Produktives Zeitmanagement
„… ich brauche mehr Zeit.“ Diesen Satz kennen viele von uns – im stressigen Joballtag wünscht man sich oft mehr Zeit und Fokus, um Aufgaben zu erledigen & Deadlines pünktlich zu erreichen. Dabei werden gerade unbeliebte To Dos gerne von Liste zu Liste geschoben.
Der Zeitpunkt, an dem eine unliebsame Aufgabe überfällig wird und die Deadline näher rückt, führt zu Stress durch fehlendes Zeitmanagement. Dann kommen Ablenkungen dazu und der Arbeitskollege braucht plötzlich Hilfe – der entsprechende Task wird auf den nächsten Tag verschoben. Der Schlüssel, um dieses Karussell zu durchbrechen: Die Pomodoro-Technik.
Ablenkung und Prokrastination adé
Die Pomodoro-Technik eignet sich optimal, um unbeliebte Aufgaben vom Schreibtisch zu schaffen, aktiv gegen Zeitfresser vorzugehen, selbstorganisierter zu arbeiten, sowie Produktivität und Effizienz zu steigern. Diese Zeitmanagement-Methode unterstützt ein fokussiertes und produktives Arbeiten im Arbeitsalltag, aber auch privat z.B. beim Lernen, sodass To-do-Listen schneller abgearbeitet werden.
„Fokus ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement.“
Im Überblick: Was ist die Pomodoro-Technik überhaupt? Gibt es Vor- bzw. Nachteile? Und welche Tipps und Hilfsmittel kannst Du für eine gelungene Umsetzung nutzen? Die Vorgehensweise im Detail.
Was genau ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine Methode zur Selbstorganisation, die den Aufwand von Aufgaben in 25-minütige, übersichtliche Einheiten teilt und verhindert, dass zu viele To Dos gleichzeitig erledigt werden. Zwischen diesen Einheiten gibt es jeweils eine kurze Pause von 5 Minuten, die dabei hilft, die Konzentration zu steigern. In dieser Zeit kannst Du Dich z.B etwas bewegen oder eine Kleinigkeit essen.
Außerdem dient Dir die Pause dazu, Fragen zu klären oder auch mentaler Ermüdung vorzubeugen, indem Anwender zum Beispiel Bewegung einbauen. Die 25-Minuten-Intervalle werden Pomodori genannt und in der Regel viermal wiederholt. Nach den Slots gibt es eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten, sodass ein gesamter Zyklus der Pomodoro-Technik ungefähr 2 Stunden und 30 Minuten lang ist. Ziel dieser Methode ist es die Konzentration zu fördern und Struktur zu schaffen. Benötigt wird dafür nicht mehr als eine Uhr.
🍅 Die Ursprünge der Pomodoro-Methode:
Der Italiener Francesco Cirillo stand vor dem Problem, seine To-dos nicht produktiv und fokussiert abarbeiten zu können. Während seines Studiums in den 1980er Jahren entwickelt er also eine Methode, bei der er in 25-Minuten-Blöcken am Stück produktiv ist, die von einer 5-minütigen Pause gefolgt sind. Später wurde diese Technik unter dem Namen Pomodoro bekannt.Und warum Pomodoro – also Tomate – auf Italienisch? Benannt wurde die Methode nicht nach ihrem Erfinder, sondern danach, dass der damalige Student Cirillo die 25 Minuten Pomodoros mit der Hilfe seiner Eieruhr in Tomatenform stoppte.
Die Zeitmanagement-Methode unterstützt ein produktives arbeiten
Mit der Pomodoro-Technik starten
Sobald Aufgaben gefiltert, das Team informiert ist und mögliche Unterbrechungen ausgeschaltet sind, kann die erste Einheit starten. Nach 25 Minuten konzentrierten Arbeitens steht die erste kurze Pause an. Und wofür kann die anschließende Pause genutzt werden? Es kann Bewegung eingebaut werden oder ein kurzer Austausch mit dem Kollegen stattfinden.
Im Prinzip kann die Pomodoro-Technik in allen Lebensbereichen angewendet werden. Über den Arbeitstag hinweg sorgt sie dafür, die Tagesordnung zu strukturieren sowie zu überblicken, Aufgaben nach Wichtigkeit abzuarbeiten und mit vollem Fokus sowie im Flow zu arbeiten.
