Struktur statt Missverständnisse
Montagmorgen, Projektstart. Das Team ist motiviert, die Erwartungen sind hoch, doch schnell tauchen Fragen auf: Was ist das genaue Ziel? Wer ist die Zielgruppe? Wie hoch ist das Budget? Wer entscheidet? Jeder hat ein anderes Bild im Kopf. Erste Aufgaben werden verteilt, aber schon bald entstehen Missverständnisse, Verzögerungen und Frust.
Nicht die Idee ist das Problem sondern die fehlende gemeinsame Grundlage. Erfolgreiche Projekte beginnen mit Klarheit. Ein Projektbriefing ist genau dafür geeignet. Es bündelt alle wichtigen Informationen, schafft Klarheit über Ziele und Rahmenbedingungen und dient als zentrale Informationsquelle für alle Beteiligten.
Doch was genau ist ein Briefing? Welche Arten gibt es? Und wie sieht ein gutes Projektbriefing aus? In diesem Artikel findest Du eine umfassende Übersicht mit Antworten auf häufige Fragen und hilfreichen Tipps zur Erstellung.
Was genau ist ein Briefing?
Der Begriff „Briefing“ stammt aus dem Englischen und bedeutet auf Deutsch so viel wie kurze Einweisung, Besprechung oder Instruktion. Ein Projektbriefing ist also eine strukturierte Zusammenfassung aller relevanten Informationen zu einem bestimmten Projekt. Es dient dazu, intern oder extern Personen schnell und präzise über Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen zu informieren.
Was ist ein Projektbriefing?
Ein Projektbriefing ist die Kurzzusammenfassung eines Projekts auf etwa 1–2 Seiten. Es enthält ähnliche Informationen wie ein Projektplan, ist jedoch kompakter und dient als schnelle Übersicht.
Definition Projektbriefing
Ein Projektbriefing ist:
- eine Zusammenfassung der wichtigsten Projektinformationen
- eine zentrale Informationsquelle
- eine Übersicht für den Projektplan
- eine kurze Beschreibung der wichtigsten Projektbestandteile
- eine Kurzzusammenfassung für alle Beteiligten oder externe Partner inklusive Anforderungen
eine Aufgabe des Projektmanagements - ein Dokument, das zu Beginn des Projekts erstellt werden sollte
Wichtig: Es gibt keine universelle Projektbriefing Vorlage. Umfang und Struktur hängen von der Komplexität des Projekts ab und können individuell angepasst werden.
Ein Projektbriefing schafft ein gemeinsames Bild
Welche Arten von Briefing gibt es?
Je nach Zielgruppe und Zweck unterscheidet man verschiedene Arten von Briefings:
1. Strategisches Briefing:
- Zielgruppe: Kundschaft oder Geschäftsführung
- Fokus: Grober Rahmen, Markenstrategie, langfristige Ziele
- Anwendung: Besonders bei Marketing- oder Markenprojekte
2. Kreatives Briefing:
- Zielgruppe: Externe Dienstleister, Agenturen
- Fokus: Kommunikation, Zielgruppe, Botschaft
- Anwendung: Häufig bei Marketingkampagnen oder Werbemitteln
Ein Projektbriefing für Werbemittel enthält beispielsweise Informationen zu Zielgruppe, Kernbotschaft, Tonalität, Designvorgaben, Marketingkanälen und gewünschten Ergebnissen.
3. Operatives Briefing:
- Zielgruppe: Projektmitarbeitende und externe Partner
- Fokus: Detaillierte Zieldefinition, Aufgabenstellung, Ablauf
4. Designbriefing:
- Zielgruppe: Kreativ- und Designteams
- Fokus: Gestaltungsvorgaben für Website, Logo oder visuelle Elemente
5. Projekt- oder Teambriefing:
- Zielgruppe: Projektteam
- Fokus: Rollenverteilung, Aufgaben, Kick-off
6. Debriefing:
- Zielgruppe: Alle Beteiligten
- Zeitpunkt: Nach Projektabschluss
- Fokus: Rückblick und Bewertung der Zusammenarbeit
Was ist ein Debriefing?
Ein Debriefing ist die strukturierte Nachbesprechung eines Projekts. Ziele eines Debriefings sind die Analyse, was gut gelaufen ist, Identifikation von Verbesserungspotenzial, Sammlung von Lessons Learned, und Optimierung zukünftiger Projekte.
Was gehört in ein Projektbriefing?
Ein Projektbriefing beantwortet zentrale Fragen:
- Worum geht es? Zunächst sollten alle Hintergrundinformationen des Projekts zusammengetragen und Kontext für alle Beteiligten gegeben werden. Dazu gehört zum Beispiel, um was es sich bei dem Projekt handelt, wer beteiligt ist und wie das Projekt auf die Unternehmensziele einzahlt.
- Welches Ziel haben wir? Anschließend werden die Projektziele konkreter formuliert, beispielsweise durch messbare Kennzahlen und eine Formulierung anhand der SMART-Kriterien.
