Auf dem Weg zur digitalen Kommune

Die Corona-Pandemie macht Digitalisierung in Städten und Gemeinden erforderlich. Wir zeigen Ihnen Voraussetzungen, gesetzliche Pflichten & Praxisbeispiele einer kommunalen Digitalisierung.

Online-Angebote in Städten und Gemeinden

Der private Alltag gestaltet sich zunehmend digital: Kommuniziert wird über WhatsApp, das Mittagessen wird per App bestellt und soziale Medien dienen als zentrale Informationsquelle. Warum dann nicht auch Verwaltungsangelegenheiten bequem online erledigen? In einer digitalen Kommune – wie es häufig in sog. Smart Cities der Fall ist – ist das möglich!

Digitalisierung in Kommunen so aktuell wie nie

In Zeiten der Corona-Pandemie ist das Thema Digitalisierung in der Kommune so aktuell wie noch nie: Gearbeitet wird aus dem Home Office, Ratssitzungen und Veranstaltungen finden in Videokoferenzen oder als Hybrid Sitzung statt und plötzlich können Anträge digital eingereicht werden. Schlagartig entstehen neue Möglichkeiten, die den Behördenalltag vereinfachen und das direkte Lebensumfeld der Bürgerinnen und Bürger positiv gestalten.

“Die Möglichkeit digitaler Technologien markieren einen so tiefgreifenden Wandel von Wirtschaft und Gesellschaft, wie die Menschheit ihn allenfalls bei der Erfindung des Buchdrucks und bei der Industrialisierung schon einmal erlebt hat.”Olaf Scholz, Erster Bürgermeister der Freien und Hansestadt Hamburg

Welche Voraussetzungen und Schritte sind notwendig, um eine kommunale Digitalisierung zu erreichen? Was sind gesetzlichen Grundlagen und Pflichten von Städten und Gemeinden? Wie gestalten sich digitale Kommunen in der Praxis?

  1. Was ist eine digitale Kommune?
  2. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) als Eintrittskarte
  3. Digitalisierungsstrategie: Welche Voraussetzungen sind notwendig?
  4. Digitale Kommune – Praxisbeispiele
  5. Fazit: Digitale Kommunen sind die Zukunft
Ein junger Mann arbeiter von zuhause aus
Zukünftig können Verwaltungsangelegenheit immer öfter von zu Hause erledigt werden

1. Was ist eine digitale Kommune?

Der Begriff “Digitale Kommune” beschreibt die unterschiedlichen Bereiche der Digitalisierung in Städten und örtlichen Gemeinschaften. Das sind, neben der digitalen Verwaltung, dem Einsatz von sozialen Medien und einem Online-Zugang für Bürgerinnen und Bürger auch digitale Angebote in der lokalen Wirtschaft, E-Health im Gesundheitswesen, in der Bildung (Digitale Schule), aber auch in Kultur und Freizeit.

Digitale Angebote erleichtern die Zugänglichkeit und ermöglichen – “richtig” umgesetzt – ein Stück mehr Lebensqualität für die Bevölkerung. Die Grundlage bildet hierfür das Onlinezugangsgesetz. Vorangetrieben wird die Digitalisierung zusätzlich durch E-Government, die Forderungen von Bürgern nach digitalen Serviceleistungen und zuletzt durch die Corona-Pandemie.

Corona-bedingte Digitalisierung in Behörden

In einigen Ämtern ist das ortsunabhängige Arbeiten bereits Alltag. Ob im Home Office oder in Co-Working-Spaces – beim mobilen Arbeiten spielt der Ort des Arbeitsplatzes eine untergeordnete Rolle und sorgt für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag.

Die Corona-Arbeitsschutzverordnung bzw. die Bundesnotbremse hat mit der “Home Office-Pflicht” Behörden und Unternehmen regelrecht in Bewegung gesetzt, sich mit digitalen Lösungen auseinanderzusetzen und den eigenen Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen. Zunächst mit dem Ziel, das Infektionsrisiko zu verringern.

Seit dem 1. Juli 2021 setzt die gesetzliche Home Office-Pflicht aus dem Infektionsschutzgesetz aus. Viele Beschäftigte – auch in der Verwaltung – möchten trotzdem weiterhin die Möglichkeit haben, aus dem Home Office zu arbeiten.

Aber auch die vorübergehende Schließung von Serviceleistungen für Bürgerinnen und Bürger vor Ort oder der Ausfall von Ratssitzungen haben digitale Alternativen forciert. Viele Kommunen haben bereits (erste) technische Voraussetzungen geschaffen und den Grundstein für die Nutzung digitaler Wege gelegt.

2. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) als Eintrittskarte

Das Onlinezugangsgesetz (bmi.bund.de | Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 auch digital anzubieten. Damit soll es zu einem verbesserten Onlinezugang kommen, der die Interaktion zwischen Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung einfacher und effizienter werden lässt. Das Ziel ist es, auf möglichst viele Verwaltungsdienstleistungen – insgesamt wurden an die 600 digitalisierende Dienste identifiziert (sog. OZG-Leistungen) – digital zugreifen zu können.

