Besprechungs-protokolle einfach erstellen

Meetings richtig dokumentieren

„Och ne, jetzt muss ich schon wieder das Besprechungsprotokoll führen…“ – so ähnlich denken wohl die meisten, die als Protokollant für die nächste Sitzung ausgewählt werden. Denn Freiwillige gibt es für diese Aufgabe nur selten. Dabei spielt es eine wichtige Rolle, Informationen aus Besprechungen festzuhalten. Um den größtmöglichen Nutzen aus einem Meeting zu erzielen, sind Besprechungsprotokolle ein wichtiger Faktor für erfolgreiches Projektmanagement.

Was ein erfolgreiches Besprechungsprotokoll beinhaltet

In Besprechungen wird viel diskutiert, werden Informationen vermittelt und wichtige Entscheidungen getroffen. Auch zukünftige Projekte, anstehende Aufgaben sowie Ziele sind ein wichtiger Bestandteil von Meetings und müssen im Protokoll klar verständlich festgehalten werden.

Bereits einige Tage nach dem Meeting haben viele aus dem Team schon vergessen, wer für welche Aufgabe verantwortlich oder wer bei Fragen der richtige Ansprechpartner ist. Diese Details sind in einem guten Meeting-Protokoll zu finden.

Ganz klassisch werden Besprechungsprotokolle im Anschluss an eine Sitzung per Mail an alle Beteiligten sowie an all diejenigen geschickt, die bei dem Meeting nicht dabei sein konnten. „Ach herrje… per Mail? Geht das nicht effizienter?“ Ja, wir haben die digitale Lösung für Dich!

1. Wie schreibe ich Besprechungsprotokolle?
2. Protokoll schreiben: Kopf, Hauptteil, Schluss
3. Das Besprechungsprotokoll richtig nutzen
4. Vorlagen, Muster & Beispiele
5. Digitale Besprechungsprotokolle in einer Cloud

1. Wie schreibe ich Besprechungsprotokolle?

Besprechungsprotokolle entstehen in Meetings und dienen als Informationsquelle für Teilnehmer sowie weitere Teammitglieder, die Details über eine Besprechung benötigen. Das Protokoll ist eine Grundlage für das weitere Vorgehen in Projekten, auf dessen Basis Entscheidungen getroffen, Aufgaben erarbeitet und ToDos etabliert werden.

Protokolle bieten Mehrwert

Für eine klare Übersicht über Aktivitäten, Abstimmungen sowie als Grundlage für die weitere Projektplanung ist ein Besprechungsprotokoll unerlässlich. Das Protokoll ist eine Gedächtnisstütze, um keine Details zu vergessen.

Enthält das Dokument alle relevanten Informationen, so kann es aktiv in Projekte einfließen und effektiv in die Projektarbeit einbezogen werden. Deswegen ist es auch wichtig, Teammitglieder über den Nutzen des Protokolls aufzuklären – ansonsten landet das erarbeitete Schreiben schnell im Papierkorb.

Besprechungsprotokolle enthalten alle Details aus Meetings

2. Protokoll schreiben: Kopf, Hauptteil, Schluss

Ein Besprechungsprotokoll besteht traditionell aus drei Teilen: Dem Protokollkopf, einem Hauptteil und dem Protokollschluss. Der Aufbau sollte dabei immer gleich bleiben, damit man sich mit jedem neuen Protokoll schnell orientieren kann.

Fester Bestandteil: Protokollkopf

Der Kopf im Protokoll ist in jedem Meeting identisch aufgebaut. Hier sind Fakten hinterlegt, die in jedem Meeting Relevanz haben, wie z.B. der Hintergrund der Besprechung.

Was im Protokollkopf nicht fehlen darf

• Titel des Meetings
• Thema
• Datum sowie Start- und Endzeitpunkt
• Teilnehmende inklusive Meeting-Rolle
• Besprechungsort

Wer welche Meeting-Rolle einnimmt, ist ein wichtiger Punkt in Besprechungsprotokollen, da klar sein muss, wer die Sitzung organisiert, wer moderiert und wer Protokollant ist. Im Besprechungsprotokoll werden außerdem alle abwesenden Personen notiert, die bei Bedarf gesondert informiert werden können.

Der Aufbau des Protokollkopfs bleibt in jedem Meeting gleich

Hauptteil: Inhalt der Besprechung

Alle Punkte, die in einem Meeting zur Sprache kommen, müssen ins Protokoll aufgenommen werden. Das ist vor allem die Beschreibung, warum dieses Meeting stattfindet, welches Problem vorhanden ist und welches es zu lösen gilt. Im Hauptteil des Besprechungsprotokolls werden News notiert, Entscheidungen festgehalten und Ergebnisse aus Abstimmungen dokumentiert.

Protokollpunkte, die nicht fehlen dürfen

• Entscheidungen
• Zahlen
• Daten
• Meinungen
• Aufgaben
• Verantwortlichkeiten
• Deadlines
• Meilensteine
• ToDos
• Abstimmungsergebnisse
• Neuigkeiten

Die einzelnen Themen können als Stichpunkte festgehalten und anschließend in der Nachbereitung ausformuliert werden. Allerdings sollte die Intention hinter dem Stichpunkt immer deutlich sein. Wenn im Nachhinein nicht mehr klar ist, was ein gewisser Stichpunkt bedeuten sollte, kann das zu einem zusätzlichen Aufwand führen – z.B. eine erneute Rückmeldung eines Kollegen.

