode

Wenn Du in Deinem Unternehmen die OKR-Methode implementieren möchtest, solltest Du den drei Säulen der OKR-Methode besonders viel Aufmerksamkeit schenken. Die drei Säulen sind die sprachliche Konvention, der OKR-Prozess und die OKR-Architektur. Sie tragen dazu bei, Unternehmensprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Wie funktioniert die OKR-Methode?

Das Rahmenwerk der OKRs ist sehr flexibel, wodurch die OKRs agil gestaltet und auf verschiedene Art und Weise festgelegt werden können. So unterschiedlich wie jedes Unternehmen ist, so verschieden sind die Ziele der Unternehmen oder Teams. Die OKRs helfen direkt da, wo Ziele definiert werden müssen, um diese messbar zu machen.

Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der OKRs ist es möglich, auf sich ändernde Prioritäten und Umstände zu reagieren, während kontinuierliches Feedback den Verbesserungsprozess, wie zum Beispiel mit Kaizen, fördert.

Der OKR-Zyklus als agiler Prozess

Der OKR-Zyklus besteht aus fünf Bausteinen, die den Prozess der Zielsetzung abbilden und unterstützen. Diese sorgen für einen eindeutigen Ablauf der OKR-Methode, um kooperativ die Zielsetzungen zu erreichen.

• OKR-Zyklus: Der OKR-Zyklus ist der übergeordnete Taktgeber im OKR-Prozess und legt den Zeitraum fest, in dem die OKRs stattfinden. Im OKR-Zyklus verankert sind die Phasen der Planung, das Weekly, die Review und die Retrospektive. Ein Zyklus umfasst in der Regel ein Quartal oder vier Monate.
• OKR-Planning: In der Planungsphase geht es zunächst darum, dass die OKRs sowohl von der Führungsebene als auch von den Teams festgelegt werden. Die OKRs auf Unternehmensebene stellen die Weichen für die OKRs der Teams dar, da diese sich von den Unternehmenszielen ableiten. So sind die Teams verantwortlich, die OKRs in der eigenen Abteilung umzusetzen.
• OKR-Weekly: Das OKR-Weekly (oder auch Check-in) meint das wöchentliche Team Meeting zum aktuellen Stand des Erreichens der OKRs. Bei diesen Meetings können auch schon früh Hindernisse, Schwierigkeiten und Abhängigkeiten festgestellt werden .
• OKR-Review: Die Review soll den abschließenden Stand der OKRs präsentieren und zusammenfassen. Das kann als Event für das gesamte Unternehmen oder die Abteilungen gestaltet werden, um auch hier Transparenz zu wahren.
• OKR-Retrospektive: Das letzte Event des OKR-Zyklus bildet die Retrospektive, bei der das generelle Verbesserungspotenzial überprüft wird.

Anwendung der OKR-Methode

Um die OKR-Methode richtig anzuwenden, hilft Dir die folgende Vorgehensweise:

1. Klare Zielsetzung: Um die OKR-Methode direkt sinnvoll anwenden zu können, startest Du mit der Festlegung verständlicher Ziele, also der Objectives. Die Ziele sollten anspruchsvoll und messbar sein, damit sie das Unternehmen beziehungsweise das Team anspornen, motivieren und einen Fortschritt bringen. Zudem müssen die Ziele immer auch die Mission, die Vision und die strategischen Prioritäten der Organisation widerspiegeln.

2. Definiere Schlüsselergebnisse: Als Nächstes werden dann die konkreten Key Results definiert. Diese messen die Entwicklung und den Erfolg der Ziele, die verwirklicht werden. Wesentlich dabei ist, dass die Key Results auf messbaren Indikatoren basieren, die den Prozess auswerten.

3. Transparente Ziele: Damit erfolgreich an den Zielen der Organisation oder der Teams gearbeitet werden kann, ist es von Bedeutung, diese für jedes Teammitglied transparent zu kommunizieren. Jeder Mitarbeiter muss verstehen, welche individuelle Rolle der Beitrag zum Erreichen der Ziele spielt.

4. Überprüfung und Anpassung: Die OKRs müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden, damit fortlaufend sichergestellt werden kann, dass diese mit den Prioritäten und Bedürfnissen des Unternehmens im Einklang stehen. Für eine gelungene Umsetzung der OKR-Methode ist es essenziell, dass alle Mitarbeitenden auf das gleiche übergeordnete Ziel hinarbeiten.
5. Feedback und Lernen: Während des gesamten OKR-Prozesses ist kontinuierliches Feedback extrem wertvoll, um über die Zeit hinweg die eigene Leistung zu reflektieren. So können Hindernisse schnell aus dem Weg geschafft werden.

