Mit factro sorglos ins Projekt starten

Mit drei wichtigen Schritten gelingt der Start ins Projekt reibungslos: Von der Organisation über die Planung bis zum Kick-Off im Team.

Keine Angst vor einem leeren Blatt!

Jeden Tag greifen tausende Nutzer für Ihre Aufgaben und Projekte auf factro zurück. Dabei verwendet jeder User, jedes Team und jede Organisation die Funktionen ganz individuell und so, wie es am besten im eigenen Alltag hilft. In der Projektplanung mit factro gibt es aber auch einige hilfreiche Kniffe, von denen jeder profitieren kann – vom Neueinsteiger bis zum Experten.

Mit drei Schritten zum Start brauchen Sie keine Angst vor einem leeren Blatt haben. Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige Tipps und Tricks für die Organisation mit factro – vom Organisatorischen und dem Konzept bis zum gemeinsamen Kick-Off.

Schritt 1: Das Team einbinden

Bevor es schon konkret an die inhaltliche Planung geht, also an die Zuordnung von Aufgaben zum Beispiel, hilft es oftmals, organisatorisch alles vorzubereiten. Das bedeutet für die Teamarbeit in factro, alle Teammitglieder als Benutzer anzulegen und die passenden Berechtigungsgruppen zuzuteilen (dazu später mehr).

Direkt einladen oder zuerst speichern

Beginnen wir mit dem Einbinden des Teams. Mit nur wenigen Klicks können Sie andere Nutzer direkt in Ihre Cloud einladen. Wenn Sie aber lieber in Ruhe vorplanen und die tatsächliche Einladung später versenden wollen, geht das auch. Und das sogar ohne Aufgaben oder Einstellungen neu einzuteilen.

Ein Screenshot, der das Speichern eines Benutzers in factro zeigt
Über den rot eingekreisten Button können Sie Nutzer speichern, ohne sofort eine Einladung zu senden

Beim Hinzufügen eines Users können Sie auf die sofortige Einladung verzichten. Wenn Sie stattdessen „Speichern“ drücken, werden alle Eingaben – z.B. Name oder E-Mail – für später übernommen. In der Zwischenzeit können Sie so die Lizenzanzahl managen, die Rollen festlegen und natürlich Aufgaben zuteilen.

Nutzer nachträglich einladen

Wenn Sie die Einladung nachträglich rausschicken wollen, brauchen Sie in der Benutzerverwaltung nur auf die Briefumschlag neben dem Benutzernamen klicken und der Dialog der Einladung öffnet sich erneut. Nach einem weiteren Klick auf „Einladen“ kann das ausgewählte Teammitglied zusammen mit Ihnen in der Cloud arbeiten.

Ein Screenshot der späteren Einladung eines Benutzers in factro
Mit einem Klick auf den Briefumschlag können Sie die Einladung auch später versenden

Die gewünschten Rollen zuteilen

Wenn das Team aus Usern besteht, die in Ihrer Organisation verschiedene Rollen einnehmen, helfen die Berechtigungsgruppen. Diese teilen jedem Account bestimmte Möglichkeiten zu. Damit stellen Sie z.B. ein, welche Teammitglieder weitere Benutzer einladen können, wer Daten exportieren darf und wer schwerpunktmäßig operativ in factro unterwegs ist.

Ein Screenshot, der das Zuweisen der Berechtigungsgruppe beim Einladen in factro zeigt
Über das Dropdown-Menü im rot markierten Bereich können Sie die Berechtigungsgruppe wählen

Die Berechtigungsgruppen im Detail

In der Basic und Team Cloud gibt es zwei Berechtigungsgruppen, in der Business und Professional Cloud ist die Aufteilung mit vier Gruppen noch genauer. Hier eine Übersicht der Rollen und den jeweiligen Rechten:

