Büroausstattung: Helfer und Tricks für mehr Ordnung

Ordnung ist nicht nur sprichwörtlich das halbe Leben!

Im Projektmanagement kann es in den heißen Phasen äußerst hektisch werden, weil einfach zu viele Dinge gleichzeitig erledigt werden müssen. Diese Hektik birgt die große Gefahr, dass es überdies auch noch chaotisch wird – je chaotischer, desto größer das Risiko für vermeidbare und mitunter sogar fatale Fehler.

Ordnung im Büro ist ein äußerst schlagkräftiges Mittel, mit dem sich selbst in äußerst turbulenten Phasen dieses Risiko reduzieren lässt. Jedoch umfasst diese Ordnung deutlich mehr als nur halbwegs aufgeräumte Arbeitsplätze zum Feierabend. Sie ist ein ständiger Begleiter (oder sollte es sein), sodass es zu keiner Zeit unübersichtlich wird. Welche Helfer Ihr Team dabei unterstützen, lesen Sie jetzt.

1. Gleiche Basis-Arbeitsgeräte für jeden
2. Maximal einfach lesbare und sinnvolle Beschriftungen
3. Maßhaltige Zettelwirtschaft
4. Blickgeschützte Regale
5. Ablagefächer für Schreibtische
6. Rollcontainer für alle
7. Ordnung bei den E-Mails

1. Gleiche Basis-Arbeitsgeräte für jeden

Projektmanagement zeichnet sich in vielen Büros dadurch aus, eine äußerst starke digitale Komponente zu besitzen. Allerdings sind die wenigsten Häuser wirklich gänzlich „papierlos“ – das gilt sogar für sämtliche Büros, nicht nur solche im Projektmanagement. Damit bergen alle Materialien dieser analogen Arbeitsweise ein großes Risiko: Dann, wenn Sie nicht jedem Teammitglied gleichermaßen zur Verfügung stehen.

Es ist also ganz einfach: Egal, ob es sich um Lineale und ähnliche Werkzeuge handelt oder um unterschiedlichste Stifte und vergleichbare Schreibgeräte. Jedes Mitglied sollte dieselbe Grundausstattung solcher einfachen Büroarbeitsgeräte besitzen. Nur dann ist garantiert, dass keine unnötige Zeit mit Suchen und Sortieren vor dem Wegräumen vergeudet wird.

Natürlich bedingt dies, dass jedes Ihrer Teammitglieder einen passenden Aufbewahrungsbehälter besitzt, den es leicht transportieren kann.

2. Maximal einfach lesbare und sinnvolle Beschriftungen

Eine typische Wand voller Aktenordner, wie sie wohl zu den meisten Büros dazugehören dürfte. So sehr dieser Ort oberflächlich nur als Lagerungsstelle angesehen werden kann, so sehr kann er jedoch auch ein Ort sein, an dem die Frage nach strukturierter, zeitsparender und somit effizienter Arbeit entschieden wird.

Denn je mehr Ordner es gibt und je mehr Menschen damit arbeiten, desto größer ist die Gefahr, dass hier Unordnung entsteht. Dagegen benötigen Sie mehrere Bausteine:

• Maschinenschrift: Selbst eine recht gute Handschrift auf Ordnerrücken kann nicht von jedem gleichschnell entziffert werden. Sie ist deshalb unbedingt zu vermeiden.
• Struktur: Alle Ordner müssen nach einem gängigen System einsortiert sein. Basis ist zwar die alphabetische Sortierung, jedoch bieten sich andere Strukturen an, wenn es in der Praxis passender erscheint.
• Beschriftung: Aus jedem Regal und Regalboden sollte hervorgehen, welche Art von Unterlagen hier gelagert wird. Deshalb sind auch hier maschinelle Beschriftungen nötig. Dies lässt sich nur vermeiden, wenn einzelne Regal(böden) denselben Unterlagentyp enthalten.

Basis dieser Ordnung ist, dass dabei die vielfältig gestaltbare Unterstützung in Form aufzuklebender Etiketten herangezogen wird. Denn nur Klebeetiketten lassen sich so frei gestalten und wirken überdies professionell. Jedoch müssen diese alle nach einem einheitlichen System aufgebaut werden.

