Effektives Ressourcenmanagement für Projekterfolg
Kein Projekterfolg ohne Ressourcenmanagement! Denn damit ein Projekt funktioniert, benötigst Du sowohl ausreichend Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal. Mit dem richtigen Management sollen Überlastung vermieden, das Budget eingehalten und der Zeitplan nicht überschritten werden. Das kann beispielsweise die Planung eines Events, aber auch der ganz normale Projektalltag sein
Ressourcenmanagement ist damit ein unverzichtbarer Teil des Projektmanagements. Doch was gehört alles zu den Aufgaben? Und welche Herausforderungen ergeben sich? Das erfährst Du in diesem Artikel.
- Was ist Ressourcenmanagement – eine Definition
- Das sind Deine Aufgaben als Ressourcemanager/in
- Wie wird ein Ressourcen-Plan erstellt?
- Vorteile des Ressourcenmanagements
- Ressourcenmanagement-Tools
- Fazit: So teilst Du Deine Ressourcen ein
1. Was ist Ressourcenmanagement – eine Definition
Zum Ressourcenmanagement zählt die Planung und Terminierung von Personen, Finanzmitteln und Technologien. Also die Zuteilung von Ressourcen, den Einsatzmitteln. Ressourcenmanagement hängt eng mit der Kostenplanung zusammen.
Dafür verantwortlich ist ein Ressourcenmanager bzw. eine Ressourcenmanagerin. Von Vorteil ist es, wenn diese Einblicke in das Team haben, um die Mitarbeitenden optimal einschätzen zu können.
Unterschied: Kapazitäten und Ressourcen
Kapazität und Ressourcen – wo ist da eigentlich der Unterschied? Zunächst einmal die Definitionen laut Duden:
- (2a) maximale Leistung in der Produktion eines Unternehmens [für einen bestimmten Zeitraum
- Gesamtheit der die Kapazität (2a) bestimmenden Einrichtungen und Arbeitskräfte
- natürlich vorhandener Bestand von etwas, was für einen bestimmten Zweck, besonders zur Ernährung der Menschen und zur wirtschaftlichen Produktion, [ständig] benötigt wird
- Bestand an Geldmitteln, Geldquelle, auf die jemand zurückgreifen kann
Kapazitäten sind also die Mittel, die vorhanden sind. Ressourcen sind das, was tatsächlich einsetzbar ist. Sie werden auch Ressourcenkapazität genannt.
Das sind Deine Aufgaben als Ressourcemanager/in
Die Hauptaufgabe des Ressourcenmanagements ist es, die Ressourcen effizient einzusetzen. Eigentlich gibt es dafür extra Ressourcenmanager/innen, aber immer öfter fällt diese Aufgabe auch in den Bereich des Project Management Offices (PMO)..
Um Aufgaben z.B. effizient zu verteilen, ist es wichtig, die Fähigkeiten und Kompetenzen der Teammitglieder zu kennen, um einzuschätzen, in welcher Zeit eine Aufgabe bearbeitet werden kann. Aber auch, um die Belastung der Mitarbeitenden einschätzen zu können. Denn auch Überlastung zu vermeiden, gehört zu den Aufgaben des Ressourcenmanagements.
Zu den weiteren Aufgaben gehört es auch, bei Engpässen eine Lösung zu finden, das bedeutet zum Beispiel Aufgaben an andere Teammitglieder zu verteilen.
Eine der Hauptaufgaben ist außerdem der Austausch mit der Projektleitung, um regelmäßiges Feedback zu bekommen, wie die Projektarbeit vorankommt oder ob es Schwierigkeiten gibt. Wenn diese im Zusammenhang mit den Ressourcen stehen, kann diese Rückmeldung für künftige Verbesserungen (Stichwort: Lessons Learned) vorgenommen werden.
Wie wird ein Ressourcenmanagement-Plan erstellt?
- Im ersten Schritt identifizierst Du die grundlegenden Informationen zum Projekt: Um was geht es? Wie groß ist das Projekt? Welche Kennwerte werden benötigt?
- Danach schätzt Du den Umfang ein, damit klar ist, wie viel Ressourcen gebraucht werden.
- Anschließend werden die benötigten Ressourcen aufgestellt und mit den verfügbaren abgeglichen, damit Du weißt, was Dir fehlt.