Im Mittelpunkt des Gesetzes stehen die Bürgerinnen und Bürger: Denn durch den Einsatz dieser digitalen Angebote sollen Verwaltungsleistungen nicht nur online verfügbar sein, sondern auch besonders auf Akzeptanz und Nutzerfreundlichkeit getestet werden. Mit der Umsetzung einer digitalen Beteiligung (vdz.org | Verwaltung der Zukunft) des Bürgerhaushalts haben Einwohner u.a. die Chance, einzelne Posten “abzusegnen”, zu bewerten und zu kommentieren.

E-Government-Gesetz (EGovG)

Das Onlinezugangsgesetz und das E-Government-Gesetz (bmi.bund.de | Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat) gehen Hand in Hand: Das E-Government-Gesetz verpflichtet öffentliche Verwaltungen einen elektronischen Zugang zu eröffnen.

Kernthemen sind digitale Verwaltungskanäle zu schaffen, elektronische Nachweise zu nutzen, Verwaltungsverfahren online zu bezahlen und die digitale Dokumentation verpflichtend einzuführen. Eine Grundlage dafür ist die E-Akte, mit der unübersichtliche Papierakten überflüssig und Verwaltungsunterlagen leicht auffindbar an einem Ort gesammelt werden.

Tisch voller unübersichtlicher Akten
Keine Papierberge mit digitaler Aktenführung

3. Digitalisierungsstrategie: Welche Voraussetzungen sind notwendig?

Laut Kompetenzzentrum Öffentliche IT (kgst.de | Digital vorangehen) haben 59 Prozent der deutschen Kommunen eine Digitalisierungstrategie oder planen diese. Eine Strategie führt zu einer tieferen Kooperation in der Stadt und beinhaltet mehr als die bloßen technischen Voraussetzungen. Denn Behörden und Unternehmen vernetzen Lebens- und Wirtschaftsbereiche und schaffen mehr Mitbestimmung und Transparenz für die Bevölkerung.

Eine kommunale Digitalisierungsstrategie gibt Impulse für neue Entwicklungen und umfasst alle digital-vernetzten Lösungen, die Kommunen, Bevölkerung, Unternehmen und öffentliche Verwaltungen besser miteinander leben und interagieren lassen, um ganzheitliche Ziele und Visionen umzusetzen.

Technologie und Infrastruktur sind die Basis

Menschen vernetzen sich überall auf der Welt: Das soll auch zukünftig in Städten, Gemeinden und Regionen möglich sein. Mit der Vernetzung zwischen ländlichen und städtischen Regionen werden Vorteile für die Wirtschaft, die Lebensqualtität und Wettberwerbsfähigkeit geschaffen. Insbesondere abseits der urbanen Ballungsräume herrscht häufig Fachkräftemangel. Mit einem standortunabhängigen Arbeitsplatz haben z. T. mehr Menschen die Möglichkeit sich auf eine Stelle zu bewerben.

Dienstleistungen werden dezentralisiert

Damit können sich besonders ländliche Regionen mittels digitaler Alternativen besser koordinieren und stärker mit anderen Städten und Gemeinden kooperieren. Digitale Kommunen nutzen neue Technologien, um Prozesse leichter umzusetzen, umweltfreundlich und kostensparend zu agieren.

Werden Serviceleistungen in einer Kommune nicht angeboten, kann schnell an eine andere Stelle weitergeleitet werden. Bei einer fehlenden Zuständigkeit können Dienstleistungen demnach dezentralisiert werden.

Neben der technischen Ausstattung – Laptops, Tablets etc. – gehört ein gewisses “PC Know-how” dazu. Für eine umfassende Digitalisierung muss außerdem die Infrastruktur flächendeckend vorhanden sein. Gerade ländliche Gebiete haben Nachbesserungsbedarf. Denn der im Jahr 2014 beschlossene Ausbau von Hochleistungsnetzen in der digitalen Agenda (bmwi.de | Bundesminesterium für Wirtschaft und Energie) geht noch immer nur schleppend voran.

Web-Auftritt und Soziale Medien nutzen

Soziale Plattformen wie Facebook, Xing, Instagram und Foren von Stadtportalen sind vor allem der Draht zu jüngeren Menschen vor Ort. In diesen Netzwerken kann an kommunalen Projekten digital teilgenommen, mitdiskutiert und debattiert werden, sodass auch Bürgerinnen und Bürger immer informiert sind. Mit einem gelungenen Web-Auftritt wird ländlicher Raum auch als Wohnort wieder interessant. Kommunale Webportale bieten außerdem einen Zugang zur öffentlichen Verwaltung und teilen aktuelle News sowie Informationen aus der Politik.

