Prozessmanagement – So optimierst Du Deinen Workflow

Prozesse analysieren und verbessern

Ob Zähne putzen, das Schreiben eines Textes oder die Erstellung einer Kostenabrechnung – Prozesse laufen im persönlichen Alltag genauso wie im Unternehmen ab. Und in beiden Bereichen müssen diese – mehr oder weniger – organisiert dargestellt und fortlaufend optimiert werden.

Dies gelingt mit sogenanntem Prozessmanagement (oder auch: Business Process Management, kurz: BPM). Doch was genau ist das überhaupt und was muss im Organisations- und Projektalltag dafür beachtet werden?

1. Defintion: Was bedeutet Prozessmanagement?
2. Arten des Prozessmanagements
3. Womit befasst sich Prozessmanagement?
4. Methoden im Prozessmanagement
5. Prozesse entwickeln: Vorgehen
6. Software für Prozessmanagement
7. Fazit: Dank Prozessmanagement organisierter arbeiten

Prozessmanagement leicht gemacht

1. Definition: Was bedeutet Prozessmanagement?

Im betrieblichen Arbeitsalltag spielen vor allem Effizienz und Effektivität verschiedener Arbeits- und Geschäftsprozesse eine Rolle, da es immer auch um den möglichst optimalen Einsatz von Unternehmensressourcen geht. Dabei geht es im Projektmanagement vor allem um die Steuerung und Umsetzung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Ein Prozess im Projektmanagement ist dabei wie folgt definiert:

„Im Projektmanagement bezeichnet der Begriff „Prozess“ (lat. procedere = voranschreiten, hervorgehen) die Gesamtheit bestimmter zusammenhängender Aktionen und Vorgänge mit dem Ziel, spezifische Produkte oder Dienstleistungen hervorzubringen.“ – projektmanagement-definitionen.de

Das Prozessmanagement umfasst drei Kernfunktionen: Prozessführung,- entwicklung und -umsetzung. Es geht also um die Arbeitsabläufe und -organisation in einem Unternehmen. Es geht also darum, diese Prozesse zu steuern und zu verbessern. Dabei sollte die Qualität nicht verloren gehen, bzw. immer weiter gesteigert und Schritt für Schritt Schwachstellen minimiert werden.

2. Arten des Prozessmanagements

Um die Arten des Prozessmanagements zu verstehen ist es wichtig zum einen den Unterschied zwischen Prozess- und Projektmanagement zu verstehen und auch den Unterschied zwischen Operativem- (OPM) und Strategischem Prozessmanagement(SPM).

Prozessmanagement vs. Projektmanagement

Im Prozessmanagement geht es in erster Linie darum, dass Prozesse innerhalb eines Unternehmens dauerhaft gemanaged werden. Dabei handelt es sich vor allem um wiederkehrende und dauerhafte Prozesse. Beim Projektmanagement geht es im klassischen Sinne um abgeschlossene, einmalige Vorhaben bzw. Projekte. Doch auch im Projektmanagement, müssen Prozesse abgewickelt werden. Dadurch schließen die beiden nicht aus.

Strategisches vs. operatives Prozessmanagement

Das Prozessmanagement kann in zwei Arten unterteilt werden: das operative Prozessmanagement (OPM) und das strategische Prozessmanagement (SPM).

Das OPM wird für kurzfristige Aufgaben, Planungen, Analysen etc genutzt. Meist umfasst der Zeitraum nicht mehr als ein Jahr.

Zum SPM zählen langfristige Unternehmensstrategien, also z.B. auch die Kernprozesse und das Festlegen von Zielen.

3. Womit befasst sich Prozessmanagement?

Um diese zahlreichen Vorgänge koordinieren zu können, gibt es ein spezifisches Prozessmanagement – auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) genannt, das die

• Identifikation,
• Gestaltung,
• Dokumentation,
• Implmentierung,
• Steuerung und
• Verbesserung

von Prozessen in Unternehmen in Angriff nimmt. Dabei stehen vor allem organisatorische Aspekte im Vordergrund: Wer macht was, wann, wie und womit?

Das übergeordnete Ziel ist, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten, indem Abläufe so effektiv wie möglich gestaltet werden. Die Vorteile von Prozessmanagement: Kosten und Zeit sparen sowie die Innovationsfähigkeit sichern. Außerdem berücksichtigt das Prozessmanagement auch verschiedenste Faktoren, wie Mensch, Organisation, Technik und Umwelt, sowie ihre Wirkungszusammenhänge.

Ziele des Prozessmanagements

Die permanente Prozessoptimierung gilt als oberstes Ziele im Prozessmanagement. Die Wertschöpfungskette soll so effizient wie nur möglich gestaltet werden. Dazu gehören die Qualitätsverbesserung, die Steigerung der Effizienz und die Senkung der Kosten in laufenden Prozessen sind weitreichende Ziele. Ein weites essentielles Ziel ist die Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit auf die sich ständig wandelnden Märkte.