Das Vorgehen in 5 Schritten
- Schritt: Notiere die zu erledigenden Aufgaben
- Schritt: Stelle den Timer auf eine 25-Minuten-Einheit
- Schritt: Danach: 25 Minuten konzentriert arbeiten
- Schritt: Sobald der Timer klingelt, lege eine 5-minütige Pause ein
- Schritt: Wiederhole das Schema 4 Mal – gefolgt von einer längeren Unterbrechung von 30 Minuten
Phasen der Pomodoro-Technik
Pomodoro-Technik in der Praxis: Vorbereitung
Auch wenn diese Zeitmanagement-Methode einfach umzusetzen ist, kann nicht sofort mit der Arbeit angefangen werden. Im Vorhinein müssen Aufgaben sowie Arbeitseinheiten eingeteilt werden, um anschließend geordnet mit dem ersten Pomodori-Abschnitt starten zu können. Denn die richtige Vorbereitung ist ausschlaggebend für eine produktive Arbeitsphase. Dafür brauchst Du nicht viel, zu den Werkzeugen der Pomodoro-Technik gehören ein Stift und eine Küchenuhr.
Aufgaben nach Priorität ordnen
Notiere alle Aufgaben, die für den Tag geplant sind und ordne sie nach Priorität. Das kann auf einer klassischen To-Do-Liste sein oder aber beim Nutzen eines digitalen Kanban Boards, das Aufgaben optimal und automatisch sortiert. Große Projekte sowie komplexere Aufgaben sollten in mehrere kleine, machbare Schritte eingeteilt werden, um sie anschließend auf Einheiten aufzuteilen. Solch eine Einteilung verschafft Dir beispielsweise mehr Fokus.
Kleinere Aufgaben hingegen können zusammengefasst werden: Das Beantworten einer E-Mail sowie das Verschicken der Meeting-Einladungen kann in einem Pomodori erfolgen. Grundsätzlich sollte allerdings immer ein Puffer mit eingeplant werden, falls eine Aufgabe doch länger als erwartet dauert, weil der Umfang bzw. Aufwand am Anfang falsch eingeschätzt wurde.
Für die Selbstorganisation hilft der Fokus-Bereich in factro. Hier kannst Du ganz einfach ToDo-Listen erstellen und mit Deinem Team teilen. So kannst Du Aufgaben und ToDos in Deine eigene individuelle Reihenfolge bringen.
Ablenkungen ausschalten
Die Pomodoro-Technik setzt den Fokus auf eine Aufgabe – Ablenkungen sind dabei kontraproduktiv. Bei kollaborativer Arbeit im Team sollten Kolleginnen und Kollegen unbedingt informiert werden, dass Du in der Pomodoro-Phase beschäftigt bist.
Auch die E-Mail- bzw. Chat-Benachrichtigungen können ein Störfaktor sein, die aufmerksames sowie konzentriertes Arbeiten erschweren. In dieser Zeit sollten also die äußeren Faktoren wie Push-up-Benachrichtigungen ausgeschaltet sein. So kannst Du Unterbrechungen von außen vermeiden. Aber auch innere Ablenkungen, wie den Drang, auf Social Media zu schauen, oder immer mal wieder zum Handy zu greifen, sind nicht zu unterschätzen.
Die Pomodoro-Technik eignet sich für das Büro sowie Homeoffice
Was sind die Vor- und Nachteile an der Pomodoro-Methode?
Die Pomodoro-Technik hilft dabei, sich wirklich 25 Minuten lang nur auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren. Da Unterbrechungen eingegrenzt sowie regelmäßige, kurze Pausen gesetzt werden, wird die Konzentration gesteigert. Außerdem werden gerade große Aufgaben in kleine, überschaubare Einheiten geteilt, die machbarer erscheinen als die Aufgabe im Gesamtpaket.
Zudem ist die Technik auch noch sehr einfach in der Umsetzung: Es sind bloß ein Timer sowie Zettel und Stift oder – noch einfacher – eine digitale To-do-Liste notwendig.
Vorteile auf einen Blick
- Verbesserte Konzentration
- Grenzt Ablenkungen ein
- Erhöht die Gehirnleistung
- Reduziert mentale Ermüdung
- Steigert die Produktivität und Effizienz
- Organisiert To-dos
- Unterstützt den Workflow
- Beschleunigt die Lernkurve
- Verstärkt die Motivation
- Fördert gutes Zeitmanagement
- Verringerung der Überforderung
- Arbeitszeit wird optimal genutzt
Beim Anwenden der Technik ergibt sich sicher noch der ein oder andere persönliche Vorteil, den jeder Einzelne erlebt. Viele Nachteile bzw. Kritik hat die Methode nicht – kritisiert wird häufig die kurze Dauer der Einheiten, die beim konzentrierten Arbeiten schnell den Flow-Zustand unterbricht und weniger gut für komplexe Aufgaben geeignet ist. Die Zeit-Slots können allerdings auch beliebig angepasst werden, sodass sie zur Aufgabe passen.
