Auf der Suche nach Projektmanagement-Vorlagen?

Standards in Projekten etablieren

Im Unternehmensalltag gehören Projekte zur Tagesordnung – von der IT über die Produktentwicklung bis hin zum Marketing. Projekte bestehen dabei aus Paketen, die wiederum aus unterschiedlichen Aufgaben zusammengesetzt sind. Einige dieser Vorgänge gehören zur Routinetätigkeit und können mit den passenden Projektmanagement-Vorlagen schnell und einfach umgesetzt werden.

Vorlagen aus Projekterfahrungen entwickeln

Eigene Vorlagen können aus bekannten Abläufen im täglichen Projektmanagement entstehen. Dabei werden Informationen aus abgeschlossenen Projekten in Vorlagen gespeichert und anschließend im neuen Projekt wiederverwendet. Fest etablierte Strukturen – wie Zeitpläne, Gantt-Diagramme, Projektpläne und Analysen – sind häufig in wiederkehrende Vorhaben relevant und können eine Basis für Folgeprojekte sein.

Eine Vorlage muss aber nicht immer aus einem abgeschlossenen Projekt entstehen – bei Bedarf können individuelle Vorlagen für Pakete und Aufgaben angelegt werden, um Arbeitsabläufe einheitlich zu gestalten und Firmenstandards zu setzen.

Vorlagen mit Word, Excel, Powerpoint oder doch ein Projektmanagement-Tool?

Immer mehr Projekte laufen parallel und werden zeitgleich umgesetzt. Die Verwendung von Vorlagen erleichtert das Arbeiten – gerade bei wiederkehrenden Projekten und Routineaufgaben – enorm. Doch wie und wo erstelle ich Projektmanagement-Vorlagen am besten?

(Kostenlose) Vorlagen für Word, Excel bzw. PowerPoint gibt es online wie Sand am Meer. Diese sind allerdings häufig nicht zielführend. Besser: ein PM-Tool, das bei einer Nutzung von Vorlagen professionell unterstützt.

1. Was sind Projektmanagement-Vorlagen?
2. Projektmanagement-Vorlagen im PM-Tool aufbauen
3. Vorlagen in Word, Excel und PowerPoint nutzen
4. Fazit: Vorlagen erleichtern das Projektmanagement

Vorlagen im Projektmanagement fördern nicht nur einheitliche Strukturen, sondern unterstützen auch eine gute Zusammenarbeit im Team

1. Was sind Projektmanagement-Vorlagen?

Vorlagen im Projektmanagement helfen vor allem dabei Projekte, Aufgaben und weitere Vorhaben schneller umzusetzen. Richtige Organisation und Koordination entscheidet oft über den Projekterfolg. Gerade bei Projekten, die gleichzeitig umgesetzt werden, hilft eine Projektverwaltung mithilfe von Vorlagen sehr, um alle Themen, die das Projektmanagement umfasst, zu erfassen.

Einheitliche Strukturen sowie ein festes Schema bei gleichen Projekten stellen sicher, dass Abläufe bzw. Arbeitsschritte und Dokumente nicht vom Standard abweichen. Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern dokumentiert gleichzeitig alle Arbeitsschritte.

Zur Erinnerung: Was das Projektmanagement umfasst – eine Definition
„Projektmanagement wird als Managementaufgabe gegliedert in Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Vorlagen gibt es für ganz verschiedene Bereiche des Projektmanagements, zum Beispiel für den Projektauftrag, den Statusbericht oder die Arbeitszeiten. Damit Du die einzelnen Dokumente dieser Schritte nicht einzeln speichern musst und ein Dokumenten-Chaos entsteht, kann Dir eine Projektmanagement-Software wie factro dabei helfen, die Vorlagen an einem Ort griffbereit zu haben.

Wann sind Vorlagen praktisch?

Nicht nur Projektsteckbriefe, Anträge und Pläne sind in vielen Projekten identisch, auch weitere Unterlagen können aus einem Projektplan ins Nächste als Vorlage übernommen werden.

Dokumente, bei denen eine Vorlage sinnvoll ist:

• Projektstatusbericht
• Projektangebot
• Projektstrukturplan
• Risiko-, Projektumfeld- und SWOT-Analyse
• Projektbudget sowie Kosten
• Gantt Chart Vorlagen
• Meetingprotokolle
• Projektplan
• Kapazitäts- und Ressourcenplanung
• Projektdokumentation

Viele Dokumente sind in unterschiedlichen Projekten identisch

Fünf Vorteile einer Projektmanagement Vorlage

1. Zeitersparnis: Gerade am Anfang eines neuen Projekts erleichtern Vorlagen den Start und unterstützen eine schnellere Umsetzung im gesamten Projekt.
2. Feste Standards: Durch etablierte Strukturen haben Projekte einheitliche Standards im Unternehmen
3. Effizienter Arbeiten: Durch die gesparte Zeit und eindeutigen Richtlinien wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter effizienter genutzt.
4. Bessere Zusammenarbeit: Einheitliche Strukturen und identische Umsetzung erleichtern die Zusammenarbeit im Team.
5. Erfahrungen nutzen: Erfahrungen und Misserfolge aus vergangenen Projekten werden genutzt, um aus den Fehlern zu lernen (sog. Lessons Learned).

