Was lange währt, wird endlich gut
Tada! Hier ist er: Unser neuer Fokusbereich, der so ein Allrounder geworden ist, dass er den Arbeitsalltag von wirklich jedem von Euch bereichern kann. Von einer besseren Selbstorganisation über das gemeinsame Arbeiten bis hin zum übersichtlichen Meeting ist alles drin!
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Um Euch alle Vorteile und Nutzen zu zeigen, haben wir uns etwas Besonderes überlegt:
Wir – die Marketingabteilung von factro – nehmen Euch einen Tag lang mit durch unseren Alltag und zeigen Euch, wie wir den Fokus behalten. So könnt Ihr selbst ein paar Ideen entwickeln, wie die neue Funktion auch Eure Arbeit produktiver macht – auch wenn ihr in einem völlig anderen Bereich arbeitet.
Unser factro Marketing-Team!
Das Beste daran: Ihr müsst für diesen Tagestrip noch nicht mal Euren Schreibtisch verlassen. Lehnt Euch zurück und verfolgt unsere Stationen des Tages:
- Der Wochenplan für das perfekte Design – mit Serife
- Webinar-Vorbereitungen als Teamwork – mit Kathrin und Niels
- Kreative Contentplanung im Meeting – mit Vivien und Fabienne
- Transparenz und Verbindlichkeit durchs Meetingprotokoll – mit Marvin
1. Der Wochenplan für das perfekte Design – mit Serife
Hey, ich bin Serife und in Sachen Design überlassen wir bei factro natürlich nichts dem Zufall.
Grafiken für Artikel, Newsletter, Präsentationen und Handouts sollen für Euch schließlich nicht nur selbsterklärend, sondern auch ansprechend gestaltet sein.
Um mich optimal zu organisieren und keine ToDos zu übersehen, lege ich für alle Aufgaben, die ich für unser Marketing erledigen muss, Listen an. Dank dem Fokus brauche ich in Zukunft weder Notizbuch, noch Excel um die Übersicht zu behalten.
Meine Listen lege ich meist sortiert nach Wochen an, sodass ich immer den Plan der nächsten fünf Werktage im Fokus habe.
Mit dem neuen Fokus hast Du Deine Wochenliste immer parat
So werden meine factro Aufgaben zu Listenpunkten
Um meine Listenpunkte anzulegen, schiebe ich per Drag & Drop einfach meine bestehenden factro Aufgaben in den aktuellen Wochenplan und überlege so, was ich wann erledigen möchte.
Der eine oder die andere würde mir jetzt vielleicht folgenden factro Tipp geben: “Wenn man factro Aufgaben gut ausformuliert, einen Zeitraum bestimmt und eine Priorität vergibt, ergibt sich doch automatisch eine Reihenfolge unter MEINE AUFGABEN.”
Das ist zwar richtig, bevorzuge ich jedoch eine andere Reihenfolge, muss ich Deadlines oder Prios verschieben und DAS hätte Auswirkungen aufs Projekt.
Hand aufs Herz: Die eine Aufgabe liegt Euch mehr als die andere, bei der einen seid Ihr noch von Abstimmungen abhängig oder braucht wirklich die volle Konzentration, die an einem prall gefüllten Tag vielleicht nicht vier Stunden am Stück machbar ist.
Zeit einplanen, um mal richtig in Aufgaben abzutauchen
So hängt die Reihenfolge der Bearbeitung von Aufgaben nicht nur von dem eingestellten Zeitraum und der Priorität ab, sondern auch davon, wieviel Zeit Ihr zwischen Meetings am Tag zur Verfügung habt, wie gut Ihr Euch gerade fühlt und was vielleicht “mal eben” vorgezogen werden kann.
In meiner Wochenliste kann ich darauf flexibel reagieren und die Reihenfolge der factro Aufgaben anpassen oder sie der nächsten Woche hinzufügen – und damit auch der nächsten Liste.
Auch projektübergreifend gibt es viel zu tun…
Manchmal fallen natürlich auch Tätigkeiten an, die nicht unbedingt als eigene factro Aufgaben in einem Projekt angelegt sind, weil sie sonst die Übersichtlichkeit nehmen würden.
