Die besten 5 Softwares zur Zeiterfassung

Mit Zeiterfassung Software behalten Organisationen Aufwände, Arbeitszeiten und Stunden im Blick. 5 beliebte Lösungen im Detail.

Alle Stunden im Blick

Ob für das Review eigener Projekte, die Rechnungsstellung für Kunden oder alltägliche Aktivitäten: Zeiterfassung ist fester Bestandteil in Organisationen. Auf den Einsatz von Bögen, Stempeluhren oder Excel-Tabellen folgt heutzutage Zeiterfassung Software.

Die Vorteile sind vielfältig: Mitarbeiter können Ihre Arbeitsaufwände zentral erfassen und mit vielen Informationen und Dokumenten anreichern. Unternehmen können das Time Tracking schnell und leicht nachvollziehen und etwa für Projektcontrolling oder Kapazitätsplanung nutzen.

Fehlerhafte Zeiten senken den Umsatz

Eine intuitive Zeiterfassung Software sorgt aber nicht nur für zuverlässige Buchung der Stunden, sondern vereinfacht eine unliebsame, aber oft notwendige Tätigkeit. Eine Studie von AffinityLive aus dem Jahr 2015 hat errechnet, dass lückenhaftes Time Tracking den Dienstleistungssektor jährlich über 130.000 US-Dollar Einnahmen pro Mitarbeiter kostet.

Ein junger Mann schaut am Laptop auf die Uhr

Zeiterfassung per Cloud

Mit einer Zeiterfassung Software in der Cloud lassen sich auch standortübergreifende Teams problemlos managen und abrechnen. Das hilft insbesondere Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Kollegen, die remote arbeiten. Ein passendes Tool vereint die Präzision lokaler Terminals mit der Flexibilität, die es in einer digitalisierten Welt braucht.

Zeiterfassung Tools: Die Top 5 im Überblick

Der Markt für entsprechende Lösungen ist sehr groß. Er bietet von schlanken Zeiterfassung Apps für Freelancer und kleine Teams auch umfangreiche Tools für größere Organisationen für z.B. Projektzeiterfassung. Nachfolgend stellen wir 5 der beliebtesten Zeiterfassung Softwares mit Ihren Besonderheiten im Vergleich vor. Im Detail betrachtet der Artikel die Lösungen factro, TimeTac, timo24, Personio und Zep. Darüber hinaus gibt es noch kostenlose Zeiterfassung Software für Kleinbetriebe als Freeware oder Open Source.

  1. factro
  2. TimeTac
  3. timo24
  4. Personio
  5. Zep

1. factro

Das deutsche Tool factro vereint eine leistungsstarke Zeiterfassung Software mit umfangreichem Projektmanagement. Mitarbeiter können Ihre Aufwände in den Kontext einer Aufgabe oder eines Projekts setzen und schaffen so Transparenz. Die Cloud sorgt dafür, dass alle im Team stets up to date sind.

Ein Screenshot der neuen Zeiterfassung von factro

Aufwände zuteilen und managen

Mit factro erfassen Sie Zeiten leicht und präzise. Neben der Stundenanzahl für eine Buchung können Sie das Datum sowie die Start- und Enduhrzeit angeben. Die intelligente Vorbelegung füllt diese Felder bereits vorab aus, um Klicks für Sie zu sparen. Informationen für den Kunden können Sie in einer Leistungsbeschreibung dokumentieren und mit Kommentaren interne Details vermerken.

Das Tool unterstützt Unternehmen zudem bei der Ressourcenplanung. Sie können jeder Aufgabe einen voraussichtlichen Umfang – den Plan-Aufwand – zuteilen. Den tatsächlichen Ist-Aufwand verbuchen die Mitarbeiter bei der Bearbeitung. Die Zeiterfassung Software berechnet daraus automatisch den Rest-Aufwand. Eine Gegenüberstellung von Ist- und Rest-Aufwänden hilft, Ihre Planung fortlaufend zu verbessern.

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Mit der Auslastungsübersicht können Sie zudem das Pensum Ihrer Mitarbeiter jederzeit überblicken. Sollten Teammitglieder zu viele Aufgaben haben, erkennen Sie dies sofort. Die Aufgaben lassen sich im Handumdrehen zeitlich verschieben, umplanen oder einem anderen Kollegen zuordnen.

Alle Zeiten überblicken und für Excel exportieren

Alle erfassten Zeiten lassen sich zentral überblicken, sortieren, filtern und managen, z.B. für ein wöchentliches oder monatliches Reporting. Für die weitere Bearbeitung bietet die Zeiterfassung Software einen Excel-Export. Ein zusätzlicher Controlling-Bereich ermöglicht den zuständigen Kollegen einen Überblick über die Zeiten im gesamten Team. Auch hier hilft der Export bei der weiteren Bearbeitung, Rechnungsstellung oder Archivierung.