  • Admin: Der Admin kümmert sich um organisatorische Angelegenheiten, etwa neue Aufgaben und Projekte, Nutzer einladen und Berechtigungsgruppen festzulegen. Außerdem können Admins Daten exportieren und in die Leistungserfassung reinschauen.
  • Planer: Planer sind vergleichbar mit Projekt- oder Abteilungsleitung. Sie können Projekte planen und steuern, aber z.B. nur Gastnutzer und keine lizenzpflichtigen User einladen.
  • Mitarbeiter: Mitarbeiter sind vor allem operativ eingebunden und können in vollem Umfang bearbeiten und sich in den allermeisten Programmbereichen umschauen. Projekte können von dieser Berechtigungsgruppe aber nicht gesteuert werden.
  • Gast: Gastnutzer eignen sich hervorragend zur Einbindung von Kooperationspartnern, externen Mitarbeitern oder Kunden. Sie können einzelne Aufgaben zurückmelden, aber keine selber erstellen. Mit Sichtrechten auf Kundenprojekte können Sie so z.B. den neuesten Stand zeigen. Eine weitere Lizenz ist nicht nötig.

Die Sichtrechte können Sie direkt beim Einladen oder Speichern einen neuen Nutzers über das Dropdown-Menü bestimmen. Über die Benutzerverwaltung lassen Sie sich von Admins aber auch jederzeit nachträglich anpassen.

Praxis-Tipp: Einen Super-Admin gibt es in factro nicht: Auch sie sehen nur, worauf sie Sicht- oder Bearbeitungsrechte haben.

Schritt 2: Projekt & Aufgaben als Entwurf planen

Wenn alle Nutzer vorbereitet oder schon im Boot sind, kann es mit dem Projekt losgehen! Auch hier gibt es ein paar Kniffe, mit denen die Planung fokussierter und zielgerichteter abläuft. Einer davon ist der Entwurfsmodus. Damit werden Projekte in Ruhe vorgeplant und mit nur einem Klick beim Kick-Off freigegeben.

Projekte im Stillen planen

Der Vorteil: Entwürfe lösen – außer bei @mentions – keine Benachrichtigungen aus, sodass Sie sich ganz auf die Planung und die Teammitglieder auf die aktuellen Aufgaben konzentrieren können.

Sobald Sie ein neues Projekt über das (+) im Hauptmenü anlegen möchten, können Sie in der „Projektfreigabe“ den Entwurf auswählen. Von hier an können Sie Ihr Projekt ganz nach Ihren Wünschen aufbauen, strukturieren und immer umbauen, bis Sie zufrieden sind. Mit dem Entwurf arbeiten Sie ungestört am Feinschliff und Ihr Team ungestört an Aufgaben, die noch andere Projekte betreffen.

Ein Screenshot vom Anlegen eines Projekts im Entwurf
So legen Sie ein neues Projekt als Entwurf an

Praxis-Tipp: Nutzen Sie den Entwurfsmodus im Alltag auch für einen „Backlog“, anstatt viele Projekte als Dauerläufer zu haben. Das schärft den Blick auf den operativen Alltag.

Aufgaben mit allen Infos ausstatten

Währenddessen können Sie die kommenden To-Dos genau ausarbeiten, sodass das Team später sofort vorbereitet loslegen kann. Doch was bedeutet das genau? Eine Aufgabe kann auf Wunsch absolut genau aufgebaut werden. Dann sind alle W-Fragen und noch viel mehr beantwortet. Werfen wir einen Blick auf die Informationen, die hinterlegt werden können:

  • Verantwortung & Ausführung: Zeigt, wer eine Aufgabe freigibt und wer sie bearbeitet
  • Priorität: Drückt aus, wie wichtig eine Aufgabe ist
  • Zeitraum: Legen Sie die Deadline fest, bis zu der eine Aufgabe abgeschlossen sein soll.
  • Plan, Ist, Rest, Delta: Teilen Sie der Aufgabe eine geschätzte Bearbeitungslänge in Stunden ein. Ab der Professional Cloud nutzen Sie die genaue, smarte Zeiterfassung mit noch mehr Infos.
  • Beschreibung: Erklären Sie die Aufgabenstellung mit allen nötigen Details
  • Checkliste: Nutzen Sie Checklisten, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung abzubilden und nachzuvollziehen
Ein Screenshot einer factro Aufgabe
Ein Beispiel für eine factro Aufgabe

Doch auf Wunsch geht noch mehr: Mit Tags legen Sie per Schlagwort fest, zu welchem Themengebiet eine Aufgabe gehört, z.B. „Kundenprojekt“ oder „Intern“. Außerdem können Sie Aufgaben auch Unternehmen und einem Kontakt zuordnen, um bei Kundenprojekten sofort den Ansprechpartner zu finden.

