Mobiles Arbeiten – Definition, Vorteile & Tipps

Work from anywhere – mobiles Arbeiten

Die moderne Arbeitswelt ist im Wandel. Arbeiten vor Ort in einem klassischen 9-to-5 Job ist für immer mehr Menschen keine Option mehr. Flexibilität ist gefordert. Egal ob von zuhause aus, Café oder am Strand – Arbeiten ist dank der Digitalisierung in vielen Bereichen fast von überall aus möglich. Eine Form des ortsunabhängigen Arbeiten ist das mobile Arbeiten.

Laut Randstad-ifo-Umfrage bieten bereits 62% der deutschen Unternehmen ihren Beschäftigten an, bei Bürotätigkeiten im Homeoffice zu arbeiten. Vorreiter sind dabei kleine Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden im Schnitt 7,4 Tage im Monat im Homeoffice arbeiten lassen.

Was genau hinter dem mobilen Arbeiten steckt, wie es funktioniert und Du es in Deinem Unternehmen umsetzen kannst, erfährst Du hier.

Das Wichtigste in Kürze

• Mobiles Arbeiten bedeutet, Arbeitsaufgaben außerhalb der Betriebsstätte zu erledigen, zum Beispiel zuhause, im Coworking-Space, unterwegs oder an einem anderen geeigneten Ort.
• Es gibt derzeit keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten in Deutschland. Arbeitszeit-, Arbeitsschutz- und Datenschutzvorgaben gelten trotzdem auch außerhalb des Büros.
• Mobiles Arbeiten funktioniert dauerhaft nicht allein durch mehr Flexibilität. Teams brauchen klare Verantwortlichkeiten, dokumentierte Absprachen, sichere Technik und transparente Projektstände.
• Für Unternehmen lohnt sich ein strukturierter Pilot: Regeln festlegen, ein Team testen lassen, konkrete Kennzahlen beobachten und das Modell anschließend gemeinsam verbessern.

Es gibt verschiedene Arten ortsunabhängig zu arbeiten

Definition: Was ist mobiles Arbeiten?

Mobiles Arbeiten ist Teil einer digitalisierten Arbeitswelt und bedeutet, von einem anderen Ort als vom Büro oder von Zuhause aus zu arbeiten. Es ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens und quasi eine Mischung aus dem hybriden Arbeiten und dem Homeoffice. Hierbei hast Du keinen festen Arbeitsplatz, er wird entweder selbst gewählt oder nach Absprache mit der Teamleitung festgelegt. Zudem gibt es zwei Varianten der Vereinbarung über mobiles Arbeiten:

1. Das mobile Arbeiten ist im Vertrag geregelt
2. Das mobile Arbeiten ist nicht vertraglich festgehalten, ist jedoch trotzdem eine Option.

So definiert das Bundesministerium für Arbeit und Soziales das mobile Arbeiten:

„Mobile Arbeit kann entweder an einem Ort, der vom Arbeitnehmer selbst gewählt wird oder an einem fest mit dem Arbeitgeber vereinbarten Ort (z.B. Homeoffice) erbracht werden.“

Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice, mobilem Arbeiten & Co?

Homeoffice, Telearbeit, Remote Work, hybrides Arbeiten – bei all den Begriffen kann es schwer fallen, die Übersicht zu behalten. Was ist eigentlich was? Wir erklären Dir die Unterschiede zwischen den Arbeitsformen:

• Homeoffice: Das Homeoffice beschreibt die Arbeit von Zuhause aus. In vielen Betrieben ist das für ein paar Tage der Woche realisierbar.
• Telearbeit: Im Gegensatz zum Homeoffice ersetzt die Telearbeit den Arbeitsplatz der Person im Unternehmen. Das bedeutet, die Arbeit findet von Zuhause und von einem voll ausgestatteten Arbeitsplatz aus statt.
• Remote Arbeiten: Remote Work ist ein Synonym für das mobile Arbeiten. Das Konzept von der Wahl des Arbeitsplatzes, z.B. Zuhause, in Co-Working-Spaces oder im Ausland (Workation) und der allgemeinen Flexibilität ist gleich.
• Hybrides Arbeiten: Beim hybriden Arbeiten gibt es verschiedene Modelle. Auch hier kann von zuhause aus gearbeitet werden. Jedoch ist auch die Gestaltung der Arbeitszeit flexibler.
• Workation: Eine Workation ist ein Urlaub in einem anderen Land, wobei gleichzeitig auch gearbeitet wird. Ziel hierbei ist es, durch die Arbeit an einem anderen Ort neue Inspirationen zu sammeln.