- Wenn Du die fehlenden Ressourcen identifiziert hast, kannst Du Dich um eine Lösung kümmern. Kommt beispielsweise ein externer Dienstleister in Frage?
- Wenn nun alle benötigten Ressourcen vorhanden sind, kannst Du mit der Zuweisung beginnen.
- Der letzte Schritt ist die Überwachung während des Projekts, um sicherzustellen, dass auch in dieser Phase immer genügend Ressourcen vorhanden sind.
5 Tipps für ein effektives Ressourcenmanagement
Damit das Ressourcenmanagement funktioniert, solltest Du ein paar Dinge im Auge behalten:
- Realistische Zeiträume planen: Orientiere Dich dabei an vergangene Aufgaben
- Pufferzeiten einkalkulieren: Unvorhergesehenes kann immer passieren, deswegen solltest Du genügend Puffer einplanen.
- Gesamtüberblick schaffen: Damit alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind, lohnt sich der Einsatz eines digitalen Tools, wie einer PM-Software, in dem alles dokumentiert und jederzeit abrufbar ist.
- Stetige Kontrolle: Prüfe auch während des laufenden Projekts immer wieder, ob genügend Ressourcen vorhanden sind
- Offenes Ohr: Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist unerlässlich für das Projekt, deshalb solltest Du immer ein offenes Ohr für Probleme und Anregungen haben.
Ressourcenmanagement-Methoden
Es gibt natürlich auch verschiedene Methoden, um das Ressourcenmanagement zu optimieren und das Beste aus den vorhanden Ressourcen herauszuholen:
- Ressourcenzuteilung: Basierend auf Kapazitäten und Fähigkeiten (Skill Management) werden alle zur Verfügung stehenden Ressourcen aufgeteilt. All das wird in einer detaillierten Beschreibung und Berichten festgehalten.
- Ressourcenabgleich: Werden die Ressourcen gut genutzt? Gibt es noch andere Möglichkeiten? Beispielsweise kann eine Person mit bestimmten Fachkenntnissen für ein Projekt in einem anderen Kompetenzbereich eingesetzt werden als vorher. So werden bereits vorhandene Ressourcen genutzt.
- Ressourcenprognose: So sollen zukünftige Ressourcen vorhergesagt werden. Dafür wird während der Planung der Umfang des Projekts, Kosten und Risiken ermittelt, um einen Überblick über die Ressourcen zu haben.
Kurzfristige, mittelfristige und langfristige Planung
Ressourcenmanagement nur für ein aktuell anstehendes Projekt zu nutzen ist wenig nachhaltig, darum gibt es verschiedene zeitliche Abschnitte, für die es nützlich ist.
Die kurzfristige Planung passiert während des laufenden Projekts. Ziele sind dabei, Engpässe aufzulösen, indem andere Teammitglieder einspringen und Aufgaben übernehmen.
Die mittelfristige Planung ist das, was vor dem Projektstart passiert. Grundlegende Fragen sind: Was wird für Personal benötigt und wer steht zur Verfügung? Welche Projekte laufen parallel?
Die langfristige Planung nutzt dagegen Erkenntnisse für zukünftige Projekte. Das hat beispielsweise Einfluss auf Recruiting, Anzahl der Projekte und führt zu einer genaueren Überprüfung der Kapazitäten.
Vorteile des Ressourcenmanagements
Mit einem sorgfältigen Ressourcenmanagement werden die Mitarbeitenden effektiv eingesetzt und der Workload wird besser verteilt.
Außerdem:
- kann Unvorhergesehenes besser verhindert werden
- wird Transparenz geschaffen
- wird aus Fehlern gelernt
- verlaufen Projekte reibungsloser
- und Du hast einen besseren Überblick über den Einsatz.
Herausforderungen
Die Herausforderungen des Ressourcenmanagements sind vielfältig. Auf der einen Seite soll ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums fertiggestellt werden. Auf der anderen Seite steht auch das Wohl der Mitarbeitenden im Fokus: Überlastung soll verhindert werden. Und zwar durch flexible Zeitplanung bei der Durchführung.
Eine Herausforderung dabei ist die Kombination der Ressourcen, sodass Anforderungen erfüllt werden können, gleichzeitig haben auch andere Bereiche Bedarf an diesen Ressourcen. Es ist also wichtig, eine Balance zu finden.