Tools für Deine Umsetzung

Damit die OKR-Methode auch in Deinem Unternehmen zu einem wertvolles Werkzeug wird, gibt es einige Tools, die Euch bei der Umsetzung dieser Methode helfen. Der Vorteil an den ausgewählten Tools ist, dass sie sich über die OKR-Management-Methode hinaus im Arbeitsalltag effektiv nutzen lassen.

miro – digitales Brainstorming

Für die erste Ideensammlung der OKRs bietet sich Miro als Tool optimal an. Der virtuelle Workspace bietet unendliche Leinwände, mit denen Ideen und erste Entwürfe erarbeitet werden können.

Wenn ihr noch ganz am Anfang steht und die OKR-Methode noch nicht ausprobiert habt, kann miro Euch helfen, die übergeordneten Ziele als Brainstorming festzuhalten und in mögliche Key Results zu überführen. So schafft ihr ein einheitliches Bild, bevor die Detailplanung des OKR-Prozesses beginnt.

factro – Objectives und Key Results sichtbar machen

Eine Projektmanagement-Software wie factro unterstützt Euch nicht nur im Projektalltag, sondern hilft Euch dabei, gemeinsam OKRs zu definieren und visuell für alle Teammitglieder sichtbar zu machen. Im Tool habt ihr die Möglichkeit, alle Maßnahmen zur Zielerreichung zu präzisieren und diese in einem Projektplan festzuhalten.

Praktisch ist es, pro Zyklus – bzw. in Eurem definierten Zeitraum – ein Projekt anzulegen. Im Projektstrukturbaum kann das gesamte Team auf ein gemeinsames Bild schauen und somit alle Maßnahmen eines Zykluses überblicken.

Ein weiteres praktisches Feature ist die Meeting-Funktion, mit der ihr die Agenda eurer Weeklys vorplanen und gestalten könnt. Während des Meetings könnt ihr gemeinsam alle Agendapunkte bearbeiten und Aufgaben direkt an Teammitglieder zuweisen. So wissen alle Projektbeteiligten, was zu tun ist und wer für was verantwortlich ist und können sich im Laufe des Projekts, ohne Hilfe der Kollegen, eigenständig auf den neuesten Stand setzen.

Alle Schritte zur Zielerreichung bleiben außerdem in der Software dokumentiert. Und das passiert quasi automatisch, indem ihr Projektstart, Ziele und Rahmenbedingungen definiert und Aufgaben bearbeitet. Es entsteht ein Soll-/Ist-Vergleich, der Euch bei kommenden Projekten eine Richtung vorgibt, um künftig noch präziser zu planen. Abgeschlossene Projekte, könnt Ihr im Archiv speichern und so immer wieder aus vergangenen Zyklen lernen. So entsteht Eure OKR-Methoden-Wiki.

Einführung im Team

Um die OKR-Methode effektiv im Team einzuführen, sind eine umfassende Planung und eine effektive Vorgehensweise erforderlich. Die Führungsebene muss zu Beginn die Methode verstanden haben und als führende Kraft das Konzept im Unternehmen einführen. Um zu Beginn das Konzept zu erproben, hilft es, in einer kleinen Pilotgruppe zu starten und ein Pilotprojekt aufzubauen.

Für das erste Brainstorming kann euch das Tool miro unterstützen, indem Ihr in einer gemeinsamen Session die ersten Ideen und Vorschläge sammelt, wie Ihr die Objectives und Key Results miteinander vereinbaren möchtet. Mit factro könnt ihr dann ein Projekt aufbauen. So habt ihr einen Überblick während der gesamten Laufzeit.

Im ersten Durchlauf der OKR-Methode sollten das Pilotenteam und die Führungsebene Hand in Hand arbeiten, um sicherzustellen, dass die OKRs anspruchsvoll, aber dennoch realistisch erreichbar sind. Außerdem ist eine klare Kommunikation das A und O bei der Umsetzung der OKRs.

Bei der Umsetzungsphase sind die OKR-Weeklys von großer Bedeutung, um den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können. Dabei sind konstruktives Feedback im Team und Lernprozesse ein notwendiger Bestandteil im OKR-Prozess, um einen langfristigen Erfolg der Methode zu erleben.

