Workation – Steuerrechtliche Vorschriften 2024

Sonne, Strand, Meer oder Berge… schöner könnte man sich seinen Arbeitsplatz wohl kaum vorstellen. Mit Workation ist das nun möglich!
Ein Mann am Strand, der an seinem Laptop arbeitet

Ein Arbeitskonzept zwischen Arbeit und Urlaub

Sonne, Strand, Meer oder Berge… schöner könnte man sich seinen Arbeitsplatz wohl kaum vorstellen. Das, was für viele lange nur eine utopische Vorstellung war, ist in den letzten Jahren immer mehr zur Realität geworden.

Denn der Begriff “Workation” hat für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber neue Türen geöffnet. Arbeiten da, wo andere Urlaub machen. Ob Workation auf Mallorca oder Workation in Deutschland – Das Arbeitskonzept ermöglicht es.


Workation das neue New Work Konzept


Wenn Du Dir auch schon lange wünscht, Arbeit und Urlaub sinnvoll zu verbinde, also Workation einmal auszuprobieren, dann bist Du hier genau richtig. In diesem Artikel erfährst Du die Bedeutung von Workation und alles relevante, was Du zu diesem Thema wissen musst. Von den Voraussetzungen für eine Workation, über Tipps, bis hin zu steuerlichen und rechtlichen Aspekten.

  1. Definition: Workation einfach erklärt
  2. Voraussetzungen – für wen eignet sich das Arbeitsmodell?
  3. Workation – Bedingungen für den optimalen Start
  4. Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  5. Steuerliche und rechtliche Aspekte – Was Du beachten musst!
Eine Person vor dem Laptop am Meer
Arbeiten von überall

1. Definition: Workation einfach erklärt

Workation: Arbeiten an einem wunderschönen Urlaubsort. Reisen und gleichzeitig dem gewohnten Job nachgehen, ist es, was Workation ausmacht. Workation ist ein New Work Arbeitsmodell, welches das geplante und bewusste Arbeiten von einem anderen Ort aus ermöglicht. Klare Richtlinien, Abstimmungen und Kommunikation ermöglichen ein reibungsloses Zusammenspiel.

Das Wort “Workation” ist eine Zusammensetzung der beiden englischen Begriffen “work” (Arbeit) und “vacation” (Urlaub).

Auf den ersten Blick wirkt das Konzept “Workation” widersprüchlich, denn wenn man Urlaub hat, möchte man sich entspannen und nicht arbeiten. Und wer arbeitet, macht gerade keinen Urlaub. Doch warum eigentlich nicht an einem Urlaubsort arbeiten? Wenn Du abwägen könntest: Remote Work am heimischen Küchentisch oder doch auf einer Veranda einer Strandhütte am Meer? Die Voraussetzungen müssen dieselben sein – da spielt der genaue Ort keine Rolle, denn wenn Du Homeoffice machst oder remote arbeitest, oder Coworking in einem Café machst, bist Du schließlich auch nicht im Büro.

2. Wichtige Voraussetzungen – für wen eignet sich das Arbeitsmodell?

Den Traum „Workation” können allerdings nicht alle Arbeitnehmer leben. Es gibt Bedingungen, die Workation erst möglich machen. Nicht jeder Aufgabenbereich einer Branche kann remote vom Ausland aus erledigt werden.

Damit sind wir schon direkt bei der absolut wichtigsten Voraussetzung! Dein Job muss Remote zu erledigen sein. Wenn das nicht der Fall ist, bringt es Dir und Deinem Arbeitgeber nichts, weil Du Deine Arbeit nicht vollständig erledigen kannst.

Doch mittlerweile können nicht mehr nur Freelancer, Digitale Nomaden und Selbstständige ihre Freiheit der Arbeitsplatzbestimmung ausleben. Denn dank der Digitalisierung ist es einfacher geworden, digital zusammenzuarbeiten, egal in welcher Umgebung man sich befindet.