Abwandlungen der Technik
Für einige Aufgaben reicht die Fokus-Zeit von 25 Minuten nicht aus, weshalb Du sie beliebig angepasst werden kann. Allerdings sollten die 90 Minuten für einen Block nicht überschritten werden, da dies nachweislich zu einer verringerten Gehirnleistung führt. Bedeutet: Spätestens nach 90 Minuten sollte eine Pause eingelegt werden.
Wem die 25 Minuten Intervalle noch zu lang sind, kann mit kleineren Abschnitten beginnen – schon 5 oder 10 Minuten zentralisiertem Arbeiten können beim Abarbeiten unbeliebter Aufgaben helfen. Mit der Zeit und ein wenig Übung können die Blöcke schließlich verlängert werden.
Einige Nutzer brauchen die 5-Minuten-Pause nicht nach dem ersten Block. Wer trotzdem in dieser Zeit produktiv sein möchte, kann statt einer Pause auch einfach mal in eine andere Aufgabe wechseln. Das bringt frischen Wind und hat einen ähnlichen Effekt wie die klassische Pause.
Alternative Methoden
Vielleicht hat Dich die Pomodoro-Methode nicht ganz überzeugt, aber zum Glück gibt es noch andere, ähnliche Methoden, die Du für Dich nutzen kannst.
Getting Things Done
Eine Alternative zur Pomodoro-Methode ist Getting Things Done. Diese Vorgehensweise funktioniert ähnlich und hilft Dir dabei, Deine Aufgaben zu priorisieren. Du startest mit dem Sammeln all Deiner ToDos und verwandelst sie anschließend in Aufgaben, die nicht mehr als einen Arbeitsschritt beinhalten. Durch dieses Vorgehen bekommst Du ein Gefühl für den Zeitaufwand und kannst ihn besser einschätzen. Nachdem Du alle ToDos gesammelt hast, teilst Du sie in verschiedene Kategorien ein. Wie genau das funktioniert, erfährst Du in unserem Artikel. Sobald Du damit beginnst, die Aufgaben abzuarbeiten, ist es wichtig, dass Du die Liste immer up to date hältst. Denn nur so kann die Methode gut funktionieren.
Timeboxing
Ebenfalls ähnlich funktioniert das Timeboxing. Auch bei dieser Methode geht es darum, Dein Zeitmanagement zu verbessern. Dafür werden alle Aufgaben zunächst priorisiert und ihnen anschließend ein geschätzter Aufwand zugeteilt. Das Ergebnis: Eine Timebox, die Du in Deinen Kalender eintragen kannst. Unterschieden wird zwischen zwei Arten von Zeitblöcken: harten und weichen. Bei einer harten Timebox wird die Bearbeitung eingestellt, sobald die Zeit um ist, bei einer weichen Timebox kannst Du an der Aufgabe weiterarbeiten, wenn Du merkst, dass Du noch Zeit übrig hast.
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist eigentlich eine betriebswirtschaftliche Methode, mit der bestimmte Objekte oder Elemente, zum Beispiel Umsätze pro Kunde, in einem Unternehmen geordnet und in die Klassen A, B und C einsortiert werden. Sie soll Anstoß für Optimierungen und Rationalisierungen geben. Allerdings kannst Du sie auch fürs Zeitmanagement nutzen. Dafür schätzt Du die Wichtigkeit und den Zeitaufwand der Aufgaben ein. Klasse A sind also beispielsweise Aufgaben, die sehr wichtig sind und einen geringen Zeitaufwand benötigen.
Noch eine weitere Methode neben der Pomodoro-Technik, um Aufgaben besser nach Wichtigkeit zu ordnen, ist das Eisenhower-Prinzip. Mit dieser Technik sollen Aufgaben ganz einfach mit einer richtigen Priorität versehen werden. Du möchtest noch mehr über das Eisenhower-Prinzip erfahren? Dann schau HIER in unserem Blog Post vorbei.
Hilfreiche Pomodoro-Apps für die Umsetzung
Eine traditionelle Küchenuhr ist nicht notwendig, um mit der Pomodoro-Methode zu starten. Online gibt es genügend Apps, die eine einfache Umsetzung möglich machen. Das Smartphone kann allerdings ein großer Ablenkungsfaktor beim Arbeiten sein – doch ausgestattet mit den richtigen Apps, schafft es Fokus. Wir stellen Dir die besten Apps vor.
