Arbeitspaket – Aufgaben richtig strukturieren

Mehr Struktur, bessere Übersicht

Wie werden Aufgaben in Projekten noch übersichtlicher strukturiert? In einem Arbeitspaket. Arbeitspakete sorgen dafür, dass besonders große Vorhaben im Projektmanagement durch die Einteilung in Pakete strukturierter und für das Team zugänglicher werden.

Schrittweise Richtung Projektabschluss

Für einen erfolgreichen Projektabschluss kann es hilfreich sein, Projekte in mehrere Arbeitsschritte aufzuteilen. Kollaborativen Teams bzw. die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird leichter, wenn alle Projektbeteiligten wissen, welches Paket von wem und bis wann abgeschlossen sein muss. Aufgabenpakete sind wie Puzzleteile, die zusammengefügt ein Gesamtbild ergeben.

Wir zeigen Dir: Was ist ein Arbeitspaket überhaupt? Wie ist es aufgebaut? Und wie kann ein digitales Tool bei der Erstellung helfen?

• Was genau ist ein Arbeitspaket?
• Arbeitspakete im Projektmanagement aufbauen und erstellen
• Tools für einen digitalen Projektstrukturplan

Ein Arbeitspaket im Projektmanagement vereinfacht die Verteilung von Aufgaben im Team und über Abteilungen hinweg

Was genau ist ein Arbeitspaket?

Arbeitspakete im Projektmanagement unterteilen ein Projekt in mehrere Arbeitsschritte. Diese machen nicht nur eine Verteilung im Team einfacher, sondern erhöhen auch den Fokus, in dem mit einer bestimmten Gruppe an Aufgaben gearbeitet wird. Ein Arbeitspaket hat klar definierte Zeiträume der Bearbeitung, Leistung sowie eine Deadline, die sich aus der Zeitspanne der einzelnen Aufgaben ergibt und gibt eine Art Ablaufplanung vor.

Definition „Arbeitspaket“ nach DIN 69901-5:2009-01
„Kleinste, nicht weiter zergliederte Element im Projektstrukturplan“

Zusätzlich werden in jedem Paket Ziele definiert, die mit einem bestimmten Plan-Aufwand kalkuliert werden. Aus dem Aufwand ergibt sich schließlich ein Ablaufplan. Grundsätzlich gilt, dass ein Arbeitspaket nur zusammenhängende Aufgaben enthält, die sich auf eine Phase bzw. einen Bereich konzentrieren. Durch das Arbeitspaket wissen Mitarbeiter genau, welche Leistung für die Bearbeitung erbracht werden muss.

Auf einen Blick: Eigenschaften von einem Arbeitspaket

• Definiert Aufgabengruppen
• Legt den Zeitraum eines Projekts fest
• Kalkuliert Aufwände
• Setzt Projektstrukturen

Ein Arbeitspaket ist Teil des Projektstrukturplans und damit auch Teil des PSP-Codes. Auch Inhalte sowie Kosten sind klar definiert und einer verantwortlichen Person zugewiesen. In einem Projektstrukturplan lassen sich die einzelnen Pakete leicht mit einem Blick erkennen.

Im PSP sind die Arbeitspakete direkt unter dem Projektkopf abgebildet

Arbeitspakete im Projektmanagement aufbauen und erstellen

Arbeitspakete eines Projekts lassen sich also, als ganzes Bild, am besten im Projektstrukturbaum überblicken. Ein Arbeitspaket entsteht schon bei der Projektplanung, damit Task effizienter strukturiert werden. Im PSP gibt es verschiedene Möglichkeiten, Aufgabenpakete aufzuteilen. Sie können strukturiert sein nach:

• Projektphasen
• Monaten
• Abteilungen
• Themen
• Teams
• Kundengruppen
• Dauer der Aufgaben
• und und und

Es gibt beliebig viele Möglichkeiten, Arbeitspakete zu strukturieren – grundsätzlich gilt jedoch: Die jeweilige Ordnung muss zum Projekt passen!

Arbeitspaket Vorlagen

Um Aufgaben und Pakete schneller zu erstellen, ist es sinnvoll, Vorlagen zu nutzen. Ein Vorteil neben der massiven Zeitersparnis ist, dass Strukturen übernommen werden, die funktionieren und in der Vergangenheit gute Ergebnisse erzielt haben.

Außerdem ergeben sich durch Vorlagen weniger Fehler bei der Aufgabenerstellung. Gerade wenn zu Beginn eines Projektes viele Aufgaben auf einmal angelegt werden müssen, kann es schnell passieren, dass sich Fehler einschleichen. Trotzdem sollten Vorlagen nicht blind genutzt, sondern regelmäßig auf ihre Aktualität geprüft werden.

Welche Vorlagen eignen sich?

Im Internet findest Du viele verschiedene Vorlagen, häufig auch für Programme wie Word und Excel. Diese eignen sich aber eher für kleine oder private Projekte, denn die Vorlagen sind meistens nicht von einem Programm in ein anderes übertragbar und somit nur für das jeweilige Format nützlich.

In factro kannst Du Projektvorlagen und Aufgabenpakete aus abgeschlossenen Projekten ganz einfach abspeichern und das nächste Mal wieder verwenden. Oder Du erstellst noch vor Projektstart Vorlagen, mit denen Du Dein Projekt ganz leicht aufbauen kannst. Zudem befinden sich die Vorlagen genau da, wo Du sie brauchst – bei deinen Aufgaben und Projekten.

