Auf dem Weg zur digitalen Kommune

Welche Online-Angebote brauchen Städte und Gemeinden?

Der private Alltag gestaltet sich zunehmend digital: Kommuniziert wird über WhatsApp, das Mittagessen wird per App bestellt und soziale Medien dienen als zentrale Informationsquelle. Warum dann nicht auch Verwaltungsangelegenheiten bequem online erledigen? In einer digitalen Kommune – wie es häufig in sog. Smart Cities der Fall ist – ist das möglich!

Digitalisierung in Kommunen so aktuell wie nie

Durch weltweite Veränderungen ist das Thema digitale Transformation auch in der Kommune so aktuell wie noch nie: Gearbeitet wird aus dem Home Office, Ratssitzungen und Veranstaltungen finden in Videokoferenzen oder als Hybrid Sitzung statt und plötzlich können Anträge digital eingereicht werden. Schlagartig entstehen neue Möglichkeiten, die den Behördenalltag vereinfachen und das direkte Lebensumfeld der Bürgerinnen und Bürger positiv gestalten. Eine digitale Verwaltung in Städten und Gemeinden sollte deshalb beispielsweise ermöglichen:

• Termine online zu vereinbaren,
• Anträge digital einzureichen,
• Bearbeitungsstände nachvollziehen zu können,
• Nachweise elektronisch zu übermitteln,
• Gebühren digital zu bezahlen,
• Bescheide elektronisch zu erhalten,
• Verwaltungsinformationen barrierearm abzurufen,
• Beteiligungsverfahren digital zu nutzen.

Nicht zuletzt ist auch das Change Management in der Verwaltung ein wichtiger Faktor.

„Die Möglichkeit digitaler Technologien markieren einen so tiefgreifenden Wandel von Wirtschaft und Gesellschaft, wie die Menschheit ihn allenfalls bei der Erfindung des Buchdrucks und bei der Industrialisierung schon einmal erlebt hat.“ – Olaf Scholz, Bundeskanzler

Welche Voraussetzungen und Schritte sind notwendig, um eine kommunale Digitalisierung zu erreichen? Was sind gesetzlichen Grundlagen und Pflichten von Städten und Gemeinden? Wie gestalten sich digitale Kommunen in der Praxis?

Das Wichtigste in Kürze

• Eine digitale Kommune stellt nicht einfach Formulare ins Internet. Entscheidend sind möglichst durchgängige digitale Prozesse – vom Antrag über die interne Bearbeitung bis zur Rückmeldung an Bürgerinnen und Bürger.
• Das seit 24. Juli 2024 geltende OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0) soll die Verwaltungsdigitalisierung weiter beschleunigen. Dazu gehören unter anderem ein stärkerer Fokus auf Ende-zu-Ende-Digitalisierung, einheitliche Standards und digitale Unternehmensleistungen.
• Wie groß der praktische Nutzen sein kann, zeigt die elektronische Wohnsitzanmeldung: Im Mai 2026 war sie für 62,76 Millionen Menschen verfügbar und bei mehr als 2.500 Meldebehörden angebunden.
• Die größte Hürde kommunaler Digitalisierung ist häufig nicht der einzelne Online-Dienst, sondern die Fähigkeit, Digitalisierungsprojekte fachbereichsübergreifend mit klaren Zuständigkeiten, Standards und sichtbaren Fortschritten umzusetzen.

Zukünftig können Verwaltungsangelegenheit immer öfter von zu Hause erledigt werden

Was ist eine digitale Kommune?

Eine „Digitale Kommune“ nutzt digitale Technologien, Daten und vernetzte Prozesse, um öffentliche Leistungen einfacher, zugänglicher und effizienter zu gestalten. Das sind, neben der agilen Verwaltung, dem Einsatz von sozialen Medien und einem Online-Zugang für Bürgerinnen und Bürger auch digitale Angebote in der lokalen Wirtschaft, E-Health im Gesundheitswesen, in der Bildung (Digitale Schule), aber auch in Kultur und Freizeit.

Weitere Felder sind:

• digitale Mobilität
• E-Health und Gesundheitsangebote
• digitale Kommunikation
• interkommunale Zusammenarbeit
• digitales Projekt- und Prozessmanagement

Digitale Angebote erleichtern die Zugänglichkeit und ermöglichen – „richtig“ umgesetzt – ein Stück mehr Lebensqualität für die Bevölkerung. Die Grundlage bildet hierfür das Onlinezugangsgesetz. Vorangetrieben wird die Digitalisierung zusätzlich durch E-Government, die Forderungen von Bürgern nach digitalen Serviceleistungen und zuletzt durch die Corona-Pandemie.

