Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung

Homeoffice und Behörden? Das geht! Wir zeigen Ihnen Vorteile für öffentliche Verwaltungen und Beispiele aus der Praxis.

Öffentliche Ämter von zu Hause aus verwalten

Behörden und Homeoffice – geht das? Mit der Digitalisierung der Verwaltung bieten sich viele neue Möglichkeiten für Beschäftigte aus dem öffentlichen Sektor. Das ortsunabhängige Arbeiten gehört dazu. Eine PwC-Studie von März 2021 hat ergeben, dass sich 88% der Befragten des öffentlichen Dienstes häufiger eine Mischung aus Büro und Heimarbeit wünschen und offen für eine Veränderung des Behördenalltags sind.

“Der Wille ist da, die Möglichkeit ist da. […] Man sieht es auch in den Gesichtern, dass viele sich fragen, warum bin ich heute hier, ich könnte doch auch zu Hause arbeiten?”Beschäftigter Bezirksamt

Das Homeoffice-Konzept bietet auch Behörden viele Chancen

Viele Behörden-Teams haben die Vorzüge der Heimarbeit längst erkannt: Der Arbeitstag kann flexibel gestaltet werden, ist anpassungsfähig zur privaten Situation, reduziert häufig Stress und schont auch noch den Geldbeutel. “Richtig” umgesetzt sind Angestellte häufig zufriedener und haben eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Bei einem funktionierenden Konzept wird die gesamte Fachabteilung ortsunabhängig und kann immer und überall an laufenden Projekten arbeiten.

Häufig befürchten Referats- oder Abteilungsleiter, dass ihre Mitarbeiter zu Hause “faulenzen” und ihre Aufgaben vernachlässigen. Tatsächlich sind aber gerade diejenigen im Homeoffice produktiver und werden weniger häufig von ihren Arbeitskollegen abgelenkt. Das bestätigt auch eine Studie der DAK (April 2020): 57% der Befragten geben an, dass sie im Home-Office mehr schaffen als im Büro.

📌 Neuigkeiten aus dem Bereich „Homeoffice und die öffentliche Verwaltung”

    „Das Ende der Homeoffice-Pflicht ist nicht das Ende des Homeoffice: Die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung wurde angepasst und sieht das Arbeiten von Zuhause weiterhin als Maßnahme vor, um Kontakte im Betrieb zu reduzieren.”

    „Die kommunale öffentliche Verwaltung, aber auch Dienstleister auf Landesebene, stehen in diesen Tagen vor erheblichen Herausforderungen und damit verbundenen neuen Anforderungen in Bezug auf die Bereitstellung oder die Modernisierung von Homeoffice-Arbeitsplätzen. Die pandemiebedingte Zunahme von Videokonferenzen im Homeoffice stellt neue Performance-Anforderungen an die IT-Infrastruktur..”

    „Corona hat dem mobilen Arbeiten einen Schub verpasst, doch viele Angestellte sind noch unsicher, was sie dürfen und was nicht. Wir geben einen Überblick.”

Tools und Tricks für Kommunen

Deswegen sollten gerade öffentliche Behörden auf dem Weg in eine digitale Kommune die Chancen des Homeoffice für sich nutzen. Also, wie gestaltet sich die neue Zusammenarbeit? Welche Voraussetzungen und welche Tools sind zur Umsetzung notwendig? Mit den passenden Tipps und Tricks gelingt auch Ihnen der Weg in die Arbeit aus den eigenen vier Wänden.

  1. Was ist ein Homeoffice?
  2. Homeoffice: Welche Schritte kommen zuerst?
  3. Digitale Tools verbessern die Zusammenarbeit in der Heimarbeit
  4. Wir-Gefühl für mehr Zusammenhalt in Kommunen
  5. Stadtverwaltung goes Homeoffice – einige Beispiele
  6. Fazit: Hybride Modelle sind die Zukunft der öffentlichen Verwaltung
Eine junge Frau arbeitet im Homeoffice und ist fröhlich
Viele Arbeitnehmer sind zuhause produktiver als im Büro

1. Was ist ein Homeoffice?

Unter Homeoffice versteht man grundsätzlich das Arbeiten von zuhause aus. Der Begriff ist vergleichbar mit Tele-Arbeit oder auch Heimarbeit bei dem Angestellte und Selbstständige ihren Arbeitsplatz im heimischen Büro haben. Meistens wird über E-Mails, Nachrichten-Tools, Video- und Projektmanagement-Software kommuniziert. Es ist eine flexible Arbeitsform, die immer oder auch nur teilweise aus dem privaten Umfeld stattfindet.

