Definition: Was ist Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanung (auch: Ressourcenmanagement) bezeichnet die vorausschauende Einteilung aller verfügbarer Ressourcen (Zeit, Budget, Sachmittel, Personal, Maschinen, Räume, etc.) in Abstimmung mit dem erwarteten Kapazitätsbedarf für Projekte oder Produktionen. Ziel der Ressourcenplanung ist, mit einer optimalen Auslastung aller vorhandenen Kapazitäten den maximal möglichen Ertrag innerhalb eines vorgesehenen Zeitfensters sicherzustellen. Die Planung orientiert sich dabei an Bezugsgrößen wie Mitarbeiteranzahl, Personentagen, Verfügbarkeit, Fristen, Stunden und Kosten.
Die Kapazitätsplanung (umgangssprachlich Kapa-Planung oder Kapa) ist dabei besonders in der Produktion und im Prozessmanagement, aber auch im Projektmanagement, Projektportfoliomanagement sowie im Agentur- und Beratungsbereich ein wichtiger Teil des Zeitmanagements. Die Bedeutung dieser Disziplin ergibt sich insbesondere aus ihrer Komplexität. Ressourcenplanung muss diverse Blickwinkel auf Produkt-, Projekt- und Unternehmensebene einnehmen und vereinen.
Worauf kommt es bei der Kapazitätsplanung besonders an?
Bei der Kapazitätsplanung liegt der Schwerpunkt vor allem auf der nachhaltigen Zu- und Einteilung von Ressourcen, insbesondere die der einzelnen Teammitglieder. Daher ist vor allem die vorausschauende Projektplanung in Abstimmung mit Führungskräften wie Teamleitern, Projektleitern und dem Management essenziell.
Unternehmen werden vor verschiedene Herausforderungen gestellt: Sie befinden sich in einem konstanten Wandel und können nicht mehr statisch agieren. Um die strategischen Unternehmensziele nicht zu gefährden, müssen Sie in der Lage sein, flexibel zu reagieren. Gleichzeitig braucht es ein gewisses Verständnis für die eigenen Ansprüche an Kapazitäten und die operativen Aussichten.
Um Kapazitäten zu kalkulieren, gibt es zwei verschiedene Arten: die kurzfristige (operative) und die langfristige (strategische) Planung. Die kurzfristige Kapazitätsplanung befasst sich mit der Verteilung vorhandener Ressourcen auf einzelne Projektbereiche, die langfristige Kapazitätsplanung beschäftigt sich mit der Abdeckung aller Bereiche in zukünftigen Bereichen und untersucht, was weiter ausgebaut werden muss.
Kapazitäten: Angebot und Bedarf
Für den Projektalltag bedeutet das, dass z.B. die Kapazitätsanforderungen und das Kapazitätsangebot gegenüberzustellen und anzugleichen sind. Wenn für ein Projekt rund 20 Mitarbeiter mit vollen Personenstunden benötigt werden, aber nur 15 Mitarbeiter verfügbar sind, liegt es am Ressourcenmanagement, eine optimale Planung herauszuarbeiten. Dazu gehört auch, bereits bestehende Engpässe zu identifizieren.
Engpässe im Team können zur Überschreitung von Deadlines führen
Aufgaben in der Ressourcenplanung
Zu den Aufgabenschwerpunkten in der langfristigen Planung gehören:
- Mitarbeiter gemäß ihrer Qualifikationen einsetzen
- Vakanzen erkennen und mit geeignetem Personal besetzen
- Kapazitäten an den strategischen Unternehmenszielen ausrichten
- Aktivitäten realistisch planen, inkl. Puffer und Auslastungssteuerung
Magisches Dreieck balancieren
Das magische Dreieck steht im Projektmanagement für drei der wichtigsten Dimensionen, die den Erfolg maßgeblich beeinflussen: Zeit, Kosten und Leistung. Diese Faktoren gehören zum Kern des Kapazitätsmanagements, weshalb sich das magische Dreieck ideal als Messinstrument eignet.
Das Magische Dreieck im Projektmanagement
Wie auch beim Ressourcenmanagement steht das Ziel im Mittelpunkt des Dreiecks. Um dieses zu erreichen, müssen die Ressourceneinheiten ausgeglichen sein, da sie einander beeinflussen. Wird an einer Ecke des Dreiecks gezogen, müssen die anderen nachziehen, da sonst Zielkonflikte entstehen. Verschiebt sich also z.B. die Deadline nach hinten, steigen die Kosten, weil länger am Auftrag gearbeitet wird. Auf diese Weise können Engpässe entstehen.
