Auch Zuhause transparent vernetzt bleiben
In vielen Teams sind Homeoffice, hybrides Arbeiten und Remote Work bereits im Alltag integriert. Mitarbeitende schätzen die Möglichkeit, frei entscheiden zu können, von wo aus ihr Arbeitstag startet. Oft ist das Arbeiten im Homeoffice produktiver sowie fokussierter. Der Knackpunkt: Häufig leidet im Homeoffice die Kommunikation mit dem Team.
In Behörden und Ämtern wird das Homeoffice in vielen Fällen – z.B. durch aktuelle Corona-Regelungen – überhaupt erst eingeführt. Manchmal sind gewisse Tools für die Kommunikation schon vorhanden – doch wie funktioniert das Zusammenspiel, sodass ein effizienter Workflow entsteht und was müssen Arbeitgeber im Homeoffice beachten?
Der spontane Plausch fällt weg
Wer kennt es nicht: Morgens im Büro werden die Kollegen begrüßt oder man trifft sich an der Kaffeemaschine, wo der erste Austausch des Tages stattfindet. Im Homeoffice dagegen kann es schnell einsam werden, denn der spontane Plausch fällt weg.
Das Problem: Viele Teams arbeiten trotz Distanz wie im bisherigen Büroalltag weiter. Doch die moderne bzw. aktuelle Arbeitswelt und vor allem das Homeoffice benötigen neue Spielregeln – vor allem hinsichtlich der Kommunikation im Team. Dabei werden neue Meeting-Formate etabliert, ein moderner Workflow entsteht und ein paar Leitlinien sollten zudem festgelegt werden.
? Wissenswert: Laut einer Studie der Hirschtec sind die häufigsten digitalen Kommunikationsinstrumente immer noch das Telefon (51 Prozent) und die E-Mail (50 Prozent). – Studie: Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit
Basics: Wie funktioniert die Kommunikation im Homeoffice?
Schlechte Kommunikation im Homeoffice muss nicht sein! Doch wie kann der interne Austausch auch Zuhause funktionieren? Wir zeigen Dir, welche Basics an die Kommunikation im Homeoffice gestellt werden. Und mit welchen fünf Tipps eine erfolgreiche Kommunikation sofort umgesetzt werden kann, sodass das gesamte Team auch in den eigenen vier Wände gut vernetzt bleibt.
- Tipp 1: Einheitliche Kommunikationskanäle schaffen
- Tipp 2: Regelmäßige Treffen und neue Meeting-Formate etablieren
- Tipp 3: Grundsätzliche Regeln und Leitlinien festlegen
- Tipp 4: Workflow mit dem richtigen Tool optimieren
- Tipp 5: Digital Leadership heißt Führung auf Augenhöhe
Gute Kommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Homeoffice
Tipp 1: Einheitliche Kommunikationskanäle schaffen
In den meisten Büros findet die Kommunikation entweder im direkten Austausch, per Telefon oder E-Mail statt. Bei der Arbeit vor Ort kann das noch gut funktionieren – doch sobald ein Teil der Belegschaft im Homeoffice ist, sind diese Kommunikationskanäle nicht mehr ausreichend.
Video- und Chat-Tools
Tools für den virtuellen Austausch sind online ausreichend zu finden. Bei der Suche nach dem passenden Tool sollte vor allem darauf geachtet werden, dass sowohl im Chat kommuniziert werden kann als auch ein Treffen per Video möglich ist. Beliebte Tools sind z.B. Microsoft Teams, Slack oder Skype.
Häufig kommen diese bekannten Anbieter allerdings weder aus Deutschland noch aus der EU, sodass die erforderlichen Datensicherheitsansprüche nicht eingehalten werden können. Um auch bei digitalen Konferenzen den Datenschutz sicherzustellen, ist die Orientierungshilfe der Berliner Beauftragen für Datenschutz und Informationssicherheit hilfreich.
Bei allen Tools gibt es die Möglichkeit, entweder per Chat mit Teamkollegen in den Austausch zu gehen oder sich gleich per Videokonferenz zusammenzuschalten. Im Video-Chat gibt es außerdem die Option, den Bildschirm zu teilen, sodass alle sehen, wovon gerade gesprochen wird.
Durch das Video-Format sieht man außerdem die Gesichter der ehemaligen Tisch-Nachbarn wieder und hat eher das Gefühl, im persönlichen Kontakt zu den Kollegen zu sein – auch wenn sich die anderen gerade auf der anderen Seite der Stadt aufhalten.
