Wunschlos glücklich: Benutzerdefinierte Felder in factro

Lange habt Ihr darauf gewartet, in factro auch individuelle Daten abzubilden. Jetzt verfügbar: Die benutzerdefinierten Felder sind da!

Projekte noch zielführender aufbauen und steuern

Lange habt Ihr Euch gewünscht, auch individuelle Daten in factro abbilden zu können. Das ist dank Benutzerdefinierter Felder möglich. Ob Budgetberechnungen, KPIs oder Vertriebsregion: Mit Benutzerdefinierten Feldern könnt Ihr Eure Projekte noch effizienter strukturieren – ganz nach den Wünschen & Bedürfnissen Eures Teams.


“Wunschlos glücklich” – jetzt aber wirklich!

Euer wertvolles Feedback hat uns dabei geholfen, entscheidende Verbesserungen an den Start zu bringen, um den Bedienkomfort und die Produktivität bei der Nutzung von Benutzerdefinierten Feldern zu steigern.

Was auf den ersten Blick möglicherweise sehr unscheinbar wirkt, sorgt für eine erheblich Zeitersparnis und hilft ganz nebenbei, Eure Nerven weniger zu strapazieren. Nach dem letzten Update haben wir diese Neuerungen für Euch.

Globale Benutzerdefinierte Felder

Ja, Du hast richtig gehört – das ist endlich möglich! Hierfür stellst Du im Einstellungsbereich einfach ein, dass Dein Benutzerdefiniertes Feld in jedem Projekt vorhanden sein soll. So erspart Ihr Euch interne Absprachen & könnt Eure Prozesse noch einfacher standardisieren.

Direkte Projektzuweisung im Erstellungsprozess

Bereits bei der Erstellung eines Benutzerdefinierten Feldes kannst Du nun eine direkte Zuweisung zu Projekten vornehmen. Ein neues Feld wird schließlich dann erstellt, wenn der Bedarf konkret festgestellt wurde. Das erspart Dir den zusätzlichen Sprung ins einzelne Projekt, um es dort zu aktivieren.

Vereinfachtes Löschen von Benutzerdefinierten Feldern

Benutzerdefinierte Felder kannst Du jetzt auch löschen, wenn sie in einzelnen Projekten noch in Verwendung sind. Das zeitaufwendige Aufspüren in Projekten, um diese dort zu deaktivieren und anschließend zu löschen, gehört der Vergangenheit an.

Keine Sorge! Das bedeutet nicht, dass Du nun aus Versehen ein Feld löschen kannst! Denn die Sicherheitsabfrage zum Löschvorgang ist sicher gegen Flüchtigkeitsfehler.


Live-Webinar: Mitschnitt mit Praxisbeispielen

Wir zeigen Dir im Mitschnitt unseres Live-Webinars in rund einer Stunde nicht nur, wie benutzerdefinierte Felder in factro funktionieren, sondern veranschaulichen anhand von Praxisbeispielen, wie Du sie in Deinen Projekten direkt anwenden kannst, sodass Dein Team sofort davon profitiert.

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Zusätzliche Informationen für Deine Projekte

Neben der großen Anzahl an Standard-Feldern ergänzen die Benutzerdefinierten Felder Deine Projekte um zusätzliche Informationen. Diese Felder können für Deine gesamte Cloud eingerichtet und schließlich bei Bedarf von den jeweiligen Projektverantwortlichen (oder von Dir als Admin global) ausgewählt werden.

Team schlägt in einem Kreis mit Hand ein
Benutzerdefinierte Felder helfen, Projekte nach den Wünschen von Deinem Team zu strukturieren

Das Herzstück des neuen Features: Die Feldtypen

“Benutzerdefinierte Felder” – das Thema klingt vielleicht erst einmal sehr technisch. Doch keine Sorge. Wie gewohnt führt Euch factro mit nur wenigen Klicks zügig ans Ziel. Das Setup beginnt mit der Auswahl des für Eure Zwecke passenden Feldtyps. Mit den benutzerdefinierten Feldern stehen Euch in factro sechs verschiedene dieser Feldtypen zur Auswahl.

