Hybrides Projektmanagement

Der richtige Methoden-Mix aus agil und klassisch

Du bist auf dem Weg in Dein nächstes Projekt? Attacke! Doch welche methodische Vorgehensweise eignet sich für die Umsetzung am besten? Die richtige Grundlage bieten passende Projektmanagement-Methoden. Besonders agile Modelle scheinen hier im Trend zu liegen. Doch sind sie immer die passende Lösung?

Klassisches Projektmanagement (bzw. Projektmanagement-Methoden) gilt zwar als „angestaubt“, hat sich aber über Jahre bewährt und sollte auch heute nicht komplett außen vor gelassen werden. Gerade in Projekten mit unterschiedlichen Anforderungen, Chancen und Risiken passt ein individuell ausgewählter Methoden-Mix aus agil und klassisch am besten. Willkommen im hybriden Projektmanagement!

Das Beste aus zwei Ansätzen verbinden

Eine Aufgabe des Projektleiters bzw. Managements besteht u.a. darin, das passende Werkzeug für Projekt und Team zu finden. Beim hybriden Modell, als „state of the heart“, interagieren traditionelle und agile Methoden im Zusammenspiel, um ein Projekt gemeinsam, erfolgreich umzusetzen.

Was ist hybrides Projektmanagement? Welche Vor- und Nachteile entstehen für Organisationen? Und wann eignet sich welcher Ansatz am besten? Dazu ein Überblick über klassische, agile und hybride Methoden im Projektmanagement-Alltag.

Das Wichtigste in Kürze

• Hybrides Projektmanagement kombiniert klassische Planungssicherheit mit agiler Anpassungsfähigkeit. Verbindliche Budgets, Termine und Freigaben können klassisch gesteuert werden, während Teams ihre operative Arbeit flexibel organisieren.
• Besonders sinnvoll ist der Ansatz für Projektleiter, PMO-Verantwortliche und Teamleads in mittelständischen Unternehmen, Kommunen und Kliniken, die mehrere Beteiligte, feste Vorgaben und wechselnde Anforderungen koordinieren.
• Erfolgreiches hybrides Projektmanagement bedeutet nicht, möglichst viele Methoden einzusetzen. Entscheidend ist, für jeden Projektbereich die passende Steuerungslogik festzulegen.
• Der Nutzen eines strukturierten Projektmanagement-Systems zeigt sich insbesondere in einer klareren Zusammenarbeit, transparenteren Abläufen und einer effizienteren Abstimmung zwischen Management- und Teamebene.

Im hybriden PM interagieren agile und klassische Methoden

Definition: Was ist hybrides Projektmanagement?

Hybrides Projektmanagement ist ein relativ neuer Begriff im Projektmanagement und beschreibt die gezielte Kombination aus unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden. Dabei werden Elemente aus dem klassischen und agilen PM vereint, die gut zum jeweiligen Projekt passen. Projektmanager nutzen hierbei die Vorteile beider Ansätze, um das bestmögliche Ergebnis zu erreichen. Hybrides Projektmanagement verbindet klare Strukturen mit kurzen Feedbackzyklen. Der Gesamtplan bleibt verlässlich, während Teams innerhalb definierter Bereiche flexibel auf neue Erkenntnisse, Kundenwünsche und Risiken reagieren können.

💡 Schon gewusst? Erst 2017 wurde der Begriff des „Hybriden Projektmanagements“ erstmalig von Holger Timinger erwähnt. Er beschreibt PM-Methoden, die individuell zur Aufgabe passen.

Die verschiedenen Methoden werden allerdings nicht wahllos vermischt. Stattdessen entscheidet das Projektteam bewusst:

• Welche Ziele müssen von Beginn an verbindlich feststehen?
• Welche Anforderungen dürfen sich während des Projekts verändern?
• Wo sind feste Freigaben und Dokumentationen notwendig?
• Wo helfen kurze Iterationen und regelmäßiges Feedback?
• Welche Aufgaben benötigen einen langfristigen Zeitplan?
• Welche Arbeit lässt sich besser über Kanban oder Sprints steuern?

Warum überhaupt Projektmanagement?

Im heutigen Unternehmensalltag werden Projekte immer komplexer. Häufig wird nicht nur ein einzelnes Projekt, sondern mehrere parallel bearbeitet. Mit dem richtigen Projektmanagement behalten Projektleiter und Beteiligte eine bessere Übersicht über laufende Projekte, ein konkretes Zeitmanagement und benötigte Kapazitäten – wie beispielsweise Mitarbeiterauslastung und vorhandene Arbeitsressourcen.

