Home Office Software: Die 5 besten Tools & Apps

Auch im Home Office produktiv sein: Die Top 5 Software, Tools und Apps für die Arbeit von Zuhause. So ist Ihr Team von überall produktiv.

Software für Home Office und Teamwork

Kostenloser Leitfaden für den Einstieg ins Home Office

Das Coronavirus stellt unzählige Organisationen, Teams und Arbeitnehmer vor eine so noch nie dagewesene Aufgabe. Besonders das Thema „Home Office“ ist eine große und neue Herausforderung. Zur Unterstützung haben wir für factro einen kostenlosen Leitfaden erstellt. Damit meistern Sie und Ihr Team die aktuelle Situation gemeinsam und erfolgreich!

Home Office wird immer mehr zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags vieler Branchen und Organisationen. Doch damit die Arbeit von Zuhause auch reibungslos funktioniert, braucht es nicht nur einige Voraussetzungen für den heimischen Arbeitsplatz, sondern auch die richtigen Tools für eine dezentrale, standortübergreifede & kollaboratives Zusammenarbeit.

Solche Apps könnte man daher ebenso als Home Office Software bezeichnen, denn Sie ermöglichen eine reibungslose Kommunikation, ein klare Aufgabenteilung und die nötige Transparenz. Der Überblick blickt näher auf die 5 besten Tools für die Teamarbeit von Zuhause.

factro

Eine ideale Home Office Software ist z.B. factro aus Bochum. Dank der einfachen Bedienung ist ein direkter Soforteinstieg möglich – lange Schulungen oder Vorkenntnisse vergleichbarer Apps sind nicht nötig. Das macht es für alle operativen Geschäftsbereiche denkbar leicht, digital zusammenzuarbeiten.

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick mit dem Projektstrukturplan (PSP), sodass alle To-Dos in einer logischen Struktur miteinander vernetzt sind. Anschließend können Sie das Gantt Diagramm nutzen, um Meilensteine zu markieren und Deadlines im Blick zu behalten.

Ein Screenshot, der den Projektstrukturbaum in factro zeigt
Der Projektstrukturbaum in factro

Alle wichtigen Infos zentral verfügbar

Mit factro behalten Sie alle wichtigen Daten, Zahlen und Informationen im Blick: Vergeben Sie Prioritäten, vorgesehene Aufwände und präzisieren Sie die Details einer Aufgabe mit Checklistenpunkten. Zudem können Sie alle Zuständigkeiten klar einteilen. Durch diese Transparenz ist jedes Teammitglied stets informiert und ein Abgleich ist auch ohne zahllose E-Mails, Meetings oder Rückfragen möglich.

Sicherheit und Datenschutz

Damit eine sorgenfreie und standortübergreifende Arbeit möglich wird, bedarf es strenges Datenschutzes und hoher Sicherheit. Daher setzt factro auf deutsche Server-Standorte in Frankfurt und Nürnberg, die nach den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert sind. Damit erfüllt factro nicht nur die DSGVO, sondern auch das strenge deutsche BDSG-neu.

Asana

Wie factro ist Asana ein Cloud-basiertes Tool für das Aufgaben- und Projektmanagement. Die schlanke Software kann auch sehr gut zur Arbeit von Zuhause genutzt werden. Die Bedienung ist sehr leicht und ermöglicht eine simple Zusammenarbeit mit dem Team.

Asana konzentriert sich besonders auf die Arbeit mit dem Kanban Board und Listen, sodass es sich insbesondere für agiles Projektmanagement eignet. Zudem bietet die Home Office Software auch einen Zeitstrahl, der an ein Gantt Chart erinnert. Für sehr komplexe Projekte fehlt dem Tool aber etwas Tiefe.

Ein Board von Asana

Dank vieler Integrationen können Sie Asana dafür mit anderen Apps und Diensten wie z.B. Dropbox oder Zappier verknüpfen und so fehlende Funktionen möglicherweise anderweitig ausgleichen. Erfolge wie z.B. abgeschlossene Aufgaben belohnt das Tool mit vorbeirauschenden Fabelwesen.