Abbildung der Feldtypen
Bei den benutzerdefinierten Feldern stehen Euch sechs Feldtypen zur Auswahl.
  • Das Textfeld ermöglicht es, Textelemente wie z.B. Kundennummern, inhaltliche Hinweise oder Bemerkungen zu Euren Projekten, Paketen und/oder Aufgaben hinzuzufügen.
  • Zahlenwerte beliebig definierbarer Einheiten mit optionalen Grenzen sind nun erfassbar, bspw. für Kosten, Dauern oder Prozentwerte.
  • Um komplexere Werte zu berechnen, stehen die Formelfelder zur Verfügung. Kalkulationen – wie z.B. Stundensätze multipliziert mit dem Zeitaufwand beim Kunden – sind damit möglich.
  • Mit dem “Ja/Nein”-Feld erkennt Ihr auf einen Blick, ob ein Projekt z.B. bereits abgerechnet wurde oder nicht.
  • Mit dem Dropdown-Menü des Feldtyps “Einzelauswahl” kann ein Element aus einer Liste ausgewählt werden, z.B. eine Abteilung oder ein Standort.
  • Die Mehrfachauswahl ermöglicht es, mehrere Elemente aus einem Dropdown-Menü auszuwählen, bspw. Produktkategorien oder Themenfelder.

Beispiel: Abbildung von Kosten

Das neue Feature bietet Euch die Möglichkeit, Eure Projekte genauer zu kategorisieren und zu strukturieren. Hast Du schon einmal vom Magischen Dreieck des Projektmanagements gehört? Bisher konnten in factro nur die Parameter Zeit und Leistung visualisiert werden. Mit dem neuen Feature könnt Ihr (unter anderem) nun auch endlich Kosten abbilden.

Benutzerdefinierte Felder in den Aufgabendetails
Benutzerdefinierte Felder erscheinen in den Aufgabendetails unter den Standard-Feldern.

Was heißt das konkret? Nehmen wir an, Dein Team soll eine neue Website realisieren und Ihr möchtet die Kosten für Euer Projekt immer im Blick haben.
Dazu legt Ihr in factro ein benutzerdefiniertes Feld namens “Kosten” an. An jede Aufgabe, die darunter fällt (z.B. “Inhalte definieren”, “Layout skizzieren”, “Wireframe erstellen”), gebt Ihr manuell einen Wert ein.

? Gut zu wissen: Benutzerdefinierte Felder lassen sich bei Bedarf in factro vererben. Damit müssen einzelne Werte – wie bspw. feste Stundensätze – nicht per Hand eingegeben werden.

? Ihr wollt externe Daten – wie z.B. Vertragssummen Eures Abrechnungssystems oder Daten einer Excel-Tabelle – in factro abbilden? Mithilfe der factro API ist das kein Problem: Lehnt Euch zurück und lasst die Felder aus anderen Systemen ganz automatisch befüllen.

Sämtliche Informationen können außerdem über die factro API in weitere Systeme übertragen werden. Ideal, um sie dort weiterzuverarbeiten oder zu visualisieren.

Aufsummieren und mehr (Aggregation)

Dank der sogenannten Aggregationsmethode “Summieren” können in unserem Beispiel alle Einzelkosten, die an Euren Aufgaben anfallen, auf Projektebene aufsummiert werden. Damit habt Ihr zu jeder Zeit die volle Kostenkontrolle.

Gantt Chart mit benutzerdefinierten Feldern
Im Gantt Chart können mit der Aggregation “Summe” einzelne Kosten addiert werden.

? factro Tipp: Arbeitet Ihr bereits mit der Professional Cloud? Dann könnt Ihr mithilfe der Zeiterfassung Eure Kosten darstellen: Hat Euer Admin ein entsprechendes Formelfeld eingerichtet, multipliziert es den Ist-Aufwand ganz automatisch im Hintergrund mit dem Stundensatz, den ihr als Zahlenfeld in factro ausfüllen könnt.

Es geht noch mehr: Mithilfe der entsprechenden Aggregationsmethode könnt Ihr nicht nur Summen, sondern auch Anzahlen, Durchschnitts-, Minimum- und Maximumwerte darstellen lassen.

Die Sache mit den Benutzerrechten

Nicht jeder soll immer alles sehen oder bearbeiten können. Das ist uns bewusst. Deshalb: Sollten externe Mitarbeiter in Eurer factro Cloud mitwirken, so können diese als Gastbenutzer die benutzerdefinierten Felder weder sehen noch verändern.

Besonders wichtig ist auch, dass nicht jeder Nutzer in factro beliebig Felder erstellen kann. Dieses “Privileg” genießen allein Administratoren. Die Zuordnung von benutzerdefinierten Feldern zu Projekten, Paketen oder Aufgaben liegt neben Admins, die eine Direkt-Zuweisung oder eine globale Zuweisung schon beim Erstellungsprozess vornehmen können, in den Händen der Projektverantwortlichen.

In a nutshell: Das Video zum Feature

Unser Produktmanager Marvin Schuchert fasst in diesem Video zusammen, welche neuen Möglichkeiten sich in factro mit den benutzerdefinierten Feldern für Dich und Dein Team eröffnen.

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