Projektkalkulation – Aufwendungen im Projekt überblicken

Planung der Aufwände und Kosten in Projekten

„Ups, jetzt sind die Kosten für die Umsetzung des neuen Projekts doch höher als eigentlich kalkuliert und die Deadline kann auch nicht erreicht werden…“ – keine gute Ausgangslage für die Projektleitung. Um Budget, Kosten und Aufwände besser einzuschätzen, hilft eine zuvor erstellte Projektkalkulation.

Damit das Vorhaben nicht zum Alptraum wird

Elbphilharmonie und Stuttgart 21 – zwei Projekte, bei denen Kosten und Aufwand völlig falsch eingeschätzt wurden. Damit das Risiko für ein „Alptraumprojekt“ sinkt, hilft die Projektkalkulation dabei, Projektmanagern mehr Sicherheit für die Planung zu geben. Denn nach einem erfolgreich erreichten Projektziel, stehen vor allem zwei Fragen im Raum: Ist der zeitliche Rahmen eingehalten worden? Und hat das Projektbudget ausgereicht?

Wir zeigen Dir, Bestandteile einer Projektkalkulation und Vorlagen für eine leichte Umsetzung. Und wie Du diese ganz einfach digital für das ganze Team verfügbar machen kannst – und das immer mit dem Blick auf das Projekt als Gesamtbild und die Projektkosten.

1. Was ist eine Projektkalkulation?
2. Bestandteile & Vorgehen einer Projektkalkulation
3. Vorlagen für Deine Projektkalkulation
4. PM-Software für eine übersichtliche Projektkalkulation nutzen
5. Fazit: Big Picture im digitalen Tool

Richtig kalkulierte Aufwände und Kosten tragen zum Projekterfolg bei

1. Was ist eine Projektkalkulation?

Die Projektkalkulation kalkuliert Kosten und Aufwände eines Projekts – noch vor dem Projektstart. Diese berechnet alle notwendigen Ressourcen, die zur Erreichung der Projektziele notwendig sind. Die Bestandteile einer Projektkalkulation beeinflussen das jeweilige Projekt. Die Kalkulation ist grundsätzlich zeitlich unabhängig, aber sollte noch vor Beginn des Projekts möglichst genau abgeschlossen sein.

Gut zu wissen:

Die Projektkalkulationen sollte an festen Terminen erfolgen. Das kann z.B. ein erfolgreich erreichter Meilenstein sein oder beim Beginn einer neuen Projektphase. Eine laufende Kalkulation ist meistens nicht zielführend, da die stetigen Änderungen schnell zu Verwirrung führen können.

Warum ist die Projektkalkulation wichtig?

Die Projektkalkulation gehört zur Projektplanung und ist eine der wichtigsten, aber auch schwierigsten Aufgaben in Projekten. Sie entscheidet, ob das Projekt mit den vorhanden Ressourcen überhaupt stattfinden kann. Aber gerade bei Projektaufträgen ist eine vorher erstellte Kalkulation notwendig, damit im Anschluss das passende Angebot erstellt werden kann.

Projekte sind nach ihrer ursprünglichen Definition einmalige Vorhaben, was eine passende Einschätzung zur Herausforderung macht. Bei wiederkehrenden Projekten allerdings kann mit Vorlagen gearbeitet werden. Hier ist eine ausführlich geführte Projektdokumentation sinnvoll, um die Aufwände beim nächsten besser einzuschätzen. Hier ist es wichtig, dass alle Kalkulationen und Anpassungen erhalten bleiben, die im Laufe des Projekts umgesetzt wurden.

2. Bestandteile & Vorgehen einer Projektkalkulation

Eine Projektkalkulation besteht aus verschiedenen Analysen und Schätzungen, die noch vor dem Projektbeginn durchgeführt werden. Auf der Grundlage dieser Kalkulationen wird entschieden, ob eine Umsetzung mit den vorhandenen Mitteln funktioniert. Nicht alle Bestandteile gelten für jedes Projekt, sodass immer individuell entschieden wird, wie umfangreich die Kalkulation wird.

Wer erstellt die Kalkulation überhaupt?

Bei einer Projektkalkulation ist meistens mehr als ein Projektmitglied beteiligt – oft sogar aus unterschiedlichen Abteilungen und Teams. Zum einen die Projektleitung sowie Experten aus den jeweiligen Bereichen wie Controlling, Entwicklung, Vertrieb oder auch Marketing. Die Verantwortung, dass die Kalkulation richtig ist, liegt hier beim Projektmanager.

Bei einer Projektkalkulation ist es enorm wichtig alle relevanten Projektbeteiligten an Board zu haben, um eine hohe Genauigkeit der Kalkulation zu erhalten. Denn das Porjektbudget teilt sich natürlich auf mehrere Positionen auf. Guten Projektmanagement unterstützt dabei.

Was wird kalkuliert?