📌  Definition Home-Office:
“Telearbeit ist eine dezentralisierte Bürotätigkeiten mithilfe von Informations- und Kommunikationstechniken. Die Tätigkeit ist relativ unabhängig von persönlichen Kontakten und sonstigem verwaltungs-internem Geschehen.”Gabler Wirtschaftslexikon

2. Homeoffice: Welche Schritte kommen zuerst?

Der Schritt zu einem reibungslosen Ablauf in den digitalen Alltag funktioniert in keiner Behörde über Nacht. Es müssen entscheidende Voraussetzungen – eine angemessene Hardware & Software, digitale Kommunikationswege und eine neue Art der Führung – geschaffen werden, um den Start ins Homeoffice zu überhaupt erst zu ermöglichen.

“Für gute Arbeitsergebnisse braucht man eine hochwertige Ausstattung, technisches Wissen und Vertrauen.”Adrian Gelep, Senior Manager bei PwC im Fachbereich Öffentlicher Sektor

Gute technische Ausstattung ist Grundvoraussetzung

Homeoffice und eine passende technische Ausstattung gehören zusammen – wie Bier und Fußball. Diese wird entweder vom Arbeitgeber bereit gestellt oder es greift die BYOD-Regelung, bei der Mitarbeiter ihr eigenes Gerät benutzen.

Das erfordert jedoch ein gewisses PC Know-how, damit es bei technischen Schwierigkeiten zu keinen “Totalausfällen” kommt. Für das Team ist es wichtig zu wissen, wer bei Problemen der richtige Ansprechpartner ist. Gerade Einsteiger benötigen meistens eine extra Portion an Unterstützung.

Rechtliche Voraussetzungen schaffen

Schutz interner Verwaltungsdaten sicherstellen

Auch von Zuhause aus müssen Beschäftigte verantwortungsvoll mit internen Daten umgehen, die gerade beim Arbeiten mit dem eigene Gerät besonders häufig gefährdet sind. Dritte, wie Familienangehörige, dürfen keine Zugangsmöglichkeiten zu vertraulichen Unterlagen der Firma erhalten. Schutz wird mithilfe von sicheren VPN-Internetverbindungen und passwortgeschützten Zugängen sichergestellt.

Arbeitszeiten wie vor Ort einhalten

Regelungen zu Sonn- und Feiertagsarbeitsverboten sind auch im Home-Office gültig. Die Höchstarbeitszeit und regelmäßige Pausen müssen eingehalten werden. In den meisten Ämtern sind Mitarbeiter für Ihre Pause selbst verantwortlich, dasselbe gilt auch in den eigenen vier Wänden. Führungskräfte sollten aber gerade am Anfang ein Auge darauf werfen und allenfalls eingreifen.

Hände an einem Laptop
Daten- und Arbeitsschutz haben oberste Priorität.

Digitales Dokumentenmanagement

Mit dem neuen E-Government-Gesetz gehen öffentliche Ämter und Behörden einen weiteren Schritt Richtung digitaler Zukunft. Damit verbunden ist in den unterschiedlichen Fachabteilungen die Pflicht zum Einsatz einer E-Aktechaotische Zettelsammlungen und überfüllte Archive gehören damit der Vergangenheit an.

Durch den kontinuierlichen Zugang der digitalen Ablage haben Sachbearbeiter jederzeit die Möglichkeit, in ihrem Arbeitsalltag auf notwendige Akten zuzugreifen. Bis zum Jahr 2022 sind Bund, Länder und Kommunen dazu verpflichtet, die elektronische Ablage in der Verwaltung einzuführen, die auch den Kontakt zu Bürgern und Bürgerinnen erleichtert.

3. Digitale Tools verbessern die Zusammenarbeit im Homeoffice

Für ein virtuelles Team in der Stadtverwaltung gehört – neben den datenschutzrechtlichen Aspekten und einer soliden Technik – auch eine geeignete Kommunikations- und Projektmanagement-Software dazu.

