Virtuelle Zusammenarbeit – 12 Tipps & Tricks

Digitales Teamwork managen

Was ist virtuelle Zusammenarbeit?
Virtuelle Zusammenarbeit beschreibt die digitale Organisation, Koordination und Teamarbeit in räumlich voneinander Teams, Abteilungen oder Unternehmensbereichen. Virtuelle Teams arbeiten remote, z.B. aus dem Home Office oder Co-Working Space, die es häufig in Smart Cities gibt, und organisieren sich hauptsächlich über digitale Kanäle wie Chats, E-Mails und Videokonferenzen.

Vorteile virtueller Zusammenarbeit

Die Vorteile virtueller Zusammenarbeit sind vielfältig. Es ermöglicht ein ortsunabhängiges arbeiten, sodass Kollegen remote arbeiten können. Das sorgt für Flexibilität für den Arbeitnehmer, da die Tätigkeitsstätte nicht das entscheidende Kriterium für einen produktiven Alltag ist. Diese Flexibilität ist positiv für die Umwelt, da der regelmäßige Arbeitsweg entfällt.

Virtuelle Zusammenarbeit stärkt die Work-Life-Balance und ermöglicht es Mitarbeitern, die besten Orte sowie Zeiten für ihre Produktivität zu finden und effektiv zu nutzen. Gleichzeitig steigern Arbeitgeber ihre Attraktivität, denn gerade junge Talente setzen auf Themen wie New Work und zugehörige Werte, wie eine Umfrage von Hirschtec und Kantar zeigt. Im Umkehrschluss bedeutet das eine gesteigerte Eigenverantwortung bei jedem Mitglied der virtuellen Belegschaft und eine starke Vertrauensbasis.

Digital Leader führen virtuell

Gleichzeitig brauchen natürlich auch digitale Teams Führung. Die Rolle des Digital Leaders bzw. von Digital Leadership ist dabei immens wichtig. Digitale Führungskräfte sollten stets offen für Neues sein, sich mit der Digitalisierung und modernen Tools auskennen sowie jederzeit die Wünsche, Sorgen und Anregungen des eigenen Teams einbeziehen. Der Teamleiter hat demnach eine große Verantwortung.

12 Tipps & Tricks für virtuelle Zusammenarbeit

Digital Leadership und die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit stellen sich aber nicht von selbst ein, sondern erfordern auch viel Disziplin, Austausch und ein gemeinsames Mindset. Im folgenden präsentieren wir Dir 12 Tipps und Tricks, die dabei helfen, virtuelle Teams zu etablieren, weiterzuentwickeln und zu stärken.

1. Themen & Teams mit Collaboration Software organisieren
2. Technische Ausstattung prüfen
3. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
4. Wege der Kommunikation koordinieren
5. Regelmäßigen Austausch abstimmen
6. Meetings organisieren
7. Online-Gespräche aktiv moderieren
8. Informelle Kommunikation ermöglichen
9. Feedback & Zwischenmenschlichkeit bewusst pflegen
10. Auslastung im Blick behalten
11. Gemeinsame Events veranstalten
12. Die virtuelle Präsentation meistern

1. Themen & Teams mit Collaboration Software organisieren

Bei virtueller Zusammenarbeit ist es besonders relevant, immer den Überblick über Themen und Teams zu behalten. Eine der Leitfragen in Organisationen ist „Wer macht was bis wann?“. Um diese Frage jederzeit zu beantworten, bietet sich die Nutzung von Collaboration Software und Projektmanagement-Tools an.

Mit einer Projektmanagement-Software wie z.B. factro koordinierst Du alle To-Dos, teilst die Zuständigkeiten zu und dokumentierst Du alle Fortschritte. Dank moderner Cloud-Lösungen werden alle Änderungen in Echtzeit mit dem Remote Team synchronisiert und jeder ist up to date. Außerdem lassen sich mit dem Fokus von factro ToDos in eine individuelle Reihenfolge bringen und Listen kann man auch im Team teilen. So lässt sich die Produktivität enorm steigern.

2. Technische Ausstattung prüfen

Virtuelle Zusammenarbeit ist nur erfolgreich, wenn die technische Ausstattung stimmt. Dazu gehört u.a.:

• geeignete Hardware für den Anspruch im Arbeitsalltag
• ein großer Bildschirm
• Mikrofon und Webcam für Calls und Konferenzen
• ausreichend schnelles Internet
• ergonomisches Mobiliar

Die Bereitstellung der Endgeräte kann entweder durch den Arbeitgeber oder durch eine Bring-Your-Own-Device-Regelung (BYOD) erfolgen. In jedem Fall ist es wichtig, Datenschutz-Absprachen zu treffen, die den Umgang mit Kundendaten, optionale VPNs sowie eine potentielle Privatnutzung beschreiben.

