Hybrid-Meeting – die Konferenz der Zukunft

von | 30.10.2022

Ein Mix aus virtueller Konferenz & PrÀsenz-Meeting

Viele Teams arbeiten nur noch zeitweise aus dem BĂŒro – beliebte ArbeitsplĂ€tze sind das Homeoffice oder die Arbeit an einem beliebigen Ort (sog. Remote Work). Gerne wird zwischen den Arbeitsorten gewechselt. Immer hĂ€ufiger bieten Arbeitgeber BeschĂ€ftigten die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob der Arbeitstag im BĂŒro oder doch lieber zu Hause beginnt. Das SchlĂŒsselkonzept lautet: Hybrid arbeiten.

Hybrides Meeting in der Kinder-Serie Hallo Spencer

Hybride Meetings sind schon seit der Kinder-Serie „Hallo Spencer“ im kommen – @Annegret via Twitter

Hybrid arbeiten ist die Herausforderung der modernen Arbeitswelt

Erfolgreiche hybride Arbeitsmodelle oder auch hybrides Projektmanagement gelten mittlerweile als Zauberformel fĂŒr ein effizientes sowie produktives Arbeiten und liegen voll im Trend. Gleichzeitig sind sie die Herausforderung der modernen Arbeitswelt. Damit hybrides Arbeiten auch funktioniert, kommt es darauf an, BeschĂ€ftigte im BĂŒro & Homeoffice – trotz rĂ€umlicher Distanz – zu vereinen. Dazu zĂ€hlen vor allem gemeinsame Abstimmungen, sog. Hybrid-Meetings.

Nachdem zu Beginn der Corona-Pandemie vor allem eine reine virtuelle Zusammenarbeit gefragt war, sind nun hybride Formate in den Vordergrund gerĂŒckt. Doch was sind ĂŒberhaupt hybride Meetings? Welche Störfaktoren gilt es dabei aus dem Weg zu rĂ€umen? Was ist nötig, um hybride Meeting-Formate zu ermöglichen und damit eine „Zwei-Klassenkonferenz“ zu vermeiden?

  1. Was ist ein Hybrid-Meeting?
  2. Herausforderungen eines Hybrid-Meetings
  3. FĂŒnf Tipps fĂŒr hybride Meetings
  4. Fazit – ohne Plan und Strategie herrscht Meeting-Chaos

Neue Meeting-Funktion in factro


1. Was ist ein Hybrid-Meeting?

Definition: Ein Hybrid-Meeting – manchmal auch hybride oder Mixed-Mode-Konferenz bzw. Hybridsitzung genannt – beschreibt ein Treffen, bei dem Teilnehmende zum einen klassisch vor Ort (im BĂŒro oder Konferenzraum) dabei sind, zum anderen sich weitere Personen digital dazu schalten, die entweder aus dem Homeoffice oder Remote arbeiten.

Drei Frauen sitzen vor ihren Laptops und lachen gemeinsam

Eine Mischform aus BĂŒro und Homeoffice sind Zukunft

Damit unterscheidet sich dieses Konzept deutlich von reinen Video- oder Telefonkonferenzen. FĂŒr diese halb-virtuellen Konferenzen ist eine neue Art der Planung, Vorbereitung und Umsetzung notwendig, damit auch diese Meetings effizient und erfolgreich stattfinden können.

„Wenn ein Meeting hybrid stattfindet, dann muss es inklusiv sein. Kein BeschĂ€ftigter darf mit seinem Anliegen hinten runterfallen, weil er virtuell dabei ist.“ – Inga Dransfeld-Haase, Personalmanagerin im Mineralölkonzern BP und PrĂ€sidentin des Bundesverbands der Personalmanager (BPM)

ZukĂŒnftig finden hybride Meetings immer hĂ€ufiger statt

Die Corona-Pandemie war der erste Auslöser fĂŒr hybride Arbeitsmodelle – auch in Zukunft wird die Wahl des Arbeitsplatzes bzw. Ortes immer hĂ€ufiger eine Option sein. Das bedeutet gleichzeitig, dass hybride Meetings zunehmend einen Platz im Arbeitsalltag finden. Auch wenn nicht alle gemeinsam im Meetingraum sitzen, wird durch die Verbindung von traditionellen Besprechungen mit dem Ansatz virtueller Konferenzen ein Meeting zusammen trotzdem möglich.

Gut zu wissen: Hybride Arbeitsmodelle – eine aktuelle Studie

Laut einer Studie mit 8.000 Fach- und FĂŒhrungskrĂ€ften der Adecco Group fordern Arbeitnehmende eine 50/50-Aufteilung zwischen Homeoffice und BĂŒrozeit.

