factro – Die überzeugende Asana-Alternative

Sie suchen ein starkes Projektmanagement-Tool als Asana-Alternative? Wir beantworten die Frage, worin die großen Unterschiede der beiden Team-orientierten Software-Programme liegen.

factro vs. Asana – der Vergleich

Du suchst ein starkes Projektmanagement-Tool als Asana-Alternative, um Deine Projekte erfolgreich zu steuern? Sowohl factro als auch Asana sind cloud-basierte Tools. Asana wirkt auf den ersten Blick einfach in der Bedienung und bietet eine umfangreiche Dokumentation.

Wir schauen genauer hin und beantworten die Frage, worin die großen Unterschiede der beiden Team-orientierten Software-Programme liegen. Der folgende Vergleich veranschaulicht diese in einer übersichtlichen Darstellung:

  1. Serverstandort und Datensicherheit
  2. Kunden-Service
  3. Projekt-Ansichten
  4. Gantt-Diagramm
  5. Dashboard
  6. Controlling und Aufwände
  7. Gastnutzer

factro überzeugt durchweg als Asana-Alternative

1. Deutscher Serverstandort – höchste Datensicherheit

Während Asana seine Daten auf Servern in den USA bzw. Europa – das aber auch nur auf Anfrage – hostet und damit keinen deutschen Datenschutz-Standard bietet, profitieren factro User bei der Alternative zu Asana von der EU-Datenschutz-Konformität.

Das bestätigt auch das Fachportal DAS UNTERNEHMERHANDBUCH mit seiner Topliste der Projektmanagement Software für kleine und mittlere Unternehmen.

“factro ist im Gegensatz zu den meisten anderen Projektmanagement-Lösungen 100% Made in Germany, wird in Deutschland entwickelt und zeichnet sich neben deutschem Server-Standort & Datenschutz auch durch deutschen Kundenservice aus.”  DAS UNTERNEHMERHANDBUCH

Das deutsche Rechenzentrum, in dem die Daten in factro gespeichert werden, sind nach den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert und für die auftragsbezogene Datenverarbeitung zugelassen. factro Usern werden dadurch höchste Sicherheitsstandards gewährleistet. Die Verschlüsselung der Datenübertragung zwischen Rechenzentrum und Endgerät erfolgt über das sichere SSL-Verfahren.

Die DSGVO und die Betroffenenrechte gem. Art. 12–22 DSGVO haben bei der Erhebung von personenbezogenen Daten höchste Priorität. Unser Blog-Beitrag liefert Dir ausführliche Informationen zum Thema DSGVO und Datenschutz bei factro.

factro User sind stets darüber informiert, wo ihre Daten gespeichert, wie sie gesichert und wozu sie verwendet werden. Dadurch wird die Datensicherheit garantiert und höchster Wert auf den Schutz des Firmenwissens gelegt.

“factro bietet Sicherheit für Ihre Arbeit: Mit deutschem Server-Standort und stabiler Cloud.”

2. Kunden-Service schon ab der Basic Cloud

Sowohl factro Neueinsteigern als auch factro Profis steht der kostenfreie Kunden-Service schon ab der Basic Cloud zur Verfügung.

Während Asana erst ab den Bezahltarifen einen Kunden-Service anbietet, erhalten factro User bereits nach der Registrierung persönliche Unterstützung bei der kostenlosen Asana Alternative. Der deutschsprachige Kunden-Support von factro berät bei konkreten Anwendungsfällen telefonisch, per E-Mail und Kontaktformular. User erhalten zudem Antworten zu einzelnen factro Features und konkreten Nutzungs-Szenarien.

3. Projektansichten: Strukturplan, Kanban, Gantt, Liste

Der Ansichten-Vergleich

Asana und factro bieten verschiedene Ansichten auf Projekte und Aufgaben. Beide SaaS-Tools verfügen über eine Board-Ansicht. Asana bildet damit einen Workflow ab, der in Form von Karten angelegt wird.

Die (Kanban) Board-Ansicht von factro enthält zusätzlich die Aufgaben-Status, die dem User auf einen Blick zeigen, welche Aufgaben geplant, aktiv, beendet oder im Review sind. Damit wird eine übersichtliche und kooperative Projektarbeit erst möglich.

Sowohl factro als auch Asana bieten Aufgabenlisten an, die sich im Funktionsumfang allerdings voneinander unterscheiden. factros Aufgabenliste besitzt im Gegensatz zu Asana neben dem Ampelsystem zur Priorisierung von Aufgaben und dem Setzen von Fristen mit Hilfe eines Kalenders auch die Filter- und Gruppierungsfunktionen. Diese starken Features sorgen für eine strukturierte und übersichtliche Projekt- & Teamarbeit.

