Auf der Suche nach einer Microsoft Planner-Alternative?

Planner-Alternative mit leichter Bedienung

Microsoft Planner (auch: MS Planner) ist ein Tool für Aufgabenverwaltung und Projektmanagement. Anders als MS Project setzt die Lösung auf eine deutlich schlankere, leichtere Oberfläche und konzentriert sich auf die Arbeit mit dem Kanban Board.

Nutzt oder testest Du gerade das Tool? Bist Du auf der Suche nach einer App, die mehr als das Kanban Board bietet und sich trotzdem leicht bedienen lässt? Wünscht Du Dir eine einfache Zusammenarbeit mit klaren Zuständigkeiten, bei der jeder weiß, was er bis wann zu tun hat?

Mit der Collaboration Software factro aus Deutschland gibt es eine geeignete Lösung. Dank über 25 Jahren Praxiserfahrung in der Unternehmens- und Projektberatung weiß das Tool genau, was Organisationen und Leader brauchen, um Themen und Teams zu managen. Doch was zeichnet die Microsoft Planner-Alternative aus? Wir haben Dir einige Punkte hier aufgeführt und verglichen.

Das Wichtigste in Kürze

• Microsoft Planner ist mehr als ein Kanban-Tool: Basic-Pläne bieten Board-, Grid-, Chart- und weitere Aufgabenansichten; Premium ergänzt unter anderem Timeline/Gantt, Abhängigkeiten, Meilensteine und People View.
• factro eignet sich besonders für Teams, die Aufgaben und komplexere Projekte in einem System steuern möchten – mit Projektstrukturbaum, Kanban, Gantt, Tabellenansichten, klaren Verantwortlichkeiten und granularen Zugriffsrechten.
• Zeiterfassung, Aufwand-Controlling und Ressourcenauslastung sind in factro direkt in die Projektarbeit integriert und stehen ab der Professional Cloud zur Verfügung.
• Der entscheidende Vergleich lautet deshalb nicht mehr „Kanban oder Projektmanagement?“, sondern: Welche Funktionen, Rechte und Steuerungsmöglichkeiten braucht Dein Team tatsächlich? Und in welchem Tarif stehen sie zur Verfügung?

Welche Projektansichten bietet factro im Vergleich zu Microsoft Planner?

Planner konzentriert sich auf das Kanban Board und ermöglicht die flexible Gestaltung nach eigenen Vorlieben oder Ansprüchen. Nutzer können eigene „Buckets“ erstellen, in denen Aufgaben inhaltlich einsortiert werden. Dadurch eignet sich das Tool für komplett agile Umfelder, jedoch weniger für klassisches oder hybrides Projektmanagement.

Mit den vier verschiedenen Projektansichten in der Alternative factro hast Du immer den richtigen Blickwinkel auf Deine To-Dos und kannst sie effizient verwalten. Du kannst genau die Informationen visualisieren und greifbar machen, die Du brauchst. Zur Auswahl stehen der einzigartige Projektstrukturplan, das Kanban Board, das Gantt-Diagramm sowie die Tabelle – mit nur einem Klick wechselst Du zwischen den Darstellungen.

Wie hilft der Projektstrukturbaum bei komplexen Projekten?

Der Projektstrukturbaum, auch bekannt als Projekstrukturplan (PSP), ist die ideale Projektmanagement-Methode bei der initialen Planung. Statt ausschließlich einzelne Aufgaben nebeneinanderzustellen, kannst Du nämlich ein Projekt in Ebenen zerlegen:

1. Projekt
2. Pakete oder Teilbereiche
3. Aufgaben und Teilaufgaben

Ordne anschließend alle Aufgaben in Pakete ein, die Du z.B. thematisch oder nach einer bestimmten Projektphase ordnen kannst. So kannst Du selbst komplexe Projekte übersichtlich darstellen und durch die einfache Handhabung sofort starten.

Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Wie unterstützt das Gantt-Diagramm die Terminplanung?

