Homeoffice & Produktivität: Wie effizient arbeiten wir wirklich?

Produktiv sein im Homeoffice – geht das wirklich?

“Morgen bin ich im Homeoffice” – ein Satz, der mittlerweile für die meisten Menschen ganz normal ist. Doch eine Frage bleibt: Wie produktiv ist man wirklich bei der Arbeit von Zuhause aus? Während einige Betriebe dem Konzept skeptisch gegenüberstehen, sind andere überzeugt.

Um die Bedenken aus der Welt zu schaffen, beschäftigen wir uns in diesem Artikel mit Umfragen und Studien zu dem Thema und geben dir Handlungsempfehlungen und Tipps an die Hand.

• Was versteht man unter “Homeoffice”?
• Was sagen die Studien?
• Handlungsempfehlungen für Unternehmen
• Tipps für die Produktivität im Homeoffice
• Fazit: Wie wirkt sich Homeoffice auf die Produktivität aus?

Passen Homeoffice und Produktivität wirklich zusammen?

Was versteht man unter “Homeoffice”?

Der Begriff “Homeoffice” beschreibt eigentlich die Arbeit von zuhause aus. Allerdings wird dieses Wort oft gleichbedeutend für Konzepte wie “Remote Work”, “hybrides Arbeiten” oder “mobiles Arbeiten” genutzt. Auch der Begriff “Telearbeit” fällt oft im Zusammenhang mit dem Homeoffice. Dies sind allerdings zwei unterschiedliche Konzepte. Bei der Telearbeit gibt es einen komplett ausgestatteten Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden. Zudem ist Telearbeit in der Arbeitsstättenverordnung definiert. Beim Homeoffice ist dies nicht der Fall.

Was diese Konzepte gemeinsam haben? Bei all diesen Modellen wird nicht (oder zumindest nicht immer) im Büro gearbeitet.

Was sind die Vor- und Nachteile des Homeoffice?

Das Homeoffice bietet viele Vorteile, vor allem für Arbeitnehmende – denken viele. Jedoch profitieren auch Unternehmen davon. Eine verbesserte Work-Life-Integration beispielsweise wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und Motivation aus und ist somit eine Win-win-Situation für beide Seiten. Auch die Mitarbeiterbindung wird gestärkt und Unternehmen haben die Möglichkeit, den Suchradius für neue Mitarbeitende zu erweitern.

Neben dem Hauptargument, nämlich der gesteigerten Produktivität im Homeoffice, haben Umfragen noch einige weitere Vorteile aufdecken können.

Dinge, die das Homeoffice für Beschäftigte attraktiv machen sind unter anderem:

• Weniger pendeln
• Besserer Konzentration am eigenen Schreibtisch
• Mehr Eigenverantwortung

Natürlich gibt es auch Schwachstellen, sowie verschwimmende Grenzen zwischen Arbeit und Privatem, erschwerte Kommunikation mit dem Team und ein dadurch entstehendes Gefühl der Einsamkeit oder ein geschwächtes Wir-Gefühl durch die räumliche Trennung, wodurch die Unternehmenskultur leidet.

Zum Nachteil können diese Punkte aber vor allem dann werden, wenn diese nicht genug beachtet und entsprechend Gegenmaßnahmen getroffen werden. Dank der voranschreitenden Digitalisierung stehen mittlerweile viele Online-Tools zur Verfügung, die dabei helfen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Was sagen die Studien?

Die meisten Menschen sind überzeugt: Die Produktivität im Homeoffice steigt. Auch eine Stanford Studie kann dieses Gefühl bestätigen. In einem Zeitraum von zwei Jahren wurden zwei Gruppen von Personen untersucht, die einen arbeiteten im Homeoffice, die andere im Büro.

Die Ergebnisse zeigen, dass die Befragten im Homeoffice an weniger Stress durch z.B. den Wegfall des Arbeitsweges litten und auch weniger krank wurden. Allerdings hatten viele nach einiger Zeit den Wunsch mehr Kontakt zu den Teammitgliedern zu haben. Die Handlungsempfehlung der Studie: Arbeit im Büro und Homeoffice mischen, um eine optimale Atmosphäre zu schaffen.