Corona-bedingte Digitalisierung in Behörden

In einigen Ämtern ist das ortsunabhängige Arbeiten bereits Alltag. Ob im Home Office oder in Co-Working-Spaces – beim mobilen Arbeiten spielt der Ort des Arbeitsplatzes eine untergeordnete Rolle und sorgt für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag.

Die Corona-Arbeitsschutzverordnung bzw. die Bundesnotbremse hat mit der „Home Office-Pflicht“ Behörden und Unternehmen regelrecht in Bewegung gesetzt, sich mit digitalen Lösungen auseinanderzusetzen und den eigenen Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen. Zunächst mit dem Ziel, das Infektionsrisiko zu verringern.

Seit dem 1. Juli 2021 setzt die gesetzliche Home Office-Pflicht aus dem Infektionsschutzgesetz aus. Viele Beschäftigte – auch in der Verwaltung – möchten trotzdem weiterhin die Möglichkeit haben, aus dem Home Office zu arbeiten. Mit der neuen Corona-Arbeitsschutzverordnung vom 1. Oktober 2022 ist es jedoch möglich, weiter von zuhause aus zu arbeiten, solange keine betriebsbedingten Gründe dagegen sprechen.

Aber auch die vorübergehende Schließung von Serviceleistungen für Bürgerinnen und Bürger vor Ort oder der Ausfall von Ratssitzungen haben digitale Alternativen forciert. Viele Kommunen haben bereits (erste) technische Voraussetzungen geschaffen und den Grundstein für die Nutzung digitaler Wege gelegt.

Welche drei Ebenen gehören zu einer digitalen Kommune?

Für die Praxis lässt sich die Digitalisierung in drei Ebenen unterteilen:

1. Digitaler Zugang: Können Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen eine Leistung online finden und beantragen?
2. Digitaler Verwaltungsprozess: Können Mitarbeitende den Vorgang ohne unnötige Medienbrüche bearbeiten?
3. Digitale Steuerung: Können Verantwortliche erkennen, welche Projekte laufen, wer zuständig ist, wo Risiken entstehen und welche Maßnahmen abgeschlossen sind?

Welche Rolle spielt das Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0)?

Das Onlinezugangsgesetz verpflichtete Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 auch digital anzubieten. Damit soll es zu einem verbesserten Onlinezugang kommen, der die Interaktion zwischen Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung einfacher und effizienter werden lässt.

Das Ziel ist es, auf möglichst viele Verwaltungsdienstleistungen – insgesamt wurden an die 600 digitalisierende Dienste identifiziert (sog. OZG-Leistungen) – digital zugreifen zu können. Dieses Ziel konnte allerdings leider nicht eingehalten werden. Daher brachte nun die Bundesregierung das OZG-Änderungsgesetz auf den Weg, dass die Digitalisierungsmaßnahmen beschleunigen soll. Umgangssprachlich wird dieses Gesetz auch OZG 2.0 genannt.

Was ändert OZG 2.0 konkret?

Im Mittelpunkt des Gesetzes stehen die Bürgerinnen und Bürger: Denn durch den Einsatz dieser digitalen Angebote sollen Verwaltungsleistungen nicht nur online verfügbar sein, sondern auch besonders auf Akzeptanz und Nutzerfreundlichkeit getestet werden. Mit der Umsetzung einer digitalen Beteiligung des Bürgerhaushalts haben Einwohner u.a. die Chance, einzelne Posten „abzusegnen“, zu bewerten und zu kommentieren.

Für die OZG-2.0-Umsetzung in Kommunen sind insbesondere diese Prinzipien relevant:

• Verwaltungsleistungen sollen nicht nur online beantragt, sondern möglichst Ende-zu-Ende digital abgewickelt werden.
• Für digitale Verwaltungsangebote sollen stärkere bundesweit einheitliche Standards gelten.
• Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit erhalten mehr Gewicht.
• Bei Bundesleistungen entsteht künftig ein Rechtsanspruch auf elektronischen Zugang.
• Bestimmte unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen sollen künftig grundsätzlich ausschließlich elektronisch angeboten werden.
• Bereits vorhandene Daten sollen im Sinne des Once-Only-Prinzips möglichst nicht immer wieder neu eingereicht werden müssen.