• Aufwände: Mit der Aufwandsschätzung wird ein Projekt in den unterschiedlichen Projektmanagement-Phasen eingeschätzt im Bezug auf Kapazitäten-, Ressourcen, Zeit- sowie Kostenplanung. Beim Auflisten der Aufwände wird schnell deutlich, ob ein Projekt einen hohen Nutzen hat.
• Kosten: Die Kostenplanung ist ein Teil der Aufwandsschätzung. Bei der Kalkulation werden alle Material- sowie Personalkosten eingeplant. Aber auch Angebote externer Dienstleister werden in diesem Schritt berücksichtigt.
• Risiko: Die Risikoanalyse analysiert alle potentiellen Schwachstellen in der Organisation und leitet die darauffolgende Maßnahmenplanung ein. Risiken sind z.B Mitarbeiterfluktuation, Konkurrenz oder auch eine Erhöhung der Materialkosten
• Kapazitäten: Bei der Kapazitätsplanung werden die vorhandenen Ressourcen ein- und zugeteilt – insbesondere das Personal. Hier ist es wichtig, Bedarfe und Angebote gegenüberzustellen.
• Finanzielle sowie personelle Puffer: Gerade bei Mitarbeitenden und im finanziellen Bereich sollte bei Projekten immer genügend Puffer einkalkuliert werden. Gerade im Bereich Personal kann es schnell zu unerwarteten Ausfällen kommen.

Projektkalkulationen funktionieren auch im Teamwork

3. Vorlagen für Deine Projektkalkulation

Vorlagen für die Projektkalkulation haben den Vorteil, dass ein Vorgehen definiert werden kann, das standardisiert abläuft. Außerdem enthält die Vorlage alle relevanten Analysen, die für ein Projekt anfallen, wenn es sich um wiederkehrende Vorhaben handelt.

Excel-Vorlage

Vorlagen gibt es häufig in Form von Excel-Tabellen. Neben Soll- und Ist-Daten können z.B. auch das Budget der jeweiligen Aufgabe notiert werden. Damit entsteht ein Überblick über anfallende Kosten sowie ein Gesamtüberblick über die Projektkosten.

Wissenswert: Online gibt es reichlich Vorlagen zum kostenlosen Download – von der Budget- bis hin zur Preis- sowie Ressourcenkalkulation. Diese Vorlagen existieren – neben MS Excel – auch für OpenOffice und Google Drive.

Klick Dich durch: Hier haben wir Dir zwei Beispiele für Vorlagen in Excel verlinkt.

• Projektkalkulation-Controlling
• Preiskalkulation mit Excel

Ein Projektmanagement ausschließlich in Excel kann schnell unübersichtlich werden – viele Projekte bestehen aus mehreren hundert Aufgaben, die in einem Excel-Tabellenblatt nicht mehr so leicht überblickt werden können. Eingesetzt werden digitale Tools, die ein Projekt als Gesamtbild abbilden.

4. PM-Software für eine übersichtliche Projektkalkulation nutzen

In einer Projektmanagement-Software kann ein Projekt mit allen zugehörigen Details von Anfang an aufgebaut werden. Damit bekommt man nicht nur eine Übersicht über alle Aufgaben, sondern kann auch alle weiteren Projektinformationen in einem Tool verwalten. Lieferanten und Auftraggeber haben ebenfalls die Möglichkeit, integriert zu werden und damit stets auf dem aktuellen Stand zu sein.

Benutzerdefinierte Felder – zusätzliche Informationen direkt im Projekt abbilden

Benutzerdefinierte Felder machen es möglich, dass Du Budgetberechnungen, relevante KPIs oder Vertriebsdaten direkt in Tasks und Projekten abbilden kannst. Das bedeutet, dass eine Berechnung der Projektkosten direkt im PM-Tool stattfindet, ohne dass eine extra Excel-Tabelle angelegt werden muss. Das kalkulieren der Kosten ist somit richtig einfach.

Ein Praxisbeispiel: Die Kalkulation der Projektkosten findet häufig auf der Ebene der Arbeitspakete bzw. auf Aufgabenebene statt. Hierfür kann in der Software der passende Feldtyp hinterlegt werden, um diese abzubilden. Diese können individuell benannt werden wie z.B. Personal-, Sach- oder auch Materialkosten.

Im Anschluss können in jedem Arbeitspaket (bzw. in Aufgaben) die entsprechenden Kosten notiert werden, die von der Software automatischen aufsummiert werden. Damit entsteht ein aktueller Überblick über die bisherigen Kosten eines Projekts. Die Kostenplanung und ist mit dieser Methode einfach und Zeitsparend.

Bei den benutzerdefinierten Feldern stehen sechs Feldtypen zur Auswahl

Die Benutzerdefinierten Felder können auch global genutzt werden. Damit ist das passende Feld in jedem Projekt direkt verfügbar. Als Projektvorlage gespeichert, ist die passende Berechnung für die Kalkulation immer vorhanden. So können z.B. Kosten und Budget ganz einfach abgebildet werden. Schätzungen und Analysen, die nicht als Feldtyp angegeben werden können, können in den Dateianhängen hinterlegt werden. Das Projektmanagement und die Projektkaltkulation ist mit einem PM-Tool so viel einfacher.

Schau doch mal in unseren Blog-Artikel zu den Benutzerdefinierten Feldern – hier findest Du noch viel mehr Informationen, was sich alles in factro abbilden lässt.

5. Fazit: Big Picture im digitalen Tool

In einer Software kann die Projektkalkulation also zeitgleich mit dem Aufbau des Projekts stattfinden. Für wiederkehrende Vorhaben können Benutzerdefinierte Felder in Vorlagen gespeichert und für das nächste Projekte genutzt werden. Damit sind alle Projektinformationen an einem Ort und für das Projektteam gesammelt sichtbar.