4. Methoden im Prozessmanagement

Wie bereits erwähnt sind die drei wichtigsten Wirkungsbereiche im Prozessmanagement:

1. Prozessentwicklung: Festlegen von Zielen, Strategien, Arbeitsanweisungen, etc.
2. Prozessführung: Bestimmung von Rollen und Verantwortlichkeiten während des Prozesses und Kennzahlen zur Messung des Erfolgs
3. Prozesskultur: Umsetzung der festgelegten Prozessen

Zusätzliche Unterstützung

Diese drei Bereiche können natürlich durch verschiedene Hilfsmittel unterstützt und ausgearbeitet werden. Hierbei können Dir auch weitere Projektmanagement-Methoden als Hilfe dienen. Zum Beispiel:

• Lean Management: Arbeitsschritte sollen effektiv und effizient gestaltet werden
• Six Sigma:Mit der Hilfe von mathematischen Berechnungen sollen Prozesse optimiert werden
• Change Management: Spezifische Maßnahmen sollen die Organisation so verändern, dass ein festgelegtes Ziel erreicht wird
• Kaizen: Kleine Schritte sollen zu Verbesserungen führen

Rollen im Prozessmanagement

Im Prozessmanagement spricht man von drei unterschiedlichen Rollen innerhalb des Prozesses:

1. Ausführende Rolle
2. Führende Rolle
3. Beratende Rolle

Diese sollten klar verteilt werden, sodass jede Person weiß, was sie zu tun hat. Die Verantwortlichkeiten für jede Rolle sind festgelegt und aufeinander abgestimmt. Um diese klar voneinander abzugrenzen eignet sich das AKV-Prinzip, das steht für Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten. Dabei helfen folgende Fragen:

• Welche Aufgaben übernimmt die Rolle?
• Welche Kompetenzen werden dafür benötigt?
• Welche Rechte, Pflichten etc. hat die Rolle?

Genutzt werden die verschiedenen Rollen, um durch die Prozesse zu führen und die Ausführung derer zu sichern.

Für ein erfolgreiches Prozessmanagement müssen die Rollen klar verteilt werden

5. Prozesse entwickeln – Vorgehen

Nachdem die Prozesse identifiziert und beschrieben wurden, kann aktiv mit dem Prozessmanagement begonnen werden. Dieses kann dabei in 6 grundlegende Schritte erfolgen.

1. Prozesse beschreiben und modellieren:
   Im Prozessmanagement werden Prozesse beschrieben und in grafischer Form abgebildet. Denn erst, wenn der Ablauf sichtbar ist, kann man diesen genauer analysieren und optimieren. Form und Umfang der Visualisierung hängt vom Zweck ab.

   Bei übergeordneten Geschäftsvorgängen reicht zum Beispiel eine grobe Skizzierung. Für die Tätigkeitsbeschreibung eines Mitarbeiters ist eine detaillierte Form notwendig, damit auch andere Mitarbeiter oder Vertretungen den Workflow verstehen und nachvollziehen können.

2. Prozessanalyse durchführen:
   „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist kein gutes Argument, wenn es darum geht einzelne Vorgänge zu begründen. Die richtige Frage wäre: Sind die aktuellen Methoden überhaupt noch zeitgemäß?

   Wenn ein Vorgang zur Routine wird, verbessert sich das Zusammenspiel und der Ablauf. Auch wenn sich Zeiteinsparungen erst einmal super anhören, bergen Routine-Vorgänge ein enormes Risiko. Wenn Du bei gewissen Prozessen einfach nicht mehr nachdenken musst, kann sich schnell eine „Blindheit“ einstellen. Schaue bei der Analyse also immer auf mögliche Fehler und auf Entwicklungspotential.

3. Dokumentation von Unternehmensprozessen:
   In einem Unternehmen können sich immer wieder Personaländerungen ergeben. Das Wissen von Spezialisten ist aber nicht für alle zugänglich. Bei Krankheit oder Kündigung können so Zeitverluste und Kosten entstehen. Deswegen sollten Unternehmensprozesse detailliert dokumentiert werden.



4. Maßnahmen für Prozessoptimierung:

   Projektmanagement-Prozesse kann man als „Verkehrsregeln des Unternehmens“ verstehen. Sie strukturieren den Arbeitsalltag und verhindern Chaos. Aus diesem Grund sollte Abläufe sowie Zuständigkeiten und Abhängigkeiten auch besonders transparent und eindeutig beschrieben werden. So können auch mögliche Maßnahmen akzeptiert und eingeordnet werden.

