factro für Microsoft Teams

Zur Zeit ist Microsoft Teams ein Thema in vielen Unternehmen. Vor allem integrierte Projektmanagement-Tools sind ein Mehrwert für die Nutzung.

Was ist Microsoft Teams?

When you have a place to create and make decisions as a team, there’s no limit to what you can achieve. Teams brings everything together in a shared workspace where you can chat, meet, share files, and work with business apps.“ – Microsoft

Microsoft Teams – so plötzlich es da war, so lässt es sich heute nicht mehr wegdenken. Im Jahr 2017, bereits ein Jahr nach der Veröffentlichung, war das Tool schon in mehr als 200.000 Unternehmen weltweit in Nutzung. Es wurden mehr als drei Millionen sogenannter „Teams“ erzeugt.

Auf der „Ignite“ – der größten Technologiemesse von Microsoft – wurde MS Teams im Herbst 2017 als Kommunikations- und Kollaborations-Client vorgestellt. Das Besondere dabei ist aber nicht die Kombination von Chat, Besprechungen, Notizen und Anhängen, sondern die Möglichkeit der Integration von unzähligen anderen Produkten – Microsoft-eigenen und externen.

Die Teams-App fungiert als eine Art „Cockpit“, in dem alles – einfach alles – gebündelt wird. So können zum Beispiel Dateien auf SharePoint Online abgelegt, Unterhaltungen und Chats in Exchange Online gespeichert und Notizen über OneNote bearbeitet werden.

Was sind „Teams“?

Das „Team“ ist ein virtueller Arbeitsraum. Hier werden digitale Arbeitsprozesse in Gruppen gebündelt. So kann das Verarbeiten von Dokumenten, Einzel- oder Gruppengespräche (durch Text, Audio und/oder Video), das Sammeln von Notizen und das Verwalten von Aufgaben an einem einzigen Ort geschehen.

Kommunikation und Kollaboration

Teams heißt nicht zuletzt so, weil es vor allem für die Zusammenarbeit entwickelt wurde. Die Grundidee: Förderung von Teamwork durch Kommunikation.

Die Schwierigkeit in Unternehmen ist oft, Unterhaltungen zwischen Mitarbeitern mit der eigentlichen Arbeit zu verknüpfen. Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Aufgaben werden Themen übersehen oder Informationen und Absprachen nicht dokumentiert. Der neuen Arbeit fehlt Struktur und ein klarer Plan.

Teams – als Chat-basierter Arbeitsraum – bildet den Knotenpunkt für die Teamarbeit.

Unterschied zu klassischen Anwendungen

Programme und Anwendungen, die Gruppenarbeitsprozesse unterstützen, gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Was zeichnet MS Teams aus?

Das Wichtigste: Das Werkzeug vereint alles an einem Ort. Der neue Arbeitsraum, in dem alles gebündelt werden kann, ist innerhalb weniger Sekunden erstellt. Oft müssen Mitarbeiter in Unternehmen lange auf ein Projektlaufwerk warten oder können nicht immer und von überall beispielsweise eine Konferenz starten.

Das führt in der Regel zu genervten Mitarbeitern. Sie fühlen sich in ihrer Arbeit aufgehalten. Gerade in Zeiten von immer stärker werdenden Cloud-Services, die von den Mitarbeitern auch privat genutzt werden, hemmen Wartezeiten die Motivation und Produktivität.

Mit MS Teams haben es die Mitarbeiter jedoch selbst in der Hand. Virtuelle Arbeitsräume können im Self-Service erstellt werden. Das bedeutet: Entlastung der IT.

Bestandteile von MS Teams

Durch verschiedene Features bündelt Teams die Zusammenarbeit und Kommunikation von Gruppen.

  • Teams: Communities oder Gruppen können in Teams beitreten und gemeinsam arbeiten.
  • Messaging: Für die Kommunikation können Channels (Gesprächsthemen) eingerichtet werden. E-Mails werden intern überfüssig und die Kommunikation themenbezogen und zielgerichtet. Durch Direktnachrichten können Teammitglieder sich auch im geschlossenen Raum – außerhalb der ganzen Gruppe – unterhalten. Sogenannte Connectors sind Dienste von Drittanbietern, die Informationen an Channels senden können (zum Beispiel MailChimp, Facebook Pages oder Twitter).
  • Calling: Durch MS Teams werden auch Videokonferenzen und Telefonate möglich. Dazu nutzt das Tool das öffentliche Fernsprechwählnetz. So können auch Meetings und Besprechungen – mit oder ohne Bild – im Programm selbst stattfinden.

Microsoft Teams im Projektmanagement

Doch in Teams findet man nicht nur Microsoft Programme. Für typische Teamprozesse stehen über 100 Drittanbieter zu Verfügung. Vor allem (Projekt-)Management-Tools – wie zum Beispiel Trello, Asana, Wrike, MeisterTask oder factro – können in Teams eingebunden werden.

factro für Microsoft Teams

In nur drei kurzen Schritten können Sie factro in Microsoft Teams einbinden. Legen Sie in Teams eine neue Registerkarte (Tab) an und wählen Sie die Option „Website“. Geben Sie anschließend einen Namen und den Link https://cloud.factro.com ein – und schon ist factro in Microsoft Teams startklar! So wird factro nicht als App, sondern als Webseite umgehend in Teams eingebunden.

Nach der Integration haben Nutzer eine Fülle an Möglichkeiten. Projekte und Aufgaben werden direkt in Teams verwaltet.

Sie arbeiten also in factro, ohne Teams verlassen zu müssen. Nun können Sie:

  • Neue Projekte und Aufgaben erstellen
  • Pakete und Aufgabendetails bearbeiten
  • Anhänge hinzufügen
  • Gantt Diagramm erstellen
  • Fälligkeitstermine, Meilensteine, Dauer, Abhängigkeiten definieren
  • Projektfortschritt überblicken
  • Aufgabenhistorie und Änderungen in Echtzeit mitbekommen
  • Status und Verantwortlichkeiten einsehen
  • Kommentare hinzufügen
  • und vieles mehr

So haben Sie im Grunde factro um einen Kommunikations-Clienten ergänzt, der Meetings, Besprechungen und Konferenzen möglich macht – ortsunabhängig und mit allen Unterlagen vor Augen.

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