Praxisleitfaden Projektmanagement für die Öffentliche Verwaltung

Was ist der Praxisleitfaden Projektmanagement? Wie funktioniert Projektarbeit in Behördenteams? Und wie PM-Tools den Arbeitstag vereinfachen.

Projekte und Aufgaben (digital) verwalten

Im Zeitalter des digitalen Wandels werden Projekte zunehmend größer & komplexer – das gilt auch für die Öffentliche Verwaltung. Gerade in Ämtern und Behörden ist der „richtige” Einsatz der vorhanden Ressourcen und des dazugehörigen Staatsbudgets entscheidend, um Projekte, Themen und Teams erfolgreich zu managen.

Häufig verlaufen Projekte parallel zur Tagesordnung

Im öffentlichen Sektor laufen Projekte häufig parallel zur Tagesordnung. Das führt oft dazu, dass durch eine ungenaue Projektplanung Vorhaben nicht wie geplant verlaufen oder sogar scheitern. Immer wieder geraten staatliche Projekte in die Kritik, weil Aufwände falsch eingeschätzt wurden oder das „verpulverte” Budget deutlich über dem ursprünglich geplanten liegt – Stichwort: Elbphilharmonie in Hamburg.

💡 Gut zu wissen: Der Bau der Elbphilharmonie wurde am Anfang mit 77 Millionen Euro bewertet – die abschließenden Kosten betrugen über 800 Millionen und waren damit zehnmal höher als geschätzt.

Darüber hinaus hat das Homeoffice in vielen Fachabteilungen eine effiziente Arbeitsweise sowie erfolgreiche Umsetzung vieler Projekte erschwert. Ämter und Behörden waren auf das neue Arbeitsmodell nicht vorbereitet – in vielen Teams und Referaten gehört die einfache Excel-Tabelle (leider) immer noch zum Arbeitsalltag.

Der Praxisleitfaden des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat soll bei einem besseren Projektmanagement unterstützen sowie ein gemeinsames Verständnis in Teams schaffen. Was müssen Öffentliche Verwaltungen beim Projektmanagement beachten? Wie funktioniert die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis? Und warum Kommunen und Städte auf cloud-basiertes Projektmanagement wechseln sollten.

Team bespricht sich am Tisch
Eine effiziente Projektplanung entscheidet über den Erfolg eines Projekts

Was ist der Praxisleitfaden Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung?

Der Praxisleitfaden Projektmanagement für die Öffentliche Verwaltung wurde vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat speziell für Ämter und Behörden entwickelt. Er vereinheitlicht Begriffe, umfasst Definitionen und beinhaltet Konzepte, um die Zusammenarbeit in Abteilungen sowie Referaten zu stärken.

📌 Das Bundesministerium stellt den „Praxisleitfaden Projektmanagement für die Öffentliche Verwaltung” zum kostenlosen Download zur Verfügung sowie die Möglichkeit eine Publikation in gedruckter Form zu bestellen.

Der Leitfaden beschreibt detailliert einzelne Projektphasen, setzt Regeln für Kleinprojekte und Grundsätze für Multiprojektmanagement sowie Change-Management-Prozesse. Er bietet eine Grundlage dafür, Projekte erfolgreicher zu gestalten.

Aber seien wir ehrlich: Zwar bietet der Leitfaden ein gutes Verständnis für Projektmanagement, ist aber für eine sofortige verbesserte Umsetzung der Projekte eher weniger geeignet – 100 Seiten PDF-Dokument sind eben noch kein gelebtes Projektmanagement. Um Projekte von Anfang an erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen erweisen sich digitale Lösungen für das gesamte Behördenteam als wesentlich geeigneter.

Behörden setzen auf Projektmanagement-Tools

Die Digitalisierung hat Städte und Kommunen längst erreicht – mit Gesetzen für den Onlinezugang werden Öffentliche Verwaltungen immer digitaler. Das gleiche gilt im Projektmanagement. Schon jetzt setzen immer mehr Stadtverwaltungen auf Projektmanagement-Tools im Behördenalltag. Sie erleichtern nicht nur die Durchführung einzelner Vorhaben, sondern bieten die Chance, die Arbeitswelt in Öffentlichen Verwaltungen zu verändern und effizienter zu gestalten.

Struktur und Übersicht in der cloud-basierten Software

Schon lange ist die Aufgabenverteilung per E-Mail keine effiziente Lösung mehr (und war es auch noch nie) – wichtige Informationen gehen verloren, Anhänge verschwinden im Bermudadreieck der Öffentlichen Verwaltung und eine falsch verschickte Nachricht führt schnell zum Chaos.

Eine Projektmanagement-Software überblickt nicht nur Aufgaben, sondern ordnet sie gleichzeitig nach Prioritäten sowie Deadlines und benachrichtigt verantwortliche bzw. ausführende Mitarbeiter. Zudem überblickt das Tool jederzeit, wer woran arbeitet, wo freie Kapazitäten vorhanden sind und welche Fortschritte bereits gemacht wurden.

Projektstrukturbaum in factro
Projektstrukturpläne zeigen ein Projekt als „Big Picture”

Funktionen eines PM-Tools auf einen Blick

  • Klare Projektziele: In einem Projekt werden Ziele definiert und übersichtlich kommuniziert. Das Team wird zu jeder Zeit über den aktuellen Stand informiert.
  • Einfache Aufgabenverteilung: Aufgaben können zeitlich bemessen, getrackt und damit besser organisiert werden, sodass alle Beteiligte wissen, welche To-dos wann anstehen.
  • Ressourcenzuweisung sowie -planung steuern: Mit einer Auslastungsübersicht lassen sich Mitarbeiter nach Ihren Qualifikationen einsetzen, Aktivitäten realistisch planen und zeitliche Fenster einbauen. Aufwände können benutzerdefiniert bestimmt werden.
  • Deadline – und Terminverwaltung: Zu jedem Zeitpunkt erhält Ihr Team eine Deadline-Übersicht, kann den Fortschritt einzelner Arbeitspakete verfolgen.
  • Dokumentenmanagement: E-Mails, Excel-Tabellen, PDF-Dokumente, Arbeitsberichte, Diagramme sowie Präsentationen können im Projektanhang – ähnlich zum E-Mail-Anhang – gespeichert werden. So sind Dokumente auch zukünftig immer wieder auffindbar und automatisch dokumentiert.

Bei der Auswahl der passenden Software sollte vor allem auf einen deutschen Serverstandort, telefonischen Support sowie einen DSGVO-konformen Anbieter geachtet werden.

Praxisleitfaden, digitale Tools – aber nicht ohne das Mindset der Mitarbeiter

Modernes Arbeiten impliziert flache Hierarchien, kurze Kommunikationswege und eine zeitgemäße Führung. Öffentliche Verwaltungen setzen verstärkt auf Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein der eigenen Beschäftigten.

Die Aufgabe des Projektmanager liegt nun darin, das Team auf neue Wege Richtung Digitalisierung vorzubereiten und Mitarbeiter toll-basiert zu schulen. Ein gemeinsames Wissens-Level ist ausschlaggebend für die erfolgreiche Projektarbeit. Außerdem dient der Umgang mit den gängigen Tools durch die Projektleitung als Vorbild. Hier sind klare Regeln und Leitlinien von Vorteil, die die Zusammenarbeit nachhaltig verbessern.

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