Mit dem Gantt-Chart kannst Du einen übersichtlichen und präzisen Zeitplan erstellen. So hältst Du Deine Projekte auf Kurs und erkennst anstehende Deadlines sowie den Fortschritt auf einen Blick. Mit Meilensteinen kannst Du wichtige Zwischenziele markieren und so etappenweise auf das große Ganze hinarbeiten.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Gantt-Diagramm deutlich

Mit dem Gantt-Diagramm lassen sich zudem Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen zwischen verschiedenen Aufgaben erstellen. factro informiert Dich, sobald der vorherige Task erledigt ist und Du mit dem nächsten loslegen kannst.

Das Gantt-Diagramm kann folgende Fragen beantworten:

• Welche Aufgaben laufen parallel?
• Welche Aufgabe muss zuerst abgeschlossen werden?
• Welche Deadline ist gefährdet?
• Wann wird ein wichtiges Zwischenziel erreicht?
• Welche Verzögerung beeinflusst nachfolgende Aufgaben?

Wie funktioniert die Tabellenansicht in factro?

Wenn Du lieber mit Tabellen arbeitest, hat die Microsoft Planner-Alternative auch dafür die passende Ansicht. So hast Du alle Informationen geordnet zur Hand – auch projektübergreifend. Du kannst präzise filtern, sortieren und gruppieren, wovon besonders die Tabellenansicht profitiert. So schaffst Du Deine persönliche Übersicht, die Du zur Wiederverwendung einfach als Favorit speichern kannst.

Eine Übersicht der factro Projekte in der Tabelle

Damit kannst Du beispielsweise nicht nur Aufgabenstatus betrachten, sondern auch:

• Budgets
• Kosten
• Kategorien
• KPIs
• Vertriebsregionen
• interne Kennzeichnungen

Welche individuelle Ansichten helfen bei der täglichen Steuerung?

Mit factro kannst Du zusätzlich auch virtuelle Projekträume einrichten, die Dir eine übersichtliche und strukturierte Darstellung Deiner Projekte ermöglichen. Diese Projekträume bieten Dir nicht nur zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen, sondern helfen Dir auch dabei, zeitkritische Aufgaben frühzeitig zu identifizieren und die Auslastung Deiner Teammitglieder im Blick zu behalten. So entsteht eine einheitliche Sichtweise für alle Beteiligten, was die Transparenz erhöht und die Zusammenarbeit im Team spürbar verbessert.

Darüber hinaus stehen Dir verschiedene Ansichten zur Verfügung, um Deine Projekte individuell zu organisieren, zum Beispiel:

• Störeransicht: Zeigt Dir auf einen Blick Aufgaben, bei denen Deadlines gefährdet sind.
• Aufgabenstapel: Visualisiert alle Aufgaben und To-Dos Deines Teams übersichtlich in einem Kanban-Board.
• Meilensteinansicht: Bietet eine klare Übersicht über alle wichtigen Meilensteine Deines Projekts.
• Projektstatusbericht: Stellt den aktuellen Status Deines Projekts jederzeit übersichtlich und abrufbereit dar.

Wie unterscheiden sich factro und Microsoft Planner bei der Kommunikation?

factro eignet sich ideal zur zielgerichteten und kontextbezogenen Kommunikation. Hältst Du Dein Team per Kommentar auf dem neuesten Stand oder sprich andere Benutzer per @mention gezielt an. Hängst Du Dateien und Dokumente an Deine Kommentar an und schaffst Du so Transparenz zum Fortschritt von Aufgaben.

Mit Microsoft Planner geht dies nicht so flexibel, was eine zielorientierte Kommunikation erschwert. In Kommentaren bietet das Tool keine @mentions, zudem ist es nicht möglich, Anhänge beim Upload direkt an Kommentare zu knüpfen. So geht schnell die Übersicht verloren, was gerade in umfangreichen Aufgaben Übersicht kostet.

Wie lassen sich Zuständigkeiten und Rechte steuern?