Die Suche über die factro Projekttabelle
Die Suche über die factro Projekttabelle

factros Aufgaben-Status

Im Unterschied zur Aufgabenverwaltung bei Asana ermöglichen die unterschiedlichen Aufgaben-Status bei factro eine teamorientierte Zusammenarbeit. Insbesondere mit Hilfe des Review-Status (ab der Team Cloud) wird die Kooperation zwischen Verantwortlichem und Ausführendem leicht und transparent.

Der Ausführende setzt die Aufgabe in den Review-Status. Der Verantwortliche sieht diese Aufgabe in seinem Dashboard und kann sie dann in den Status beendet oder zurück in aktiv setzen. Damit weiß der Ausführende, ob die Aufgabe erledigt ist oder weiter bearbeitet werden soll.

factro übertrifft Asanas Ansichten-Angebot

Mit Hilfe des einzigartigen factro Projektstrukturplans wird das Projekt visuell und inhaltlich strukturiert.

Pakete mit Unterpaketen in einem Projekt
Der Projektstrukturplan in factro

Vergleichbar mit einer sich verästelnden Baumstruktur besteht ein Projekt aus einem Projektkopf (blau), aus Paketen (grün) und Aufgaben (weiß). Zusätzliche Aufgabendetails machen eine schnelle und agile Aufgabenbearbeitung möglich, da auf Inhalte direkt zugegriffen werden kann, ohne die Aufgabe selbst zu öffnen.

4. factros Gantt-Diagramm – für eine effektive Projektplanung

Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen

Mit Asana können Aufgabenabhängigkeiten festgelegt werden, die in der Zeitleiste in Form von Pfeilen visualisiert werden. Der Unterschied zu factros Vorgänger-/Nachfolger-Funktion im Gantt-Chart besteht in folgenden Merkmalen:

Das Verschieben einer Aufgabe innerhalb des Gantt-Charts hat (nach Zustimmung des Users) sofort und unmittelbar zeitliche Auswirkungen auf die nachfolgenden Aufgaben, die in Beziehungen zueinander stehen.

factro ermöglicht also eine automatische zeitliche Anpassung von Aufgaben und die einfache Steuerung kritischer Abfolgen innerhalb des Projektes. Mit diesem Feature sparen Projektleiter wertvolle Planungszeit bei der Organisation der gesamten Vorgangsstruktur.

Übersicht des Gantt-Diagramms in factro
Das Gantt Chart in factro

factro bietet innerhalb des Gantt-Charts zudem visuelle Vorschläge für das Setzen einer Reihenfolge von Aufgaben an, sobald ein Vorgänger definiert worden ist. So planst Du Dein Projekt innerhalb des Gantt-Charts ganz intuitiv.

Die leicht zu bedienende Drag & Drop Funktion, die durchgängig in factro verwendet wird, bewirkt zusätzlich factros hohen Bedienkomfort. Die genaue Darstellung der Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen bietet außerdem eine Übersicht über Abhängigkeiten.

factros intuitive und leicht verständliche Bedienbarkeit hebt auch HUBSPOT hervor – der Marktführer unter den Marketing-Automation-Anbietern:

“Die optisch ansprechende Web-App factro bietet alle Funktionen für professionelles Aufgaben- und Projektmanagement und ist dabei intuitiv, selbsterklärend und kinderleicht zu bedienen.“  HUBSPOT

Meilensteine bestimmen und damit Projektfortschritt sichern

factro Nutzern steht die Meilenstein-Funktion zur Verfügung. Damit behält der User einen Überblick über wesentliche Ankerpunkte innerhalb seiner Projekte und hat nicht nur eine Kontrollmöglichkeit über wichtige Projektereignisse, sondern auch ein Steuerungsinstrument zur Hand. Das Setzen von Meilensteinen im Gantt-Chart oder innerhalb der jeweiligen Aufgabe sichert somit den Projektfortschritt.

5. Mit dem Dashboard einen klaren Überblick behalten

Asanas Dashboard enthält neben dem Reporting eine Übersicht aller Projekte. Im Gegensatz dazu bietet das Dashboard bei factro einen klaren und projektübergreifenden Blick auf alle Aufgaben und selbstverständlich auch Projekte.

Der User sieht somit nicht nur den Projektfortschritt, sondern behält zudem den Überblick über:

  • seine To-Dos – Aufgaben, für die er als Ausführender eingetragen ist.
  • seine Verantwortung – Aufgaben, für die er als Verantwortlicher eingetragen steht.
  • das Team – Aufgaben, die das gesamte Team zu erledigen hat.
  • alle Projekte, für die er mindestens Sichtrechte hat.

Das Dashboard ist der persönliche Schreibtisch, der nicht nur die auszuführenden Aufgaben des Users, sondern des gesamten Teams darstellt. Es vereinfacht dem User Selbstorganisation und Zusammenarbeit im Team. Verantwortlichen Personen wird zudem eine Übersicht über zeitkritische Aufgaben gegeben und damit die Projektsteuerung erleichtert.