Kommunikations- und Kollaborations-Tools

Zum Vernetzen untereinander sind Kommunkations- und Collaborations-Tools hilfreich. Der Austausch per E-Mail oder Telefon ist schon lange nicht mehr zeitgemäß. In den Vordergrund rückt der Kontakt über einen Chat mit Videokonferenz-Diensten wie Slack, Zoom, MS Teams. Diese beliebten Dienste sind allerdings in den meisten Fällen nicht datenschutzkonform, sodass Ämter und Behörden auf Alternativen wie Wire oder NETWAYS Web Services Jitsi zurückgreifen.

Um Serviceleistungen und Aufgaben aktiv auf andere Ämter zu übertragen, sind cloudbasierte Kollaborations-Tools praktisch im Behördenalltag. Die Software-Lösungen bieten eine Übersicht der Zuständigkeiten und speichern wichtige Unterlagen. Ein DSGVO-konformer Anbieter mit deutschem Serverstandort ist z. B. factro aus Bochum.

Ein Projektstrukturplan für eine Veranstaltung
Projektstrukturpläne strukturieren und priorisieren Aufgaben

4. Digitale Kommune – Praxisbeispiele

“DorfFunk” in Rheinland-Pfalz

Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in allen Bereichen vorangetrieben – das gilt auch für die Kommunen. In Rheinland-Pfalz stellte Innenminister Lewentz in Kooperation mit dem Frauenhofer IESE die entwickelten Anwendungen “DorfFunk” und “DorfNews” zur Verfügung. Die Apps unterstützen bei einer dezentralen Vernetzung der Bevölkerung und bieten eine digitale Kommunikationsplattform. Sie sind vor allem ein kostengünstiger Schritt in Richtung digitale Kommune.

Online an- und ummelden

Mithilfe der bundeseinheitlichen Umsetzung des OZG-Projekts einer elektronischen Wohnsitzanmeldung (eWA) soll der Behördengang zur Wohnortan- oder ummeldung zukünftig wegfallen. Mehr als neun Millionen Menschen ziehen deutschlandweit um, deswegen gehört die An- und Ummeldung zu den Top-10-Bürgerleistungen.

Die Senatskanzlei Hamburg entwickelt zusammen mit dem Dienstleister Dataport bereits eine technische Lösung. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind geschaffen, sodass auch über Ländergrenzen hinweg einheitliche Anträge gestellt werden können. Das schafft vor allem Erleichterung für die Bevölkerung.

Schulanmeldung digital in NRW

In Nordrhein-Westfalen wird zusammen mit den Kommunen die Schulanmeldung online weiterentwickelt. Was in NRW bereits möglich ist, soll zukünftig für alle Bundesländer gelten und bietet in erster Linie einen großen Mehrwert für Eltern und Schüler.

Weitere Beispiele einer kommunalen Digitalisierung sind:

  • Mobile Ärzte: Hausbesuche kosten in ländlichen Räumen viel Zeit. Mit einer geeigneten Software-Lösung können Arztbesuche mittels Videotechnologie, Dokumentationshilfe und Messgeräten digital stattfinden, sodass der Arzt nur noch in dringenden Fällen zum Patienten fährt.
  • Online-Plattformen zum mitmachen: Die Kleinstadt Augustusburg in Sachsen stellt Ihren Einwohnerinnen und Einwohnern die Online-Plattform “MeinAugustusburg.de” zur Verfügung, um Vorschläge und Veränderungen für die Stadt zu machen. Damit kann die Kommune aktiv von der Bevölkerung gestaltet werden.
  • Kinder und Jugendliche mit einbeziehen: In der Raumplanung werden Kinder und Jugendliche häufig außen vor gelassen. Mit der App “Stadtsache” sollen insbesondere ihre Eindrücke in Digitalisierungsprojekte mit einbezogen werden. Es können Fotos, Töne und Videos gesammelt und mit anderen Nutzern geteilt werden.
  • Digitalkompass für Senioren: Oft benötigen gerade ältere Menschen Hilfe beim Einstieg in die digitale Welt. Der Digitalkompass der Bundesarbeitsgemeinschaft der Senioren-Organisationen und des Deutschland sicher im Netz e.V. bietet Material, Beratung und Service kostenfrei an. Die Plattform unterstützt Seniorinnen und Senioren beim Umgang mit Online-Diensten.

Fazit: Digitale Kommunen sind die Zukunft

Ausgelöst durch die Krise wird die Digitalisierung in Kommunen immer weiter vorangetrieben. Mit der passenden Digitalisierungsstrategie kann kommunale Kommunikation und Bürgerbeteiligung auch in der Zukunft immer weiter ausgebaut werden. Doch nichts ersetzt den persönlichen Kontakt, sodass auch künftig eine Mischung aus analogen und digitalen Strukturen denkbar ist, die einen Austausch zwischen der Kommune und der öffentlichen Verwaltung stärkt.

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