Organisation mit einer Projektmanagement-Software

3. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit solltest Du auf Lösungen zurückgreifen, mit denen Dein Team gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten kann. Schon ohne räumliche Trennung stört E-Mail- und Excel-Chaos durch lange Verläufe und veraltete Anhänge die Produktivität, hierbei helfen die richtigen Kollaborationstools.

Ergebnisse lassen sich mit einer Cloud-Software wesentlich effizienter erarbeiten – das gilt remote genau so wie die Teamarbeit vor Ort im Büro! Office-Pakete wie Microsoft 365 (ehemals Office 365) oder Google G Suite helfen bei der kollaborativen Bearbeitung von Dokumenten via Cloud. Du kannst Deine Texte, Tabellen oder Präsentation für andere freigeben und müsst sie nicht als Anhang versenden und eine überarbeitete Variante erneut speichern und neu versenden.

Ein vernetztes Dokumentenmanagement-System hält die Daten für alle Nutzer aktuell. Du kannst live sehen, wenn Änderungen vorgenommen werden und diese bei Bedarf in einer Telefon- oder Videokonferenz gemeinsam durchsprechen. Alle gemeinsamen Dateien findest Du in einem zentralen Ablageort, den Du auf Dein Unternehmen zugeschneiden, strukturieren und sortieren kannst.

4. Wege der Kommunikation koordinieren

Gerade bei räumlicher Trennung, wenn nicht mal eben der Weg ins Nebenbüro angetreten werden kann, ist eine klar abgestimmte Kommunikation essentiell. Gerade bei virtueller Zusammenarbeit kommt es dabei auch darauf an, Regeln für die unterschiedlichen Kanäle zu finden und zu befolgen. Das stärkt das einheitliche Mindset und die Teamarbeit verbessert sich.

Primär kann zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation unterschieden werden. Asynchrone Kommunikation kann z.B. E-Mails beinhalten, die nicht in Echtzeit miteinander besprochen oder beantwortet werden. Die Freiräume bei asynchroner Abstimmung sind wichtig, um konzentriert und ungestört an Aufgaben zu arbeiten. Synchrone Kommunikation, z.B. per Chat oder Videokonferenz, ist besonders für gemeinsame Erarbeitung von Ideen sowie Problemlösungen hilfreich.

Hier sollten Digital Leader und das virtuelle Team Regeln festhalten, um einen passenden Workflow für die eigene Organisationsstruktur und das Aufgabenprofil der Kollegen zu ermöglichen. Die Kommunikation im Team ist dabei essenziell.

Abgestimmte synchrone Kommunikation

5. Regelmäßigen Austausch abstimmen

Ist die allgemeine Kommunikationsstrategie abgestimmt, sollte ein regelmäßiger Austausch konzipiert und etabliert werden. Auf diese Weise erhalten alle Teammitglieder bei der virtuellen Zusammenarbeit konkrete Eindrücke zu den Fortschritten bei anderen, der Fahrplan für die nächsten Tage oder Woche kann abgestimmt werden, während der regelmäßige Kontakt die Teamchemie fördert.

Erarbeitest Du im virtuellen Team Formate, die sich für eine regelmäßige Abstimmung eignen. Orientiere Dich dabei an der ungefähren Bearbeitungsdauer in Deinem Unternehmen. Wenn Du schnell zu Resultaten kommst, eignen sich tägliche Abstimmung, bei längeren Perioden beispielsweise wöchentliche Konferenzen. Du kannst diese Formen auch kombinieren, sodass z.B. die häufigere Variante kürzer und die andere detaillierter ist.

6. Meetings organisieren

Lege klare Absprachen für virtuelle Meetings fest. Das beginnt bereits bei der Wahl der Plattform für Audio- und Videokonferenzen. Die Wahl eines Favoriten erleichtert die Eingewöhnung und die Entwicklung einer Routine. Einige Möglichkeiten sind:

• Google Meet
• Microsoft Teams
• Jitsi
• Zoom

Neben der Plattform sollten Regeln festgelegt werden, damit die Abstimmung für die virtuelle Zusammenarbeit koordiniert erfolgt. In virtuellen Sitzungen ist es noch schwerer zu folgen, wenn viele Teilnehmer gleichzeitig sprechen. Lege also auch fest, wer die Sitzung moderiert.

Mit dem Fokus in der PM-Software factro können Termine für Meetings direkt einstellt und vorbereitet werden. Während der Besprechung können alle Teammitglieder die Meeting-Agenda bearbeiten und ein Protokoll wird automatisch generiert. Kläre zudem, ob angezeigt werden soll, dass man etwas sagen will. Einige Apps bieten dafür z.B. ein virtuelles Handheben. So erschaffst Du eine produktive Atmosphäre, in der jeder Kollege sich beteiligen kann.