Live-Webinar: Digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung

In unserem Live-Webinar erfährst Du, wie digitales Projektmanagement in der Öffentlichen Verwaltung richtig umgesetzt wird. Die Gemeinde Grünheide und der Main-Kinzig-Kreis zeigen Dir ihre Best Practices in der Projektarbeit mit factro.

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Was besagt das E-Government-Gesetz (EGovG)?

Das Onlinezugangsgesetz und das E-Government-Gesetz gehen Hand in Hand: Das E-Government-Gesetz verpflichtet Öffentliche Verwaltungen einen elektronischen Zugang zu eröffnen.

Kernthemen sind digitale Verwaltungskanäle zu schaffen, elektronische Nachweise zu nutzen, Verwaltungsverfahren online zu bezahlen und die digitale Dokumentation verpflichtend einzuführen. Eine Grundlage dafür ist die E-Akte, mit der unübersichtliche Papierakten überflüssig und Verwaltungsunterlagen leicht auffindbar an einem Ort gesammelt werden. Zudem wird dadurch eine revisionssichere Archivierung gewährleistet.

Keine Papierberge mit digitaler Aktenführung

Digitalisierungsstrategie: Welche Voraussetzungen sind notwendig?

Laut Kompetenzzentrum Öffentliche IT aus dem Jahr 2020 haben 59 Prozent der deutschen Kommunen eine Digitalisierungstrategie oder planen diese. Eine Strategie führt zu einer tieferen Kooperation in der Stadt und beinhaltet mehr als die bloßen technischen Voraussetzungen. Denn Behörden und Unternehmen vernetzen Lebens- und Wirtschaftsbereiche und schaffen mehr Mitbestimmung und Transparenz für die Bevölkerung.

Die Umfrage „Zukunftsradar Digitale Kommune“ von dem Deutschen Städte- und Gemeindebund aus dem Jahr 2022 zeigt, dass mehr als 60 Prozent der Kommunen angeben Fortschritte zu machen, jedoch nur ein Fünftel der Städte und Gemeinden der Meinung ist, der Stand der Digitalisierung sei gut oder sehr gut. 75 Prozent sind sogar der Meinung, der größte Handlungsbedarf besteht bei der Digitalisierung der eigenen Verwaltung.

Eine kommunale Digitalisierungsstrategie gibt Impulse für neue Entwicklungen und umfasst alle digital-vernetzten Lösungen, die Kommunen, Bevölkerung, Unternehmen und Öffentliche Verwaltungen besser miteinander leben und interagieren lassen, um ganzheitliche Ziele und Visionen umzusetzen.

Wie entwickeln Kommunen klare Ziele für ihre Digitalisierung?

Eine Strategie sollte zunächst konkrete Probleme benennen. Statt eines abstrakten Ziels wie „Wir wollen digitaler werden“ sind beispielsweise folgende Ziele messbarer:

• Bearbeitungszeiten ausgewählter Leistungen reduzieren,
• Rückfragen zwischen Fachämtern verringern,
• Bürgerdienste Ende-zu-Ende digitalisieren,
• wiederkehrende Digitalisierungsprojekte standardisieren,
• Projektstände für Führungskräfte transparent machen,
• Wissen unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden dokumentieren,
• erfolgreiche Lösungen anderer Kommunen nachnutzen.

So entsteht aus einer Digitalstrategie ein eindeutiges Portfolio mit konkreten Maßnahmen.

Welche Technologie und Infrastruktur braucht eine digitale Kommune?

Menschen vernetzen sich überall auf der Welt: Das soll auch zukünftig in Städten, Gemeinden und Regionen möglich sein. Mit der Vernetzung zwischen ländlichen und städtischen Regionen werden Vorteile für die Wirtschaft, die Lebensqualtität und Wettberwerbsfähigkeit geschaffen. Insbesondere abseits der urbanen Ballungsräume herrscht häufig Fachkräftemangel. Mit einem standortunabhängigen Arbeitsplatz haben z. T. mehr Menschen die Möglichkeit sich auf eine Stelle zu bewerben.

Wie lassen sich kommunale Dienstleistungen dezentralisieren?