💡 Zusätzlich kannst Du das mobile Arbeiten auch mit anderen Konzepten wie Desk Sharing kombinieren.

Welche rechtlichen Regeln gelten für mobiles Arbeiten?

Doch wie sehen eigentlich die gesetzlichen Regelungen aus? Gibt es einen Anspruch auf mobile Arbeit?

Gibt es ein Recht auf mobiles Arbeiten?

Ganz klar: Grundsätzlich nein, einen Anspruch darauf gibt es nicht. Allerdings bietet heute die Mehrzahl der Unternehmen die Möglichkeit, remote zu arbeiten. Einigungen können also individuell getroffen werden. Wichtig dabei ist es, nicht nur die zeitlichen und örtlichen Rahmenbedingungen festzulegen, sondern auch die technischen Gegebenheiten abzusprechen.

Welche Arbeitsschutzpflichten gelten beim mobilen Arbeiten?

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) greift beim mobilen Arbeiten zwar nicht, jedoch greifen trotzdem die Regelungen des Arbeitsschutzes. So sollten Gefahrenvermeidungen und das Thema Datenschutz besprochen werden. Gerade der Umgang mit sensiblen Daten erfordert große Sicherheit und das Unternehmen sollte bestimmte Vorgaben festlegen. Hier kann z.B. ein VPN-Tunnel für einen sicheren Zugang sorgen.

Laut Gesetzt ist ein Unternehmen dazu verpflichtet sicherzustellen, dass die Arbeitnehmenden aufgrund der Unfallversicherung keinen psychischen und physischen Gefahren ausgesetzt werden. Dazu gehört eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes. Zu einer sinnvollen Regelung gehören deshalb unter anderem:

• ergonomische Empfehlungen,
• sichere und geeignete Arbeitsmittel,
• Unterweisungen für Beschäftigte,
• Regeln für wechselnde Arbeitsorte,
• Schutz vor psychischer Überlastung,
• klare Erreichbarkeitsregeln,
• regelmäßige Überprüfung der Arbeitsbedingungen.

Bei einem festen Arbeitsplatz, wie im Homeoffice gestaltet sich dieses wesentlich einfacher als bei den wechselnden Orten beim mobilen Arbeiten. Deswegen ist eine Unterweisung der betroffenen Personen besonders wichtig. Nähere Informationen dazu findest Du im Arbeitsschutzgesetz.

Zusätzlich solltest Du auch auf die Gesundheit der Mitarbeitenden achten. Hier findest Du mehr Infos und Gestaltungsempfehlungen dazu, wie ein Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet sein sollte, um Rückenschäden und Co vorzubeugen.

👉 Mobiles Arbeiten : Sicherheit und Gesundheit (uk.nord.de)

👉 Checkliste zur Gestaltung mobiler Arbeit (arbeitswissenschaft.net)

Welche Arbeitszeitregeln gelten beim mobilen Arbeiten?

Auch die Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten sind beim mobilen Arbeiten verbindlich und gelten gleichermaßen. Diese sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgehalten. Unfälle, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit passieren, sind ebenfalls abgesichert. Da die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem aber hierbei oft verschwimmen, entscheiden Versicherungen nach Einzelfall.

Grundsätzlich gilt:

• Die werktägliche Arbeitszeit darf normalerweise acht Stunden nicht überschreiten.
• Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist unter den gesetzlichen Ausgleichsvoraussetzungen möglich.
• Nach Ende der täglichen Arbeitszeit gilt grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden.
• Auch bei mobiler Arbeit gelten die Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung unabhängig vom Arbeitsort.

Wie funktioniert Arbeitsschutz bei wechselnden Arbeitsorten?

Bei einem dauerhaft eingerichteten Arbeitsplatz ist die Beurteilung vergleichsweise einfach. Bei wechselnden Arbeitsorten kann ein Unternehmen dagegen nicht jeden Arbeitsort einzeln kontrollieren. Deshalb gewinnen klare Leitlinien an Bedeutung. Unternehmen können beispielsweise festlegen:

• welche Orte grundsätzlich geeignet sind,
• wo vertrauliche Gespräche stattfinden dürfen,
• welche ergonomischen Mindeststandards gelten,
• wie lange an ungeeigneten Orten gearbeitet werden sollte,
• welche Arbeitsmittel bereitgestellt werden,
• welche Sicherheitsvorgaben Beschäftigte selbst prüfen müssen.