Klare Absprachen für virtuelle Meetings

7. Online-Gespräche aktiv moderieren

In gemeinsamen Meetings und Konferenzen kommt es darauf an, alle Teammitglieder einzubeziehen. Wenn jeder teilnimmt, stärkt das nicht nur die Motivation, sondern auch die Identifikation. Das ist in Online-Gesprächen bei virtueller Zusammenarbeit nötig, wo man sich nicht gegenüber sitzt und daher nicht sofort auf Körpersprache oder Gesten reagieren kann.

An dieser Stelle hilft die aktive Moderation der digitalen Abstimmungen. Wortführer sollten an dieser Stelle gezielt die Kollegen ansprechen, die sich zurückhalten, und nach einer Meinung oder Einschätzung fragen. Dadurch fühlen sich remote Teammitglieder nicht außen vor gelassen und neigen nicht dazu, Webcam und Mikrofon auszumachen und sich mit etwas anderem zu beschäftigen.

8. Informelle Kommunikation ermöglichen

Die Zusammenarbeit im Team und der Teamgeist profitiert bei „analoger“ wie auch virtueller Zusammenarbeit aber nicht nur von Erfolgen und einem gemeinsamen Ziel, sondern zudem von Raum für Smalltalk, persönliche Gespräche oder ein paar Witzen, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen. Eine kleine Verschnaufpause fördert außerdem die Produktivität und die Konzentration.

Solch eine informelle Kommunikation sollte möglichst barrierefrei und spontan möglich sein, also z.B. über Chat-Tools wie Slack oder Microsoft Teams. Dies sollte intern offen kommuniziert werden, da es Vertrauen ausdrückt und eine empathische Arbeitsatmosphäre schafft.

9. Feedback & Zwischenmenschlichkeit bewusst pflegen

Durch den fehlenden sozialen Kontakt, der im Büro nebenbei entsteht – z.B. beim Kaffee holen – ist es bei virtueller Zusammenarbeit umso wichtiger, eine zwischenmenschliche Ebene aktiv einzubringen. Dies gilt für Feedback-Gespräche, allgemeine Rückmeldungen und der Planung neuer Projekte.

Gerade bei Kommunikation via Chat oder E-Mail ist es nicht immer leicht zu erkennen, ob eine Botschaft etwa ernst oder humorvoll gemeint ist. Emojis können das auflockern, aber nicht komplett auffangen. Hier hilft die visuelle Ebene, z.B. durch Video-Chats. Wenn man die Gestik und Memik des anderen erkennt, dann wird Kommunikation leichtfüßig.

Achte also darauf, im Austausch mit den Kollegen auch die soziale Komponente nicht zu vernachlässigen und diese stattdessen mit den operativen Themen zu kombinieren.

Feedback auch mal persönlich übermitteln

10. Auslastung im Blick behalten

Mit einer gleichmäßigen Auslastung bleibt das Team konzentriert, motiviert und produktiv. Wenn die Auslastung, insbesondere über einen längeren Zeitraum, zu hoch ist, dann entstehen Frust, Unzufriedenheit und die Ergebnisse verschlechtern sich.

Die richtige Collaboration Software ist ein ideales Mittel, um das Pensum des Teams zu überblicken und die Kapazitätsplanung bei Bedarf schnell anzupassen. Damit schützt Du die Gesundheit der Mannschaft und steigerst die Leistungsfähigkeit in der virtuellen Zusammenarbeit. Gutes Projektmanagement ist demnach für produktives Arbeiten essentiell. Hier trägt eine gute Terminplanung im Projektmanagement auch zu einer gleichmäßigen Auslastung bei.

11. Gemeinsame Events veranstalten

Auch wenn Du virtuell zusammenarbeitest sind gemeinsame Events am Digital Workplace eine ideale Möglichkeit, das Wir-Gefühl zu steigern. Dazu gehören u.a. Teambuilding-Spiele oder Veranstaltungen wie eine virtuelle Weihnachtsfeier. Zusätzlich kann das Kick-Off-Meeting zu einem neuen Projekt digital erfolgen.

Zwischendurch können Du und Dein Team sich auch auf einen virtuellen Kaffee oder eine Room-Tour treffen, um sich privat auszutauschen und weiter kennenzulernen. Das stärkt langfristig die Teamarbeit.

12. Die virtuelle Präsentation meistern

Ob im Kundenkontakt, beim Kick-Off oder bei einem Pitch vor den Stakeholdern: Präsentation werden nicht nur gemeinsam im Meetingraum, sondern auch in virtueller Zusammenarbeit gehalten. Die Tools und Mittel für virtuelle Präsentationen sind in den letzten Jahren spürbar angewachsen, immerhin sind zuletzt ganze Messen digital erfolgt.

Übe daher die virtuelle Präsentation, für Feedback eignet sich dafür eine Konferenz mit dem Team. Von den Erfahrungen wirst Du auch bei klassischen Vorstellungen profitieren.