Projekte neben dem Tagesgeschäft
Neue Teamkonstellationen zu bilden – wie sie in Projekten häufig notwendig sind –, ist oft nicht „mal eben“ möglich. Viele Teams und Abteilungen haben routinierte Tagesabläufe, Aufgaben und To-dos, sodass die Erstellung eines Projektteams bzw. nicht einfach bzw. ohne Planung funktioniert. Ein potenzieller Workflow, mit dem Projektteams organisiert werden können, ist die Matrixorganisation.
Teams aus einer Stammorganisationen bilden
Mitarbeiter aus Entwicklung, Produktion, Marketing oder Vertrieb arbeiten in Teams, die jeweils von Vorgesetzten geführt werden. Unternehmen und Behörden haben häufig ein starres, hierarchisches Geflecht, das bei der Aufstellung eines neuen Teams berücksichtigt werden muss.
Die Schwierigkeit, die sich hieraus ergibt, ist, dass das Team aus der Aufbauorganisation in die Stammorganisation eingebettet und Schnittstellen geschaffen werden müssen. Und das, ohne Mitarbeiter zu überfordern sowie Führungskräfte in Sachen Verantwortlichkeiten zu verunsichern, weil Weisungsbefugnisse nicht ausreichend geklärt sind.
Was ist die Matrixorganisation überhaupt? Welche Vorteile und Herausforderungen ergeben sich? Wir zeigen Dir Beispiele, wie eine Umsetzung in Unternehmen und Behörden funktioniert und erfolgreiches Projektmanagement neben dem Tagesgeschäft ermöglicht.
- Was ist die Matrixorganisation?
- Welche Vor- und Nachteile ergeben sich bei der Matrixorganisation?
- Matrixmanagement: Beispiel für Unternehmen und Behörden
- Tools für eine erfolgreiche, digitale Projektorganisation
- Schlüssel: Kommunikation – für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit können Teams unterschiedlich organisiert werden.
1. Was ist die Matrixorganisation?
Die Matrixorganisation ist eine Mischung aus einer Stammorganisation sowie reinen Projektorganisation. Es handelt sich um eine mehrdimensionale Organisationsstruktur (bzw. einem Mehrliniensystem), bei der Aufgaben aus einem Projekt auf mehrere Abteilungen, Teams sowie Mitarbeiter aufgeteilt werden.
Teammitglieder haben bei dieser Organisationsform neben ihrer Abteilungsleitung noch einen weiteren Vorgesetzten. Der Projektmanager ist dann also der „Chef“, wenn es sich um Aufgaben im Projekt selbst handelt. Wie stark oder schwach ausgeprägt die Autorität der einzelnen Projektleiter ist, hängt von der Matrixstruktur ab, die von der Führungsebene festgelegt wird.
Definition: Matrixorganisation
„Die Matrixorganisation ist die Grundform einer mehrdimensionalen Organisationsstruktur, bei der im Zuge der Bereichsbildung für sämtliche Teilhandlungen Entscheidungskompetenzen formuliert und auf Entscheidungseinheiten übertragen werden, die nur gemeinsam Beschlüsse fassen dürfen.“ – Gabler Wirtschaftslexikon
Expertenwissen außerhalb eines Teams nutzen
Durch die Matrixorganisation können einmalige Projekte neben den täglichen Aufgaben umgesetzt werden, ohne ausschließlich in Projektteams zu arbeiten. Zu einem bestimmten prozentualen Anteil stehen Mitarbeiter der Projektleitung dann zur Verfügung, um im Projekt mitzuarbeiten. Gerade Expertenwissen und Spezialisierungen können so in mehr als einem Themengebiet eingesetzt werden. Unternehmen haben damit die Chance innovative Ideen umzusetzen, ohne dass sie neue Teams aufbauen.
Bei der Matrixorgansation werden Experten und Spezialisten aus unterschiedlichen Teams für bestimmte Aufgaben eines Projekts herausgezogen.
2. Welche Vor- und Nachteile ergeben sich bei der Matrixorganisation?
Ein großer Vorteil der Matrixorganisation besteht daraus, dass keine Änderung an der gesamten Organisationsstruktur vorgenommen werden. Nur für einige Teammitglieder ändert sich das Tagesgeschäft hin zu Projekttätigkeiten. Die Chance: Eine erhöhte Flexibilität im Bezug auf die Ressourcenverteilung. Zudem lassen sich diese Teams auch sehr leicht auflösen, da sie einfach wieder in ihre gewohnten Abteilungen zurückkehren.
Ohne eine ausreichende Transparenz zwischen Abteilungsleitung und Projektmanager kann es allerdings schnell zu Konflikten kommen. Das neue Projektmitglied steht zwischen den Stühlen und hat in diesem Arbeitsabschnitt zwei Vorgesetzte.
Die Herausforderung: Es sollte klar werden, wer für welchen Task der richtige Ansprechpartner ist. Auch die Einspannung der einzelnen Mitarbeiter sollte in der Matrixorganisation genau gesetzt und für beide Parteien jederzeit (digital) einsehbar sein. Das erfordert vor allem eins: Einen erhöhten Kommunikationsbedarf. Wenn nicht ausreichend kommuniziert wird, sind Mitarbeiter schnell überfordert und haben zu viele Aufgaben, die sie nicht mehr bewältigen können.