Solche ToDos – die unabhängig von einem konkreten Projekt entstehen – sind prädestiniert für eine Liste, die ich einfach abhaken kann und neben meinen Aufgaben im Fokus behalte.
Hier ist also genug Platz für all den messy stuff, unsortierte Ideen und Gedanken oder Erinnerungen, ohne dass das auf andere Auswirkungen hat.
Egal ob Aufgaben oder Notizen – in der Liste geht nichts unter
Jedes Häkchen ist ein Erfolgserlebnis!
Wisst Ihr, was das schönste an der Wochenliste ist? Das großartige Gefühl, wenn man wieder einen Listenpunkt abgehakt hat und er ausgegraut wird.
Über den Fortschrittsbalken neben dem Listentitel kann ich übrigens immer verfolgen, wie weit ich bin. Das motiviert mich montags noch mehr, mit meiner Arbeit anzufangen und macht mich stolz, wenn ich Freitag nach einer erfolgreichen Woche in den Feierabend gehe!
2. Webinar-Vorbereitungen als Teamwork – mit Kathrin und Niels
Restlos ausgebucht war auch unser letztes Webinar ”Keep it simple… für Dich & alle anderen“, wo es um Aufgaben in factro ging – deshalb freuen wir uns schon auf die nächste Veranstaltung und legen mit vollem Eifer los mit der Planung. Wir sind Kathrin und Niels und Teil des Moderationsteams.
Und womit planen wir das Live-Webinar zur neuen Listen- und Meetingfunktion natürlich? Genau, mit einer Liste!
Next level: Listen teilen
Du kannst nicht nur alleine Deine individuelle Liste befüllen, sondern diese auch mit Deinem Team teilen und kollaborativ damit weiter arbeiten.
Bequem vom Platz aus kollaborativ arbeiten – das geht mit der geteilten Liste
Besonders praktisch ist, dass Du die Art der Zusammenarbeit in der geteilten Liste mit Schreib- oder Leserechten definierst. Damit hast Du selbst in der Hand, wer Deine Listenpunkte nur sehen und wer daran aktiv mitarbeiten kann. So können Niels und ich – mit Schreibrechten ausgestattet – diese Liste nach Belieben verändern und anfüllen. Für Marvin, mit dem wir unsere Liste zwecks Abstimmung teilen, reichen dagegen die Leserechte voll und ganz aus.
Wir nutzen unsere Webinar-Liste vor allem zum ungezwungenen Brainstorming, indem wir die Beschreibung des einzelnen Listenpunktes und das Kommentarfeld voll und ganz ausschöpfen, uns mit einem @mentions die Bälle zuwerfen und erste Ideen für die Präsentation als Dokument anhängen.
In der geteilten Aufgabe können wir brainstormen, diskutieren und sogar Dateien anhängen
So können wir uns rege zum Webinar austauschen und haben alle Informationen und Zwischenstände in der Liste gesammelt an einem Ort, bevor wir die finalen Dokumente und Hinweise in die entsprechende factro Aufgabe schreiben.
Zu jedem Zeitpunkt orientiert
Ein schöner Nebeneffekt ist nämlich, dass die eigentliche factro Aufgabe zum Webinar schlank bleibt und wir hier nicht auf überholte Dateien stoßen oder uns verklicken.
Homeoffice-approved: Die geteilte Liste kann man super in der Videokonferenz besprechen
Die Liste dient also eher den Ideen und ToDos, die wir adhoc sammeln und in Abstimmungen besprechen und aussortieren, während die Aufgabe präsentable Zwischenstände oder den finalen Stand aller Leitfäden und Präsentationen enthält, bevor wir endlich mit Euch live gehen!
Übrigens: Schon in Kürze – am Freitag, den 28. Oktober, um 11 Uhr findet unser Webinar zum Fokus-Feature statt. Über diesen Link kannst Du Dich schnell und einfach anmelden. Wenn Du Deine Fragen vorab loswerden möchtest, kannst Du uns diese via Mail zukommen lassen.