Weiter empfiehlt es sich unbedingt, die in verschiedenen Farben erhältlichen Aktenordner zu nutzen, um eine thematische Unterteilung vorzunehmen. Beispielsweise grüne Ordner nur für Unterlagen der Finanzplanung. Dadurch kann eine Suche bereits eingegrenzt werden, bevor das (zeitraubende) Lesen der Beschriftungen nötig ist.

3. Maßhaltende Zettelwirtschaft

Post-Its können sehr wertvolle Helfer sein. Ebenso können sie jedoch ein Quell für Unübersichtlichkeit werden. Abermals empfiehlt es sich hier, dass jeder im Team Klebezettel in verschiedenen Farben besitzt, dass jedoch für das gesamte Team ein einheitlicher Farbcode gilt, was auf welcher Farbe notiert wird. Etwa Gelb für noch laufende Projekte, Rosa für persönliche Reminder et cetera.

Jedoch: Sie sollten unbedingt jedes Teammitglied dazu anhalten, diese Zettel mit Maß einzusetzen. Andernfalls entsteht rasch eine sehr unübersichtliche Zettelwirtschaft und die unbestreitbaren positiven Effekte verkehren sich ins Gegenteil. Mindestens einmal wöchentlich sollte jedes Mitglied zu einem festen Termin seine Klebezettel sichten und überflüssig gewordene Stücke entsorgen oder abarbeiten.

4. Blickgeschützte Regale

Offene Regale haben sicherlich einen gewissen Vorteil hinsichtlich kürzester Zugriffszeiten. Jedoch müssen Sie an dieser Stelle die psychologische Komponentebedenken: Selbst ein offenes Regal mit gutsortiertem Inhalt wirkt mitunter etwas unordentlich.

Zumindest solche Unterlagen, respektive Ordner, die nicht tagtäglich gebraucht werden, sollten deshalb in Regalen mit Türen verschwinden. Dies gibt dem Büro ein insgesamt aufgeräumter wirkendes Aussehen und trägt so viel zu einer „beruhigteren“ Arbeitsumgebung bei – hierzu müssen Sie wissen, dass selbst strukturiertes Chaos auf die meisten Menschen bremsend und stressend wirkt. In diesem Sinne wirken geschlossene Regaltüren besser als offen sichtbare Ordnerrücken, selbst wenn diese sauber sortiert sind.

Nebenbei haben solche Schränke in Büros mit regelmäßigem Verkehr von Außenstehenden einen großen Vorteil in Sachen Datenschutz.

5. Ablagefächer für Schreibtische

Wenn Ihr Team eher digital arbeitet, dann wäre es verständlich, wenn der Gedanke an offene Ablagefächer auf Schreibtischen sehr rückständig auf Sie wirkt. Wenn Sie jedoch nicht in einem gänzlich papierlosen Umfeld arbeiten, dann sind solche Fächer lediglich die Anerkennung einer Notwendigkeit: Schreibtische sollten ausschließlich eine Arbeitsfläche sein, keinesfalls Zwischenlager oder gar dauerhafte Archive. Ergo müssen die Papiere irgendwohin, bevor sie endgültig in Aktenordnern verschwinden können

Jedoch sollte jedes Teammitglied lediglich drei Fächer bekommen.

• Eingang,
• aktuell in Bearbeitung und
• Ausgang.

Ähnlich wie bei den Klebezetteln sorgt hier mehr nur für verringerte Ordnung. Weiter sollten Ihre Teammitglieder abermals regelmäßig angehalten werden, die Ablagen durchzugehen und zu entleeren. Und auf dem restlichen Schreibtisch sollte es idealerweise gar keine Unterlagen geben, die nicht in diesem Augenblick für die Arbeit benötigt werden.

Übrigens: Dementsprechend sollte jedes Teammitglied einen Papierkorb besitzen; mitunter aufgeteilt, damit sensible Dokumente von dort aus dem Schredder zugeführt werden können.