Durch die konkrete Projektplanung wird für einen termingerechten, erfolgreichen Abschluss gesorgt. Mithilfe unterschiedlicher Methoden werden Chancen und Risikofaktoren besser eingeschätzt, sodass eine gewisse Erfolgssicherheit entsteht.

„Projektmanagement wird als Managementaufgabe gegliedert in Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Was ist der Unterschied zwischen hybridem Projektmanagement und hybrider Arbeit?

Die Begriffe beschreiben unterschiedliche Dinge:

• Hybrides Projektmanagement kombiniert verschiedene Steuerungs- und Arbeitsmethoden.
• Hybride Arbeit kombiniert unterschiedliche Arbeitsorte, beispielsweise Büro und Homeoffice.
• Ein Projekt kann hybrid gesteuert werden, obwohl alle Beteiligten im selben Büro arbeiten.
• Ein vollständig klassisch geplantes Projekt kann gleichzeitig von einem räumlich verteilten Team umgesetzt werden.

Warum ist das hybride Modell sinnvoll?

Herausforderung im klassischen Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement ist häufig mit einer aufwendigen Planung verbunden, da einzelne Projektphasen von Anfang an feststehen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass neue Ideen sowie Kunden- und Stakeholderwünsche in späteren Projektabschnitten nicht mehr beachtet werden. Gerade heutzutage ändern sich die Anforderungen und Märkte schnell – da kann das traditionelle PM problematisch werden.

Klassische PM-Methoden sind in den meisten Unternehmen fest etabliert. Durch die starren, hierarchischen Strukturen fehlt vielen Projekten allerdings die nötige Flexibilität, die vor allem in komplexen Projekten notwendig ist. Weitere Situationen, in denen klassisches Projektmanagement an seine Grenzen stößt:

• Änderungen verursachen einen hohen Planungsaufwand.
• Kundenfeedback erreicht das Team möglicherweise zu spät.
• Annahmen werden erst am Projektende überprüft.
• Abhängigkeiten führen zu langen Wartezeiten.
• Fehler können sich über mehrere Projektphasen fortsetzen.

Ein Grund dafür ist, dass Projekte in immer kürzeren Zyklen umgesetzt, Innovationen entwickelt und Produkte schneller auf den Markt gebracht werden. Um bei diesem Tempo den Anschluss nicht zu verlieren, reichen klassische Methoden häufig nicht mehr aus. Warum eigentlich?

Modernes Arbeiten verändert Abläufe im Projekte

Die Art der Arbeit hat sich in den letzten Jahren durch New Work grundlegend verändert. Immer wichtiger wird ein ortsunabhängiges Arbeiten, wie etwa aus dem Home Office oder auch eine mögliche flexible Einteilung der Arbeitszeit in Remote Work. Auch das hybride Arbeiten wird immer beliebter. Mitarbeiter erhalten mehr Eigenverantwortung und können bzw. müssen sich nach Deinen Bedürfnissen selbstständig organisieren.

Das hybride Modell verbindet also mehrere Anforderungen:

• Stabilität dort, wo Verbindlichkeit notwendig ist
• Flexibilität dort, wo neue Erkenntnisse entstehen
• Transparenz über beide Steuerungsebenen hinweg

Projektbeteiligte schätzen die Arbeit aus dem Home Office oder in Remote

Agiles vs. klassisches Projektmanagement: Was sind die Unterschiede?

Was sind klassische Projektmanagement-Methoden

Klassische Methoden haben einige Vorteile, sind allerdings – für sich alleinstehend – durch ihre starren Strukturen nicht mehr zeitgemäß. Dennoch profitieren Projekte vor allem von der hohen Planungssicherheit und der klaren Zieldefinition. Ganz nach dem Leitspruch: Safety First!

4 klassische Beispiele

1. Wasserfallmodell: Die Wasserfall Methode ist ein lineares Planungsmodell, das in aufeinanderfolgenden Projektphasen gegliedert ist. Jede der Phasen hat einen festen Start- und Endtermin, in denen Aufgaben und Zwischenergebnisse gesetzt werden. Anforderungen und Abläufe werden in jeder Phase relativ präzise beschrieben.
2. PRINCE2: PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) steht für „Projekte in kontrollierten Umgebungen“. Es setzt Rahmenbedingungen für ein Projekt, durch die Aufteilung großer Projekte in kleinere, kontrollierbare Stufen. Wichtig ist hier die gründliche Analyse der Strukturierung, Kapazitätsplanung und Kostenschätzung.
3. V-Modell: Das V-Modell ist eine Weiterentwicklung des Wasserfallmodells und setzt auf aufeinanderfolgende Projektphasen. Ergänzend dazu wird analysiert, in wie weit die einzelnen Phasen miteinander interagieren können. Den Entwicklungsphasen werden Testphasen gegenübergestellt, um schon in den frühen Phasen die Qualität zu sichern.
4. Spiralmodell: Auch das Spiralmodell basiert auf der Wasserfall Methode. Allerdings sind die Aufgaben im Gegensatz dazu nicht linear gestaltet. Die einzelnen Phasen werden zyklisch durchlaufen und regelmäßig kontrolliert, um Fehler zu beheben und Risiken zu minimieren.