- Wer ist die Zielgruppe? Als nächstes sollte die Zielgruppe definiert werden. Dabei solltest Du die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe sowie die Altersspanne, Branchenzugehörigkeit etc festhalten.
- Wer ist beteiligt? Um ein Projekt planen zu können, sollte genau definiert sein, wer daran beteiligt ist, also z.B. Projektleitung, Teammitglieder, externe Partner, Stakeholder. Denn nur so können Ressourcen optimal verteilt und ein Budget kalkuliert werden.
- Wie hoch ist das Budget? Einer der wichtigsten Faktoren für ein Projekt sind die finanziellen Rahmenbedingungen und verfügbare Ressourcen. Ohne eine solche Aufstellung kann ein Projekt schnell zu teuer werden.
- Wie sieht der Zeitplan aus? Ein weiterer Faktor des magischen Dreiecks im Projektmanagement ist der Zeitplan: je länger sich ein Projekt zieht, desto teurer wird es. Daher sollten ein Zeitraum inklusive Firsten und Meilensteine bei einer guten Vorausplanung dazugehören. Gut darstellen lässt sich ein solcher Plan im Gantt Diagramm.
Weitere wichtige Bestandteile
Ein vollständiges Projektbriefing enthält außerdem:
- Botschaft und Tonalität
- Marketingkanäle
- Materialien und erwartete Ergebnisse
Ein Briefing umfasst die wichtigsten Infos
Projektbriefing schreiben: Schritt-für-Schritt
Was ist ein Briefing? Beispiel
Ein typisches Briefing-Beispiel könnte folgendermaßen aussehen:
Projekt: Erstellung neuer Social-Media-Werbemittel
Ziel: Steigerung der Lead-Generierung um 20 % innerhalb von 3 Monaten
Zielgruppe: KMU im Bereich Dienstleistungen
Budget: 15.000 €
Zeitraum: April–Juni
Beteiligte: Marketingteam, externe Designagentur
Ergebnis: 5 Social-Media-Anzeigen, Landingpage, Reporting
Dieses Beispiel zeigt, wie kompakt und klar ein Projektbriefing strukturiert sein kann.
Digitale Umsetzung mit factro
Am besten ist es, wenn die Informationen direkt beim Projekt liegen. In einer Projektmanagement-Software wie factro können alle relevanten Informationen im Projekt festgehalten werden. In dem Beschreibungsfeld des Projekts können beispielsweise Ziele und wichtige Dokumente hinterlegt werden. Auch der Zeitraum und Verantwortliche Personen können dokumentiert werden. Im Gantt-Diagramm werden der zeitliche Ablauf geplant und Meilensteine markiert.
Das gesamte Vorhaben wird übersichtlich im Projektstrukturbaum angelegt, inklusive Pakete, Aufgaben und Teilaufgaben. So wird eine komplexe Projektstruktur verständlich dargestellt und alle wichtigen Infos sind direkt griffbereit. Das schafft eine verlässliche Basis für die gesamte Projektlaufzeit.
Der einzigartige factro Projektstrukturplan
Vorteile eines Projektbriefings
Ein gut erstelltes Projektbriefing bietet zahlreiche Vorteile. Zum einen beugt ein ordentliches Briefing Missverständnissen vor und stärkt ein gemeinsame Verständnis der Ziele. Dadurch können Projekte auch wesentlich zielgerichteter umgesetzt werden.
Des Weiteren kannst Du Dir bereits einen ersten Eindruck von den Kosten machen und die Budget- und Zeitplanung realistischer angehen, da Du schon einen groben Umfang identifiziert hast.
All das stärkt eine effiziente Zusammenarbeit im Team, da alle wissen, wo es lang geht und der Fahrplan auch später im Projekt immer griffbereit ist.
Typische Fehler im Projektbriefing
Trotz seiner Wichtigkeit wird das Projektbriefing oft unterschätzt. Häufige Fehler sind beispielsweise unklare oder zu allgemeine Ziele und fehlende bzw. unvollständige Informationen, wodurch z.B. Probleme bei der Budgetkalkulierung entstehen können.
Ein weiterer Punkt ist ein fehlendes Kick-off-Meeting, was das Team zusammenbringt und Fragen klärt. Findest das nicht statt, steigt das Risiko für Missverständnisse und Unklarheiten, zum Beispiel bei den Rollen und Verantwortlichkeiten. Diese Fehler können zu Verzögerungen, Mehrkosten oder Qualitätsproblemen führen.
Fazit: Vom Projektbriefing zur erfolgreichen Umsetzung
Ein Projektbriefing ist weit mehr als eine formale Pflichtaufgabe. Es ist das Fundament für erfolgreiche Projekte, ob intern oder mit Kundschaft. Da es keine feste Projektbriefing Vorlage gibt, sollte das Dokument immer an Umfang und Komplexität des Projekts angepasst werden. Wichtig ist vor allem eines: Klarheit. Ein gut strukturiertes Projektbriefing sorgt dafür, dass alle Beteiligten dasselbe Ziel verfolgen und das Projekt effizient und erfolgreich umgesetzt werden kann.