4. Kreative Contentplanung im Meeting – mit Vivien und Fabienne
Hallo! In unseren Meetings rund um die Contentplanung wird’s kreativ. Meist sammeln wir in einem Meeting spontan Kampagnen-Ideen und konkretisieren diese in einem Monatsplan. Wir – das sind übrigens Vivien und Fabienne – arbeiten in dieser Konstellation noch frisch zusammen.
Deshalb haben wir auch von Anfang an versucht, unsere Arbeitsweisen zu reflektieren und unsere Zusammenarbeit so transparent wie möglich zu gestalten. In unseren Meetings teilen wir daher die Aufgaben untereinander auf und schauen, wo wir uns gegenseitig unterstützen können.
Im Fokus steht natürlich das kreative Brainstorming und die Ausarbeitung von losen Ideen zu Kampagnen. Um da möglichst offen herangehen zu können, haben wir gemerkt, wie wichtig eine gute Vorbereitung der Meetings ist. So kann ein Austausch auch mal ad hoc erfolgen und die Organisation und Verwaltung unserer Aufgaben in den Hintergrund rücken, während wir uns ganz dem kreativen Part widmen.
Brainstorming macht Spaß! Vor allem, wenn die Ergebnisse für alle greifbar sind
Notizen und Agendapunkte in einem Abwasch
Mit dem neuen Fokusbereich gibt es auch dafür eine Lösung, auf die wir schon sehnsüchtig gewartet haben: die wirklich kinderleichte, aber sehr effektive, Meetingfunktion.
Wir starten immer damit, dass wir eine Liste anlegen, die wir im Team teilen, sodass jede von uns ihre Ideen dort als Listenpunkt anlegen und mit Dokumenten oder Notizen anfüttern kann.
Eigene Ideen können schnell in der geteilten Liste gesammelt werden
So haben wir beispielsweise für das neue Feature, das wir Euch diesen Monat endlich vorstellen können, Listenpunkte für die verschiedenen Arten des Contents – von Social Media bis zum Blogartikel – und sammeln in der Beschreibung konkrete Ideen dazu. Außerdem gibt es immer die Frage zum Timing der Veröffentlichungen und an erster Stelle natürlich die nach der Zieldimension der Kampagne.
Direkt aus factro heraus einladen!
In unserem Meeting arbeiten wir direkt mit der Liste, die wir peau à peau in den Tagen zuvor gefüllt haben. Manchmal ist eine von uns im Homeoffice, sodass wir unser Meeting über Videokonferenz stattfinden lassen. Da ist es umso praktischer, dass wir den Termin zum Meeting direkt aus der factro Agenda heraus erstellen können. Eine Verbindung zu unserem Kalender ist mit nur einem Klick hergestellt. So könenn wir uns gegenseitig unkompliziert und schnell zum Termin einladen und auch der Link zur Agenda ist in der Beschreibung direkt eingebunden. So sind wir bei Beginn des Meetings immer perfekt vorbereitet.
Mit dem Klick auf “Start” beginnt das Meeting und die Liste wird automatisch zur Agenda, die wir zusammen besprechen und bearbeiten.
Auch Meetings sind mit einer geteilten Liste optimal organisiert und die Agenda steht
Glücklicherweise brauchen wir für unsere Brainstormings nicht unbedingt eine Verschriftlichung und deshalb kommt die unbeliebte Frage “Wer schreibt Protokoll?” bei uns gar nicht auf. Aber Marvin hat da sicherlich andere Erfahrungen gemacht, oder?
5. Transparenz und Verbindlichkeit durchs Meetingprotokoll – mit Marvin
Ohja, davon kann ich wirklich ein Lied singen… Neben dem kreativen Prozess gibt es ja auch strategische Dinge zu klären. Wie wollen wir uns als Unternehmen überhaupt aufstellen und präsentieren, welche Marketingstrategie fahren wir und welche Themen stehen als nächstes an?
Damit wir alle Bescheid wissen und als Team an einem Strang ziehen können, benötigen wir Richtlinien und engmaschige Absprachen. Ich sitze also auch oft in geplanten, regelmäßigen Meetings, in denen Protokolle einfach als Berichterstattung dienen und essentiell sind.
Keine Ablenkung mehr durch ewiges Mitschreiben!