Was sind agile Methoden im Projektmanagement?

Gerade im modernen Arbeitsalltag sind klassische Methoden – allein durch ihre geringe Flexibilität für Veränderungen – nicht mehr sinnvoll. Durch die Ergänzung agiler Methoden können Projekte leichter auf Änderungen reagieren.

4 agile Beispiele

1. Scrum: Scrum ist ein agiles Vorgehensmodell, das die Projektlaufzeit eines Projekts in Etappen unterteilt. Die sog. Sprints entwickeln innerhalb von 2-4 Wochen funktionsfähige Zwischenprodukte in iterativen Zyklen, die auf Grundlage des Feedbacks weiter erarbeitet werden.
2. Design Thinking: Im Design Thinking-Prozess werden in interdisziplinären Teams Probleme gelöst und Ideen gefunden. Das Projekt wird anhand des Feedbacks und Tests nach verschiedenen Schleifen optimiert, um ein zufriedenstellendes Produkt zu erhalten.
3. Lean: Im Lean Modell werden Aufwand und Ertrag absolut optimiert, um keine Ressourcen unnötig zu verschwenden. Im Mittelpunkt stehen Werte aus Sicht der Kunden und eine sinnvolle Preiseffizienz.
4. Kanban: Kanban ist, neben Scrum, die am weitesten verbreitete agile Methode im Projektmanagement. Das Kanban Board ist dabei traditionell in drei Spalten unterteilt: In geplante Aufgaben, aktive Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird und abgeschlossene Aufgaben. Durch die Flexibilität können die Spalten an das jeweilige Projekt angepasst werden.

Welche hybriden Projektmanagement-Methoden funktionieren in der Praxis?

Bei dem hybriden Modell muss nicht zwischen agil und klassisch entschieden werden. Die Kombination der Methoden kann ganz individuell an das jeweilige Projekt angepasst werden. Auch im Prozessmanagement ist eine Kombination der Methoden sinnvoll. Wir haben einige mögliche Kombinationen und Vorgehensmodelle im Überblick.

Wie funktioniert hybrides Projektmanagement mit Wasserfall und Scrum?

Die Basis dieser Kombination ist die Wasserfallmethode mit ihren einzelnen vordefinierten Projektphasen. Mit Scrum kann in einer Phase – meistens bei der Implementierung des Entwurfs – mithilfe von Sprints auf Basis des Feedbacks ein funktionsfähiges Zwischenprodukt etabliert werden.

Wie funktioniert Scrumban?

Beim „Scrumban“ – Scrum und Kanban – interagieren zwei agile Methoden miteinander. Eingesetzt wird ein Kanban Board mit dem Ablauf und der Verteilung wie im Scrum. Scrumban Boards geben eine strukturierte Übersicht über den Workflow und optimieren zeitgleich Prozesse. Gesteigert werden Verantwortungsbewusstsein und Kommunikation – gleichzeitig wird mehr Leistung erzielt.

Mit einem Kanban Tool können Boards individuell angepasst und auf das eigene Projekt zugeschnitten werden. An einem Ort gesammelt sind Aufgaben, Dokumente und Kommentare von Projektbeteiligten. Mithilfe der passenden Projektmanagement-Software , wie beispielsweise factro, sind alle Beteiligten auf einem einheitlichen Stand. Mit den gesammelten Informationen entsteht anschließend automatisch eine Dokumentation.

Das projektbezogene Kanban Board in factro

Wie lassen sich Scrum und das V-Modell kombinieren?

Bei diesem Modell starten die ersten Projektphasen mit der Scrum Methode und gehen dann in das V-Modell über, um einen erfolgreichen Projektabschluss zu sichern. Durch diese Aufteilung wird die Kreativität der Teammitglieder gefördert und trotzdem mit einer hohen Planung verbunden.

Was müssen hybride Projektmanager/innen beachten?