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Berufe bei denen Workation funktionieren kann

Es gibt heute schon eine Vielzahl von Berufen, die sich durch Digitale Tools von der ganzen Welt aus erledigen lassen. Einige dieser Berufe bei denen der Arbeitsort keine Rolle spielt sind zum Beispiel als Zielgruppe:

  • Buchhaltung
  • Softwareentwicklung
  • Lehrer
  • Marketing
  • Texter und Lektoren
  • Fotografen
  • Journalisten, Redakteure
  • SEO-Experten
  • Podcaster
  • Grafikdesign
  • Einkauf und Controlling
  • Coacher in allen Bereichen
Ein Mann sitzt am Laptop und sieht aus dem Fenster
Viele Berufe lassen sich auch im Homeoffice ausüben

Charakterliche Eigenschaften als Voraussetzung

Das Arbeiten von überall aus klingt so einfach, doch es bringt auch eine ganze Menge Verantwortung und persönliche Kompetenzen mit sich, die es zu erfüllen gilt. Denn ohne diese Kompetenzen, kann man nicht eigenverantwortlich und mit der gleichen Qualität und Effizienz arbeiten wie vor Ort im Büro. Sechs persönliche Voraussetzungen um konzentriert Arbeiten zu können sind hier:

  1. Disziplin und Pflichtbewusstsein
  2. Verantwortungsbewusstsein
  3. Sehr gutes Zeitmanagement und Selbstmanagement
  4. Kommunikationsfähigkeit
  5. Kompromissbereitschaft
  6. Vertrauenswürdigkeit

💡 Tipp: Damit die Arbeit Remote während eines Workations auch effektiv und effizient ablaufen kann, unterstützt eine Projektmanagement-Software. Ein solches Tool ist zum Beispiel factro. Die Software optimiert eure Organisation und die Kommunikation im Team.

3. Workation – Bedingungen für den optimalen Start

Aber welche Bedingungen müssen – neben dem Beruf – noch erfüllt sein, um Workation zu starten?

  • Konkrete Planung: Die Planung einer Workation sollte genügend Vorlaufzeit haben. Flüge und Unterkunft gebucht und Rahmenbedingungen geklärt sein.
  • Arbeitszeiten: Durch das Zusammenspiel von Urlaub und Arbeit ist es enorm wichtig für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, konkrete Richtlinien für die Zeit der Workation festzulegen. Wann wird gearbeitet und wann ist Urlaub. Von wann bis wann muss der Mitarbeiter erreichbar sein und welche Termine müssen wahrgenommen werden, wie z.B. eine Jour Fixe?
  • Bedingungen im Zielland: In erster Linie geht es um das Thema Zeitzonen. Wie weit dürfen diese auseinanderliegen? Wie steht es um die Sicherheitslage und die medizinische Versorgung?
  • Finanzierung: Eine wichtiger Teil ist zudem noch die Finanzierung des Auslandsaufenthalts. Denn eine Workation kann je nach Land, Ort, Unterkunft und Dauer sehr kostspielig werden. So früh wie möglich sollte geklärt sein, wer was bezahlt.
  • Rechts- und Versicherungsschutz: Über die gesetzlichen Rahmenbedingen sprechen wir weiter unten im Text nochmal ausführlich, aber auch um eine Auslandskrankenversicherungen und ausreichenden Impfschutz, muss im Vorfeld bedacht werden.
  • Technische Ausstattung: Damit die Arbeit optimal erledigt werden kann, wird die passende Hardware ( Laptop, Handy, Headset etc.) und Software (Remote Tools) benötigt und sollte vorab getestet werden. Die Digitalisierung macht auch VPN Zugänge möglich, über die zusätzlich gesprochen werden sollte.
  • Visa: Zum Management und Organisation der Workation gehört evtl. auch die Beantragung eines Visums. Einige der beliebtsten Länder für Workation kann man nur mit einem gültigen Visum bereisen, welches in den meisten Fällen auch einen begrenzten Zeitraum hat.
Ein Mann arbeitet aus dem Home Office
Persönliche Eigenschaften spielen eine wesentliche Rolle

4. Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Nicht nur Mitarbeiter profitieren von einer Workation, auch die Chefetage zieht wesentliche Vorteile für sich raus.

Vorteile für Vorgesetzte

  • Das Modell kann als ein Instrument von Employer Branding eingesetzt werden.
  • Das Unternehmen profitiert im Recruiting und der Mitarbeiterbindung gegenüber der Konkurrenz stärken.
  • Enorm gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitermotivation
  • .