Der Kontakt zum Kollegen im Video-Format ist persönlicher
Tipp 2: Regelmäßige Treffen und neue Meeting-Formate etablieren
Aus den Augen aus dem Sinn: Nicht nur der persönliche Kontakt unter Teammitglieder fällt weg, auch Vorgesetzte und Mitarbeiter sind durch das Arbeiten aus dem Homeoffice weniger im Austausch als bei der Arbeit im Büro. Aus diesem Grund sollten regelmäßige virtuelle Treffen stattfinden und neue Arten von Meetings eingeführt werden.
Daily: Der Startschuss in den Arbeitstag
Viele Teams haben bereits das sogenannte „Daily“ in ihrem Arbeitsalltag eingeführt. Als Start in den Tag findet in den jeweiligen Teams ein kurzer digitaler Austausch per Video statt. Jeder einzelne hat damit die Möglichkeit, seine To-dos im ersten Schritt zu ordnen und anschließend mit der Gruppe zu teilen. Das ist auch eine super Chance, um Prioritäten zu setzen, Hilfe bei Aufgaben anzufordern und offene Fragen zu bestimmten Tasks zu klären.
Dabei sollte das Meeting – je nach Teamgröße – möglichst kurz gehalten werden. Natürlich ist der tägliche Austausch wichtig, sollte aber nicht von den eigentlichen To-dos ablenken – ein Richtwert sind hier ca. 15 Minuten.
Weekly: Das gesamte Team trifft sich
Um sich auch als Team regelmäßig gemeinsam zu treffen, ist das „Weekly“ ein passendes Meeting-Format. In diesem Call haben alle aus der Abteilung, dem Unternehmen oder Verwaltung die Möglichkeit, Highlights aus der Woche zu teilen. Das sind z.B. Dinge, die besonders spannend waren, Ziele, die erreicht werden konnten, Fortschritte in Projekten oder ein Dankeschön an den Kollegen, der tolle Hilfestellung geleistet hat.
Durch die „Isolation“ in den eigenen vier Wänden geht in vielen Teams der Teamgeist verloren. Ein regelmäßigen Austausch in Form von verschiedenen Meetings hilft dabei, diesen aufrecht zuerhalten. Es entsteht trotz Distanz ein Wir-Gefühl. Übrigens: Auch Team-Events können digital stattfinden und durch passende Spiele gestaltet werden.
Tipp 3: Regeln und Leitlinien festlegen
Um 20 Uhr noch schnell den Teamkollegen anrufen, obwohl der längst im Feierabend ist? Im Homeoffice nutzen viele Beschäftigte die Freiheit, den Arbeitstag an die eigenen Bedürfnissen anzupassen. Die Kollegin fängt gern früh mit ihren Aufgaben an, um den Nachmittag mit Freizeit zu füllen. Wohingegen der Teamkollege lieber ausschläft und spät abends am heimischen Schreibtisch sitzt.
Erreichbarkeit und Meeting-Zeiten definieren
Auch wenn die Arbeitszeiten frei wählbar sind, sollte der Feierabend eines Kollegen respektiert werden. Anrufe außerhalb der Arbeitszeit sind auch im Homeoffice tabu! Im Team sollten von vornherein Erreichbarkeiten sowie feste Zeiten für Meetings und weitere virtuelle Treffen festgelegt werden. Hilfreich ist auch eine Art Homeoffice-Knigge – also Grundsätze–, das von vornherein festgelegt wird.
Feierabend heißt auch Feierabend
Tipp 4: Workflow mit dem richtigen Tool optimieren
Im Gegensatz zu den allgemeinen Abstimmungen über den Chat oder per Video, gehört die Besprechung von Projekten und Aufgaben nicht in einen Chat. Das wird für alle Beteiligten schnell unübersichtlich, da nicht aufgabenbezogen kommuniziert werden kann. Auch eine Aufgabenverteilung per E-Mail – wie es in vielen Behörden und Unternehmen der Fall ist – ist weniger effizient. Es entstehen lange Mail-Ketten und Anhänge, die nie wieder auffindbar sind.
Ein separates Projektmanagement-Tool unterstützt den Arbeitsalltag sowohl im Homeoffice als auch im Büro. Für die projekt- und aufgabenbezogene Kommunikation dient also eine Projektmanagement-Software als zentraler Ort des Austausches. Im Tool ist ein Projekt als „Big Picture“ abgebildet: Projektkopf, Aufgabenpakete und Aufgaben. So haben alle aus dem Team zu jeder Zeit die Möglichkeit, auf Projektinformationen zuzugreifen.
