Homeoffice: So klappt die Arbeit von Zuhause

Zuhause erfolgreich arbeiten

Homeoffice (auch: Telearbeit) ist in vielen Branchen, z.B. im Projektmanagement, längst etabliert. Für viele Teams aber entwickelte sich in den vergangenen Monaten – zuletzt durch die Homeoffice-Pflicht – eine komplett neue Arbeitssituation.

Homeoffice – auch ohne Pflicht

Viele Betriebe haben Arbeitsplätze verpflichtend aus dem Büro in das private Umfeld verschieben müssen. Die Bundesregierung hat nun beschlossen: Ab dem 1.Juli 2021 fällt diese Pflicht für Unternehmen weg, da die täglichen Corona-Infektionszahlen immer weiter zurückgehen. Das setzt auch die Bundesnotbremse aus, sodass laut Corona-Arbeitsschutzverordnung Beschäftigte wieder im Büro arbeiten dürfen.

Vorteile und Chancen sind erkannt

Nachdem die ersten Erfahrungen gemacht und Schwierigkeiten überbrückt worden sind, haben nicht nur viele Unternehmen, sondern auch Behörden die Vorteile und Chancen einer modernen Arbeitsweise erkannt.

Mit welchen Regeln, Voraussetzungen, Tipps und Tricks können Sie als Arbeitgeber die Heimarbeit für sich und Ihr Team noch weiter optimieren? Wie wird die Arbeit erfolgreich und produktiv? Welche Tools helfen bei der Umsetzung? Denn eines ist sicher: Homeoffice ist mehr als nur Pyjama und Fernsehen.

1. Homeoffice-Regeln in Unternehmen und Ämtern
2. Heimarbeit: Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung
3. Welche Tools fördern Zusammenarbeit?
4. Homeoffice: Vor- und Nachteile

1. Homeoffice-Regeln in Unternehmen und Ämtern

Nach dem 30. Juni 2021 läuft die gesetzliche Homeoffice-Pflicht aus dem Infektionsschutzgesetz aus. Die im April 2021 eingeführte Bundesnotbremse ist Teil der bundesweiten einheitlichen Corona-Schutzmaßnahmen. Ein Bestandteil des Corona-Arbeitsschutzes waren u.a. die neuen Homeoffice-Regelungen für Arbeitnehmer und Unternehmen.

Das bedeutet für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass sie wieder zurück ins Büro dürfen. Die strikten Vorgaben sind vom Tisch: Viele Berufstätige haben allerdings die Vorzüge der Heimarbeit erkannt und möchten weiterhin nicht vollständig darauf verzichten. Eine Mischung zwischen der Arbeit im Büro und von Zuhause sind denkbare Arbeitsmodelle der Zukunft. Grundsätzlich können jedoch Unternehmen ihre Mitarbeiter zur Arbeit im Büro verpflichten.

Nicht ausgesetzt sind betriebliche Hygienevorschriften wie die Maskenpflicht, Abstandsregelungen und mögliche Trennwände in Büros.

Homeoffice-Pauschale für 2020 und 2021

Weiterhin gilt eine Homeoffice-Pauschale von 600 Euro pro Jahr für 2021 und rückwirkend auch für 2020. Als Betriebsausgaben und Werbungskosten dürfen, für höchsten 120 Tage im Jahr, je 5 Euro pro Tag abgesetzt werden. Die Tagespauschale ist für die berufliche Nutzung von Strom, Gas, Heizung, Wasser usw. vorgesehen – ein zusätzlicher Nachweis über die Ausgaben ist nicht notwendig.

2. Heimarbeit: Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung

Obwohl die räumliche Veränderung gerade zu Beginn z.T. gewöhnunsbedürftig ist, bedeutet Homeoffice an sich keine Veränderungen für das Tagesgeschäft. Das Modell sorgt für mehr Flexibilität, sodass genau dadurch die Produktivität und Motivation aufrecht erhalten werden. Was sind die Regeln, Pflichten und Voraussetzungen im Homeoffice?

Pünktlich und zuverlässig bleiben

Auch wenn man bei der Arbeit von Zuhause nicht unmittelbar beieinander ist, gelten auch dort die gleichen Regeln für ein produktives und angemessenes Miteinander wie im Büro. Dazu zählen vor allem Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit. Diese bilden die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, unabhängig vom Standort.