„Die Studie zeigt, dass die Arbeitswelt fĂŒr ein neues „hybrides“ Modell bereit ist. Drei Viertel (74%) der befragten Arbeitnehmer gaben an, dass eine Mischung aus BĂŒro- und Home-Office ideal sei.“ – Adecco Group, Mai 2020

2. Herausforderungen eines Hybrid-Meetings

Hybride Meetings haben den Vorteil, dass Mitarbeiter, die außerhalb des BĂŒros arbeiten, trotzdem an einem PrĂ€senz-Meeting teilnehmen können. Aus dieser neuen Form der Zusammenarbeit ergeben sich allerdings eine Reihe an Schwierigkeiten und Herausforderungen, die eine reine Onsite- bzw. Online-Besprechung eher weniger betreffen.

Typische Probleme bei hybriden Meetings

  • Technische Voraussetzungen sind nicht gegeben
  • Keine gleichberechtigte, fließende Diskussion zwischen Teilnehmern vor Ort und remote
  • Virtuelle Teilnehmer haben nicht alle Teilnehmer im Blick – und umgekehrt
  • Ablenkungen durch NebengerĂ€usche
  • Fokus auf das Meeting an sich fehlt

in Bild mit einer Vorschau der factro Meetingregeln und dem Text "Unsere Guideline fĂŒr bessere Meetings – jetzt kostenfrei sichern"

Herausforderungen bei der Umsetzung

Schwierigkeiten ergeben sich z.B. aus einer fehlenden technischen Ausstattung. NatĂŒrlich bieten mittlerweile viele Unternehmen ihren BeschĂ€ftigten einen Laptop an, um auch außerhalb des BĂŒros arbeiten zu können. FĂŒr ein funktionierendes Hybrid-Meeting reicht ein Laptop allein nicht aus. Und die meisten BesprechungsrĂ€ume sind fĂŒr solche Konferenzen erst recht nicht ausgelegt.

Die Ausstattung in einem „hybriden Meetingraum“ sollte neben einem Beamer fĂŒr die BildĂŒbertragung auch aus einer Kamera im Raum bestehen, die die Teilnehmer vor Ort einfĂ€ngt. So haben auch virtuelle Teilnehmer die Chance, das Geschehen vor Ort im Blick zu behalten.

DarĂŒber hinaus sind spezielle Mikrofone sowie Lautsprecher sinnvoll, damit alle Mitarbeiter gleich gut zu verstehen sind. FĂŒr alle Teilnehmer wird es dadurch einfacher, aktiv an einer Diskussion teilzunehmen.

3. FĂŒnf Tipps fĂŒr hybride Meetings

Wenn Ihnen die Umsetzung eines hybriden Meetings nun unmöglich erscheint, haben wir einige Tipps, um das Meeting bestmöglich zu planen, vorzubereiten und typische Fehler zu vermeiden. Denn Fragen wie „Funktioniert die Meeting-Software? Sind Lautsprecher und Mikrofone angeschlossen? Ist eine stabile Internet-KonnektivitĂ€t gegeben? Haben Beteiligte alle Dokumente verfĂŒgbar?“ sollten am besten bereits vor der Konferenz geklĂ€rt sein.

Technik noch vor dem Meeting prĂŒfen

Basis fĂŒr ein gemischtes Meeting ist eine solide Technik. Dabei ist zu ĂŒberlegen, ob solche Meetings zum Standard werden sollen und sich eine Investition in die passende Ausstattung lohnt oder diese Sitzung eher zum Ausnahmefall gehört. Das hybride Meeting-Format ist in der Umsetzung anspruchsvoller als das rein analoge oder rein digitale. Wichtig ist es, eine möglichst einfache Kommunikation zwischen den Teilnehmern im Raum und den online Zugeschalteten zu schaffen.

Wenn beim Start in eine Besprechung plötzlich das Mikrofon ausfĂ€llt, wird unnötig Zeit verschwendet. Im Vorfeld sollte daher rechtzeitig geprĂŒft werden, ob die Technik auch funktioniert – dazu zĂ€hlen neben der Hardware auch die genutzte Meeting-Software. Meeting-Software-Anbieter sind z.B. Zoom, Google Meet, Jitsi oder Teams. Im Vorfeld sollten natĂŒrlich alle Teilnehmer darĂŒber informiert sein, welche Tools zum Einsatz kommen.

Professionelle Moderation leiten

Eine professionelle Moderation sorgt dafĂŒr, dass alle Teilnehmer in das GesprĂ€ch integriert werden. Gerade virtuelle Teilnehmer werden meist (versehentlich) ausgeschlossen und haben weniger Möglichkeiten, auf sich aufmerksam zu machen.

Der Moderator behĂ€lt alle Teilnehmer im Blick und kann z.B. nach dem Prinzip „Remoties first“ zuerst digitale Teilnehmer zu Wort kommen lassen. Eine andere Möglichkeit ist es, alle Beteiligten immer direkt mit Namen anzusprechen, sodass jeder weiß wer gerade spricht.

