Unser Kennenlernen: Stadt im Wandel
âIch hĂ€tte selbst niemals gedacht, dass ich mal bei der Stadt landeâ, beginnt Marcel Böttcher lachend das GesprĂ€ch. Seit 2015 arbeitet er bei der Stadt Bergisch Gladbach und verantwortet inzwischen als Chief Digital Officer (CDO) die Planung, Umsetzung und Steuerung der digitalen Transformation. Seine Rolle konnte er dabei ganz aktiv mitgestalten und weiterentwickeln. Denn inzwischen arbeitet er mit einem kleinen Team zu viert daran, die Stadt digitaler und damit auch moderner zu machen.
Live-Webinar: Digitales Projektmanagement in der Ăffentlichen Verwaltung
In unserem Live-Webinar erfĂ€hrst Du, wie digitales Projektmanagement in der Ăffentlichen Verwaltung richtig umgesetzt wird. Die Gemeinde GrĂŒnheide und der Main-Kinzig-Kreis zeigen Dir ihre Best Practices in der Projektarbeit mit factro.
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Eine seiner ersten Vorhaben in der neuen Position des CDO: eine Projektmanagement-Software anschaffen, die dabei unterstĂŒtzt, bei vielen Projekten den Ăberblick zu behalten und Standards in den Strukturen zu schaffen. Mit seinem Team zusammen evaluiert und testet Marcel Böttcher verschiedene Lösungen und landet zielsicher bei factro.
Ăber die Stabsstelle Digitalisierung
Ort: Kreisstadt im Bergischen Land, Nordrhein-Westfalen
ïž Abteilung: Stabsstelle Digitalisierung
BeschÀftigte: 4 Mitarbeitende Stabsstelle Digitalisierung
TĂ€tigkeitsfelder: E-Government (interne Verwaltungsdigitalisierung) & Smart City. Dies umfasst alle Möglichkeiten und Neuerungen, die elektronische Wege sind, damit Behörden mit den BuÌrgern, Unternehmen und anderen Behörden in Kontakt treten können und elektronische Wege, um die dahinterstehenden Prozesse und das Verwaltungshandeln zu erneuern.
Projekte: EinfuÌhrung von Dokumenten-Management-System (DMS), Digitale Sprechstunde, Citykey-App, Serviceportal, LoRaWAN, Open Data Portal etc.
Der Magic Moment: Wenn es direkt Klick macht
Die Evaluation der Projektmanagement-Tools, fĂŒr die sich Marcel Böttcher und sein Team interessieren, ist in 3 Schritten erfolgt â von einer Liste mit K.O.-Kriterien ĂŒber die Reduzierung der Tools auf eine Shortlist bis hin zur finalen Bewertung auf der Basis von einer Kriterien-Matrix, der Live-Demo und der Testphase.
Marcel Böttcher kann sich dabei noch genau an die ersten Schritte in factro erinnern: âDirekt beim ersten Ăffnen war ich vom Strukturbaum begeistert und dachte âWow, die machenâs ganz anders.â Die Bedienung war total intuitiv, sodass ich mir von Anfang an sicher war, dass damit alle gut arbeiten können. Auch die, die vielleicht nicht so digital affin sind.â Und dieses positive GefĂŒhl konnte sich auch in der Testphase weiter bestĂ€tigen: âIch bin nicht nur von der Software, sondern vom ganzen Unternehmen total ĂŒberzeugt. Der Support ist immer schnell und hilfsbereit. Man wird einfach nicht allein gelassen.â
Direkt beim ersten Ăffnen war ich vom Strukturbaum begeistert und dachte âWow, die machenâs ganz anders.â Die Bedienung war total intuitiv, sodass ich mir von Anfang an sicher war, dass damit alle gut arbeiten können. Auch die, die vielleicht nicht so digital affin sind.