Auch eine aus Deutschland von der Studie der TU Darmstadt kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Im Zeitraum von Januar bis Februar 2023 erhob sie mit Hilfe von Fragebögen Daten von 1.136 Mitarbeitenden. Hier kam heraus, dass die Beschäftigten wesentlich zufriedener waren und weniger Anzeichen für Burnout oder Boreout entstanden. Die Mitarbeitenden gaben außerdem an, dass sie im Durchschnitt gerne an drei von fünf Tagen von zuhause arbeiten möchten. Gründe dafür waren auch bei dieser Studie die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf und der Wegfall des Arbeitsweges.

Laut Studien können Beschäftigte zuhause genauso produktiv sein

Wie viel Homeoffice ist gut?

Die Frage, wie viel Homeoffice für die Produktivität gut ist, lässt sich also nicht allgemein beantworten. Hier kommt es ganz auf die Teammitglieder an. Durch hybride Modelle lassen sich so individuelle Lösungen finden, die das Arbeiten für alle Teammitglieder optimieren können.

In einer lettischen Studie, die den Einfluss von persönlichen Merkmalen auf die Produktivität untersuchte, wurde zudem erkannt, dass die unterschiedlichen Persönlichkeitstypen Einfluss auf das Wohlbefinden im Homeoffice haben. Dabei kommt das Big-Five-Modell aus der Psychologie zum Einsatz. Die 5 Merkmale sind:

• Offenheit (neugierig, fantasievoll, einfallsreich)
• Gewissenhaftigkeit (kontrolliert, genau, zielstrebig)
• Extraversion (gesellig, aktiv, gesprächig)
• Verträglichkeit (mitfühlend, hilfsbereit, verständnisvoll)
• Neurotizismus (ängstlich, verletzlich, selbstzweifelnd)

Festgestellt werden konnte, dass Persönlichkeitstypen, mit den Merkmalen Gewissenhaftigkeit und Offenheit sehr gut im Homeoffice zurecht kamen, bei den Typen Verträglichkeit und Extraversion ist die Erfahrung im Homeoffice auch positiv ausgefallen, so lange der Anschluss zum Team ausreichend vorhanden war.

Willst Du wissen, welcher Typ Du bist? Die Uni Leipzig hat genau dafür einen Persönlichkeitstest entwickelt. Um den Test zu starten, klicke hier.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Die mittlerweile größere Datenlage macht es einfacher für Unternehmen, Homeoffice-Regelungen zu finden. Damit das optimal funktioniert, kannst Du Dich an folgenden Tipps orientieren.

Hybride Arbeitsmodelle etablieren: Eine Mischung von Präsenz und Homeoffice ist für die meisten Menschen die beste Lösung. Die Tage im Homeoffice können für Aufgaben genutzt werden, die Ruhe und wenig Kontakt zum Team erfordern. Im Büro kann die Zeit dann auch für Meetings und kreative Austausche genutzt werden.

Flexible Anpassungen: Starre Regelungen sind bei hybriden Arbeitsmodellen wenig bis gar nicht möglich. Hier gilt es, flexibel auf Veränderungen reagieren zu können – starre Hierarchien und Regeln stehen dem nur im Weg.

Regelmäßiger Austausch: Um die Bedürfnisse Deines Teams zu kennen, ist es wichtig, regelmäßig in den Austausch zu gehen und so festzustellen, was am Besten zu den jeweiligen Teammitgliedern passt.

Arbeitszeiterfassung mit Tools: Um einer Überarbeitung vorzubeugen, eignet sich eine Software für die Arbeitszeiterfassung. Dort werden geleistete Stunden direkt eingetragen und werden so sichtbarer. Mit einer Projektmanagement-Software wie factro ist es außerdem möglich, Zeiten direkt Projekten, Paketen oder Aufgaben zuzuordnen.

Für manche Persönlichkeitstypen ist es im Homeoffice einfacher als für andere

Tipps für die Produktivität im Homeoffice

Auch wenn Dir die Arbeit im Homeoffice liegt, kann es sein, dass es am Anfang schwer fällt, sich zu organisieren. Für den perfekten Start haben wir hier einige praktische Anregungen gesammelt.

Ablenkungen vermeiden

Die Arbeit zuhause schafft mehr Wohlbefinden und Zufriedenheit. Allerdings kann es auch passieren, dass “mal eben” zwischendurch kleinere Aufgaben erledigt werden. Dinge, wie Blumen gießen und Wäsche aufhängen, sollten also trotzdem nach oder vor der Arbeit erledigt werden. Dafür ist es hilfreich, sich “abzugrenzen” und entweder in einem eigenen Arbeitszimmer zu arbeiten oder, wenn das nicht möglich ist, den Arbeitsbereich z.B. mit einem Sichtschutz abzuschirmen. Auch die Klingel kann beispielsweise in Terminen ein Störfaktor sein, diese solltest Du also vorher am besten ausschalten.