6. Rollcontainer für alle

Wir fassen kurz zusammen: Auf dem Schreibtisch jedes Teammitglieds sollten idealerweise nur Unterlagen und Arbeitsgeräte liegen, die sich aktuell in Benutzung befinden. Ganz ähnlich sieht es übrigens auf dem Desktop aus. Alles andere muss aus Gründen der psychologischen Wirkung von Unordnung unsichtbar gemacht werden.

Angesichts dessen ist es unabdingbar, dass jedes Mitglied im Team einen eigenen Rollcontainer bekommt. Und zwar einen mit geschlossenen Schubladen. Hier können alle Dinge verstaut werden, für die auf dem Schreibtisch gemäß der genannten Vorgehensweise kein Platz ist.

Typischerweise empfiehlt sich ein Einräumen von oben nach unten basierend auf der Nutzungshäufigkeit eines Gegenstandes. Das heißt, ganz oben, wo der Zugriff am komfortabelsten ist, werden diejenigen Dinge einsortiert, die mindestens täglich gebraucht werden.

Überlegen Sie hierbei jedoch, ob es nicht sinnvoll wäre, ein weiteres Schubfach für private Gegenstände der Mitarbeiter vorzusehen. Dort kann von der Handtasche über Taschentücher und das private Handy vieles untergebracht werden, was anderenfalls offen am Arbeitsplatz gelagert wird. Und von all diesen privaten Gegenständen ist bekannt, dass sie deutlich seltener genutzt werden, wenn sie nicht andauernd im Blick sind oder am Körper getragen werden.

7. Ordnung bei den E-Mails

Wahrscheinlich werden Sie bestätigen können, dass sich Ordnung nicht nur auf den analogen Teil des Büros bezieht, sondern auch in der digitalen Welt bestehen – oder abwesend sein kann.

In diesem Sinne ist im Projektmanagement das Mail-Programm oft eine ausgesprochene Quelle für Unordnung. Grund dafür ist unter anderem die sogenannte „CC-Unkultur“ – also das Setzen von Personen ins CC, die eigentlich gar nicht involviert sein müssen. Infolgedessen erhöht sich die Mail-Frequenz oft dramatisch, Empfänger werden aus ihrer eigentlichen Arbeit gerissen, Konzentration geht verloren, das Arbeitsergebnis leidet.

Es sollten deshalb unbedingt in Ihrem Sinne sein, diese digitale Problemzone sorgsam zu ordnen. Tatsächlich benötigt dies keine zusätzliche Büroausstattung, jedoch andere Vorgehensweisen:

• CC-Kultur: Etablieren Sie eine Kultur, wonach nur noch solche Personen ins CC gesetzt werden, die wirklich von dem Inhalt erfahren müssen, weil sie direkt involviert sind.
• Ordnersysteme: Sorgen Sie dafür, dass es eine sinnvolle Ordnerstruktur gibt, in die Mails vom Eingang verschoben werden können. Der Mail-Eingang sollte wie der analoge Schreibtisch behandelt werden.
• Interne Automatismen: Viele Mail-Programme können basierend auf Schlagwörtern im Betreff automatisch eingehende Mails in entsprechende Ordner sortieren.Etablieren Sie ein solches System wenigstens intern, sorgen Sie also für einheitliche Betreff-Bezeichnungen.
• Zeitmanagement: Jeder Mitarbeiter sollte seine Mails nur zu festgelegten Zeiten sichten. Dann sollte er entscheiden: Was innerhalb einiger Minuten bearbeitet werden kann, sollte direkt bearbeitet werden. Die restlichen Mails sollten auf Wiedervorlage gestellt werden.
• Löschkultur: Bearbeitete Mails sollten unbedingt entweder in einen entsprechenden Ordner verschoben oder gleich gelöscht werden.

Ganz werden Sie die Mail-Flut sicher nicht eindämmen können. Mit diesen Methoden dürfte es aber wenigstens gelingen, deutlich mehr Ordnung in das System zu bringen – und nur darum geht es ja.