Arbeitszeiten und Pausen

Schaffen Sie auch Transparenz über Arbeitszeiten. Wenn Sie z.B. früher beginnen, weil Sie direkt starten können, ist das etwa für die Planung von Konferenzen und Absprachen wichtig. Zudem gilt: Ob die Ausstattung vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommen oder eine BYOD-Regelung einsetzen: Vermischen Sie auch Zuhause nicht die private und die profesionelle Nutzung.

Wenn Sie zuhause sind, ist die Pausenregelung nicht anders als im Büro. Halten Sie die Pausen auch bei der Telearbeit ein, damit Sie neue Energie tanken können. Handhaben Sie auch das Thema Erreichbarkeit so wie an Arbeitstagen im Büro. Hier ist erneut die Transparenz Ihrer Zeiten wichtig.

Ablenkung vermeiden

Auch wenn es verlockend ist: Die Arbeitszeiten im Homeoffice sind für Produktivität vorgesehen und sollten daher auch so wahrgenommen werden. Nebenbei die Spülmaschine auszuräumen oder zu putzen stört Ihren Workflow, da Sie sich nicht langfristig in einer Aufgabe vertiefen können.

Die technische Ausstattung muss geeignet sein

Damit Sie von Zuhause arbeiten können, brauchen Sie auch eine geeignete technische Ausstattung. Das beinhaltet einerseits Rahmenbedingungen und die Hardware, z.B.

• ausreichend schnelles Internet (25 oder besser 50 Mbit/s)
• Hardware, die für Ihre Use Cases angemessen ist
• großer Bildschirm
• ergonomische Büromöbel

Richten Sie Ihren Schreibtisch auch so ein, dass Sie z.B. nicht mit Blick Richtung Fenster sitzen, damit das Gegenlicht Ihre Augen nicht zusätzlich belastet.

3. Welche Tools fördern Zusammenarbeit?

Zur soliden technischen Ausstattung gehört – neben der Hardware – auch die passende Software: Eine produktive digitale Zusammenarbeit wird erst durch geeignete Werkzeuge möglich. Eine wichtige Rolle, um das zu gewährleisten, spielen Kommunikations- und Collaborations-Software.

Der Austausch mit den Kollegen soll auch im Homeoffice nicht auf der Strecke bleiben. Was im Büro noch per E-Mail und in Gespräche zwischen Tür und Angel funktionert hat, wird in der Telearbeit schnell unübersichtlich. Die bessere Alternative sind Kommuikations-Tools wie Zoom, Slack und Google Meet, bei denen ein Austausch in Einzel- oder Gruppen-Chats und bei Bedarf Video-Calls stattfinden können.

Collaboration Software für mehr Überblick

Wichtiger noch als vor Ort ist eine gute Aufgabenverteilung im Team. Mithilfe einer Projektmanagement-Software werden Aufgaben nicht nur übersichtlich strukturiert, sondern auch den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen. So weiß jeder welche To-Dos gerade anstehen.

Nicht nur Aufgaben, sondern sämtliche Projektdokumente und Neuigkeiten von Projektbeteiligten sind an einem Ort gesammelt. Das ermöglicht ein standortübergreifendes Arbeiten – ob im Büro, im Co-Working-Space in der Smart City oder Zuhause. So können Sie auch als Teamleiter Ihre Kollegen organisieren, unabhängig davon, wer im Homeoffice ist oder nicht.

Das Kanban Board in factro

4. Homeoffice-Konzept: Vorteile und Nachteile

Zu den Vorteilen im Homeoffice zählen z.B. eine niedrigere Geräuschkulisse, wodurch die Konzentration steigt. Zudem sinken auch die Krankmeldungen, da eine gegenseitige Ansteckung ausbleibt. Ein flexibles Arbeitsmodell schafft außerdem eine bessere Work-Life-Balance, zeigt Vertrauen und erhöht so die Motivation und Loyalität des Teams zusätzlich.

Zu den Nachteilen gehören für einige Mitarbeiter auch das Gefühl der Isolation, ohne einen direkten Draht zu den Kollegen zu haben. In diesem Fall können Sie sich mit den Kollegen in einer Mittagspause online treffen, um sich auch privat weiterhin auszutauschen. Ebenso gut können Sie sich auch zum virtuellen Kochen verabreden. Dazu können Sie Ihr Team beispielsweise mit Kochboxen ausstatten, damit alle die selben Voraussetzungen haben und sich auf das Kochen und Kennenlernen konzentrieren können.

Auch gelingt es manchen Teammitgliedern besser, sich im Büro auf die Arbeit zu fokussieren und nicht ablenken zu lassen. Wichtige Meetings, Schulungen oder kreative Prozesse lassen sich gemeinsam vor Ort besser lösen als dezentral.