Server-Standort in den USA

Anders als z.B. bei factro befinden sich die Server von Asana in den USA. Das macht die Nutzung für viele Organisationen und Teams in der Europäischen Union aufgrund der DSGVO schwierig. Einen persönlichen Ansprechpartner im Support-Fall gibt es erst in den kostenpflichtigen Tarifen des Tools.

Slack

Bei Slack handelt es sich um eine Chat-Plattform. Der Dienst bietet viele Möglichkeiten für eine einfache, unkomplizierte Kommunikation im Alltag. Neben Textnachrichten können mit Slack auf Video-Chats und Gespräche geführt werden. Zudem können Nutzer sich in eigenen Chaträumen gemeinsam austauschen und eigene Bereiche für z.B. einzelne Abteilungen einrichten.

Ein Screenshot des Tools Slack

Vorsicht vor zu viel Smalltalk

Aufgrund der einfachen Kommunikation muss aber darauf geachtet werden, dass die Chaträume nicht in Smalltalk versinken und wichtige Absprachen in der Nachrichtenflut verschwinden. Zudem ist die kostenlose Variante auf 10.000 Nachrichten limitiert – für alle Räume und privaten Chats. Klingt viel, ist in einem größeren Team aber schnell erreicht und erst nach kostenpflichtigem Upgrade wieder verfügbar.

Bedingte DSGVO-Konformität

Slack nutzt Rechenzentren in verschiedenen Ländern, neben der USA sind auch Japan, Frankreich und Deutschland verfügbar. Selber Einfluss auf den Serverstandort können aber nur Nutzer der kostenpflichtigen Tarife Plus und Enterprise nehmen. Diese können die sogenannte „Datenresidenz“ wählen. Daher bietet Slack eine bedingte DSGVO-Konformität für diese Nutzer.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein ähnliches Tool wie Slack, das sich vor allem auf die tägliche Kommunikation und Abstimmung im Team konzentriert. Auch hier können verschiedene Chaträume, sogennante „Teams“ eröffnet werden, um den Austausch besser zu organisieren.

Apps und Webseiten mit Teams vernetzen

Neben der Chat-Funktion kann Teams auch gut in den Arbeitsalltag mit den restlichen Office-Produkten von Microsoft eingebunden werden. Zudem ermöglichen sogenannte „Registerkarten“ (Tabs) auch die Integration von Apps und Webseiten. Auf diese Weise können Sie z.B. factro und Microsoft Teams verknüpfen und so die Stärken beider Tools im Austausch nutzen.

Ein Screenshot des Tools Microsoft Teams

Auch hier gilt: Zu viel Chatflut schadet der Produktivität. Achten Sie daher auf einen zielgerichteten Austausch oder pflegen Sie bestimmte Chaträume für Themen, die keinen Bezug zum Tagesgeschäft haben. Da Microsoft Teams in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden gehostet wird, ist eine Nutzung im Einklang mit der DSGVO möglich.

G Suite

Mit der G Suite, auch bekannt als Google Docs, können Sie über die Google Cloud eine gemeinsame Dokumentverwaltung und -bearbeitung vornehmen. So können Sie alltägliche EDV-Prozesse zentral steuern und auch in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten, Tabellen und Präsentation arbeiten.

Organisation und EDV aus der Cloud

Sie sehen alle Änderungen Ihrer Kollegen sofort, können diese mit @mentions direkt ansprechen und Kommentare hinterlassen. Dank der Nutzung in der Cloud entfällt die lokale Installation – was die G Suite ideal als Home Office Software und für standortübergreifnedes Arbeiten. Zusätzlich funktioniert die G Suite z.T. auch ohne Internet.

Ein Screenshot von Google Docs

Neben EDV-Programmen beinhaltet die G Suite auch Cloudspeicher (Google Drive), ein E-Mail-Programm (Gmail) sowie einen Kalender. Dokumentation und Administration können somit aus der Cloud heraus erfolgen, während Sie und Ihr Team alle Aufgaben mit einer geeigneten Collaboration Software verwalten.


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