Da es bei beiden Instrumenten auf die Abstimmung zwischen den Variablen ankommt, kann das magische Dreieck herangezogen werden, um die Effektivität der Ressourcenplanung zu prüfen.
Flexibel auf Abweichungen reagieren
Im Multiprojektmanagement kann es sinnvoll sein, Mitarbeiter nicht vollständig auszulasten. Denn sollte es zu unvorhergesehenen Änderungen an wichtigen Projekten kommen, kann der Betrieb schnell reagieren und die vorhandenen Ressourcen umplanen. In solchen Fällen sorgt die Ressourcenplanung für einen Kapazitätsabgleich sowie für Kapazitäts-, Auftrags- und Terminanpassungen und vermeidet einen Ressourcenkonflikt.
Weitere Möglichkeiten für Unternehmen, um flexibler zu agieren, sind beispielsweise die temporäre Beschäftigung von Leiharbeitern, die Auslagerung von Aufgaben bzw. Produktion oder das gänzliche Outsourcen bestimmter Prozesse.
Welche Vorteile bietet Dir eine Kapazitätsplanung?
Ausgewogenes Mitarbeiterpensum
Im operativen Alltag sorgt die Kapazitätsplanung dafür, dass die Mitarbeiterauslastung balanciert ist. So erhöhst Du die Produktivität und das Engagement: Denn wenn Mitarbeiter nicht vollständig ausgelastet sind, kann Unzufriedenheit entstehen. Gleichzeitig fallen für die Organisation Kosten ohne Ertrag an.
Durch dieses Vorgehen vermeidest Du auch, dass sich Deine Mitarbeiter überfordert fühlen. Du schützt die Gesundheit Deines Teams und stellst eine pünktliche sowie qualitative Fertigstellung der Aufgaben sicher, während Du Personentage- und Stunden genauso wie die Schichten nicht überstrapazierst.
💡 Eine ordentliche Kapazitätsplanung kann auch dabei helfen, neue Arbeitsweisen wie beispielsweise die 4-Tage-Woche oder Jobsharing auszuprobieren.
Belastbare und verlässliche Daten
Zu den Pluspunkten einer effizienten Ressourcenplanung gehören außerdem die belastbaren und verlässlichen Ergebnisse. Die Mitarbeiterauslastung ist ausgeglichen, Termine, Aufwände sowie Kosten haben einen Puffer und nicht zuletzt sind Bedarf und Angebot aufeinander abgestimmt. Das bedeutet, dass Deine Planung Schwankungen abfängt und Aufträge weniger Risiken ausgesetzt sind. So kannst Du Deine Ressourcenanforderungen noch genauer definieren.
Wettbewerbsfähigkeit beibehalten
Gerade langfristig ausgelegte Kapazitätsplanung ist eine wesentliche Stütze für die Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen. Sie ist ein Auffangnetz bei Abweichungen und stellt sicher, dass für jede Aktivität genug Ressourcen verfügbar sind.
Das hilft bei der Optimierung bestehender Prozesse, bei neuen Projekten und auch bei großen Veränderungen im Rahmen eines Change Managements. Unternehmen wissen, womit sie planen können, wo Freiräume zur Verfügung stehen und wie diese zusätzlichen Ressourcen gewinnbringend genutzt werden, um so z.B. Innovationen voranzutreiben.
Kapazitätsplanung Vorlagen zum downloaden:
Welche Gefahren lauern bei einer fehlenden Ressourceneinteilung?
Prozesse ohne effiziente Ressourcenplanung bergen viele Risiken und Herausforderungen. Einerseits sind Fluktuation und Krankheit bei Mitarbeitern nicht auszuschließen, andererseits kann es jederzeit zur Verzögerungen oder Abweichungen im Geschäftsalltag kommen. Dies ist wiederum mit Kosten, Umstrukturierung und im schlimmsten Fall mit sinkender Qualität oder gar einer Einstellung des Auftrags verbunden.
Im Detail können sich diese Auswirkungen in verschiedenen Bereichen niederschlagen. Zu den Folgen gehört u.a.:
- Reagieren auf ungeplante Änderungen nicht möglich
- Deadlines können nicht eingehalten werden
- Mitarbeiterausfall wird nicht kompensiert
- Kosten übersteigen den Rahmen
- Wettbewerbsfähigkeit geht verloren
- Aufträge können nicht angenommen werden
Welche Software unterstützt mich, die Auslastung meiner Mitarbeiter zu managen?