Tomato Timer für eine leichte Umsetzung im Browser
Praktischer als ein Küchenwecker ist der Tomato Timer: Ein Pomodoro-Timer, der direkt über das Browser-Fenster auf der Website genutzt werden kann. Der Timer ist klassisch auf 25 Minuten gestellt, die per Klick gestartet werden können. Nach Ablauf der 25 Minuten folgt eine entweder 5- oder 10-minütige Pause. Der Tab muss dabei nicht geöffnet sein, denn die ablaufende Zeit ist im Titel des Tabs durchgehend zu sehen.
Forest: Fokussieren und gleichzeitig virtuelle Bäume pflanzen
Die App Forest ermöglicht ein intensives Arbeiten ohne Unterbrechung. Die Pomodoro-App beinhaltet neben einem Timer, der individuell eingestellt werden kann, die Möglichkeit, dass alle anderen Funktionen am Smartphone nicht nutzbar sind. Sobald eine Zeiteinheit gestartet wird, wird ein virtueller Baum gepflanzt, der während der Fokuszeit wächst. Wenn eine andere App oder Anwendung (z.B. WhatsApp, Instagram & Co.) als Forest genutzt wird, stirbt dieser Baum.
Durch die Zeiten entsteht im Laufe der Zeit ein gesamter Wald, in dem man für jeden erfolgreich gepflanzten Baum Münzen erhält. Das Beste ist, dass die App sich außerdem für Naturschutz einsetzt: Bei ausreichend gesammelten Münzen, kann sogar ein echter Baum gepflanzt werden. So konnten mittlerweile über 1.315.000 Bäume weltweit gesetzt worden.
Fokussiert und weniger Ablenkung durch die App Forest
Tomighty: Desktop Timer direkt im Blick
Tomighty ist ein kostenloser Desktop Timer für Mac und Windows. Nach dem Herunterladen des Programms kannst Du Pomodoro-Einheiten und die Pausenzeiten festlegen. Eine kleine Schaltfläche zeigt den Timer für die Arbeitszeit und Pausen an, sodass Du die Zeit immer im Blick hast. Am Ende einer Einheit oder einer Pause ertönt zudem ein Klang, was den Vorteil hat, dass Du nicht die Uhr mitverfolgen musst, sondern Dich ganz auf Deine Aufgaben konzentrieren und effektiv abarbeiten kannst.
Alternativ kannst Du Tomighty auch im Webbrowser nutzen, also ohne die Anwendung herunterzuladen.
👉 Hier geht es zum kostenlosen Download.
Automatisch organisierte To-dos mit Pomodoro-Software
In vielen Teams gehört eine Projektmanagement-Software zum produktiven Arbeitsalltag dazu. Im Tool sind Projekte und Aufgaben übersichtlich strukturiert und in Abhängigkeit von der Priorität sortiert. So hat man z.B. im Kanban Board sofort beim Start in den Arbeitstag einen Überblick über anstehende To-dos. Diese sind nach ihrer Priorität sowie Deadline geordnet – auf einen Blick wird deutlich, wann welches To-do beim Projektmanagement ansteht und wie dringend es ist.
Kritische To-dos und Aufgaben lassen sich auf dem Kanban Board schnell erkennen
Teilaufgaben für eine feinere Einteilung
Um umfangreiche Aufgaben feiner einzuteilen, lässt sich im Tool eine große Aufgabe mithilfe von Teilaufgaben in kleinere Arbeitsschritte einteilen. Dabei kann z.B. eine Teilaufgabe eine Pomodoro-Einheit sein. Nach der abgeschlossenen Einheit kann diese – für eine bessere Übersicht – abgehakt werden.
Das schafft Klarheit für den Mitarbeiter selbst und gleichzeitig werden auch alle anderen aus dem Team über den aktuellen Stand einer Aufgabe informiert. Digitales Projektmanagement hat den Vorteil, dass sich Daten in Echtzeit aktualisieren. Das bedeutet gleichzeitig, dass das gesamte Team stets up-to-date bleibt.
Die Checkliste in Aufgaben ermöglicht eine feinere Einteilung der Arbeitsschritte
Fazit: Konzentriertes Arbeiten funktioniert nur mit der richtigen Vorbereitung
Die Pomodoro-Methode kann also nur funktionieren, wenn klar ist, wann welche Aufgabe erledigt wird und wie viel Zeit diese in Anspruch nimmt. Mit der richtigen Vorbereitung hat diese Zeitmanagement-Technik mehr Vor- als Nachteile und kann einfach nach Belieben angepasst werden.
Die Technik kann mit einer klassischen To-do-Liste umgesetzt werden, oder einfacher mithilfe eines PM-Tools. Im Tool werden Aufgaben automatisch nach ihrer Wichtigkeit sowie Deadline geordnet, sodass direkt mit der Pomodoro-Methode gestartet werden kann. Eine zusätzliche, zeitintensive Vorbereitung fällt damit weg.