So lassen sich Gefährdungen minimieren. Wichtig ist also auch der Austauscht mit den Arbeitsnehmenden.

Wie schützt Du Daten beim mobilen Arbeiten?

Mobiles Arbeiten erweitert den möglichen Arbeitsort und damit auch die Angriffsfläche für sensible Unternehmensdaten. Eine Mobile-Work-Regelung sollte deshalb mindestens klären:

• Dürfen öffentliche WLAN-Netze genutzt werden?
• Ist ein VPN verpflichtend?
• Welche Geräte dürfen auf Unternehmensdaten zugreifen?
• Ist Mehr-Faktor-Authentisierung aktiviert?
• Wie werden Geräte verschlüsselt?
• Welche Unterlagen dürfen ausgedruckt oder transportiert werden?
• Wie werden verlorene Geräte gemeldet?
• Darf in Café, Bahn oder Flughafen mit vertraulichen Daten gearbeitet werden?

Ein zufriedenes Team ist das A und O

Ist mobiles Arbeiten steuerlich absetzbar?

Bei der Arbeit von zuhause aus oder unterwegs brauchst Du natürlich auch die passende Ausstattung. Doch wer zahlt dafür?

Für das mobile Arbeiten ist ein Laptop unverzichtbar. Wenn im Unternehmen jedoch nicht mit mobilen Endgeräten gearbeitet wird, muss geklärt werden, wer die Kosten trägt. Denn: Das Unternehmen muss nicht alles zahlen, die Beschäftigten können jedoch auch einen gewissen Anteil von der Steuer absetzen.

Personen, die im Homeoffice arbeiten können pro Tag im Homeoffice 6 Euro über die Homeoffice-Pauschale in der Einkommensteuererklärung beanspruchen. Auch die Pauschale wurde erhöht und nun kann ab 2023 bis zu 1.260 Euro von der Steuer abgesetzt werden. Auch ein Arbeitszimmer ist nun keine Voraussetzung mehr.

Vorteile des mobilen Arbeitens

Das mobile Arbeiten bietet, ebenso wie remote arbeiten und Homeoffice, einige Vorteile für Arbeitnehmende sowie Unternehmen.

• Work-Life-Balance/Work-Life-Blending: Durch die freie Wahl des Arbeitsplatzes können viele Menschen Privatleben und Beruf besser zu vereinbaren. Besonders wichtig ist das für die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden. Zudem kann der Tagesablauf besser an die individuellen Abläufe angepasst werden.
• Stressreduzierung: Für einige Personen ist das Büro ein Stressfaktor: Zu viele Geräusche, Ablenkungen und Störungen durch andere Teammitglieder – das alles kann Stress verursachen und zudem bei der Arbeit stören. Mobiles Arbeiten kann diese Faktoren gezielt verringern.
• Zeitersparnis: Der Wegfall des morgendlichen Weges durch den Berufsverkehr spart Zeit, Benzin und Nerven. Diese Zeit kann in andere Dinge investiert werden. Manche Beschäftigte können so eher anfangen zu arbeiten, andere haben noch Zeit, etwas im Haushalt zu erledigen.
• Produktivität: Viele Studien zeigen positive Auswirkungen auf die Produktivität. Ein Grund dafür kann ein Wegfall der oben genannten Störfaktoren sein, denn so kann konzentrierter an einer Aufgabe gearbeitet werden. Oftmals sind die Beschäftigten dadurch auch kreativer und innovativer. Ein weiterer Grund ist das gesteigerte Wohlbefinden.
• Krisenmanagement: Flexible Unternehmen können besser auf Krisensituationen reagieren. Die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, dass es wichtig ist schnell handeln zu können, wie z.B. andere Arbeitsorte zu finden und zu gestalten. Unternehmen, die mobiles Arbeiten ermöglichen, müssen also nicht zuerst wertvolle Ressourcen damit verschwenden, einen Plan für solche Situationen auszuarbeiten.
• Mitarbeiterbindung: Mitarbeiterfluktuation ist etwas, womit sich viele Unternehmen beschäftigen müssen. Ein entscheidender Faktor, um Mitarbeitende nicht zu verlieren, ist die Zufriedenheit und Wertschätzung dieser. Beim mobilen Arbeiten kannst Du individuell auf die Beschäftigten einzugehen und so ein angenehmes Arbeitsklima für alle zu schaffen.
• Talentpool: Da durch das mobile Arbeiten auch geografische Grenzen eine untergeordnete Rolle spielen, erweitert sich der Kreis der potentiell Bewerbenden. So ist es einfacher Personen mit Fachexpertise zu finden. Gleichzeitig können so auch z.B. auf (inter-)nationaler Ebene mehr Kontakte geknüpft werden.