Aktive Kommunikation mit den “richtigen” Tools

Teamwork und Zusammenhalt setzt eine offene Kommunikation voraus, die frei von hierarchischen Strukturen ist. Das persönliche Gespräch mit den Kollegen morgens in der Kaffeeküche fällt zu Hause weg. Es braucht also Alternativen: Anstelle der klassischen E-Mail rücken moderne Kommunikationstools – wie Slack, Zoom und MS Teams – in den Vordergrund des Behördenalltags. Aber Achtung!

Diese, zwar bekannten Plattformen, wurden in der Vergangenheit zum Thema Datensicherheit allerdings häufig kritisiert. Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit rät öffentlichen Verwaltungen daher in ihrer Orientierungshilfe für Videokonferenz-Dienste zu Tools wie Wire und NETWAYS Web Services Jitsi.

Übersicht und Struktur mit einer Projektmanagement-Software

Gerade im Homeoffice ist ein “richtiges” Aufgaben- und Planungsmanagement gefordert. Stehen Sie dabei auch vor Fragen wie: Welche Aufgaben sind heute überhaupt durchzuführen? Was hat Priorität und welche To-dos müssen unbedingt erledigt werden?

Die Aufgabenverteilung per E-Mail stellt sich gerade im Behördenalltag als keine effiziente Lösung dar. Da neben dieser E-Mail noch weitere im Postfach landen, kann es schnell passieren, dass wichtige Informationen untergehen. Aber auch der Überblick über die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter in Heimarbeit wird schwieriger: Wer arbeitet gerade woran? Wer hat freie Kapazitäten? Außerdem ist da die Frage, an welchem Ort Dokumente gesammelt werden, damit relevante Unterlagen immer griffbereit sind. Die effizientere Alternative ist der Einsatz einer PM-Software.

PM-Tools bringen Ihr Team auf einen einheitlichen Stand

Eine Projektmanagement-Software unterstützt den Behördenalltag in verschiedenen Bereichen und vereinfacht die Koordination im Projekt.

Funktionen einer Projektmanagement-Software:

  • Klare Projektziele: In einem Projekt können Ziele definiert und übersichtlich kommuniziert werden, damit Ihr Team auf einem einheitlichen Stand ist.
  • Leichtere Aufgabenverteilung: In Echtzeit werden Aufgaben den Verantwortlichen zugeteilt und Zugriffsrechte vergeben. Die Aufgabe selbst kann zeitlich bemessen, getrackt und damit besser organisiert werden, sodass alle Beteiligte wissen, welche To-dos wann anstehen.
  • Ressourcenzuweisung steuern: Mit einer Auslastungsübersicht lassen sich Mitarbeiter nach Ihren Qualifikationen einsetzen, Aktivitäten realistisch planen und zeitliche Fenster einbauen.
  • Terminverwaltung: Zu jedem Zeitpunkt erhält Ihr Team eine Deadline-Übersicht, kann den Status einzelner Arbeitspakete verfolgen und To-dos zeitlich priorisieren.
  • Dokumente bündeln: E-Mails, Excel-Tabellen, PDF-Dokumente, Arbeitszeitberichte und Diagramme können im Projektanhang – ähnlich zum E-Mail-Anhang – gespeichert werden. So sind Dokumente auch zukünftig immer wieder auffindbar.
Ein Screenshot des factro Kanban Boards
Aufgaben lassen sich auf dem Kanban Board schnell erkennen

Bei der genutzten Software gilt: Achtung beim Serverstandort! Dieser sollte im Idealfall in Deutschland liegen, damit Daten nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (www.bmwi.de – Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) und BDSG-neu geschützt sind.

Passende DSGVO-konforme Anbieter sind zum Beispiel factro oder Meistertask. Relevante Sicherheitsaspekte sind vor allem eine verschlüsselte End-to-End-Übertragung, Datensicherheit via SSL-Zertifikat und ein Datenzentrum, das nach ISO und PCI DSS zertifiziert ist.

Hilfreich ist außerdem immer ein persönlicher Ansprechpartner – telefonisch oder vor Ort –, der beim Anbieter factro z.B. kostenfrei angeboten wird. Gerade beim Einstieg in eine neue Software können Fragen und bestimmte Funktionen erklärt werden.