Vorteile für Angestellte

  • Durch die flexible Arbeitsplatzgestaltung erhöht sich die Freiheit, die Gefahr eines Burnouts sinkt und reduziert Stress.
  • Ein positiver Nebeneffekt ist die Lebenserfahrung, die ein Mensch bei einer solchen Reise erlebt und seinen Horizont erweitert.
  • Kreativität, neue Reize, Ideen und neue Inspirationsquellen werden angeregt.
  • Auch Networking, das Ländergrenzen übersteigt, kann einem Unternehmen enormen Aufwind verschaffen.
Ein Mann und eine Frau geben sich ein High-Five
Auch für Arbeitgeber hat Workation enorme Vorteile

Nachteile für Arbeitgeber

  • Der Vorgesetzte hat nur sehr wenig Kontrolle darüber, wie die Arbeit während einer Workation erledigt wird.
  • Workation kann eine erhöhten Koordinationsaufwand mit sich bringen.

Nachteile für Arbeitnehmer

  • Durch die Verschmelzung von Urlaub und Arbeit kann für Mitarbeiter Druck entstehen, immer erreichbar sein zu müssen.
  • Ein weiterer Nachteil ist die fehlende persönliche Kommunikation mit den Mitarbeitenden.
  • Technische Schwierigkeiten vor Ort können trotz genauer Planung und technischer Hilfsmittel immer auftreten.

💡 Tipp: Immer mehr Workation Angebot und Anbieter auf dem Markt bieten Komplettpakete zu vielen verschiedene Reisezielen an, um von dort aus zu arbeiten. Ob Workation auf Mallorca, in Portugal oder aber doch Workation in Deutschland ist es vollkommen egal. Auch viele Hotels und Unterkünfte setzen auf Co-Working-Spaces und bieten gut ausgestattet Arbeitsplätze an.

5. Steuerliche und rechtliche Aspekte – Was Du beachten musst!

Für eine genaue Rechtliche Absicherung müssen wir uns beim Thema Workation mehrere Aspekte anschauen. Zum einen das Arbeitsrecht, das Steuerrecht und die Sozialversicherung. Denn Workation ist rechtlich auch abzusichern. Zudem solltest Du mit Deinem Arbeitgeber alle Rahmenbedingungen vertraglich festlegen, damit auch ihr eine gemeinsame gesetzliche Grundlage habt.

Was ist beim Thema Arbeitsrecht zu beachten?

Wenn eine Workation maximal vier Wochen dauert, gilt weiterhin das deutsche Arbeitsrecht, wenn Du im Ausland arbeitest. Bei längeren Aufenthalten im Ausland muss gegebenenfalls ein Arbeitsvisum beantragt werden und auf die nationalen Bestimmungen des jeweiligen Landes beachtet werden.

Zwei Personen unterschrieben einen Vertrag
gesetzliche Aspekte müssen im Vorfeld geklärt werden

Steuerrechtliche Vorschriften

Das deutsche Lohnsteuerrecht gilt solange eine Tätigkeit im Ausland nicht länger als 183 Tage im Jahr beträgt. Sobald länger Aufenthalte einer Workation geplant sind, ist der Mitarbeiter dem Urlaubsland gegenüber steuerpflichtig.

Auswirkungen auf die Sozialversicherung

Auch beim Thema Sozialversicherung gibt es einige Sachen zu beachten. Denn eine Workation kann auf diese Auswirkungen haben. Das ist abhängig vom Urlaubsland und der Dauer. Dementsprechend muss der Einfluss individuell abgeklärt werden.

Fazit: Workation ist nicht für jeden geeignet

Workation klingt erstmal richtig schön entspannt und einfach nach einem Traum, der wahr wird. Doch es hängt auch viel organisatorischer Aufwand und einige Voraussetzungen daran. Doch durch Remote Softwares und andere Digitale Tools, ist das Arbeiten von überall aus heute möglich. Ganz egal wo Dein Arbeitsplatz gerade ist.

Ob Homeoffice oder doch ein Coworking-Space in einem Hotel, durch die Digitalisierung sind Unternehmen heutzutage die Möglichkeiten Flexibilität in den Arbeitsalltag einzubringen. Du kannst auch deinen normalen Urlaubsanspruch mit Workation kombinieren, in dem Du vor Ort erst eine Woche Urlaub hast und sicherzustellen, dass Du auch von dort aus arbeiten kannst.

Doch am Ende liegt es an Deinem Arbeitgeber, ob dieser Dich bei Deinen Wünschen unterstützt und Dein Job auch dafür geeignet ist. Sprich offen mit Deinem Vorgesetzen, damit ihr gemeinsam Rahmenbedingungen erstellen könnt.

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