6. Controlling und Aufwände

Ein professionelles Controlling ist ausschließlich in factro verfügbar. Mit Hilfe des Controllings können Aufwände – u.a. Projekt-, Personen- oder Aufgaben-bezogen – abgerechnet und als Excel-Datei exportiert werden.

Asana bietet im Gegensatz zu factro nicht die Funktion der Rest-Aufwände. Zwar hat Asana ein Zeit-Tracking, jedoch bleibt es dem Nutzer selbst überlassen, die restliche Zeit, die ihm aus der Differenz zwischen der geplanten und der tatsächlichen Zeit übrig bleibt, im Blick zu behalten.

factro hingegen liefert eine einfach zu bedienende Lösung, um den restlichen Zeitaufwand im Fokus zu behalten. Schließlich wirken sich Aufwände auf die Gesamtdauer und damit auf die Kosten eines Projektes aus. Mit Hilfe des Rest-Aufwandes behält der factro User den erfolgsentscheidenden Faktor “Zeit” besser im Blick und verhindert so ein Scheitern seines Projekts.

Auslastungsübersicht sorgt für Durchblick

Mit der Auslastungsübersicht behälst Du zudem das Pensum Deiner Mitarbeiter jederzeit im Blick. Du erkennst, welches Teammitglied wie viele Aufgaben auf dem Tisch hat, wer überlastet ist und wo noch Freiräume sind. Du kannst die Aufgaben per Drag & Drop im Handumdrehen auf neue Zeiträume oder auch andere Kollegen umverteilen. So schützt Du die Gesundheit des Teams und steigerst die Zufriedenheit.

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7. Gastnutzer kostenlos einbinden

Asana bietet dem User Berechtigungs-Einstellungen für Projekte, Aufgaben und Teams. Jeder Asana-User kann jedoch unabhängig von seinem Berechtigungsumfang ausschließlich kostenpflichtig in ein Projekt, eine Aufgabe oder ein Team eingebunden werden.

factros Berechtigungsgruppen und Rechtesystem stellen dem User eine einzigartige kostenfreie Berechtigungsgruppe zur Verfügung – den Gastnutzer. Innerhalb eines Projektes oder einzelner Aufgaben können unbegrenzt viele Gastnutzer kostenlos eingebunden werden. Das können sowohl externe Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder auch Partner sein, die für ein Projekt Lese- und für einzelne Aufgaben Bearbeitungsrechte erhalten. Diese haben ein eigenes Dashboard und können an einzelnen Aufgaben mitarbeiten.

D.h. ein Projektleiter kann einen Kunden als Gastnutzer einladen und ihm einzelne oder auch mehrere Aufgaben zuweisen, indem er ihm Bearbeitungsrechte vergibt. Der Gast wirkt an diesen mit, indem er Kommentare und Anhänge anfügt oder Checklisten abhakt und den Aufgaben-Status ändert.

factros Gastnutzer ermöglichen also eine kostenfreie Einbindung wichtiger Stakeholder eines Projektes. Damit wird eine Kooperation in einem Zusammenspiel zwischen allen relevanten Projektbeteiligten einfach und transparent.

Fazit: factro – mehr als eine Asana-Alternative

Asana ist ein solides Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool. factro jedoch überzeugt als Alternative durch:

  • Deutscher Server-Standort und damit höchste Datensicherheit
  • Kostenloser (deutschsprachiger) Kunden-Service
  • Projektstrukturplan als zusätzliche, strukturierende Projekt-Ansicht
  • Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen innerhalb des Gantt-Charts
  • Übersichtliches Dashboard für eine perfekte Projektsteuerung
  • Kostenlos und unbegrenzt Gastnutzer einladen

Bereits in der kostenlosen Version stehen Dir zahlreiche Features zur Verfügung. Registriere Dich JETZT ganz unverbindlich und kostenfrei für unsere Basic Cloud!

Der Vergleich im Überblick

factro Asana
Datensicherheit
EU-DSGVO- / BDSG-neu-konform ja nein
Deutscher Serverstandort ja nein
AVV auf Anfrage ja nein
Ansichten
(Kanban) Board ja ja
Gantt mit Meilensteinen und Vorgänger-/ Nachfolge-Beziehungen ja nein
Projektstrukturplan ja nein
Aufgabenliste ja ja
Zeiterfassung
Zeitmanagement mit Aufwandserfassung ja nein
Arbeitszeitplanung ja ja
Browserkompatibilität
Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari ja ja
Sonstiges
Mehrsprachige Versionen ja ja
Dokumentenverwaltung ja ja
Vorlagen Funktion für künftige Projekte ja ja
Kommunikation in Echtzeit ja ja
E-Mail ja ja
Kalender ja ja
Service
Persönlicher Telefon Support ja nein
Persönliche Vor-Ort-Schulung für Ihr Unternehmen ja nein
Video Tutorials (YouTube) ja ja
Webinare ja nein
Projektstrukturen im Store
Best Practice Store – Thematische Leitfäden für Ihr Unternehmen ja nein

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