Mit diesen 3. Schritten mobiles Arbeiten integrieren

Damit das mobile Arbeiten in den Arbeitsalltag integriert werden kann, müssen folgende Aspekte geklärt sein:

1. Technische Ausstattung und Sicherheit:
Stelle notwendige Hardware und Software bereit, richte sichere Zugänge ein und schule die Mitarbeiter im Umgang mit den Tools.

2. Kommunikation und Zusammenarbeit:
Definiere klare Kommunikationswege und nutze Kollaborationsplattformen für Transparenz und Teamzusammenhalt.

3. Flexibilität und klare Ziele:
Erlaube flexible Arbeitszeiten, setze klare Ziele und führe regelmäßige Feedback-Gespräche, um mobiles Arbeiten stetig zu verbessern.

Mit den richtigen Tipps gelingt Dir das mobile Arbeiten

Welche Nachteile und Risiken hat mobiles Arbeiten?

Obwohl das mobile Arbeiten viele Vorteile zu bieten hat, gibt es auch Nachteile und Hürden, auf die Unternehmen stoßen können.

• Erhöhter Arbeitsaufwand: Ein Nachteil kann sein, dass die Beschäftigten beim mobilen Arbeiten mehr Überstunden leisten. Das kann daran liegen, dass sie sehr vertieft in die Arbeit sind, aber auch an dem Druck beweisen müssen, was sie geschaffen haben. Viele mobil Arbeitenden verspüren den Drang, ihre Abwesenheit im Büro mit mehr Leistung ausgleichen zu wollen. Hier ist es als Teamleitung wichtig, regelmäßiges Feedback zu geben und dadurch den Leistungsdruck zu verringern. Eine Zeiterfassung hilft zusätzlich dabei, die geleisteten Stunden vor Augen zu haben.
• Verschwommene Grenzen: Was ist Arbeit und was Privates? Vor allem Personen, die von zuhause aus arbeiten, haben das Problem, nicht richtig Feierabend machen zu können – die Arbeit liegt schließlich nur einen Raum weiter. Um zu verhindern, dass die Grenzen verschwimmen, ist es wichtig, Rituale und Routinen zu entwickeln, die beim Abschalten helfen. Auch eine Arbeitszeiterfassung kann dabei nützlich sein, den tatsächlichen Aufwand vor Augen zu haben.
• Erschwerte Verständigung: Ein weiteres Hindernis: Die Kommunikation im Team. Besonders wenn man nicht vor Ort ist, kann es schwieriger sein, mit dem Team in Kontakt zu bleiben. Der kurze Plausch an der Kaffeemaschine oder auf dem Flur fällt dadurch weg. Als Teamleader ist es also wichtig, genug Wege für Austausche zu bieten und diese zu fördern. Es gibt viele Tools und Messenger, die Du für Dein Team nutzen kannst. Wie wäre es außerdem mit einer virtuellen Kaffeepause?
• Geschwächtes Teamgefühl: Die minimierten Interaktionsmöglichkeiten sind auch eine Belastungsprobe fürs Teamgefühl. Um zu vermeiden, dass sich die Teammitglieder voneinander entfernen, sollte es regelmäßige Teamevents oder -abende geben, um das Wir-Gefühl zu stärken. Auch Teambuilding-Spiele können dabei helfen und immer wieder eingeschoben werden.
• Alte Strukturen: Viele Unternehmen haben bereits etablierte Organisationsstrukturen, diese funktionieren aber nicht immer in Kombination mit dem mobilen Arbeiten. Um ein Team, dass nicht vor Ort ist, leiten zu können ist die Art des Leaderships entscheidend. Wenn Du bis hierher noch nichts über Digital Leadership oder Remote Leadership gehört hast, lohnt es sich, die beiden Themen genauer unter die Lupe zu nehmen.

Die Vor- und Nachteile im Überblick

Wie setzt Du mobiles Arbeiten im Unternehmen um?

Mobiles Arbeiten bietet also viele Vorzüge, jedoch müssen auch die Hürden beachtet werden. Doch wie kannst Du diese vermeiden und mobiles Arbeiten am besten in Deinem Team einführen?

