Mobiles Arbeiten – Definition, Vorteile & Tipps

Work from anywhere – mobiles Arbeiten

Die moderne Arbeitswelt ist im Wandel. Arbeiten vor Ort in einem klassischen 9-to-5 Job ist für immer mehr Menschen keine Option mehr. Flexibilität ist gefordert. Egal ob von zuhause aus, Café oder am Strand – Arbeiten ist dank der Digitalisierung in vielen Bereichen fast von überall aus möglich. Eine Form des ortsunabhängigen Arbeiten ist das mobile Arbeiten.

Laut Randstad-ifo-Umfrage bieten bereits 62% der deutschen Unternehmen ihren Beschäftigten an, bei Bürotätigkeiten im Homeoffice zu arbeiten. Vorreiter sind dabei kleine Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden im Schnitt 7,4 Tage im Monat von zuhause arbeiten lassen.

Was genau hinter dem mobilen Arbeiten steckt, wie es funktioniert und Du es in Deinem Unternehmen umsetzen kannst, erfährst Du hier.

1. Definition: Was bedeutet mobiles Arbeiten?
2. Mobiles Arbeiten: Gibt es ein Gesetz?
3. Mobiles Arbeiten steuerlich absetzen
4. Vorteile des mobilen Arbeitens
5. Hindernisse für Unternehmen
6. Tipps: So setzt du’s um
7. Fazit: Mobilität in der Arbeitswelt

1. Definition: Was ist mobiles Arbeiten?

Mobiles Arbeiten bedeutet, von einem anderen Ort als vom Büro oder von Zuhause aus zu arbeiten. Es ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens und quasi eine Mischung aus dem hybriden Arbeiten und dem Homeoffice. Hierbei hast Du keinen festen Arbeitsplatz, er wird entweder selbst gewählt oder nach Absprache mit der Teamleitung festgelegt. Zudem gibt es zwei Varianten der Vereinbarung über mobiles Arbeiten:

1. Das mobile Arbeiten ist im Vertrag geregelt
2. Das mobile Arbeiten ist nicht vertraglich festgehalten, ist jedoch trotzdem eine Option.

So definiert das Bundesministerium für Arbeit und Soziales das mobile Arbeiten:

„Mobile Arbeit kann entweder an einem Ort, der vom Arbeitnehmer selbst gewählt wird oder an einem fest mit dem Arbeitgeber vereinbarten Ort (z.B. Homeoffice) erbracht werden.“

Was ist der Unterschied zwischen mobilem Arbeiten, Homeoffice & Co?

Homeoffice, Telearbeit, Remote Work, hybrides Arbeiten – bei all den Begriffen kann es schwer fallen, die Übersicht zu behalten. Was ist eigentlich was? Wir erklären Dir die Unterschiede:

• Homeoffice: Das Homeoffice beschreibt die Arbeit von Zuhause aus. In vielen Betrieben ist das für ein paar Tage der Woche möglich.
• Telearbeit: Im Gegensatz zum Homeoffice ersetzt die Telearbeit den Arbeitsplatz der Person im Unternehmen. Das bedeutet, die Arbeit findet von Zuhause und von einem voll ausgestatteten Arbeitsplatz aus statt.
• Remote Arbeiten: Remote Work ist ein Synonym für das mobile Arbeiten. Das Konzept von der Wahl des Arbeitsplatzes und der allgemeinen Flexibilität ist gleich.
• Hybrides Arbeiten: Beim hybriden Arbeiten gibt es verschiedene Modelle. Auch hier kann von zuhause aus gearbeitet werden. Jedoch ist auch die Gestaltung der Arbeitszeit flexibler.
• Workation: Eine Workation ist ein Urlaub in einem anderen Land, wobei gleichzeitig auch gearbeitet wird. Ziel hierbei ist es, durch die Arbeit an einem anderen Ort neue Inspirationen zu sammeln.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten ortsunabhängig zu arbeiten

2. Mobiles Arbeiten: Gibt es ein Gesetz?

Doch wie sieht es eigentlich die gesetzliche Regelung aus? Gibt es einen Anspruch auf mobile Arbeit?