5. Stetige Weiterentwicklung:
   Einen optimalen Zustand gibt es nur temporär, denn Vorgänge, Wirtschaft und Technik verändern sich mit der Zeit. Aus diesem Grund sollten manuelle Abläufe stetig mit verändert, optimiert und im besten Fall automatisiert werden.
   • aktuelle Abläufe beobachten (Analyse, Aufnahme)
   • Dokumentation des Ist-Zustandes
   • Überlegung einer besseren Prozessgestaltung (Prozessdesign)

   Weitere Methode zur Prozessoptimierung ist die stete Dokumentation der gemachten Erfahrungen – die sogenannten Lessons Learned und Kaizen.

6. Regelmäßige Kontrolle:

   Mit einer kontinuierlichen Weiterentwicklung gehen auch regelmäßige Kontrollen einher. Denn nur so bleibt Dein Unternehmen konkurrenz- und zukunftsfähig.

   Das Thema Prozessoptimierung ist ein entscheidener Faktor im Betrieb. Nichts ist ärgerlicher als „verschwendete“ Ressourcen, die auch besser hätten eingesetzt werden können.

   Aus diesem Grund wird auch immer mehr Software eingesetzt. Nicht nur, um die Arbeit zu erleichtern oder abzunehmen, sondern auch, um Strukturen aufzuzeigen und Potentiale zu erkennen.

6. Software für Prozessmanagement

Gerne eingesetzt in der Prozessoptimierung, besonders im Projektmanagement, sind PM-Tools als Software für Prozessmanagement. Viele Anbieter unterstützen die Organisation der Arbeitsabläufeund bilden somit auch Workflows und Prozesse im Unternehmen ab.

Dabei werden unterschiedliche Ansichten und Funktionen angeboten, die Dir bei der Abbildung Deiner Arbeitsabläufe helfen – mit dem Augenmerk auf verschiedene Aspekte und Zwecke der Prozessbeschreibung.

Gantt Chart

factro kannst Du auch als Prozessmanagement-Tool nutzen. Es bietet bspw. ein Gantt-Diagramm, mit dem Projekte bzw. Prozesse in ihrer zeitlichen Abfolge detailliert dargestellt oder zeitlich geplant werden können. Meilensteine kennzeichnen dabei wichtige Termine innerhalb eines Projektmanagement-Prozesses, z.B. Fristen für Zwischenergebnisse. Mit Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen können Abhängigkeiten von Aufgaben festgelegt und feste Abläufe definiert werden.

Das Gantt Chart in factro

Projektstrukturplan

Neben der zeitlichen Darstellung bietet factro auch eine strukturelle Visualisierung. Der Projektstrukturplan ist eine der beliebtesten Projektmanagement-Methoden. Er kann Deine Vorgänge mit Arbeitspaketen und einzelnen Aufgaben abbilden. So wird der Prozess in seiner Struktur umrissen und ist leicht nachzuvollziehen.

Der Projektstrukturplan in factro

Dokumentation und Vorlagen

Um das erwähnte Expertenwissen in Unternehmen zu sichern, ist die Dokumentation so wichtig. Prozessbeschreibungen decken daher auch den Informationsaspekt ab. In factro kannst Du einzelne Aufgaben mit umfassenden Informationen befüllen, die wichtig für die Bearbeitung sind, wie z.B. Teilaufgaben, Vorgaben oder Ansprechpartner.

Bei einzelnen sich wiederholenden Aufgaben oder Projekten unterstützt factro Dich als Prozessmanagement Tool mit einer Vorlagenfunktion. So müssen ähnliche Aufgaben nicht mehr per Hand erstellt werden. Unsicherheiten bleiben aus, Standards entstehen.

Fortschritte und Aufwände prüfen

Erreicht ein Prozess sein Ziel? Bleiben Zeit und Kosten im geplanten Rahmen? Auch solche Fragen können mit factro optimal beantwortet werden, indem zum Beispiel alle Aufwände direkt aufgabenbezogen im System erfasst werden. Neben Plan- und Ist-Aufwand kann der Ausführende einschätzen, wie lange er noch für eine Aufgabe braucht (Rest-Aufwand), woraus der Delta-Aufwand errechnet wird.

Der dynamische Newsfeed in factro

In der Struktur eines Projektmanagement-Tools wie factro kann jeder Mitarbeiter einsehen, was wann und warum getan wird. So werden Fehlerquellen, Inkonsistenzen oder Doppelarbeit frühzeitig erkannt und beseitigt. Der zusätzliche „Review“-Status weist den Verantwortlichen auf die Prüfung einer Aufgabe hin.

7. Fazit: Dank Prozessmanagement organisierter arbeiten

Prozessmanagement spielt in vielen Unternehmen eine entscheidende Rolle. Ohne eine konstante Analyse und Optimierung der eigenen Abläufe, neigt man schnell zu Stagnation. Mit den richtigen und vor allem konstanten Nachbesserungen kann man betriebliche Vorgänge immer weiter verbessern.

Die Vorteile von Prozessmanagement, die sich daraus ergeben, sind vielfältig:

• Zeit und Kosten sparen
• Effizienter arbeiten
• Know-How sichern
• Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit erhalten