Zuständigkeiten in Projekten und Aufgaben klären
Im PM-Tool können Zuständigkeiten ganz einfach von der Projektleitung vergeben werden. Fragen wie „Wer ist verantwortlich? Wer führt die Aufgabe aus?“ können in der jeweiligen Aufgabe hinterlegt werden. Damit verpasst keiner im Team eine Aufgabe, da diese automatisch auf dem eigenen Dashboard – also quasi dem digitalen Schreibtisch – landen.
Verantwortliche und Ausführende werden in den Aufgabendetails ersichtlich
Die Echtzeiterfassung ist bei der Arbeit auf Distanz besonders praktisch. Denn der Arbeitskollege, der im heimischen Büro sitzt, sieht Änderungen in der Sekunde, in der sie gemacht wurden. Das hat den Vorteil, dass alle aus der Abteilung auf einem einheitlichen Stand sind. Ein zusätzlicher Austausch über Fortschritte wird damit überflüssig, da jeder selbst schauen kann in wie weit Aufgaben bereits abgeschlossen sind.
Aufgabenbezogener Austausch mithilfe von Kommentaren
Gibt es in einer Aufgaben doch noch Klärungsbedarf, können Kommentare aufgabenbezogen hinterlassen werden. Durch die @mention-Funktion werden Teammitglieder über Anmerkungen direkt informiert. Anders als in der klassischen E-Mail, bleiben die Aufgaben immer übersichtlich in einer Aufgaben stehen, sodass auch noch Monate später nachvollzogen werden kann, welche Problem genau es gab und wie sie gelöst werden konnten.
Trotzdem können weiterhin alle relevanten Informationen z.B. aus E-Mails auch im Kommentarfeld hinterlegt werden, sodass Details nicht verloren gehen und immer wieder griffbereit sind.
Im Kommentarverlauf bleiben Kommentare und Dateien auch nach Abschluss einer Aufgabe erhalten
Dokumentenmanagement: Digitale Ablage als Sammelstelle für Projektdokumente
Nicht bei allen Unterlagen ist es sinnvoll, sie als Anhang in einer Aufgabe zu speichern. Oft soll gemeinsam im Team an einem Dokument gearbeitet werden – hier kommt die digitale Ablage zum Einsatz. In dieser Ablage können alle möglichen Dateien hinterlegt werden: Aufträge, Bilder, Grafiken, Präsentationen oder Leitfäden. Diese Dateien können im Nachhinein im PM-Tool in der entsprechenden Aufgabe verlinkt werden, sodass sie immer wieder zu finden sind. Gleichzeitig wird durch die Verlinkung der digitale Sammelort dokumentiert. Ein gängiges Tool ist z.B. Google Drive.
Tipp 5: Digital Leadership heißt Führung auf Augenhöhe
Kommunikation im Homeoffice benötigt zusätzlich eine moderne Führung, die offen, agil, vernetzend und vor allem auf Augenhöhe stattfindet – Stichwort: Gleichberechtigung. Der sogenannte Digital Leader bricht alte Strukturen in Verwaltung und Unternehmen auf und entwickelt neue Arbeitsmethoden im Team, die er mit den „richtigen“ Tools umsetzt. Ein Abspalten einzelner Teammitglieder soll damit möglichst verhindert werdern.
Digital Leadership bedeutet auch, dass alle Mitarbeitenden in (wichtige) Entscheidungen mit einbezogen werden, die früher häufig nur von einer Person getroffen wurden. Die moderne Führungskraft vermittelt dabei digitale Kompetenzen, strategisches Denken und eine kollaborative, digitale Zusammenarbeit. Die Bausteine sind dabei in erster Linie Vertrauen – vor allem in Beschäftigte im Homeoffice –, Ehrlichkeit sowie Eigenverantwortung im Team sowie regelmäßiges konstruktives Feedback.
Der Digital Leader hat außerdem eine Vorbildfunktion für alle Teammitglieder – manchmal auch abteilungsübergreifend. Er sollte also die Rolle des „Digital Natives“ für sein Team vorleben und mit gutem Beispiel voran gehen, wie er entsprechende Tools im eigenen Arbeitstag integriert. Er geht also, für alle Beschäftigten, als gutes Beispiel voran.