Recht auf mobiles Arbeiten

Ganz klar: Nein, einen Anspruch darauf gibt es nicht. Allerdings bietet heute die Mehrzahl der Unternehmen die Möglichkeit, remote zu arbeiten. Einigungen können also individuell getroffen werden. Wichtig dabei ist es, nicht nur die zeitlichen und örtlichen Rahmenbedingungen festzulegen, sondern auch die technischen Gegebenheiten abzusprechen.

Das sagt das Arbeitsrecht

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) greift beim mobilen Arbeiten zwar nicht, jedoch greifen trotzdem die Regelungen des Arbeitsschutzes. So sollten Gefahrenvermeidungen und das Thema Datenschutz besprochen werden. Gerade der Umgang mit sensiblen Daten erfordert große Sicherheit und das Unternehmen sollte bestimmte Vorgaben festlegen. Hier kann z.B. ein VPN-Tunnel für einen sicheren Zugang sorgen.

Laut Gesetzt ist ein Unternehmen dazu verpflichtet sicherzustellen, dass die Arbeitnehmenden keinen psychischen und physischen Gefahren ausgesetzt werden. Dazu gehört eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes. Bei einem festen Arbeitsplatz, wie im Homeoffice gestaltet sich dieses wesentlich einfacher als bei den wechselnden Orten beim mobilen Arbeiten. Deswegen ist eine Unterweisung der betroffenen Personen besonders wichtig. Nähere Informationen dazu findest Du im Arbeitsschutzgesetz.

Auch die Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten sind beim mobilen Arbeiten verbindlich. Diese sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgehalten. Unfälle, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit passieren, sind ebenfalls abgesichert. Da die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem aber hierbei oft verschwimmen, entscheiden Versicherungen nach Einzelfall.

3. Mobiles Arbeiten steuerlich absetzen

Bei der Arbeit von zuhause aus oder unterwegs brauchst Du natürlich auch die passende Ausstattung. Doch wer zahlt dafür?

Für das mobile Arbeiten ist ein Laptop unverzichtbar. Wenn im Unternehmen jedoch nicht mit mobilen Endgeräten gearbeitet wird, muss geklärt werden, wer die Kosten trägt. Denn: Das Unternehmen muss nicht alles zahlen, die Beschäftigten können jedoch auch einen gewissen Anteil von der Steuer absetzen.

Personen, die im Homeoffice arbeiten können pro Tag im Homeoffice 6 Euro in der Einkommensteuererklärung beanspruchen. Auch die Pauschale wurde erhöht und nun kann ab 2023 bis zu 1.260 Euro von der Steuer abgesetzt werden. Auch ein Arbeitszimmer ist nun keine Voraussetzung mehr.

4. Vorteile des mobilen Arbeitens

Das mobile Arbeiten bietet, ebenso wie remote arbeiten und Homeoffice, einige Vorteile für Arbeitnehmende sowie Unternehmen.