Ressourcenmanagement-Tools effizient einsetzen
Eine große Erleichterung beim Ressourcenmanagement ist der Einsatz eines digitalen Tools, indem Du die Auslastung erkennen und festhalten kannst und Deine Projekte aufbauen kannst. In einer Projektmanagement-Software findest Du hilfreiche Funktionen für Dein Ressourcenmanagement.
Aufwände von Tasks tracken
Im Tool wie factro kannst Du bei jeder Aufgabe Aufwände eintragen, dazu gehört der Plan-Aufwand, also die geschätzte Zeit und der tatsächliche Aufwand, der von der ausführenden Person eingetragen wird. Aus diesen beiden Angaben wird dann automatisch der Rest-Aufwand berechnet.
Das hilft nicht nur beim Zeitmanagement, sondern sorgt auch für mehr Übersicht. So kannst Du diese Funktion für deine Aufwandsschätzung nutzen und Aufgaben, die bereits gut geplant sind – wenn der Plan-Aufwand also nah am tatsächlichen Aufwand lag –, als Vorlage anlegen.
In der Auslastungsübersicht Personal managen
Ressourcenplanung war nie einfacher: In der Auslastungsübersicht findest Du alle Mitarbeitenden und ihre Kapazitäten im Diagramm, auch die Auslastungen aus anderen Projekten. Du erkennst Abwesenheiten und Lastpitzen, da diese in roter Farbe markiert sind, auf einen Blick.
Besonders praktisch ist die Konfigurierbarkeit der Arbeitszeiten, denn dadurch kannst Du auch unterschiedliche Modelle abbilden, also zum Beispiel Mitarbeitende in Teilzeit oder Werkstudierende.
Mit Hilfe von Filtern kannst Du dir bestimmte Teammitglieder, Projekte etc. anzeigen lassen und so herausfinden, wie Du Dein Projekt aufbauen kannst. Für die Kapazitätsplanung brauchst Du also kein extra Tool.
Zeit im Gantt-Diagramm überblicken
Wie viel Zeit habe ich denn eigentlich noch für das Projekt? Eine zeitliche Übersicht findest Du im Gantt-Diagramm: Hier wird Dir der tatsächliche und der geplante Projektzeitraum angezeigt. Auch Verknüpfungen von Aufgaben werden hier dargestellt. Während des Projekts kannst Du verfolgen, wie die zeitliche Umsetzung läuft und erkennst Verzögerungen rechtzeitig.
Der tatsächliche Aufwand ergibt sich aus den Restaufwänden der Aufgaben. Damit Du das Gantt-Diagramm nutzen kannst, müssen also auch die Aufgaben gepflegt werden.
Im Gantt-Diagramm hast Du einen umfassenden Überblick, der Dir dabei hilft, die Ressource “Zeit” optimal im Auge zu behalten.
Alle sind auf einem einheitlichen Projekt-Stand
factro bietet Dir die Möglichkeit alle wichtigen Informationen in Echtzeit zu erfassen. Das heißt, alle Änderungen sind sofort umgesetzt und können von den anderen Teammitgliedern eingesehen werden.
Auch bei der Auslastungsübersicht ist das der Fall: Alle Kapazitäten sind im Tool hinterlegt, so dass nichts vergessen wird und Ressourcen sich auch gemeinsam im Team planen.
Das hat den Vorteil, dass stets Rückmeldung zur Planung gegeben werden kann und falls es mal nicht passt, können Aufgaben ganz einfach umverteilt werden.
Fazit: Die Bedeutung von Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement bedeutet, Ressourcen wie Zeit, Kosten und Personal optimal und effizient einzusetzen, sodass ein Projekt reibungslos verläuft und nicht mit anderen Projekten im Unternehmen korreliert. Ein PM-Tool hilft dabei, gerade große Projekte digital umzusetzen.
Doch auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist eine der Hauptaufgaben, Ziel ist es, Überbelastung zu vermeiden. Damit Mitarbeitende effektiv eingesetzt werden können, sollte eine Ressourcenmanagerin das Team und ihre Stärken und Schwächen kennen.
Ressourcenmanagement ist auch eine langfristige Aufgabe, die sich auch auf Bereiche wie Recruiting auswirken kann und aus der ein Lernprozess für künftige Projekte entsteht. Mit dem richtigen Ressourcenmanagement können Projekte nicht nur erfolgreich abgeschlossen werden, sondern in Zukunft nachhaltig und innovativ gestalten.