Auf einen Blick
| ✓ Effiziente Ressourcennutzung | ✗ Hoher Kommunikationsaufwand durch genaue Abstimmungen |
| ✓ Zusammenarbeit außerhalb des eigenen Teams wird gefördert | ✗ Konfliktpotential zwischen Abteilungs- und Projektleitung |
| ✓ Flexible Aufteilung bei der Kapazitätsplanung | ✗ Wenig Transparenz führt zu Überforderung |
| ✓ Experten können gezielt ins Team geholt werden | ✗ Erfolge können nicht auf ein Team zurückgeführt werden |
3. Matrixmanagement: Beispiel für Unternehmen und Behörden
Um ein neues Produkt oder ein erweitertes Feature z.B. für eine Software zu entwickeln, können unterschiedliche Experten aus Standardteams zu einem Projektteam zusammen gesetzt werden. Dabei werden aus den „normalen“ Teams nicht immer gleich viele Teammitglieder benötigt – die Anzahl hängt immer von der Größe des Vorhabens ab. Im Organigramm ist gut zu erkennen, wie viele Personen aus einem Team beteiligt sind.
In unserem vereinfachten Beispiel gibt es in einem Unternehmen drei unterschiedliche Projekte zusätzlich zum Tagesgeschäft. Für Projekt „A“ werden 25 Prozent (20 Prozent Mitarbeiter und fünf Prozent Abteilungsleitung) des Aufwands mit Mitarbeitern aus dem Produktionsteam erledigt sowie 30 Prozent von Beschäftigten aus dem Vertrieb.
Projekt „B“ hat einen geringeren Aufwand und dient lediglich internen Prozessen, sodass sich auch die benötigte Arbeitszeit eines Mitarbeiters aus dem Produktionsteam in Grenzen hält. Steht nun allerdings ein Software-Update an, werden mehr Kräfte aus den Abteilungen benötigt, wie im dritten Beispiel für Projekt „C“.
Es werden nicht aus allen Teams Mitarbeiter benötigt.
So können, immer abhängig zum Aufwand, Projektteams in unterschiedlichen Größen in einem Mehrliniensystem aufgestellt werden. Um einen Überblick über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kapazitäten zu behalten, setzen viele Teams auf digitale Tools, die alle Projekte und Tasks uptodate halten.
Datenschutz in der Matrixorganisation
Bei einem Austausch von Daten ist es vor allem wichtig, das Thema Datenschutz nicht zu vergessen. Denn: Die Weitergabe von Personaldaten an Dritte benötigt eine datenschutzrechtliche Rechtfertigung. Bei Unternehmen mit einem Sitz im außerhalb der EU fallen weitere Anforderungen an. Hier sollte die datenschutzbeauftragte Person die rechtlichen Vorraussetzungen sorgfältig prüfen.
4. Tools für eine erfolgreiche, digitale Projektorganisation
Also, wie genau funktioniert die Zusammenarbeit in Matrix-Teams digital? Zunächst einmal ist Transparenz das A und O: Wer ist in welchem Projekt eingespannt? Gibt es noch freie Teammitglieder, die für ein neues Projekt in Frage kommen? Absprachen und eine einfache Überschaubarkeit machen Matrix-Teams erfolgreich. Drei Aspekte sind dabei essentiell, die leicht in einer Projektmanagement-Software abgebildet werden.
Klare Rollenverteilung
Wer ist in welcher Aufgabe ausführender Mitarbeiter? Wen kann ich bei Problemen ansprechen? Im Projektteam (und auch außerhalb) muss immer klar werden, welches Teammitglied bereits im Projekt involviert ist und wer als Ansprechpartner dient. Im Tool kann einer Aufgabe jeweils eine verantwortliche sowie ausführende Person zugeteilt werden. Auch Außenstehende – wie das Management oder Auftraggeber – haben damit einen Überblick über die Organisation eines Teams.
Auf einen Blick wird deutlich wer hier die Verantwortung trägt
Transparente Aufwandsplanung
Auch wer wie viel und wie häufig in Projekten eingespannt ist, sollte festgehalten werden. Eine unzureichende Übersicht kann dazu führen, dass Projektleiter einer Person zu viele Aufgaben zuteilen, obwohl eine weitere über freie Kapazitäten verfügt.
Eine übersichtliche Kapazitätsplanung, die das gesamte Team überblickt, hilft bei einer gleichmäßigeren Verteilung. In der Auslastungsübersicht sind ebenfalls Abwesenheiten – wie Urlaube der Teammitglieder – festgesetzt und können von Anfang an mit eingeplant werden.
Die Auslastungsübersicht zeigt Dir unter anderem Lastspitzen an
5. Schlüssel: Kommunikation – für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Für ein erfolgreiches Matrixmanagement zählt vor allem eine offene Kommunikation im Team sowie ein digitales Tool, das Strukturen, Auslastungen und Kapazitäten automatisch überblickt und Beteiligte auf den neusten Stand setzt. Die Organisationsform bringt effiziente Projekte, die das Tagesgeschäft aber nicht beeinträchtigen.
Die Matrixorganisation wird in vielen Teams angewendet, da sie individuell anpassbar ist und sich leicht integrieren lässt. So passt sie in viele Unternehmen und verändert feste Strukturen weniger stark.
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