• Work-Life-Balance: Durch die freie Wahl des Arbeitsplatzes können viele Menschen Privatleben und Beruf besser zu vereinbaren. Besonders wichtig ist das für die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden. Zudem kann der Tagesablauf besser an die individuellen Abläufe angepasst werden.
• Stressreduzierung: Für einige Personen ist das Büro ein Stressfaktor: Zu viele Geräusche, Ablenkungen und Störungen durch andere Teammitglieder – das alles kann Stress verursachen und zudem bei der Arbeit stören. Mobiles Arbeiten kann diese Faktoren gezielt verringern.
• Zeitersparnis: Der Wegfall des morgendlichen Weges durch den Berufsverkehr spart Zeit, Benzin und Nerven. Diese Zeit kann in andere Dinge investiert werden. Manche Beschäftigte können so eher anfangen zu arbeiten, andere haben noch Zeit, etwas im Haushalt zu erledigen.
• Produktivität: Viele Studien zeigen positive Auswirkungen auf die Produktivität. Ein Grund dafür kann ein Wegfall der oben genannten Störfaktoren sein, denn so kann konzentrierter an einer Aufgabe gearbeitet werden. Oftmals sind die Beschäftigten dadurch auch kreativer und innovativer. Ein weiterer Grund ist das gesteigerte Wohlbefinden.
• Krisenmanagement: Flexible Unternehmen können besser auf Krisensituationen reagieren. Die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, dass es wichtig ist schnell handeln zu können, wie z.B. andere Arbeitsorte zu finden und zu gestalten. Unternehmen, die mobiles Arbeiten möglich machen, müssen also nicht zuerst wertvolle Ressourcen damit verschwenden, einen Plan für solche Situationen auszuarbeiten.
• Mitarbeiterbindung: Mitarbeiterfluktuation ist etwas, womit sich viele Unternehmen beschäftigen müssen. Ein entscheidender Faktor, um Mitarbeitende nicht zu verlieren, ist die Zufriedenheit und Wertschätzung dieser. Beim mobilen Arbeiten kannst Du individuell auf die Beschäftigten einzugehen und so ein angenehmes Arbeitsklima für alle zu schaffen.
• Talentpool: Da durch das mobile Arbeiten auch geografische Grenzen eine untergeordnete Rolle spielen, erweitert sich der Kreis der potentiell Bewerbenden. So ist es einfacher Personen mit Fachexpertise zu finden. Gleichzeitig können so auch z.B. auf (inter-)nationaler Ebene mehr Kontakte geknüpft werden.

Ein zufriedenes Team ist das A und O

5. Hindernisse für Unternehmen

Obwohl das mobile Arbeiten viele Vorteile zu bieten hat, gibt es auch mögliche Nachteile, auf die Unternehmen stoßen können.

• Erhöhter Arbeitsaufwand: Ein Nachteil kann sein, dass die Beschäftigten beim mobilen Arbeiten mehr Überstunden leisten. Das kann daran liegen, dass sie sehr vertieft in die Arbeit sind, aber auch an dem Druck beweisen müssen, was sie geschaffen haben. Viele mobil Arbeitenden verspüren den Drang, ihre Abwesenheit im Büro mit mehr Leistung ausgleichen zu wollen. Hier ist es als Teamleitung wichtig, regelmäßiges Feedback zu geben und dadurch den Leistungsdruck zu verringern. Eine Zeiterfassung hilft zusätzlich dabei, die geleisteten Stunden vor Augen zu haben.
• Verschwommene Grenzen: Was ist Arbeit und was Privates? Vor allem Personen, die von zuhause aus arbeiten, haben das Problem, nicht richtig Feierabend machen zu können – die Arbeit liegt schließlich nur einen Raum weiter. Um zu verhindern, dass die Grenzen verschwimmen, ist es wichtig, Rituale und Routinen zu entwickeln, die beim Abschalten helfen.
• Erschwerte Verständigung: Ein weiteres Hindernis: Die Kommunikation im Team. Besonders wenn man nicht vor Ort ist, kann es schwieriger sein, mit dem Team in Kontakt zu bleiben. Der kurze Plausch an der Kaffeemaschine oder auf dem Flur fällt dadurch weg. Als Teamleader ist es also wichtig, genug Wege für Austausche zu bieten und diese zu fördern. Es gibt viele Tools und Messenger, die Du für Dein Team nutzen kannst. Wie wäre es außerdem mit einer virtuellen Kaffeepause?
• Geschwächtes Teamgefühl: Die minimierten Interaktionsmöglichkeiten sind auch eine Belastungsprobe fürs Teamgefühl. Um zu vermeiden, dass sich die Teammitglieder voneinander entfernen, sollte es regelmäßige Teamevents oder -abende geben, um das Wir-Gefühl zu stärken. Auch Teambuilding-Spiele können dabei helfen und immer wieder eingeschoben werden.