Mit verknüpften Aufgaben schaffen Sie eindeutige Zusammenhänge, optional auch mit Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Die Felder Bearbeiten & Lesen zeigen Ihnen, wer im Team die Aufgaben anschauen oder sogar bearbeiten darf. Wenn hier jemand fehlt, lassen sich weitere Mitwirkende im Handumdrehen hinzufügen.

Praxis-Tipp: Vergeben Sie sprechende Aufgabentitel und nutzen Sie Verben, damit lassen sich Aufgaben schon auf den ersten Blick identifizieren und zuordnen. Beispiel: Die Aufgabe „Facebook-Account erstellen“ ist wesentlich griffiger als schlicht „Facebook“.

Im Bereich „Neuigkeiten“ sehen Sie Dokumente und Kommentare sowie, ab der Professional Cloud, eine präzise Bearbeitungshistorie. Hier können Sie im passenden Kontext Rückfragen stellen, Feedback einholen oder sich über den neuesten Stand informieren. Mit einer @mention sprechen Sie andere Teammitglieder gezielt an, ganz so wie Sie es aus sozialen Netzwerken oder Messengern kennen.

Schritt 3: Mit einem Kick-Off zusammen starten

Sobald Sie Ihr Projekt vollständig vorbereitet haben und Ihre Organisation startklar ist, können Sie z.B. ein Kick-Off-Meeting organisieren – das geht natürlich auch digital. Dies ist der ideale Rahmen, um als gemeinschaftlich loszulegen. Die Ziele Ziel einer solchen Veranstaltung sind vielfältig. Zu den wichtigsten Gründen zählt die klare Kommunikation des Projektziels, der Einordnung des Projekts in die Unternehmensstrategie sowie die Bedeutung für die Zukunft.

Ziele mit dem Team teilen

Außerdem ist das Kick-Off-Meeting auch bestens dafür geeignet, alle Rahmenbedingungen vorzustellen und letzte Fragen zu klären. Da Sie Ihr Projekt im Vorfeld umfangreich geplant haben, können Sie auf die gute Vorarbeit zurückgreifen und so direkt zur Aufgabenverteilung und Erklärung übergehen. Alle Informationen, die beim Projektstart gebraucht werden, sind in den Aufgaben zu finden.

Junges Team schaut in die Kamera

Gemeinsame Nutzung festlegen

Sollten doch noch offene Punkte sein, können Sie diese in Echtzeit in factro hinzufügen und jeder Beteiligte hat sofort den neuesten Stand. Sie können außerdem Fragen zur Zusammenarbeit mit factro klären oder diese optimieren, wenn Sie schon Vorerfahrung gesammelt haben. Legen Sie die gemeinsame Nutzung fest, z.B. wie oft Rückmeldung zum aktuellen Zwischenstand erfolgen sollen.

Dabei können Sie auch besprechen, ob direkte Ansprachen via @mention zurückgemeldet werden müssen oder wie die Benachrichtigungen eingestellt werden sollen. Insgesamt schaffen Sie damit ein einheitliches Verständnis und einen gemeinsamen Wissensstand für das Projekt und den operativen Alltag.

Mit factro als Team in den Projektalltag starten

Mit diesen drei Schritten nehmen Sie die größten Hürden in der Projektplanung. Gleichzeitig binden Sie das Team vollständig in factro ein und legen so den Grundstein für eine digitalisierte und zielgerichtete Zusammenarbeit. Zudem können Sie diese Tipps auch für jedes neue Projekt oder das Onboarding neuer Kollegen verwenden.

In Ihrer Planung müssen Sie damit das „leere Blatt“ nicht fürchten. Und wenn Sie Fragen zu factro haben, finden Sie rund um die Uhr kostenlose Hilfe in unserem Handbuch, auf unserem YouTube-Kanal sowie in den FAQs. Für weitere Infos erreichen Sie uns zudem per Telefon oder E-Mail an support@factro.de.

Das gesamte factro Team wünscht Ihnen viel Erfolg und Produktivität!

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