Die Vorlagen-Übersicht in factro

In der Vorlagen-Übersicht kannst du ganz einfach neue Projektvorlagen erstellen: ein Klick und Du kannst, die für Dich passende Struktur für Dein Projektmanagement erstellen. Aufgaben-Vorlagen können ganz einfach aus bestehenden Aufgaben erstellt werden. Im Projektstrukturbaum kannst Du zudem die Vorlagen direkt aufrufen und hinzufügen.

Hier findest Du unterschiedliche Vorlagen für Arbeitspakete zum kostenlosen Download!

• Arbeitspaket – Vorlage Word (projektmagazin.de | Projektmagazin)
• Arbeitspaket Vorlage für Projektmanager (projekt-vorlage.de | Projekt-Vorlage)
• Vorlagenpaket Projektstart und Projektplanung (projekte-leicht-gemacht.de | Vorlagenpakete)

Nach Projektphasen sortiert – ein Arbeitspaket Beispiel

Eine weitere Möglichkeit ist die Einteilung nach Projektmanagement-Phasen. Ein Beispiel: Im Team Marketing steht das Projekt „Neue Website“ an. Um Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten, sind die Arbeitspakete hier in die Phasen „Vorbereitung“, „Durchführung“ und „Nachbereitung“ aufgeteilt.

Dadurch wird direkt deutlich, welches Paket zuerst bearbeitet wird und welche Tasks erst Richtung Projektabschluss anstehen. Die Deadlines der Pakete ergeben sich aus den Zeiträumen der Aufgaben, die aufeinander aufbauen. So erhält man indirekt auch eine Terminplanung für das Projekt, da die Arbeitspakete nacheinander abgearbeitet werden.

Ein Arbeitspaket Beispiel: Ein Projektstrukturplan, bei dem die Arbeitspakete nach Phasen geordnet sind

Aufgabenpakete nach Monaten

Eine mögliche Aufteilung der Arbeitspakte ist die Strukturierung nach Monaten. Hierbei gibt es dann für jeden Monat ein neues Arbeitspaket, in dem sich alle Aufgaben für den jeweiligen Zeitraum befinden. Damit hat man eine direkte Übersicht, was in dem Monat alles umgesetzt werden sollte – und wenn es notwendig wird, können Aufgaben auf den nächsten Monat verschoben werden.

Manchmal macht es die Mischung

In vielen Projekten nutzen Teams häufig einen Mix. Oft werden in besonders großen Projekten Arbeitspakete mit mehreren Unterpaketen erstellt. Eine mögliche Mischung: Arbeitspakete auf der monatsbasis eines Jahres. Die darunter liegenden Pakete bilden verschiedene Bereiche ab, die in diesem Projekt pro Monat abgedeckt werden.

Eine Alternative: Es wird zuerst nach Projektphasen und anschließend nach Themenfeldern strukturiert – so wie es im Screenshot der Fall ist. Umso mehr Aufgaben in einem Projekt sind, desto feiner wird auch meistens die Aufteilung, um einen noch besseren Überblick zu bieten und das Projekt optimal managen zu können.

Hierarchisch strukturierte Arbeitspakete bieten eine noch feinere Einteilung

Tools für einen digitalen Projektstrukturplan

In den meisten Teams findet Projektmanagement digital statt. Homeoffice und Remote Work werden immer beliebter – und damit auch der Einsatz einer passenden Projektmanagement-Software immer wichtiger. In einem digitalen Tool sind Projekte inkl. Arbeitspaketen mit allen Informationen verfügbar. Projektmitglieder haben von überall Zugriff darauf. Das Erleichtert sowohl die Aufgabenstellungen und Aufgabenverteilung aber auch die Projektplanung.

Im digitalen Projektstrukturbaum kann ein Projekt in seiner Grundstruktur aufgebaut werden, indem Arbeitspakete erstellt und Aufgaben Schritt für Schritt hinzugefügt werden. Sollte eine Aufgabe doch nicht zum ausgewählten Paket gehören, kann sie ganz leicht per Drag&Drop an die richtige Stelle verschoben werden. Das macht die Projektplanung und die Ablaufplanung so viel einfacher.

Jedem Aufgabenpaket kann eine individuelle Beschreibung hinzugefügt werden. Damit wird allen Projektbeteiligten deutlich, worum es im Paket geht. Durch die direkte Zuteilung wird zusätzlich klar, auf wessen (virtuellen) Schreibtisch der Task liegt und welche Aufgabenstellung gefordert ist.

Welche Informationen werden also sichtbar?

• Welchem Projekt ist das Paket zugeordnet?
• Worum geht es im Arbeitspaket?
• Wie lautet die Arbeitspaketbeschreibung?
• Wer trägt die Verantwortung?
• Welche Zeiträume sowie Aufwände (Plan-, Ist- & Restaufwände) haben Tasks?
• Welche Dateien sind im Paket verknüpft?

Änderungen im Tool werden blitzschnell für alle Projektbeteiligten zugänglich, da die Erfassung in Echtzeit erfolgt. Und auch Aufgaben, die einem Arbeitspaket neu zugeordnet werden, sind sofort an der richtigen Stelle – z.B. direkt im Projektstrukturplan – zu sehen. So wissen Teams immer genau, was gerade ansteht.