Mit der Planner-Alternative verteilst Du Kompetenzen, Aufgaben und Verantwortungen transparent und klar in Deinem Team. Lege für jede Aufgabe einen Ausführenden und einen Verantwortlichen fest. Ist die Aufgabe bearbeitet oder Feedback gewünscht, kann der Ausführende die Aufgabe per „Review“-Status an den Verantwortlichen zur Sichtung weitergeben. Dieser Status fehlt in MS Planner.

Außerdem bietet factro eindeutige Sicht- und Bearbeitungsrechte an. Du kannst für jedes Projekt, Paket und jede Aufgabe in Deiner Cloud individuell festlegen, wer die Inhalte sehen oder auch bearbeiten darf. Dies sorgt für klar verteilte Kompetenzen und Zugriffsmöglichkeiten auf bestimmte Inhalte.

In Microsoft Planner werden Sicht- und Bearbeitungsrechte anders gehandhabt. Wenn Du einen Kollegen aus Deiner Office 365 Gruppe zu einem privaten “Plan” hinzufügst, dann kann er alles in diesem Plan sehen und auch bearbeiten. Einzig Gastnutzer, die factro ebenso bietet, sind in ihren Möglichkeiten im Tool limitiert.

Wie unterstützt factro Zeiterfassung und Team-Management?

Ein weiterer Vorteil der MS Planner-Alternative ist die Zeiterfassung. Lege einfach pro Aufgabe die vorgesehenen Stunden fest. Mit jeder erfassten Leistung sinkt der Rest-Aufwand. So kannst Du Deine Planung optimieren und zudem alle erfassten Leistungen über das Controlling z.B. für Reports oder Rechnungen heranziehen. Dabei lassen sich drei Werte miteinander in Bezug setzen:

• Plan-Aufwand: Wie viel Zeit wurde eingeplant?
• Ist-Aufwand: Wie viel Zeit wurde tatsächlich benötigt?
• Rest-Aufwand: Wie viel Arbeit steht voraussichtlich noch aus?

So kannst Du einschätzen, ob Aufwände realistisch geplant wurden, oder was mehr Zeit braucht als gedacht und welche Erfahrungen dafür in nächste Projekte einfließen können.

Zudem bietet die integrierte Auslastungsübersicht Teamleitern die Möglichkeit, das Pensum der Kollegen immer zu überblicken und bei Aufgaben umzuverteilen, um Überlastung und Unzufriedenheit vorzubeugen. Das schützt die Gesundheit und steigert die Motivation.

Die Ressourcenauslastung in factro

Wie helfen Vorlagen bei wiederkehrenden Projekten?

factro hilft Dir aber nicht nur bei der Planung und Durchführung bestehender Projekte und Aufgaben, sondern auch bei der Prozessoptimierung. Dank der Vorlagen-Funktion ist es leicht, Standards zu etablieren und immer wieder auf diese zurückzugreifen.

Ob eine Aufgabe, ein Paket oder ein gesamtes Projekt: Du kannst alle Inhalte als Vorlage abspeichern und beliebig wiederverwenden. Dies spart wertvolle Zeit bei vergleichbaren Abläufen, sodass Du Dich besser auf die To-Dos konzentrieren können.

Welchen Support bieten die Tools an?

factro überzeugt durch einfache Bedienung und leichten Direkteinstieg – auch ohne Vorkenntnisse vergleichbarer Tools. Somit eignet sich die Microsoft Planner-Alternative für alle operativen Bereiche in Deiner Organisation.

Solltest Du während Deiner Nutzung trotzdem auf Fragen stoßen oder Hilfe benötigen, kümmert sich der kostenlose und persönliche Support jederzeit um Dein Anliegen. Du erreichst uns via E-Mail oder Telefon (dt. Festnetz). Zudem findest Du kostenfrei und rund um Uhr, die Antworten und Tipps in den Tutorials, Webinaren und dem digitalen Handbuch.

Unserer kostenloser und persönlicher Support

Wie lassen sich Termine aus factro heraus planen?