Eine Verknüpfung zwischen agilen und klassischen Methoden wird für Projektmanager immer wichtiger. Sie schaffen ein Bewusstsein für hybrides denken und verankern das im Arbeitsalltag. Dabei ist eine transparente Kommunikation im Team die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung.

Die Schwierigkeit für hybride Projektmanager liegt in der Entscheidung über die eingesetzten Methoden. Es gibt kein Rezept, welches vorschreibt, was bei welchem Projekt zu tun ist. Orientiert wird sich an den vorgegebenen Zielen und Bedingungen im Projektumfeld.

Welche Rollen gibt es im hybriden Projektmanagement?

Ein hybrides Projekt benötigt nicht möglichst viele Rollen, sondern eindeutig zugeordnete Verantwortung. Im traditionellen PM besteht das Projektteam aus einer Projektleitung und dem Projektteam. Die Projektleitung ist dabei im Kontakt mit Auftraggebern sowie Stakeholdern und behalten die Planung und Steuerung des Projekts stets im Blick. Teammitglieder setzen Projektaufgaben um und halten die zeitlichen Rahmenbedingungen dafür ein.

Der Ansprechperson für Auftraggeber und Stakeholder im agilen PM ist der Product Owner – gleichzeitig ist sie auch die erste Anlaufstelle für Teammitglieder bei auftretenden Problemen. Näher an der Projektarbeit ist der Scrum Master. Er sorgt für eine effiziente Arbeitsweise im Team und trägt die Verantwortung zur Einhaltung der vereinbarten Aufgaben. Das Projektteam selbst übernimmt Aufgaben eigenverantwortlich und dokumentiert den Verlauf eigenständig. Weder Product Owner noch Scrum Master sind Vorgesetzte des Teams.

Welche Verantwortung hat der Auftraggeber?

Der Auftraggeber:

• bestätigt das Projektziel,
• genehmigt Budget und Rahmenbedingungen,
• trifft wichtige Richtungsentscheidungen,
• löst Eskalationen auf Managementebene.

Welche Verantwortung hat die hybride Projektleitung?

Die Projektleitung:

• koordiniert Gesamtplan und Abhängigkeiten,
• überwacht Budget, Termine und Risiken,
• verbindet Management und operatives Team,
• definiert gemeinsam mit dem Team den Methoden-Mix,
• stellt transparente Berichte bereit.

Welche Verantwortung hat der Product Owner?

Der Product Owner:

• vertritt fachliche Anforderungen,
• priorisiert das Backlog,
• bewertet Zwischenergebnisse,
• stimmt sich mit Nutzern und Stakeholdern ab.

Welche Verantwortung hat der Scrum Master oder Flow Manager?

Diese Rolle:

• unterstützt die gewählte agile Arbeitsweise,
• moderiert Verbesserungen,
• macht Blockaden sichtbar,
• schützt das Team vor unnötigen Unterbrechungen.

Welche Verantwortung übernimmt das Projektteam?

Das Team:

• plant die operative Umsetzung,
• schätzt Aufgaben,
• dokumentiert Fortschritte,
• meldet Risiken und Blockaden,
• übernimmt Verantwortung für vereinbarte Ergebnisse.

Und welche Rollen passen nun zum hybriden Projektmanagement?

Sicher ist, Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollten von Beginn an festlegt sein. Zusammen können Projektbeteiligte entscheiden, welche Rollenverteilung am besten zum jeweiligen Projekt passt. Das kann sowohl eine klassische als auch agile Verteilung sein.

Die Rollen im hybriden PM können sowohl nach dem klassischen als auch agilen Projektmanagement verteilt werden

Wie führt man hybrides Projektmanagement in sechs Schritten ein?

1. Welche Rahmenbedingungen sind unveränderlich?

Dokumentiere zunächst:

• Projektziel
• Budget
• Endtermin
• gesetzliche Vorgaben
• vertragliche Verpflichtungen
• verpflichtende Freigaben
• externe Abhängigkeiten

Diese Elemente bilden den klassischen Projektrahmen.

2. Welche Bereiche enthalten noch Unsicherheit?

Markiere alle Bereiche, in denen:

• Kundenanforderungen noch nicht vollständig bekannt sind,
• technische Lösungswege getestet werden müssen,
• frühes Feedback möglich ist,
• Prioritäten voraussichtlich wechseln,
• Prototypen einen Erkenntnisgewinn bringen.

Diese Bereiche eignen sich für agile Praktiken.