Damit können sich besonders ländliche Regionen mittels digitaler Alternativen besser koordinieren und stärker mit anderen Städten und Gemeinden kooperieren. Digitale Kommunen nutzen neue Technologien, um Prozesse leichter umzusetzen, umweltfreundlich und kostensparend zu agieren.

Werden Serviceleistungen in einer Kommune nicht angeboten, kann schnell an eine andere Stelle weitergeleitet werden. Bei einer fehlenden Zuständigkeit können Dienstleistungen demnach dezentralisiert werden.

Neben der technischen Ausstattung – Laptops, Tablets etc. – gehört ein gewisses „PC Know-how“ dazu. Für eine umfassende digitale Transformation der ÖV muss außerdem die Infrastruktur flächendeckend vorhanden sein. Gerade ländliche Gebiete haben Nachbesserungsbedarf. Denn der im Jahr 2014 beschlossene Ausbau von Hochleistungsnetzen in der digitalen Agenda (bmwi.de | Bundesminesterium für Wirtschaft und Energie) geht noch immer nur schleppend voran.

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Wie sollten Kommunen Web-Auftritt und soziale Medien einsetzen?

Soziale Plattformen wie Facebook, Xing, Instagram und Foren von Stadtportalen sind vor allem der Draht zu jüngeren Menschen vor Ort. In diesen Netzwerken kann an kommunalen Projekten digital teilgenommen, mitdiskutiert und debattiert werden, sodass auch Bürgerinnen und Bürger immer informiert sind. Mit einem gelungenen Web-Auftritt wird ländlicher Raum auch als Wohnort wieder interessant. Kommunale Webportale bieten außerdem einen Zugang zur Öffentlichen Verwaltung und teilen aktuelle News sowie Informationen aus der Politik.

Wichtig auf einer kommunalen Website sind deshalb insbesondere:

• eine verständliche Navigation,
• eine leistungsfähige Suche,
• mobile Nutzbarkeit,
• Barrierefreiheit,
• eindeutige Zuständigkeiten und Kontaktwege,
• aktuelle Informationen,
• direkt auffindbare digitale Dienstleistungen.

Welche Kommunikations- und Kollaborations-Tools brauchen Verwaltungen?

Zum Vernetzen untereinander und eine effiziente Zusammenarbeit sind Kommunkations- und Collaborations-Tools hilfreich. Der Austausch per E-Mail oder Telefon ist schon lange nicht mehr zeitgemäß und reicht für komplexe Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung jedoch häufig nicht aus. Sobald mehrere Fachbereiche beteiligt sind, entstehen typische Fragen:

• Wer übernimmt welche Aufgabe?
• Welche Frist gilt?
• Welche Entscheidung wurde getroffen?
• Welche Dokumentversion ist aktuell?
• Wo befindet sich das Projekt im Zeitplan?
• Welche anderen Vorhaben sind abhängig?
• Wo bestehen Risiken oder Blockaden?

In den Vordergrund rückt der Kontakt über einen Chat mit Videokonferenz-Diensten wie Slack, Zoom, MS Teams. Diese beliebten Dienste sind allerdings in den meisten Fällen nicht datenschutzkonform, sodass Ämter und Behörden auf Alternativen wie Wire oder NETWAYS Web Services Jitsi zurückgreifen.

Um Serviceleistungen und Aufgaben aktiv auf andere Ämter zu übertragen, sind cloudbasierte Kollaborations-Tools praktisch im Behördenalltag. Die Software-Lösungen bieten eine Übersicht der Zuständigkeiten und speichern wichtige Unterlagen. Ein DSGVO-konformer Anbieter mit deutschem Serverstandort ist z. B. factro aus Bochum.

Der Projektstrukturplan in factro

Wie funktioniert eine digitale Kommune in der Praxis? Beispiele

„DorfFunk“ in Rheinland-Pfalz

Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in allen Bereichen vorangetrieben – das gilt auch für die Kommunen. In Rheinland-Pfalz stellte Innenminister Lewentz in Kooperation mit dem Fraunhofer IESE die entwickelten Anwendungen „DorfFunk“ und „DorfNews“ zur Verfügung. Die Apps unterstützen bei einer dezentralen Vernetzung der Bevölkerung und bieten eine digitale Kommunikationsplattform. Sie sind vor allem ein kostengünstiger Schritt in Richtung digitale Kommune.