4. Wir-Gefühl für mehr Zusammenhalt in Kommunen

(Halb-)Virtuelle Teams benötigen eine moderne Führung, bei der durch flache Hierarchien verstärkt auf Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein gesetzt wird. Teamgeist und ein Wir-Gefühl müssen stärker gefördert werden, um Nähe in die Distanz zu bringen und das Team zu verbinden. Hilfreich ist ein aktives Teambuilding, das den Zusammenhalt erhöht.

📌  Ermuntern Sie Ihr Team zu einer gemeinsamen Kaffepause oder einem virtuellen Lunch, um den Austausch unter Kollegen zu steigern.

Grundsätzlich gilt: Vertrauen Sie als Abteilungsleitung Ihren Mitarbeitern. Mit einigen Tipps und Tricks arbeitet Ihr Team im Homeoffice genauso engagiert wie vor Ort.

5. Stadtverwaltung goes Homeoffice – einige Beispiele

Ämter in München digital

In den öffentlichen Ämtern in München (Wie eine Stadtverwaltung im Home-Office funktioniert – Süddeutsche Zeitung) heißt es am Anfang der Pandemie, dass alle 42.000 Beschäftige der Stadtverwaltung, da wo es möglich ist, von zu Hause arbeiten.

Die größte Herausforderung war es, die technischen Voraussetzungen bereit zu stellen. Dazu zählen die Zugänge in das digitale System der Stadt. Das IT-Referat schaffte sichere Zugänge über städtischen Endgeräte mit denselben Funktionen wie am Büroarbeitsplatz. Auch der Zugang über private Geräte oder direkt im Browser-Fenster war für viele Mitarbeiter schnell möglich. Innerhalb weniger Wochen war das Arbeiten von zu Hause genauso möglich wie aus dem Büro.

In Bünde gehört das mobile Arbeiten zum Alltag

Neben Großstädten wie München gelang auch kleineren Städten und Gemeinden der Umstieg in die mobile Arbeit. Die Stadt Bünde (So steht es um Homeoffice in der Verwaltung – Neue Westfälische) beispielsweise ermöglichte die Heimarbeit bereits im ersten Lockdown im März 2020: “In dieser Phase hat die Stadtverwaltung wertvolle Erfahrungen sammeln können”, sagt die Stadtsprecherin Doris Greiner-Rietz.

Vor allem Büros mit mehreren Mitarbeitern, die Notwendigkeit einer coronabedingten Kinderbetreuung und Risikogruppen hatten schnell die Möglichkeit ins Homeoffice zu wechseln.

Datensicherheit hat in Forchheim Vorrang

Im Landkreis Forchheim (So sieht das Homeoffice der Gemeinden im Landkreis Forchheim aus – Nordbayern) setzen Beschäftigte der Fachabteilungen auf einen Mix aus Homeoffice und Büroarbeit. Priorität hat hier die Datensicherheit der Bürger und Bürgerinnen. “Wir sind es unseren Bürgern schuldig, das korrekt zu machen”, erklärt Britta Kurth, Pressesprecherin der Stadtverwaltung Forchheim.

In diesem Punkt muss einiges geklärt und vorbereitet werden, um auch von zu Hause aus datenschutzkonform zu arbeiten. Damit nachhaltig gut gearbeitet werden kann, muss auch hier die Digitalisierung verbessert werden.

6. Fazit: Hybride Modelle sind die Zukunft der öffentlichen Verwaltung

Das Arbeiten von zu Hause statt aus dem Büro im Rathaus wird von vielen Beschäftigten der öffentlichen Ämter gefordert – auch nach der Pandemie.

In den meisten öffentlichen Verwaltungen geht das nicht von heute auf morgen, aber mit dem Einsatz der oben genannten Punkte – wie einer soliden technischen Ausstattung, einem digitalen Dokumentenmanagement, Collaborations-Tools und einer neuen Zusammenarbeit in der Kommune – gelingt die erfolgreiche Umstellung nachhaltig. Zukünftig werden sich vor allem hybride Arbeitsmodelle durchsetzen, bei denen ein Mix zwischen der Arbeit im Büro und im eigenen Zuhause möglich sein wird.

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