Im Alltag erfolgt die Kapazitätsplanung in der Regel mit einer passenden Projektmanagement-Software oder einer Zeiterfassungssoftware. Excel-Tabellen oder E-Mails sind aufgrund der Intransparenz, geringen Flexibilität und des hohen Pflegeaufwandes kein zeitgemäßes Mittel mehr und werden durch moderne Lösungen ersetzt.
Ressourcenplanung mit Software managen
Ein richtiges PM-Tool hingegen ist darauf ausgelegt, Projekte und Aufgaben zu organisieren und somit auch die Verfügbarkeit, Zuständigkeiten und notwendigen Kapazitäten, z.B. Aufwände, festzuhalten. Ein Beispiel ist das Tool factro.
Zur Planung eignen sich dabei besonders der hierarchische und leicht nachvollziehbare Projektstrukturplan (PSP), wenn es um die Strukturierung von Projekten und Aufgaben geht, sowie das Gantt Chart, um eine Zeitleiste und darauf basierend einen Zeitplan zu erstellen.
Das projektübergreifende Kanban Board “Meine Aufgaben”
Aufwände tracken
Mit den Aufwänden in factro behältst Du jederzeit die Arbeitszeit und die Kapazitäten Deines Teams im Blick. Lege für jede Aufgabe einen Plan-Aufwand fest, an dem sich der zuständige Mitarbeiter orientieren kann. Die pro Bearbeitungszyklus tatsächlich erbrachte Leistung wird über den Ist-Aufwand verbucht und von den Plan-Stunden abgezogen.
Daraus entsteht der Rest-Aufwand, der jederzeit einen Einblick in den Fortschritt bietet. Stellt der Ausführende während der Bearbeitung fest, dass der Rest-Aufwand nicht reicht, kann er diesen manuell anpassen. Die Unterschiede zwischen Plan- und Ist-Aufwand zeigen sich daraufhin als Rest-Aufwand.
So kannst Du bei jeder Aufgabe und für das gesamte Projekt beurteilen, wie gut abgestimmt Planung und Realität waren und daraufhin Deine Abläufe für die Zukunft jederzeit optimieren. So wird Deine Ressourcenplanung zunehmend präziser.
Personalkapazitäten verteilen
Mit der factro Ressourcenauslastung hast Du zudem durch eine klare Visualisierung die Auslastung aller Mitarbeiter im Überblick, kannst so die benötigten Ressourcen besser verteilen und sorgst für eine optimale Auslastung. Du legst die Verfügbarkeiten der Teammitglieder fest und siehst dank der Fieberkurve, wie hoch das Pensum für jedes ist.
In der Ressourcenauslastung ist die Abwesenheit abgebildet
Hat ein Mitarbeiter zu viele Aufgaben, lassen sich diese im Handumdrehen per Drag & Drop jemand anderem zuordnen. Alternativ kannst Du einfach den Zeitraum oder die Dauer verändern und so die Belastung steuern. Somit kannst Du immer sicherstellen, dass das Team weder über- noch unterfordert ist und die Produktivität steigern.
Auch die langfristige Planung profitiert von der Kapazitätsplanung mit der Ressourcen-Übersicht, z.B. wenn Teammitglieder ihren Urlaub beantragen und in diesem Zeitraum Aufgaben an eine andere Person zugewiesen werden müssen.
Fazit: Kapazitätsplanung ist ein strategisches Muss
Strategische Kapazitätsplanung ist ein Muss, damit Unternehmen wettbewerbsfähig, innovativ und wirtschaftlich agieren können. Sie sorgt dafür, dass nicht nur jede Art von Ressourcen ausreichend vorhanden ist, sondern diese auch bedarfsgerecht eingeteilt wird.
Ohne Ressourcenmanagement laufen Unternehmen Gefahr, Deadlines oder Budgets zu überstrapazieren, Mitarbeiter zu überfordern und womöglich sogar Aufträge zu verlieren – weil sie scheitern oder nicht angenommen werden können. Effiziente Ressourcenplanung denkt zukunftsorientiert & vorausschauend. Organisationen schaffen langfristige Mehrwerte, können ihre Vision umsetzen und sind flexibel.