Online an- und ummelden

Mithilfe der bundeseinheitlichen Umsetzung des OZG-Projekts einer elektronischen Wohnsitzanmeldung (eWA) soll der Behördengang zur Wohnortan- oder ummeldung zukünftig wegfallen. Mehr als neun Millionen Menschen ziehen deutschlandweit um, deswegen gehört die An- und Ummeldung zu den Top-10-Bürgerleistungen.

Die Senatskanzlei Hamburg entwickelt zusammen mit dem Dienstleister Dataport bereits eine technische Lösung für interkommunale Zusammenarbeit. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind geschaffen, sodass auch über Ländergrenzen hinweg einheitliche Anträge gestellt werden können. Das schafft vor allem Erleichterung für die Bevölkerung.

Schulanmeldung digital in NRW

In Nordrhein-Westfalen wird zusammen mit den Kommunen die Schulanmeldung online weiterentwickelt. Was in NRW bereits möglich ist, soll zukünftig für alle Bundesländer gelten und bietet in erster Linie einen großen Mehrwert für Eltern und Schüler.

Weitere Beispiele einer kommunalen Digitalisierung sind:

• Mobile Ärzte: Hausbesuche kosten in ländlichen Räumen viel Zeit. Um der Urbanisierung entgegenzuwirken schafft die Digitalisierung im Gesundheitswesen neue Möglichkeiten: Mit einer geeigneten Software-Lösung können Arztbesuche mittels Videotechnologie, Dokumentationshilfe und Messgeräten digital stattfinden, sodass der Arzt nur noch in dringenden Fällen zum Patienten fährt.
• Online-Plattformen zum mitmachen: Die Kleinstadt Augustusburg in Sachsen stellt Ihren Einwohnerinnen und Einwohnern die Online-Plattform „MeinAugustusburg.de“ zur Verfügung, um Vorschläge und Veränderungen für die Stadt zu machen. Damit kann die Kommune aktiv von der Bevölkerung gestaltet werden.
• Kinder und Jugendliche mit einbeziehen: In der Raumplanung werden Kinder und Jugendliche häufig außen vor gelassen. Mit der App „Stadtsache“ sollen insbesondere ihre Eindrücke in Digitalisierungsprojekte mit einbezogen werden. Es können Fotos, Töne und Videos gesammelt und mit anderen Nutzern geteilt werden.
• Digitalkompass für Senioren: Oft benötigen gerade ältere Menschen Hilfe beim Einstieg in die digitale Welt. Der Digitalkompass der Bundesarbeitsgemeinschaft der Senioren-Organisationen und des Deutschland sicher im Netz e.V. bietet Material, Beratung und Service kostenfrei an. Die Plattform unterstützt Seniorinnen und Senioren beim Umgang mit Online-Diensten.

Fazit: Digitale Kommunen sind die Zukunft

Ausgelöst durch die Krise wird die Digitalisierung in Kommunen immer weiter vorangetrieben. Mit der passenden Digitalisierungsstrategie kann kommunale Kommunikation und Bürgerbeteiligung auch in der Zukunft immer weiter ausgebaut werden. Doch nichts ersetzt den persönlichen Kontakt, sodass auch künftig eine Mischung aus analogen und digitalen Strukturen denkbar ist, die einen Austausch zwischen der Kommune und der Öffentlichen Verwaltung stärkt.

» Leseempfehlungen zum Thema „Kommune digital“

• kommune.digital (de.digital | Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz)
• Deutschland-Index der Digitalisierung 2023 (oeffentliche-it.de | Kompetenzzentrum Öffentliche IT)
• Digital vorangehen (kgst.de | KGSt PDF)
• Deutschlands Städte werden digital (pwc.at | eine PwC-Studie)
• Die vernetzte Verwaltung (pwc.de | eine PwC-Studie aus 203/24)
• Digitale Kommune: Eine Typfrage? (oeffentliche-it.de | Kompetenzzentrum Öffentliche IT)
• So entsteht Ihre kommunale Digitalisierungsstrategie (felixschmitt.de | Digitale Kommunale Strategien)
• Förderung von Projekten zum Thema „digitale Kommune“ (bmbf.de | Bundesministerium für Bildung und Forschung)
• Technologie und Mensch in der Kommune von morgen (DE.DIGITAL | Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz)
• Digitalisierungsstrategien für Kommunen: Tipps und Erkenntnisse (iese.fraunhofer.de | Digitalisierungsstrategien)