Marcel Böttcher,
Chief Digital Officer (CDO)
Eine lange Beratung oder Schulungen waren gar nicht nötig. Die Stabsstelle Digitalisierung hat alles selbst in die Hand genommen, sodass schnell die ersten Projekte in factro abgebildet werden konnten. Marcel Böttcher erinnert sich noch gut an den Start: âWir hatten ja vorher nichts, was unsere Projektarbeit wirklich befeuert hat. Vor factro haben wir hauptsĂ€chlich im SharePoint direkt in den Dokumenten gearbeitet oder versucht, am Whiteboard oder in einer Liste die Themen abzubilden. Jetzt ist endlich alles fĂŒrs Team transparent und ZustĂ€ndigkeiten können klar verteilt werden.â
Sicherheit und Datenschutz: Der Schutz von personenbezogenen Daten ist fuÌr StĂ€dte und Kommunen i.d.R. besonders wichtig. factro ist im Gegensatz zu vielen anderen Software-Anbietern DSGVO und BDSG-neu-konform und 100% made in Germany. AuĂerdem kann fuÌr die rechtliche Klarheit eine AVV sowie ein EVB-IT-Vertrag schnell und unkompliziert abgeschlossen werden.
Cloud-Lösung: Mit einer Cloud-Lösung können Ăffentliche Verwaltungen massiv entlastet werden und profitieren von Einsparungen, da der Aufwand fuÌr die Bereitstellung von Infrastruktur und ServerkapazitĂ€ten entfĂ€llt.
Intuitive Nutzung: Die Bedienung soll so einfach wie möglich sein. Mit einer neuen Software wird auch immer ein neuer Arbeitsprozess etabliert, der eine Umstellung bedeutet. Eine hohe Akzeptanz im Team ist dann geschaffen, wenn der Nutzen direkt erkannt wird und die Arbeit mit der Software SpaĂ macht. Das HerzstuÌck von factro â der Projektstrukturbaum â zahlt auf diese Anforderungen ein und bietet einen niedrigschwelligen Einstieg ins Projekt.
ïž Empfehlung: Open Source Lösungen bieten keine Sicherheitsgarantien. ZusĂ€tzlich besteht eine AbhĂ€ngigkeit von der Community oder Experten, die â im Gegensatz zu einem etablierten Software-Hersteller â keinen professionellen Support ersetzen können.
Die Herausforderung: Digitalisierung von innen heraus
âDigitalisierung heiĂt, Prozesse erheben, analysieren, optimieren. Das hat immer auch einen disruptiven Moment. Denn es geht darum, Neues zu schaffen und das Ganze natĂŒrlich bĂŒrgernah, modern und benutzerfreundlich zu gestalten.â Soweit die Mission. Die Vorhaben in der Stadt Bergisch Gladbach reichen dabei von der Realisierung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis hin zu Projekten im Bereich Smart City. Und natĂŒrlich soll factro an möglichst vielen Stellen genutzt werden.
Dauerbrenner E-Government
Ins Handlungsfeld E-Government fĂ€llt beispielsweise die EinfĂŒhrung eines zentralen Dokumentmanagementsystem (DMS). âWir unterstĂŒtzen bei diesen Projekten insofern, als dass wir die Stadtverwaltung im Arbeitsalltag entlasten. Wir erheben Prozesse und schauen uns an, wie es noch besser geht.â, beschreibt Marcel Böttcher. Mit factro soll ein standardisiertes Vorgehen bei der sukzessive EinfĂŒhrung des DMS entwickelt werden. Bei einem langjĂ€hrigen Vorhaben fĂŒhre dies auch zu einer schnelleren Einarbeitung bei Personalwechsel.
Zielbild Smart City
DarĂŒber hinaus beschĂ€ftigt sich die Stadt Bergisch Gladbach mit Projekten, die eine Transformation zur Smart City fördern. Im Think Tank âDigitale Papierstadtâ versucht man daher, die gesamte Stadtgesellschaft abzuholen und mit einzubeziehen â von BĂŒrgern ĂŒber Vertreterinnen der Wissenschaft und Wirtschaft bis hin zur Politik und Verwaltung. âDa geht es dann eher um die groĂen Themen, wie die Stadt neu gestaltet werden kann. DafĂŒr bĂŒndeln wir alle Kompetenzen, die wir haben, und bauen strategische Leitplanken, die wir fĂŒr die konkrete Umsetzung benötigenâ, so Marcel Böttcher.
