So funktioniert die Kostenplanung im Projekt!

Übersichtliche Kostenplanung im Projektmanagement

Hilfe! Die Zeit ist knapp und die Kosten liegen bereits über dem geplanten Budget. Doch das Projektende ist noch weit entfernt. Falsche Zeitplanung, unklare Projektziele, unterschätzter Umfang – das alles können Gründe sein, warum Projekte scheitern. Mit einher geht oftmals auch eine unzureichende Kostenplanung, die im schlimmsten Fall das festgelegte Limit überschreitet.

Damit Dir das nicht passiert und Du weißt, worauf es bei der Kostenplanung eines Projekts ankommt, findest Du in diesem Artikel wissenswerte Informationen zum Thema. So startest Du gut vorbereitet in Dein nächstes Vorhaben.

Die Kostenplanung ist ein wichtiger Punkt in der Projektplanung

Was ist eigentlich eine Kostenplanung?

Die Kostenplanung beschreibt die systematische Ermittlung, Strukturierung und Überwachung aller projektbezogenen Kosten über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Per Definition handelt es sich um eine Kostenschätzung, die zu Beginn eines Projekts erstellt wird. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass Projektkosten nicht überschritten sowie Budgets nachvollzogen werden und eine regelmäßige Kostenkontrolle durchgeführt werden kann. Der Faktor “Kosten” ist eine der drei Dimensionen im Projektmanagement, auch magisches Dreieck genannt und steht in Bezug zur Zeit sowie zur Leistung.

Bestandteile einer Kostenplanung

Bei der Projektplanung gibt es viele verschiedene Faktoren, die Du beachten solltest. Neben der Projektorganisation, dem Zeitplan und den Kapazitäten spielt auch das Projektbudget eine wichtige Rolle. Denn: Projekte kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Die Kostenplanung ermittelt also alle Kosten, die für ein Projekt anfallen. Zudem ist sie ein Bestandteil der Projektkalkulation, die weitere Faktoren, wie zum Beispiel Aufwände, Risiko und Kapazitäten berücksichtigt.

Welche Kostenarten gibt es?

Bei der Planung und Berechnung von Kosten müssen – je nach Projekt – verschiedene Kosten eingeplant werden. Hier ein Überblick:

• Personalkosten
• Materialkosten (falls es sich um ein Produkt handelt)
• Fertigungskosten (für die Herstellung des Produkts)
• Fremdleistungskosten (z.B. für Subunternehmen)
• Kapitalkosten (Kosten, die für die Umsetzung eines Projekts zu Beginn investiert werden)
• Dienstleistungen externer Unternehmen
• Steuern, Gebühren
• …

Bei der Art der Kosten kommt es darauf an, in welcher Branche Du tätig bist. Denn nicht überall fallen die gleichen Kosten an. Zusätzlich kann bei einigen dieser Kosten lediglich eine Aufwandsschätzung aufgestellt werden.

💡 Wusstest Du? Bei den Kostenarten unterscheidet man zwischen Gemein- und Einzelkosten. Gemeinkosten sind alle Kosten, die anteilig bei Projekten angerechnet werden. Zum Beispiel Kosten für IT, Buchhaltung oder andere Infrastrukturen sein. Einzelkosten können dagegen einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden, zum Beispiel Materialkosten.

Die Kostenplanung kann ganz unterschiedliche Kostenarten enthalten

Wie wird eine Kostenplanung erstellt?

Bei der Erstellung einer Projektkostenplanung gibt es je nach Branche unterschiedliche Vorgaben. Beispielsweise die DIN 276 für die Berechnung von Kosten im Bauwesen. Doch auch wenn die Normen nicht in allen Branchen gleich sind, ist es hilfreich, sich an einem klaren Ablauf zu orientieren:

• Projektstrukturplan (PSB) definieren
• Aufwand pro Arbeitspaket schätzen
• Stundensätze und Fixkosten zuordnen
• Kosten aggregieren
• Budget freigeben
• Controlling aufsetzen

Kostenplanung im Projektmanagement mit Vorlagen

Für die Berechnung kannst Du natürlich eine Excel-Tabelle verwenden – effizient ist das allerdings nicht! Noch viel einfacher wird dieser Prozess, wenn Du eine Projektmanagement-Software, wie zum Beispiel factro einsetzt. Dort wird durch benutzerdefinierte Felder ermöglicht, die Kosten direkt im Projekt, aber auch in einzelnen Aufgaben anzeigen zu lassen.

Auf den ersten Blick ist das vielleicht ein verzwicktes und trockenes Thema, doch wenn Du weißt, was Du brauchst, geht es leicht von der Hand. Starte mit dem Erstellen der benötigten Felder und schalte sie anschließend auch in anderen Projekten frei. Keine Sorge – factro ist super intuitiv. Und damit Du wirklich alles mit diesen Feldern abdecken kannst, stehen Dir sechs verschiedene Feldtypen zur Verfügung – mit dieser Auswahl kannst Du alle möglichen Projektkosten kalkulieren.