Protokollieren war bisher eine undankbare und oft frustrierende Fleißarbeit. Das Mitschreiben in Meetings ist übrigens nicht nur im kreativen Prozess pures Gift, sondern auch in administrativen Abstimmungen. Wieso, kann sich jeder denken, der bereits in den Genuss kam: man muss sich selbst aus dem Gespräch herausziehen, weil man sonst mit dem Tippen kaum hinterherkommt. Und auch dann ist die Gefahr groß, dass man etwas missversteht und vergisst.
Meetingprotokolle… Bisher eher ein Thema zum Verzweifeln
Abgesehen davon habe ich vielleicht keine Zeit, das Protokoll direkt nach dem Meeting auszuformulieren. Und schon fängt das Rätseln an: “Was habe ich mit diesem Stichwort nochmal gemeint? Haben wir den Punkt nicht wieder verworfen?” Ins Reine Schreiben, Vier-Augen-Prinzip, nochmal Überarbeiten und dann Aufgaben Verteilen – die Schleifen sind doch unendlich!
All diese Schritte kann ich mir in Zukunft sparen. Denn mit der Meetingfunktion generiert sich das Protokoll automatisch in der Zeit, in der das Meeting läuft. Es wird also getrackt, wie sich die Listenpunkte währenddessen verändern, weil live daran gearbeitet wird, und es ist immer klar zu sehen, wer zu welcher Zeit diese Änderung vorgenommen hat.
Das automatisch generierte Meetingprotokoll sorgt für Klarheit und einen besseren Workflow
Mit grundsätzlichen Einstellungen zum Start des Meetings – beispielsweise einer Liste der Teilnehmenden – konkretisiere ich das Protokoll und lade es im Anschluss als PDF herunter.
Ende des Meetings und alles erledigt
Mein persönliches Highlight: Wenn wir factro Aufgaben in unserer Agendaliste liegen haben und diese ebenfalls im Meeting bearbeiten, ist durch den Rückfluss alles in unseren Projekten bereits am Ende der Konferenz auf dem neuesten Stand.
Wir können nach unserem Meeting also direkt mit unseren To-dos loslegen und unsere Energie direkt in guten Content fließen lassen. Spätestens an dieser Stelle merken wir, wie viel Zeit und Nerven wir uns mit dem Fokus sparen werden. In Zukunft wird unser Workflow durch Meetings nicht mehr aufgehalten, sondern – im Gegenteil – noch zusätzlich befeuert!
Und wofür nutzt Ihr den Fokus?
Im Beta-Test konnten einige von Euch den Fokus bereits im Voraus testen und bereits jetzt sagen 3/4 von Euch, dass sie den Fokus für unverzichtbar halten! Ihr wollt mehr erfahren? Dann geht’s hier zum Kundenfeedback!
Feierabend!
Der Tag neigt sich langsam dem Ende zu und unsere Büros leeren sich. Wir begleiten Euch noch zur Tür und sprechen im Flur über die Eindrücke, die Ihr heute gesammelt habt: Unser Marketing-Team hat Euch gezeigt,
- wie Ihr Euch mit Listen individuell strukturieren könnt,
- wie Ihr neu erstellte Listenpunkte oder factro Aufgaben in Eurer Liste nutzen könnt,
- wie Ihr mit einer geteilten Liste im Team arbeitet und
- wie Ihr Eure Liste zur Agenda Eures Meetings macht und ein Protokoll daraus gewinnt.
Wenn Ihr jetzt noch weitere Inspiration möchtet, dann schaut Euch unser Webinar zum Fokus an und lasst Euch von Kathrin, Niels und Fabienne nochmal ganz individuelle Tipps mit auf den Weg geben!
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Probiert den neuen Fokus-Bereich doch bei nächster Gelegenheit aus und gebt uns gerne Feedback. Jetzt wünschen wir Euch aber erstmal einen schönen Feierabend und löschen das Licht.
Im Ruhrpott sacht man tschüss!
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um den Fokusbereich . Erfahre hier, wie Du Listen erstellst, bestehende Aufgaben hinzufügst, Listen teilst und vieles mehr.