Die direkte Anbindung an den eigenen Kalender aus factro heraus, wird Deinen Alltag deutlich vereinfachen. Du kannst ganz einfach Termine schnell und einfach planen. Dabei wählst Du Deinen cloudbasierten Kalender, wie z.B. den Google Kalender oder Office 365, aus und planst einen Termin.

Durch die Planung direkte aus factro heraus, stellst Du einen direkten Aufgaben-, Paket- oder Projektbezug. Damit sparst Du extrem viel Zeit beim planen von Terminen.

Plane Termine direkt aus factro heraus!

Wie kannst Du Meetings und To-do-Listen erstellen?

Wer wünscht sich nicht produktive, zeitsparend und erfolgreiche Meetings? Wahrscheinlich jeder! Im Fokus-Bereich wird dieser Wunsch Realität. Denn mit der Meeting-Funktion kannst Du Dein Team einfach zu einem Meeting einladen, eine Agenda erstellen und zugehörige Aufgaben verknüpfen, über die Ihr sprechen wollt. Mit der Termineinladung aus factro heraus, wird der Link zu Meeting-Aganda mit versendet und auch alle Teilnehmenden können ihre Anliegen der Agenda hinzufügen.

Und das Beste – Im Hintergrund wir das Meeting-Protokoll automatisch generiert und kann im Anschluss ganz einfach z.B. als PDF heruntergeladen werden. So werden Mitarbeiter die am Meeting nicht Teilnehmen konnten, über alle wichtigen Inhalte informiert.

So könnte in Zukunft Dein automatisiertes Meetingprotokoll aussehen!

Ein weiterer Teil der Microsoft Planer-Alternative Fokus-Bereiches ist die Listen-Funktion. Hier kannst Du Deine individuellen ToDo-Listen ganz einfach anlegen. So kannst Du im Alltag spontane Einfälle direkt herunterschreiben und so nie wieder etwas vergessen. Die ToDo-Listen kannst Du auch mit Deinen Arbeitskollegen teilen oder direkt für bestimmte Themen mit mehreren Personen anlegen. Im Team habt ihr gemeinsame Listen für zum Beispiel Ideensammlungen, auf die alle Beteiligten zugreifen und ergänzen können. Die Lese- und Schreibrechte können hier wieder Individuelle vergeben werden.

Wie erhöht Single Sign-On Komfort und Sicherheit?

Mit dem Single Sign-On kannst Du Dich bequem über einen einzigen Authentifizierungs-Prozess in factro einloggen und profitiert von höherem Komfort und mehr Sicherheit.

Mit Single Sign-On sicher und bequem in factro einloggen

Wie lassen sich individuelle Infos mit benutzerdefinierten Feldern abbilden?

Damit auch Deine Individuellen Bedürfnisse Beachtung finden, kannst Du in factro Benutzerdefinierte Felder anlegen. Ob Kosten oder KPIs, ist alles Möglich. Durch die selbst konfigurierten Felder kannst Du alle Deine Bedürfnisse Abbilden.

factro: Die Microsoft Planner-Alternative

Microsoft Planner ist eine leichtfüßige Software für die schnelle Organisation von Aufgaben per Kanban Board. Wünschst Du Dir jedoch auch die Möglichkeit, mit anderen Methoden und Visualisierungen zu arbeiten, eignen sich Alternativen wie factro ideal.

Dank der inuitiven Bedienung organisierst Du nicht nur Aufgaben und Projekte, sondern auch Dein Team sowie die Verteilung von Rechten und Kompetenzen im Handumdrehen. Zusammen mit der kontextbezogenen Kommunikation arbeitest Du so effizient und zielgerichtet. Falls Fragen auftreten, hilft der kostenlose und persönliche Support weiter.

Das zeichnet die Microsoft Planner-Alternative factro aus:

• einfache Bedienung ermöglicht leichten Direkteinstieg
• basiert auf über 25 Jahren Praxiserfahrung
• kostenfreier Support mit persönlichen Ansprechpartnern
• Projektansichten für jeden Einsatzzweck
• Zeiterfassung, Ressourcen-Auslastung & Controlling

Der Vergleich der Funktionen im Überblick: