Schluss mit „Kurz vor knapp“
Ob Reisen, Bachelor- bzw. Masterarbeit oder Meetings: Zeitpläne sind Teil des Alltags. Besonders wichtig sind sie aber auch im Projektmanagement, denn Projekte werden selten von heute auf morgen abgeschlossen, sondern werden umfangreich konzipiert und umgesetzt. Oft wird dafür ein Projektplan erstellt, der die einzelnen Elemente der Projektplanung zusammenfasst.
Ein wichtiger Bestandteil der Konzipierung ist der Zeitplan. Aber wie wird ein sinnvoller Zeitplan erstellt und was gilt es zu beachten?
- Was ist ein Zeitplan im Projekt?
- Aufgaben und Deadlines einteilen
- Zeitplan als Gantt Diagramm
- Ressourcen besser einteilen und Erfahrungen berücksichtigen
- Zeitplan mit Software erstellen
- Zeitplan erstellen und effizienter arbeiten
1. Was ist ein Zeitplan im Projekt?
Ein Zeitplan im Projektmanagement listet alle Aktivitäten, Aufgaben, Termine und Vorgänge mit dem jeweiligen Start- sowie Endzeitpunkten in einem Projekt auf. In der Planung erhalten Projektbeteiligte eine Übersicht über die Dauer der einzelnen Vorhaben sowie die Laufzeit des gesamten Projekts. Der Zeitplan plant also den zeitlichen Ablauf eines Projekts und beantwortet die Frage wann welches Vorhaben stattfindet.
Wann fängt die Zeitplanung am besten an?
Eine gut geplante Einteilung Deiner Zeit ist von großer Wichtigkeit für Dich, Deine Mitarbeiter und Dein Projekt. Eine angemessene Planung ist nicht nur gut für die Stimmung im Team, sondern überzeugt auch Auftraggeber und Stakeholder, die das Projekt freigeben.
Einen Zeitplan erstellst Du am besten im Anschluss an den Projektstrukturplan (PSP). Diese beliebte Projektmanagement-Methode gibt die Arbeitspakete und Aufgaben vor, die für das Projekt erledigt werden müssen und setzt diese in einen logischen Zusammenhang.
Arbeite die anstehenden Aufgaben so präzise wie möglich aus:
- Wie hoch ist die Priorität?
- Welche Zwischenschritte (z.B. Checklistenpunkte oder Teilaufgaben) müssen erledigt werden?
- Welches Pensum hat die Aufgabe voraussichtlich?
Im Anschluss kannst Du damit beginnen, die Frage nach dem „Wann?“ zu beantworten und den zeitlichen Projektablauf planen.
2. Aufgaben und Deadlines einteilen
Dann ist es wortwörtlich an der Zeit, die Planung vorzunehmen: Teile den Aufgaben, basierend auf der jeweiligen Projektphase, geeignete Fristen zu. Ganz wichtig ist es, auch immer einen Puffer mit einzuplanen, falls sich Verzögerung ergeben, etwa durch Mitarbeiterfluktuation, Krankheit oder Lieferengpässe.
Die Einordnung kannst Du auch mit dem PSP vornehmen, indem Du die jeweiligen Arbeitspakete nach Phasen sortieren. Da diese Methode aber erst bei thematischen (und nicht bei zeitlichen) Zusammenhängen alle Stärken entfalten kann, empfiehlt sich stattdessen die Nutzung eines Gantt Charts
3. Zeitplan als Gantt Diagramm
Mit einem Gantt Diagramm siehst Du alle Deine Aufgaben als Balken auf einer Zeitachse und kannst präzise vorplanen. Die Beurteilung über Fortschritte, Fristen und Deadlines fällt mit einer Zeitleiste wesentlich leichter und ist stets tagesaktuell.
Ein weiterer großer Vorteil dieser Visualisierung sind Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. In Form von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen kannst Du festlegen, welche Aufgaben kritisch voneinander abhängen und dadurch sofort, mit einer Aufgabe loslegen, wenn der Vorgänger abgeschlossen ist.
Die Vorgänger-Nachfolger-Beziehung erkennst Du anhand der Pfeile im Gantt einfach
Zudem ist ein Gantt sehr gut geeignet, Meilenesteine abzubilden, die Du während eines Projektes erreichen willst. Du erkennst auf einen Blick, wann ein nächstes Etappenziel ansteht und was es bis dahin noch zu tun gibt. So bringst Du Ordnung in Dein Projekt.
4. Ressourcen besser einteilen und Erfahrungen berücksichtigen
Einteilung der Ressourcen
Ein angemessenes Zeitmanagement ist für Projekte unabdingbar, besonders mit steigender Größenordnung. Verzögern sich Projekte zu stark, steigen die Kosten. Hier gilt ganz klar: „Zeit ist Geld“. Auch steigt die Unzufriedenheit der Mitarbeiter und des Auftraggebers. Doch auch ein zu straff geplantes Projekt läuft Gefahr, zu scheitern, wenn Deadlines gerissen werden.