Ein Screenshot der Zeiterfassungs-Übersicht in factro
Die zentrale Übersicht der Zeiterfassung in factro

Das zeichnet die Zeiterfassung Software aus:

  • Zeiterfassung für Aufgaben und Projekte
  • Nutzung per Browser oder Mobile App
  • Intelligente Vorbelegung
  • Rest-Aufwand für präzise Planung
  • Excel-Export

Link: factro

TimeTac

Die Zeiterfassung Software TimeTac richtet sich u.a. an Organisationen und Unternehmen, die eine interne Lösung umsetzen möchten, z.B. per Terminal, vornehmen möchten. Dazu gehören neben Zeiten im Dienstleistungsbereich beispielsweise auch Pausenzeiten im Arbeitsalltag. Darüber hinaus können Mitarbeiter die Kategorie der Zeiterfassung präzisieren, und z.B. Reise oder Meeting angeben.

Zur Lohnabrechnung eignet sich das Stundenerfassung Tool mit der Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Stunden. Hier können auch Überstunden erkannt und eingeordnet werden. Zudem sind die Daten in verschiedenen Formen exportierbar. TimeTac bietet auch eine Version für Projektzeiterfassung an.

Ein Screenshot des Tools TimeTac

Als zusätzliches Modul bietet die Lösung u.a. auch eine Urlaubsverwaltung, mit der Sie Abwesenheiten automatisch einberechnen können. Außerdem bietet das Zeiterfassung Tool eine mobile Lösung, die Daten werden via Cloud synchronisiert.

Das kann das Tool:

  • Zeiterfassung per Software und Terminal
  • Soll-/Ist-Vergleich
  • Mobile App

Link: TimeTac

timo24

Auch die Stundenerfassung Software timo24 richtet sich an Organisationen, die besonders intern Zeiten flexibel erfassen möchten. Die Möglichkeiten sind auch hier wahlweise das Ein- und Ausbuchen via Computer, Smartphone oder Terminal, um z.B. die Nutzung im Home Office zu ermöglichen.

Sie können die regelmäßigen Arbeitszeiten, Gleitzeit, Überstunden und auch Abwesenheiten der Teammitglieder einstellen. Des Weiteren können auch Urlaubsanträge über die Software abwickeln. So behalten Sie alle wichtigen Mitarbeiterdaten im Blick und können diese z.B. am Monatsende zur Abrechnung verwenden.

Weitere Features des Zeiterfassung Tools sind Stundenzettel als PDF, ein Export von Datensätzen für andere Lohnabrechnungsprogramme und die Unterstützung für verschiedene Arbeitszeitmodelle inkl. Schichtdienst.

Die Merkmale der Lösung:

  • Zeiterfassung per Software und Terminal
  • Verwaltung von Kernarbeitszeiten und Abwesenheiten
  • Export als PDF

Link: timo24

Personio

Personio ist eine umfangreiche HR-Suite, die auch als Zeiterfassung Software fungiert. Das Tool bedient schwerpunktmäßig die internen Arbeitszeiten. Mitarbeiter können Ihre Stunden eintragen, welche anschließend von Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden.

Ein Screenshot des Tools Personio

Die Berechnungen von Lohn und Überstunden übernimmt die Software automatisch. Mit zusätzlichen Integrationen für z.B. Buchhaltung lassen sich die Zeiten schnell zur Abrechnung übertragen. Die Zeiterfassung kann am PC, Tablet oder Smartphone vorgenommen werden.

Das leistet das Zeiterfassung via Cloud:

  • Automatische Berechnung von Lohn und Überstunden
  • Integrationen für Buchhaltung
  • Mobile App

Link: Personio

Zep

Die Lösung Zep orientiert sich schwerpunktmäßig als Projektzeiterfassung Software. Zu den Funktionen zählt daher auch das Einordnen von Buchungen zu Projekten und ein zugehöriges Projektcontrolling. Die Zeiterfassung erfolgt per Browser oder mobile App.

Zu dem Funktionsumfang von Zep gehört u.a. die Kalkulation von Kosten und Umsätzen sowie die Rechnungsstellung. Dazu lassen sich etwa Stunden- und Tagessätze vermerken. Auch Reisekostenabrechnungen lassen sich mit der Stundenerfassung Software erstellen. Zusätzlich ist auch eine Unterteilung in Abteilungen oder Teams möglich.

Ein Screenshot des Tools Zep

Darüber hinaus ermöglicht das Tool die Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit und die Einsatzplanung.

Das kann das Zeiterfassung Tool aus:

  • Kostenkalkulation und Rechnungsstellung
  • Unterteilung nach Unternehmensstruktur
  • Abwesenheitsverwaltung

Link: Zep

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