1. Welche Leitlinien brauchst Du für mobiles Arbeiten?

Arbeitsorganisation ist das A und O: Zu Beginn solltest Du daher alle Rahmenbedingungen klären, also was alles prinzipiell umsetzbar ist: Bedeutet mobiles Arbeiten eine Mischung aus Homeoffice und Büro? Welcher Arbeitsort ist möglich? Können die Beschäftigten im Ausland arbeiten ? Wer übernimmt Kosten für die erforderliche technische Ausstattung? Ebenfalls wichtig ist, zu besprechen, wie viele Tage im Monat/in der Woche mobiles Arbeiten machbar ist. Hilfreich ist es, einen Ablaufplan zu erstellen, in dem die Leute eintragen können, wann sie nicht vor Ort sind. Dadurch wissen alle Bescheid und können danach planen.

2. Wie organisierst Du Kommunikation ohne Meeting-Flut?

Wenn die Grundvoraussetzungen stehen, kannst Du Dich um die organisatorischen Dinge kümmern. Dazu zählt auch der Austausch im Team. Im Internet findest Du viele verschiedene Kommunikationstools, die du nutzen kannst. Bei vielen kannst Du unterschiedliche Kanäle für verschiedene Themen erstellen. Das solltest Du nutzen, um Absprachen zu strukturieren. Ebenfalls sollten Regeln aufgestellt werden, also z.B wie schnell man antwortet oder auch aber Regeln fürs Gespräch, wie aktives Zuhören.

3. Wie kann man ein Projektmanagement-Tool nutzen?

Für die Organisation von Projekten und Aufgaben ist fürs mobile Arbeiten der Einsatz einer Projektmanagement-Software, wie factro, unverzichtbar. Mit dieser kannst Du Dein Projekt visualisieren und hast alles im Blick. Zudem kannst Du von überall aus darauf zugreifen und mitarbeiten. Dateien anhängen, Kommentare verfassen und Zeiten dokumentieren – hier hast Du alles an einem Ort. Auch den Status Deines Projektes kannst Du durch beendete oder abgehakte (Teil-)Aufgaben nachvollziehen. In dem PM-Tool factro kannst Du außerdem virtuelle Projekträume erstellen, indem Du projektspezifische Ansichten in Deinen Projekten ergänzt.

4. Wie verändert sich Führung beim mobilen Arbeiten?

Eines ist klar – Klassische Hierarchien funktionieren bei diesem Modell nicht besonders gut. Stattdessen wird Verantwortung abgegeben und die Selbständigkeit der Teammitglieder gefördert. Das bedeutet auch: Selbstorganisation. Dadurch sind Teams nicht auf Leitung angewiesen, sondern auf Führung. Es geht also darum, das Team zu lenken, indem z.B Absprachen und Meetings organisiert werden und Aufgaben eingeteilt werden, aber auch die Ansprechperson für persönliche Anliegen und Konflikte zu sein. Diese Art des Zusammenarbeitens beruht vor allem auf Vertrauen.

Fazit: Wie funktioniert mobiles Arbeiten in der Arbeitswelt?

Mobiles Arbeiten ist mittlerweile Teil der New Work geworden und von vielen Menschen gewünscht. Eine ausgeglichene Work-Life-Balance und mehr Flexibilität werden immer mehr gefordert. Ein Wechsel der Arbeitsumgebung ermöglicht den Arbeitnehmenden also nicht nur diese Wünsche, sondern bietet auch Unternehmen verschiedene Vorteile. Wichtig dabei ist jedoch auch der Arbeitsschutz, der an jedem Arbeitsplatz gegeben sein muss.

So können Stellen unabhängig vom Wohnort der Person besetzt werden und es kann schneller auf neue Situationen reagiert werden. Allerdings bedeutet das auch, dass sich der Führungsstil verändern muss – weg von der klassischen Hierarchie hin zu einer situativen Führung und Digital Leadership.

📚 Leseempfehlungen:

• Hybrides, Ortsflexibles, Multilokales Arbeiten? | Wissenschaft im Dialog (baua.de | Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin)
• Arbeitsrecht – Homeoffice (bmas.de | Bundesministerium für Arbeit und Soziales)
• Homeoffice und mobiles Arbeiten (ihk.de | Industrie- und Handelskammer Kassel-Marburg)
• Homeoffice und mobile Arbeit (verdi.de | Vereinte Dienstleistungsgesellschaft)