Ein wichtiges Projekt ist beispielsweise das LoRaWanFunknetz, ein Wide Area-Netzwerk, das aktuell weiter im Ausbau ist. âAlle Sensoren können im Netz miteinander kommunizieren. Momentan sind wir dabei, ein FrĂŒhwarnsystem fĂŒr Starkregenereignissen zu implementieren, das bei Ăberflutungen zum Einsatz kommt und damit wichtig fĂŒr jeden einzelnen Haushalt ist.
Mammutaufgabe Onlinezugangsgesetz
Eines der gröĂten Themenfelder in diesem Bereich ist aber sicherlich das Onlinezugangsgesetz. âDas Thema OZG ist keine wirkliche Erfolgsgeschichte in Deutschlandâ, resĂŒmiert Marcel Böttcher, denn âvieles ist technisch noch ungewiss. Wir sitzen alle im selben Boot und wissen noch nicht, wo die Reise genau hingeht.â
UrsprĂŒnglich war das OZG nur bis Ende 2022 geplant und bereits veraltet, als es in die Umsetzung ging. âDeswegen ist die Umsetzung auch gröĂtenteils nicht gelungen. Das war utopisch. Aktuell befinden wir uns in einem Vakuum und lesen bereits einiges rund um das OZG 2.0.â Teilweise â so berichtet Marcel Böttcher â wĂ€ren die Erwartungen an ein oder anderer Stelle gar nicht klar: âMan hört immer nur, dass 600 Leistungen digitalisiert werden sollen. Aber oft gibt es kein richtiges VerstĂ€ndnis davon, was das wirklich bedeutet. Da wird auch gerne mal zwischen Ăpfeln und Birnen verglichen.â
Das Thema OZG ist keine wirkliche Erfolgsgeschichte in Deutschland. Wir sitzen alle im selben Boot und wissen noch nicht, wo die Reise genau hingeht.â
Marcel Böttcher,
Chief Digital Officer (CDO)
Die Lösung: Standardisierung & Vernetzung
Um das OZG schon jetzt besser vorauszudenken und sich fĂŒr die Anforderungen der Zukunft zu wappnen, feilt Marcel Böttcher inzwischen an entsprechenden Templates in factro:â Wir wollen so gut wie möglich vorbereitet sein und haben Vorlagen entwickelt, die uns dabei helfen, den Standard zu setzen. So können wir nach dem Startschuss direkt loslegen und mĂŒssen nicht vor dem leeren Blatt sitzen.â
Ein wichtiger Aspekt der Vorlagen in factro: Die QualitĂ€tssicherung und -verbesserung. Der CDO hofft, dass es in der nĂ€chsten Runde fĂŒr StĂ€dte einfacher wird und es nachhaltig positive Seiteneffekte gibt: âIm OZG 2.0 wird der Fokus auf die Standardisierung gelegt. Das heiĂt, nicht jede Kommune soll jeden Service selbst entwickeln mĂŒssen. Vielmehr wird auf ein Einer-fĂŒr-alle-Prinzip gesetzt. Wenn eine Gemeinde einen Service entwickelt, wird dieser auch fĂŒr andere bereitgestellt.â
Davon ausgeschlossen seien natĂŒrlich spezifische Dienstleistungen. Trotzdem hegt Marcel Böttcher in Sachen Vernetzung groĂe Hoffnung: âWir mĂŒssen uns mit verschiedenen Lösungen einfach besser gegenseitig unterstĂŒtzen und als StĂ€dte zusammenrĂŒcken!â
Im OZG 2.0 (…) wird auf ein Einer-fĂŒralle-Prinzip gesetzt. (…) Wir mĂŒssen uns mit verschiedenen Lösungen einfach besser gegenseitig unterstĂŒtzen und als StĂ€dte zusammenrĂŒcken!