Anschließend werden Dir die Kosten in allen Ansichten angezeigt. Im Gantt Chart und der Tabellenansicht kannst Du Filter nutzen, um Dir Kosten so anzeigen zu lassen, dass Du sie auf einen Blick erkennst. Im Projektstrukturbaum und dem Kanban Board findest Du die Kosten zum Beispiel im Projekt- oder Paketkopf und in den Aufgabendetails.

Ein Beispiel für die Kostenplanung im factro Gantt Chart

Kosten direkt im Tool planen

Digitale Tools für Kostenplanung und Budgetkontrolle geben Dir einen umfassenden Überblick über das Projekt. Ansichten wie der Projektstrukturbaum visualisieren den Umfang des Projektes inklusive der einzelnen Arbeitspakete und schaffen eine Grundlage für die Planung aller Kosten. Zur Berechnung Deiner Kosten legst Du – direkt im Projekt – benutzerdefinierte Felder an, die dann in Bezug zu den Aufgaben innerhalb des Projektes stehen. Legst Du z.B. das Feld “Personalkosten” an (Aufwand x Stundensatz) und erfasst dann Aufwände in einer Aufgabe, erhöhen sich die Kosten im Projektüberblick automatisch.

Mehr Informationen zu den benutzerdefinierten Feldern findest Du in unserem Blogartikel!

So hast Du als Projektleitung jederzeit einen transparenten Einblick in die Kostenentwicklung und kannst Abweichungen vom Budget rechtzeitig erkennen. Zudem müssen aktuelle Zahlen nicht extra vom Management angefragt werden, da sie im Projekt schon auf dem neuesten Stand sind. Das spart Zeit und Umwege. Absprachen können zeitnah erfolgen und Entscheidungen schneller getroffen werden.

Darüber hinaus erfolgt die Kostenkontrolle einfach und schnell, indem Du die Plankosten mit den tatsächlichen Kosten, die bereits angefallen sind, vergleichst. Beide Felder setzt Du in Bezug zueinander und lässt Dir die Differenz zwischen geplanten- und tatsächlichen Kosten anzeigen. factro ermöglicht Dir verschiedene Wege, die Felder miteinander agieren zu lassen und eine komplexe Kostenabrechnung vorzunehmen.

Diese Darstellung ist besonders praktisch für die Projektdokumentation. Durch die detaillierte Darstellung eines Projektes können alle Schritte reflektiert und Fehler vermieden werden. Bezüglich der Kosten kannst Du erkennen, wo Du etwas unterschätzt hast oder welche Kosten Du vielleicht gar nicht beachtet hast.

Anders als bei der Planung mit einer Excel-Tabelle, muss hierbei nicht alles gesondert übertragen werden. Es ist also schneller und sicherer – auch Fehler bei der Übertragung passieren dadurch seltener.

Wenn Du wissen möchtest, wie genau Du die Felder anwenden kannst, haben wir hier hilfreiche Handbuchartikel für Dich.

Um bei der Kostenplanung des nächsten Projektes noch mehr Zeit zu sparen, kannst Du wiederkehrende Vorhaben als Projektvorlage abspeichern – inklusive der benutzerdefinierten Felder. Zusätzlich kannst Du auch einen Soll-Ist-Vergleich im Tool vornehmen und so Deine Kostenplanung für die nächsten Projekte immer weiter optimieren.

Ein Projektmanagement-Tool erleichtert Dir die Kostenplanung

Was sind die Schwierigkeiten bei der Berechnung?

Die Schwierigkeit bei der Berechnung der Kostenplanung liegt nicht nur bei der Abschätzung der Kosten. Auch der zeitliche Aufwand ist zu beachten, da verschiedene unvorhersehbare Faktoren den Zeitplan verzögern können. Denn je länger ein Projekt andauert, desto mehr Kosten fallen an. Und: Preise können schwanken und sich über das Projekt hinweg entwickeln. Damit Dich die Kosten am Ende nicht überraschen, solltest Du ausreichend Puffer einplanen. Dieser sollte laut Fachleuten circa 5-10% betragen.

Um ein Überschreiten des Projektbudgets so früh wie möglich zu verhindern, ist eine sorgfältige Planung besonders entscheidend. Denn anders als bei der Budgetierung steht hier eine langfristige Planung an. Hier bietet Dir der Projektstrukturbaum eine wertvolle Orientierung.

Vor- und Nachteile der Kostenplanung

Fazit: Das A und O für die Planung des richtigen Budgets

Obwohl die Kostenplanung vor allem eine Abschätzung der zu erwartenden Kosten ist, solltest Du nicht darauf verzichten, diese vor Projektbeginn zu erstellen, um einen Überblick über Deine Ressourcen zu haben. Auch wenn das Projektbudget überschritten wird, hast Du so wichtige Erfahrungen für die Zukunft gesammelt und eine Orientierungshilfe geschaffen, um in Zukunft genauer planen zu können.

Mithilfe eines Projektstrukturbaums, wie z.B. in factro, kannst Du Dich zudem ganz einfach von Paket zu Paket hangeln und so Deine Kostenplanung Schritt für Schritt aufstellen und benötigst keine zusätzliche Kostenplanungs-Software.