3. Welche Methode löst welches Problem?

Wähle Methoden nicht nach Beliebtheit, sondern nach Zweck:

• Gantt für Termine und Abhängigkeiten
• Projektstrukturplan für Gesamtstruktur
• Kanban für kontinuierlichen Arbeitsfluss
• Scrum für iterative Produktentwicklung
• Design Thinking für unklare Nutzerbedürfnisse
• V-Modell für systematische Prüfungen
• Lean für Prozessoptimierung

4. Welche gemeinsamen Regeln benötigt das Team?

Definiert beispielsweise:

• Was bedeutet „fertig“?
• Welche Änderungen benötigen eine Freigabe?
• Wie werden Blockaden eskaliert?
• Wie oft werden Prioritäten geprüft?
• Wer darf Termine oder Budgets ändern?
• Wo werden Entscheidungen dokumentiert?

5. Wie werden alle Informationen zusammengeführt?

Vermeide getrennte Excel-Listen, Präsentationen, Chatverläufe und persönliche Notizen. Ein zentrales System sollte mindestens abbilden:

• Projektstruktur
• Aufgaben und Verantwortliche
• Termine und Meilensteine
• Abhängigkeiten
• Dokumente
• Kommentare und Entscheidungen
• Fortschritt
• Risiken
• projektübergreifende Auslastung

6. Wann wird der Methoden-Mix überprüft?

Plane nach vier bis acht Wochen eine erste Retrospektive. Fragt gemeinsam:

• Welche Regel hilft uns?
• Welche Abstimmung kostet unnötig Zeit?
• Wo fehlen verbindliche Entscheidungen?
• Wo ist der Prozess zu starr?
• Wo wechseln Prioritäten zu häufig?
• Welche Information ist nicht transparent?
• Welche Methode sollten wir anpassen oder entfernen?

Ein hybrider Ansatz ist kein endgültiges Regelwerk. Er sollte sich weiterentwickeln, sobald das Team belastbare Erfahrungen gesammelt hat.

Wie lässt sich hybrides Projektmanagement mit factro abbilden?

factro verbindet die übergeordnete Projektstruktur mit der operativen Aufgabensteuerung:

• Strukturbaum: Ziele, Teilprojekte und Arbeitspakete visuell gliedern
• Gantt-Zeitplan: Termine, Meilensteine und Abhängigkeiten planen
• Kanban Board: operative Aufgaben flexibel steuern
• Tabellenansicht: Aufgaben gruppieren, filtern und auswerten
• Projektüberblick: Fortschritt und Status zentral sichtbar machen
• Auslastungsübersicht: Kapazitäten projektübergreifend betrachten
• Dokumentation: Aufgaben, Kommentare und Dokumente zusammenführen

Damit kann die Projektleitung verbindliche Rahmenbedingungen steuern, während Teams ihre tägliche Arbeit flexibel organisieren.

Was sind Vor- und Nachteile im hybriden Modell?

Vorteile im hybriden Projektmanagement

Den großen Vorteil beim hybriden Projektmanagement bietet die individuelle und passgenaue Lösung für Dein Projekt. Dabei gibt es unzählige Kombinationsmöglichkeiten, die flexibel und unabhängig von der Größe, den Anforderungen und der Branche einsetzbar sind.

Fokussiert wird sich auf Kundenbedürfnisse, eine flexible Reaktion auf Aufgaben und unvorhergesehene Ereignisse, ohne auf eine gewisse Planungssicherheit verzichten zu müssen. Zusätzlich werden Prozesse optimiert, Ressourcen gespart und langfristig eine effizientere Arbeitsweise gefördert.

Nachteile im hybriden Projektmanagement

Nachteilig ist der hohe zeitliche Aufwand, um die „richtige“ Methoden zu etablieren. Eine große Projektmanagement-Kenntnis des Projektleiters wird vorausgesetzt. Er entscheidet anhand der Anforderungen an das Projekt, welche Methode passend ist. Dabei ist nicht zu unterschätzen: Auch alle Projektbeteiligten müssen mit den verwendeten Methoden vertraut gemacht werden.

Letztendlich sind die vielen Vorteile der Grund dafür, dass sich hybrides Projektmanagement immer weiter in unseren Unternehmensalltag etabliert.

Fazit: Klassisch und agil schließen sich nicht aus

Klassische Methoden scheinen im heutigen Unternehmensalltag im ersten Moment „altbacken“ zu sein. Doch das muss nicht zwangsläufig stimmen. Denn trotz der zunehmenden Agilität in vielen Branchen kann und sollte auf traditionelle Methoden nicht ganz verzichtet werden. Denn auch die „Klassiker“ bringen wichtige Eigenschaften für ein erfolgreiches Projektmanagement mit. Letztendlich wählt hybrides Projektmanagement den besten Weg für das eigene Projekt.