Marcel Böttcher,
Chief Digital Officer (CDO)
Der Projektstrukturplan in factro
Um diesen ĂŒbergreifenden Austausch zu fördern, geht Marcel Böttcher gerne in die Offensive. Gemeinsam mit factro hat er Webinare â unter anderem zum Thema OZG â veranstaltet, von den eigenen Erfahrungen berichtet und die Möglichkeit zur Vernetzung gegeben. âEs braucht den richtigen Raum dafĂŒr, ĂŒber interne Herausforderungen zu reden und sich gegenseitig Tipps zu geben. Die Q&A Live-Session in unserem Webinar hat einmal mehr gezeigt, dass ĂŒberall Ă€hnliche Schmerzpunkte bestehen, aber auch ganz viel Wille da ist, die Herausforderung OZG zu meistern!â
Die Zahl: Effektive und effiziente Meetings
Warum öffentliche Verwaltungen allerdings nicht erst auf OZG-Themen warten sollten, um endlich mit digitalem Projektmanagement anzufangen, kann Marcel Böttcher in einem schlagkrĂ€ftigen Argument zusammenfassen: âDie transparente Dokumentation in factro ist ein wesentlicher Gewinn fĂŒr uns im Team. Alle sehen zu jeder Zeit, was noch zu tun ist und wo wir gerade stehenâ, erzĂ€hlt der CDO, âdas gilt auch fĂŒr komplexere Projekte.â So wĂŒrden vor allem KrankheitsfĂ€lle die Projektarbeit endlich nicht mehr lahm legen, weil sofort darauf reagiert werden kann und Aufgaben im Zweifel schnell umverteilt werden.
Die richtige Flughöhe
Mit dem neu gewonnenen Ăberblick werden Meetings zusĂ€tzlich wesentlich effizienter: âZweimal wöchentlich haben wir einen Abgleich unserer Projekte, der jetzt mit factro viel effektiver ist, weil sich alle auf den Austausch vorbereiten und die Infos selbst holen können. Wenn wir vorher eine Stunde benötigt haben, um das Daily Business zu besprechen, liegen wir jetzt mit factro bei 15 Minuten und alle sind sofort auf der richtigen Flughöhe abgeholt.â
Blick in die Zukunft: Gesellschaftliche Herausforderungen meistern
Die Frage, was er sich denn fĂŒr die zukĂŒnftige Projektarbeit wĂŒnsche, kann Marcel Böttcher prompt beantworten. âGanz klar: Wir wollen das OZG umfangreich umsetzen und die meisten Dienstleistungen online verfĂŒgbar machen. BĂŒrgerinnen und BĂŒrger sollen auf den Service zugreifen können, wenn es ihnen passt, ohne dafĂŒr am Ende noch Urlaub nehmen zu mĂŒssen.â
Vor allem medienbruchfreie Prozesse mĂŒssten realisiert werden, damit auch die Verwaltung vom OZG profitiert und die digitale Transformation weiter vorangetrieben werden kann. RĂŒckblickend betrachtet sei Corona fĂŒr die ein oder andere MaĂnahme der Katalysator gewesen. Nun ginge es darum, den Schwung zu nutzen und weitere Themen ins Rollen zu bringen.
âKeine Papierflut mehr in der Stadt â das wĂ€re doch ein Gewinn fĂŒr alle Seiten, oder?â fasst Marcel Böttcher zusammen, âDigitale Prozesse bilden einfach die Basis fĂŒr moderne Arbeitswelten und ermöglichen, personelle Vakanzen zu kompensieren, die durch den demographischen Wandel immer deutlicher werden. Mit einer Digitalisierung des Projektmanagements gehen wir in unserem Team da mit bestem Beispiel voran!â
Digitale Prozesse bilden einfach die Basis fĂŒr moderne Arbeitswelten und ermöglichen, personelle Vakanzen zu kompensieren, die durch den demographischen Wandel immer deutlicher werden.
Marcel Böttcher,
Chief Digital Officer (CDO)