Ergebnisse und Diskussionen werden im Hauptteil eines Protokolls festgehalten

Schlussteil des Protokolls

Im letzten Teil des Besprechungsprotokolls werden alle Aufgaben noch einmal aufgelistet. In diesem Teil sollten auch ausführende sowie verantwortliche Personen fest notiert sowie Fristen gesetzt werden. Zu guter Letzt sollte Seitenanzahl und kommende Meeting-Termine nicht fehlen.

3. Das Besprechungsprotokoll richtig nutzen

Es ist nicht damit getan, dass Besprechungsprotokolle einmal anfertigt und dann nie wieder genutzt werden. Um auch einen wirklichen Nutzen daraus zu ziehen, muss es nachbereitet und an alle Beteiligten versendet werden. Also, welche Schritte kommen noch auf Protokollanten zu?

Anwendung in vier Schritten

1. Vorbereitung & Erstellung: Im Vorhinein muss abgestimmt werden, welche Informationen überhaupt notiert werden und was auf der Agenda steht. Nach der Vorbereitung der Meeting-Agenda geht es in die Erstellung. Volle Konzentration – hier gilt es, alle wichtigen Punkte, die in der Besprechung fallen, schriftlich festzuhalten.
2. Nachbereitung: In der Nachbereitung geht es darum, aus den Stichpunkten verständliche Sätze zu formulieren. Diese findet im besten Fall direkt im Anschluss an ein Meeting statt, da die Informationen noch frisch sind. Bei unklaren Punkten fragst Du Deinen Kollegen nach Feedback, um das Protokoll möglichst korrekt und vollständig aufzubereiten.
3. Verschicken: Nachdem das Protokoll vollständig aufbereitet worden ist, kann es an das Team verschickt werden. Das ist in den meisten Unternehmen per E-Mail der Fall. Das Problem: Häufig hat man Schwierigkeiten, das richtige Protokoll wiederzufinden. Eine digitale Lösung ist hier die effizientere Variante. Aber dazu später mehr.
4. Einsatz: Für die zukünftige Erstellung des Projektplans kann das fertige Besprechungsprotokoll nun genutzt werden, um wichtige Ergebnisse aus dem Meeting nicht außen vor zu lassen.

Auf Basis des Protokolls entstehen neue Aktivitäten in Projekten

4. Vorlagen, Muster & Beispiele

Mit einer Vorlage hat man die Möglichkeit, bei wiederkehrenden Meetings top vorbereitet zu sein. So kann man bei einem Jour fixe direkt ins Meeting starten, ohne viel Zeit in den Aufbau des Protokolls zu stecken.

Online gibt es eine große Auswahl an Mustern von Besprechungsprotokollen, die dann in einer eigenen Word-Datei nachgestellt werden können. Soll es besonders schnell gehen, gibt es viele kostenlose Vorlagen und Muster in Word, Excel oder als PDF zur Auswahl.

Word- & Excel-Vorlagen kostenlos downloaden

Hier findest Du Vorlagen zum kostenlosen Download & Beispiele, wie Besprechungsprotokolle aussehen können.

• Word-Vorlage (vorlage-kostenlos.de)
• Excel-Vorlage (muster-vorlage.ch)

5. Digitale Besprechungsprotokolle in einer Cloud

Häufig läuft es doch so ab: Das Besprechungsprotokoll ist erstellt und an das Team per Mail verschickt, das nun damit arbeiten kann. Der Arbeitsaufwand ist vor allem in der Nachbereitung enorm, da alle Punkte möglichst im Bezug zu einem Projekt bzw. einer Aufgabe stehen sollten. Außerdem gibt es da noch das Problem, dass Projektmitglieder auch noch den extra Schritt gehen müssen und die eigenen Aufgaben separat notieren müssen, damit nichts vergessen wird. Geht das noch einfacher?

Besprechungsprotokolle im PM-Tool

Viele Projektmanager haben eine Projektmanagement-Software bereits fest im Arbeitsalltag integriert. Mit dem PM-Tool factro hast Du die Möglichkeit, Protokolle aus Besprechungen automatisch im Fokus zu erstellen.

Noch vor dem eigentlichen Meeting kann eine Meeting-Agenda angelegt werden, auf die alle Beteiligten zugreifen können. In der Besprechung selbst kann ganz leicht Punkt für Punkt abgearbeitet werden, Aufgaben und ToDos hinzugefügt und verantwortliche sowie ausführende Mitarbeiter ergänzt werden.

Und das ist noch nicht alles: Dadurch dass Informationen direkt in Aufgaben vermerkt werden, entfällt die Nachbereitung. Außerdem haben Projektmitglieder ihre Aufgaben direkt nach dem Treffen auf ihren virtuellen Schreibtischen liegen und können sofort mit der Umsetzung starten. Im Anschluss können sich Beteiligte das Protokoll ganz individuell als PDF herunterladen – oder einfach in der Cloud immer wieder aufrufen, denn das Protokoll wird automatisch generiert. So sparst Du Zeit und bist in Meetings viel effizienter.

Das digitale Besprechungsprotokoll hat den Vorteil, dass die volle Konzentration auf dem Meeting liegt und Änderungen live, für alle sichtbar, vorgenommen werden. Missverständnisse durch den Protokollanten können schneller entdeckt und angepasst werden. Das bedeutet auch, dass ToDos bereits im Meeting erstellt und an die zuständige Personen verteilt werden.