Eine weitere wichtige Aufgabe des Moderatoren besteht darin, zum Einstieg Small Talk-Themen anzuregen. Zu Beginn sind „leichte“ Themen förderlich, um die Diskussion zwischen beiden Seiten anzustoßen. Teilnehmer bekommen einen ersten Eindruck vom Ablauf, sodass anschließend im „richtigen“ Meeting bereits entsprechend reagiert werden kann.

Ein Bild von einem Interview

Durch eine gute Moderation werden digitale Teilnehmer leichter angesprochen

Relevante Dokumente vor dem Meeting verteilen

Wichtige Informationen und Kennzahlen sollten fĂŒr alle Teilnehmer verfĂŒgbar sein. FĂŒr ein gemeinsames Arbeiten funktioniert das z.B. in einer Projektmanagement-Software, wo Dokumente der jeweiligen Aufgabe verlinkt oder angehĂ€ngt sind.

ZusĂ€tzlich kann ein Link direkt in der Termineinladung hinterlegt werden, der dann z.B. direkt auf eine Google Docs-Ablage fĂŒhrt. In dieser Ablage kann unter anderem auch die Meeting-Agenda hinterlegt sein.

Meeting-Protokoll fĂŒhren

Wie in Standard-Meetings sollte auch in hybriden Meetings ein Protokoll nicht fehlen: Agenda, Diskussionen, Verantwortlichkeiten, Deadlines und erforderliche Maßnahmen mĂŒssen festgehalten werden. Sollte es dann – z.B. durch eine schlechte Internetverbindung – trotzdem zu Unterbrechungen kommen, können zugeschaltete im Nachgang verpasste Informationen nachlesen. Besonders einfach ist es fĂŒr alle Beteiligten, wenn die Notizen direkt im Zusammenhang mit der passenden Aufgabe stehen.

Die Projektmanagement-Software factro bietet im Fokus die Meeting-Funktion an. Hier kannst Du Termine fĂŒr Meetings direkt in factro einstellen und vorbereiten. HierfĂŒr kannst Du fĂŒr verschiedene Kalender eine Einladung versenden.

Die Meeting-Agenda kann im Tool direkt erstellt werden und Aufgaben oder ToDos per Drag an Drop eingefĂŒgt werden. So können alle schon vor dem Meeting relevante Themen sehen und wissen, worum es geht. WĂ€hrend dem Meeting können alle Beteiligten die Meeting-Agenda bearbeiten. Das Highlight: Das Meeting Protokoll wird automatisch generiert und kann im Anschluss an das Meeting im gewĂŒnschten Format exportiert und versendet werden.

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Mehr Informationen

Rollenverteilung klÀren

Wer ist der richtige Ansprechpartner, wenn die Technik streikt? Wer behĂ€lt die Zeit im Blick? Wer fertigt das Protokoll an? Eine klare Rollenverteilung hilft – wie in klassischen Meetings auch – bei einer erfolgreichen Umsetzung. Der Unterschied: Neben Moderator und Protokollanten kommen weitere Rollen wie der technische Support oder Buddys im Meetingraum, die sich stellvertretend fĂŒr den Kollegen aus dem Homeoffice melden können, hinzu.

Nach einem Meeting sollte außerdem immer die Möglichkeit bestehen, Feedback zu geben. Was lief gut? Was kann verbessert werden? Nur so können sich Teams auch bei dieser neuen Art von Meeting kontinuierlich verbessern.

4. Fazit – ohne Plan und Strategie herrscht Meeting-Chaos

ZukĂŒnftig sind hybride Veranstaltungen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Durch den regelmĂ€ĂŸigen Wechsel zwischen BĂŒro und Homeoffice bzw. Wunscharbeitsplatz bekommen Hybrid-Meetings immer relevanter. Ohne eine richtige Vorbereitung können diese Besprechungen oder auch Informationsveranstaltungen also nicht gelingen.

Neben Technik, Protokollen und einer klaren Rollenverteilung bzw. Moderation sollte vor allem die gleichberechtigte Kommunikation im Vordergrund stehen. Nur so haben alle Teilnehmer eine Chance, zum Erfolg des Meetings beizutragen.

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Vivien-Jana Gaida

Vivien-Jana Gaida recherchiert und schreibt fĂŒr den factro Blog ĂŒber aktuelle Tools und Trends. Nach ersten Erfahrungen beim Handelsblatt und der Wirtschaftswoche, ist sie nun Teil des Marketing-Teams bei factro. Auf dem factro Blog teilt sie ihr Fachwissen ĂŒber die moderne Arbeitswelt, Digitalisierung, Projektmanagement- und Collaboration-Software.