KR Coaches, Beratung, Workshops

Um einen gelungenen Start im Team mit der OKR-Methode zu haben, können ein Coaching, Seminare oder Workshops sehr hilfreich sein. So haben alle einen gemeinsamen Start und die Grundsteine sind gelegt. Außerdem sind so alle auf dem gleichen Wissensstand. Auch während und nach dem ersten OKR-Zyklus ist es hilfreich, einen Experten über die Schulter schauen zu lassen.

Hier findest Du einige Anbieter aus dem OKR-Bereich:

• Hello Agile: OKR Training & Einführung für Unternehmen
• OKR Experten: OKR Coaching
• MURAKAMY: OKR Online Kurs

💡 Tipp: Um sich kostenlos zum Konzept tiefgreifender zu informieren, gibt es einige Videos zur OKR-Methode auf Youtube.

Häufige Fehler bei der Einführung von OKR

Die Einführung einer neuen Managementmethode bringt vor allem zum Start das Risiko mit sich, Fehler zu machen. Einige typische Fehler im OKR-Prozess sind:

• Schlechte Formulierung der Objectives and Key Results
• Fehlende Abstimmung von Zielen der verschiedenen Teams und Abteilungen
• Kein regelmäßiger Abgleich der OKRs und deren Fortschritt
• Mangelnde Abstimmung von Kapazitäten und Kompetenzen
• Kein Fokus auf das Erreichen der OKRs

Mitarbeiterführung und die OKR-Methode

Damit die OKR-Methode von Erfolg gekrönt ist, spielt die Mitarbeiterführung eine wesentliche Rolle im OKR-Prozess. Denn die Kommunikation im Team ist bei dieser Methode ausschlaggebend. Nur durch die übersichtliche Darstellung der Ziele können sich auch Teammitglieder mit diesen identifizieren und sie vollkommen verstehen. Welche Unternehmensziele stehen an erster Stelle und welche Ziele sind nur in den jeweiligen Teams relevant? Diese Fragen müssen klar beantwortet sein.

Konstruktive Kritik im Team

Wie schon zuvor angemerkt, ist es ebenfalls erforderlich, im OKR-Prozess regelmäßig Feedback im Team auszutauschen und für die Erreichung der Ziele zu nutzen. Denn die Kritik soll am Ende des Tages für alle Beteiligten einen Mehrwert bringen.

Um konstruktiv Kritik zu üben, sind vor allem die Rahmenbedingungen essenziell. Hierzu gehören die Haltung und das Vertrauen zwischen den Gesprächspartnern, das Umfeld und der Zeitpunkt sowie eine transparente Kommunikation.

Konstruktive Kritik sollte immer ausgesprochen werden

OKR-Methode Beispiel

Damit wir nicht nur theoretisch bleiben, schauen wir uns nun ein Beispiel an, wie ein Ziel nach der OKR-Methode aussehen können:

Das erste Ziel könnte allgemein sein: „Die Produktivität und Effizienz im Projektmanagement erhöhen.“ Damit dieses Ziel auch klarer und messbar wird, können wir folgende Key Results festlegen:

1. Reduzierung der Dauer der Projektstatus-Meetings um 50 % durch das Pflegen einer strukturierten Meeting-Agenda aller Beteiligten.
2. Durch eine effektive Ressourcenplanung, Projektverzögerungen um 20 % verringern.
3. Rücklaufquote von Feedback durch eine detaillierte Aufgabenstellung und aufgabenbezogene Projektkommunikation um 15 % verringern.

Basierend auf den OKRs können Maßnahmen abgeleitet und im OKR-Zyklus umgesetzt werden.

Fazit: Maximale Transparenz mit dem richtigen Tool

Die OKR-Methode hat sich als leistungsstarkes Werkzeug etabliert, um Unternehmen dabei zu unterstützen, klare und transparente Ziele zu setzen. Durch die Fokussierung auf anspruchsvolle Ziele und messbare Ergebnisse verhilft die Methode zur Leistungssteigerung des Unternehmens. Die eindeutige Ausrichtung der Ziele fördert die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens.

Übergeordnet ist die Methode ein effektives Instrument zur Umsetzung von Strategien und zur kontinuierlichen Verbesserung. Jeder OKR-Zyklus trägt dazu bei, das Unternehmen seinen langfristigen Zielen näherzubringen.