Mit einem guten Zeitplan können Sie also Ihre Ressourcen besser einteilen und das Projekt zuverlässig abschließen. Sie behalten stets den Überblick über Fortschritte, Fristen und Meilensteine und können besser auf unerwartete Entwicklungen reagieren.
Das Magische Dreieck im Projektmanagement
Schonmal was von Timeboxing gehört? Mit dieser Methode teilst Du Deine Zeit in Zeitblöcke ein und legst fest wann Du welche Aufgaben bearbeitest. Nach der Fertigstellung erinnert das Konzept an einen Stundenplan und lässt sich einfach in Deinem Kalender visualisieren. Am Besten planst Du die Aufgaben direkt aus factro heraus, so hast Du direkt einen Aufgabenbezug.
Erfahrungen berücksichtigen
Wenn Du einen Projektzeitplan erstellst, solltest Du auf die Methode Lessons Learned zurückgreifen und Erfahrungen aus vorherigen Projekten mit einfließen lassen. Dadurch kannst Du besser beurteilen, welche Aufgabenstellungen besonders langwierig sind und diese mit genügend Raum einplanen.
Basierend auf Deiner Lessons Learned kannst Du Deine Planung auch für zukünftige Projekte als Projektplan Vorlage abspeichern. Wenn Du also regelmäßig mit ähnlichen Projekten oder Strukturen arbeitest, kannst Du die gespeicherten Vorlagen jederzeit wiederverwenden, um neue Erfahrungen ergänzen und so immer weiter optimieren. Dadurch wird Deine Planung mit jedem Projekt genauer und effizienter.
Eine Zeitplanvorlage erleichtert den Start in ein neues Projekt
5. Zeitplan mit Software erstellen
Heutzutage lassen sich Zeitpläne software-gestützt schnell und leicht erstellen sowie verwalten. Trotz vieler im Internet verfügbarer Vorlagen eignet sich Excel bzw. Word nicht als Software für Projektplanung, sondern eher nur für feste Abläufe wie Stundenpläne.
Komplexe Projekte können sich verändern und Anpassungen erfordern, die Excel nur umständlich oder gar nicht mit Hausmitteln abdecken kann. Dafür gibt es aber geeignete PM-Software, wie z.B. das Bochumer Tool factro. Damit kannst Du ganz einfach einen Zeitplan oder eine Zeitplanvorlage erstellen und diesen auf Wunsch anpassen. Dadurch eignet sich die Anwendung auch für das operative Geschäft als Management Software.
Smarte Planung mit factro
Das Tool bietet nicht nur den einzigartigen Projektstrukturplan für die inhaltliche und/oder phasenorientierte Planung, sondern verfügt auch über ein leistungsstarkes Gantt Chart, in dem Du Deinen Zeitplan ganz einfach per Drag&Drop zusammenstellen kannst – ohne Zellen, Zeilen oder Formeln angeben zu müssen.
Der Projektstrukturplan überblickt das gesamte Projekt.
Wenn Du Änderungen an der Struktur vornimmst, passt sich das Gantt automatisch an. Der Wechsel zwischen den verschiedenen Ansichten erfolgt dabei mit nur einem Klick. Darüber hinaus denkt das Gantt Diagramm für Dich mit: Wenn Du z.B. den Zeitraum des Projekts, eines Pakets oder einer Vorgänger-Aufgabe verschiebst, verschieben sich alle zusammenhängenden Zeiträume automatisch mit.
Da factro eine Cloud-Lösung (SaaS) ist, sind alle Pläne und Änderungen für alle Mitarbeiter zentral verfügbar, unabhängig vom Team oder Standort und mobil sowie am Computer. Das erspart E-Mail-Chaos und unauffindbare Listen und Tabellen auf unbekannten Laufwerken.
6. Zeitplan erstellen und effizienter arbeiten
Die Vorteile eines guten Zeitplans sind vielfältig und betreffen alle in einem Projekt involvierten Bereiche und Parteien. Sie kommen zuverlässiger ans Ziel, sind wirtschaftlicher und die Projekte sind ein größerer Gewinn für Deine Organisation.
Am besten funktioniert die Planung mit einem geeigneten und darauf ausgelegten PM-Tool. Damit behältst Du immer den Überblick über alle Fortschritte, Deadlines, Abhängigkeiten und Meilensteine und kannst flexibel reagieren.
Wenn Du also einen Zeitplan erstellst, profitierst Du von vielen Vorzügen:
- alle Deadlines im Blick
- kritische Abhängigkeiten festlegen und erkennen
- Zeit und Kosten sparen
- Ressourcen besser einteilen
- höhere Zufriedenheit von Mitarbeitern, Kunden und Stakeholdern
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