6. Tipps: So setzt Du’s um

Mobiles Arbeiten bietet also viele Vorzüge, jedoch müssen auch die Hürden beachtet werden. Doch wie kannst Du diese vermeiden und mobiles Arbeiten am besten in Deinem Team einführen?

Leitlinien festlegen

Zu Beginn solltest Du alle Rahmenbedingungen klären, also was alles prinzipiell möglich ist: Bedeutet mobiles Arbeiten eine Mischung aus Homeoffice und Büro? Welcher Arbeitsort ist möglich? Können die Beschäftigten im Ausland arbeiten ? Wer übernimmt Kosten für die erforderliche technische Ausstattung? Ebenfalls wichtig ist, zu besprechen, wie viele Tage im Monat/in der Woche mobiles Arbeiten möglich ist. Hilfreich ist es, einen Ablaufplan zu erstellen, in dem die Leute eintragen können, wann sie nicht vor Ort sind. Dadurch wissen alle Bescheid und können danach planen.

Kommunikation

Wenn die Grundvoraussetzungen stehen, kannst Du Dich um die organisatorischen Dinge kümmern. Dazu zählt auch der Austausch im Team. Im Internet findest Du viele verschiedene Kommunikationstools, die du nutzen kannst. Bei vielen kannst Du unterschiedliche Kanäle für verschiedene Themen erstellen. Das solltest Du nutzen, um Absprachen zu strukturieren. Ebenfalls sollten Regeln aufgestellt werden, also z.B wie schnell man antwortet oder auch aber Regeln fürs Gespräch, wie aktives Zuhören.

Projektmanagement-Tool

Für die Organisation von Projekten und Aufgaben ist fürs mobile Arbeiten der Einsatz einer Projektmanagement-Software, wie factro, unverzichtbar. Mit dieser kannst Du Dein Projekt visualisieren und hast alles im Blick. Zudem kannst Du von überall aus darauf zugreifen und mitarbeiten. Dateien anhängen, Kommentare verfassen und Zeiten dokumentieren – hier hast Du alles an einem Ort. Auch den Status Deines Projektes kannst Du durch beendete oder abgehakte (Teil-)Aufgaben nachvollziehen.

Führungsstil

Eines ist klar: Klassische Hierarchien funktionieren bei diesem Modell nicht besonders gut. Stattdessen wird Verantwortung abgegeben und die Selbständigkeit der Teammitglieder gefördert. Das bedeutet auch: Selbstorganisation. Dadurch sind Teams nicht auf Leitung angewiesen, sondern auf Führung. Es geht also darum, das Team zu lenken, indem z.B Absprachen und Meetings organisiert werden und Aufgaben eingeteilt werden, aber auch die Ansprechperson für persönliche Anliegen und Konflikte zu sein. Diese Art des Zusammenarbeitens beruht vor allem auf Vertrauen.

Mit den richtigen Tipps gelingt Dir das mobile Arbeiten

7. Fazit: Mobilität in der Arbeitswelt

Mobiles Arbeiten ist mittlerweile Teil der New Work geworden und von vielen Menschen gewünscht. Eine ausgeglichene Work-Life-Balance und mehr Flexibilität werden immer mehr gefordert. Mobiles Arbeiten ermöglicht den Arbeitnehmenden also nicht nur diese Wünsche, sondern bietet auch Unternehmen verschiedene Vorteile. Wichtig dabei ist jedoch auch der Arbeitsschutz, der an jedem Arbeitsplatz gegeben sein muss.

So können Stellen unabhängig vom Wohnort der Person besetzt werden und es kann schneller auf neue Situationen reagiert werden. Allerdings bedeutet das auch, dass sich der Führungsstil verändern muss – weg von der klassischen Hierarchie hin zu einer situativen Führung und Digital Leadership.