2. Projektmanagement-Vorlagen im PM-Tool aufbauen

In einem Projektmanagement-Tool sind Vorlagen für Dein Projektmanagement immer griffbereit. Mit der Erstellung eigener Vorlagen setzt Du außerdem Standards und feste Strukturen in Deinen Projekten. Welche Vorlagen bildet denn jetzt die PM-Software ab?

Start mit einer Projektplan-Vorlage

Ein Projektplan umfasst alle wesentlichen Bestandteile für einen erfolgreichen Projektabschluss: Aufgaben, Pakete, Deadlines, Verantwortlichkeiten und Dokumente. Eine sorgfältige Planung ist ausschlaggebend für einen gelungenen Fortschritt während der einzelnen Phasen.

Um bei dieser wichtigen Aufgabe Qualität sicher zu stellen und trotzdem Zeit einzusparen, sind Projektvorlagen sinnvoll. Im Tool ist die Vorlage interaktiv, sodass diese genau auf Deine Bedürfnisse abgestimmt und angepasst werden kann. Du möchtest Dein Projekt im Projektstrukturplan abbilden? Oder doch lieber im Kanban Board? Die Ansicht ist frei wählbar und kann mit nur einem Klick verändert werden.

Projekt als Strukturplan abbilden

Wie genau der Projektstrukturplan des jeweiligen Projekts aussieht, liegt an unterschiedlichen Faktoren wie Teamgröße, Branche und Projektart. Der Aufbau ist dabei aber identisch: Zusammengesetzt ist der Plan aus dem Projekt-Kopf, Aufgabenpaketen und den einzelnen Aufgaben.

Der Projektstrukturplan überblickt das gesamte Projekt.

Mit dem Projektmanagement-Tool factro kannst Du mit Deinem Team ganz schnell und einfach Vorlagen erstellen. Ob für ganze Projekte, einzelne Pakete oder Aufgaben. Die Vorlagen kannst Du dann mit einem Klick für neue Projekte nutzen und sparst enorm viel Zeit. In unserem neuen Video zeigt dir Marvin Schritt für Schritt, wie Du kinderleicht Vorlagen erstellen und Anwenden kannst.

Vorlage für einen Zeitplan

Wovon kann man nie genug haben? Genau, Zeit! Eine Vorlage für den Zeitplan setzt dabei Richtlinien für das Zeitbudget. Die Vorlage speichert terminierte Abläufe und Vorgänge und setzt Zeiten im Projekt ganz automatisch. Sich wiederholende Meetings und Termine haben damit einen klar definierten Aufwand – das wird vor allem dann praktisch, wenn es eine feste Deadline vom Auftraggeber gibt.

Zeitplanung als Gantt Chart

Das Gantt Diagramm zeigt Fortschritte, Deadlines und Meilensteine im Projekt. Es ist ein beliebtes Werkzeug, um Abhängigkeiten zwischen Aufgaben leicht zu visualisieren und Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen zu verstehen. Sobald sich der Endtermin einer Aufgabe verschiebt, werden alle verknüpften Aufgaben in der Software automatisch mit verschoben.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Gantt-Diagramm deutlich

Im Tool lassen sich also nach Bedarf – und angepasst an das jeweilige Projekt –, unterschiedliche Vorlagen erstellen und speichern, um auch zukünftig davon zu profitieren. Weitere Beispiele sind: Vorlagen für Aufgaben, projektspezifische Analysen, Ressourcenplanung, Besprechungsprotokolle, Briefing-Dokumente und viele mehr.

3. Vorlagen in Word, Excel und PowerPoint nutzen

Gerade für bekannte Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint gibt es online diverse kostenlose Projektmanagement-Vorlagen. Diese sind vor allem für kleine Projekte praktisch: Das interne Firmen-Event, der 50. Geburtstag der Kollegin oder ein digitaler Spieleabend sind Beispiele, bei denen eine Planung mithilfe dieser Tools ganz gut funktionieren kann.

Aber sobald komplexere Projekte mit mehreren Mitarbeitern auf dem Plan stehen, setzen Projektmanager auf eine passende Projektmanagement-Software, die regelmäßige Projekte und Best Practices bereits als Vorlage gespeichert hat.

Du möchtest Deine Projekte trotzdem mit einer dieser Anwendungen managen, weil es sich bei Ihnen vor allem um kleinere Vorhaben handelt? Dann bieten die folgenden Websites Projektmanagement-Vorlagen zum kostenlosen Download für Dein nächstes Projekt an.

• Word und Excel Vorlagen – Projektmanagement Freeware (www.projektmanagement-freeware.de)
• Projektmanagement: kostenlose Vorlagen – Vorla.ch (www.vorla.ch)
• Kostenlose Vorlagen für Powerpoint – Office Timeline (www.officetimeline.com)

4. Fazit: Vorlagen erleichtern das Projektmanagement

Im Tool hast Du also gleich mehrere Vorlagen gespeichert und kannst ganz individuelle Vorlagen für Deine Projekte und Aufgaben erstellen. Um Fehler zu vermeiden und zukünftig schneller ins Projekt zu starten, ist der Einsatz von Vorlagen sehr hilfreich.

Außerdem fördern Projektmanagement-Vorlagen ein einheitliches Auftreten im Team und gesamten Unternehmen. Wichtig zu wissen: Bei der Verwendung von Vorlagen sollte stets auf die Aktualität geachtet werden.