Ein ordentlicher Arbeitsplatz

Zur Abgrenzung der Arbeit ist es ebenfalls hilfreich, den Arbeitsplatz ordentlich zu halten und dort nur Dinge zu lagern, die mit der Arbeit zu tun haben. Für einen optimalen Arbeitsplatz, kannst Du das Kaizen-Prinzip und die sogenannten 5S anwenden. Die 5S stehen für 5 japanische Wörter. Sie sind stichwortartige Hilfen für die Organisation im Büro.

Doch auch Du selbst gehörst zu einem ordentlichen Arbeitsplatz. Auch wenn es verlockend ist: Der gemütliche Pyjama sollte vielleicht doch vor Arbeitsbeginn gewechselt werden.

Routinen entwickeln

Der erste Gang morgens im Büro ist für viele der zur Kaffeemaschine. Meist unbewusst entwickeln wir alltägliche Routinen. Im Homeoffice kommen da manchmal die gewohnten Abläufe in die Quere, deshalb ist es wichtig, neue Routinen zu entwickeln, die Deinen Alltag im Homeoffice strukturieren. Gerade für den Start in den Tag ist ein Ritual eine gute Lösung.

Zu Beginn Deines Arbeitstages solltest Du zudem Deine Aufgaben strukturieren, dabei helfen Vorgehensweisen wie Getting Things Done oder die Alpen-Methode.

Routinen helfen Dir dabei, Deinen Tag zu strukturieren

Work-Life-Balance bewahren

Auf der einen Seite stärkt das Homeoffice die Work-Life-Balance, auf der anderen Seite können die Grenzen zwischen Arbeit und Privatem auch manchmal verschwimmen. Um das zu verhindern, solltest Du im Arbeitsalltag Grenzen etablieren. Das kann zum Beispiel ein Spaziergang in der Mittagspause sein, um räumlichen Abstand zu gewinnen.

Auch feste Pausenzeit helfen dabei, regelmäßig etwas abzuschalten, um danach motivierter weiterzuarbeiten. Damit die Gedanken nicht trotzdem währenddessen um die Arbeit kreisen, kannst Du eine virtuelle Kaffeepause mit Deinem Team machen, um einfach mal zu quatschen. Das stärkt zusätzlich das Wir-Gefühl.

Tools nutzen

Zur technischen Ausstattung gehören nicht nur ein Laptop, Kopfhörer, etc, sondern auch die passenden Tools. Online findest Du viele Kollaborations-Tools, die Du für eine produktive Zusammenarbeit nutzen kannst. Doch welche ist die Richtige?

Eine cloud-basierte Projektmanagement-Software wie factro bietet Dir die Möglichkeit, von überall aus auf Deine Projekte und Aufgaben zuzugreifen. Hier hast Du dank verschiedener Ansichten, z.B. Kanban Board oder Gantt Diagramm, immer die perfekte Übersicht Deiner Aufgaben und Projekte. Rollen können hier klar verteilt werden und Veränderungen werden Dir in Echtzeit angezeigt. Somit bist Du immer auf dem neuesten Stand und kannst Deine Aufgaben optimal bearbeiten.

Auch Kommunikationstools wie Slack für Chats oder Google Meet für Videokonferenzen sind eine hilfreiche Ergänzung.

Fazit: Wie wirkt sich Homeoffice auf die Produktivität aus?

Die Arbeitswelt ist im Wandel und mittlerweile ist die Arbeit im Homeoffice kaum noch wegzudenken und bietet für Arbeitnehmende und Unternehmen gleichermaßen Vorteile. Die Beschäftigten sind wesentlich zufriedener, was sich positiv auf die Arbeitsmotivation und auch die Produktivität auswirkt.

Um eine perfekte Lösung zu finden, ist es wichtig, die Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder zu kennen. Wie die Studie aus Lettland gezeigt hat, gibt es verschiedene Persönlichkeitstypen, die unterschiedlich gut im Homeoffice klarkommen. Doch egal, welcher Typ, die Kommunikation und der Zusammenhalt im Team muss gefördert werden, damit das Konzept funktionieren kann. Homeoffice und Produktivität schließen sich also nicht aus – zumindest mit der richtigen Umsetzung.