Slack-Alternative für Projektmanagement

PM-Software: Slack und factro im Vergleich

In vielen Unternehmen ist der Messenger Slack ein fester Bestandteil der Kommunikation. Denn Slack ist ideal zum Chatten und eignet sich für den schnellen und unkomplizierten Austausch im Team, wodurch Du ganz unkompliziert mit Kollegen sowie externen Partnern zusammenarbeiten kannst.

Oft wird Slack aber auch über seine Kernkompetenzen hinweg genutzt und „zweckentfremdet“ – etwa um Projekte zu managen. Doch darauf ist die beliebte App nicht ausgelegt, entsprechend fehlen viele nützliche Features für diesen Use Case. Aber es gibt Alternativen!

Für das Projektmanagement gibt es wesentlich geeignetere Tools. Statt Projekte mit Hilfe des Chat-Programms zu managen, sollte es als Ergänzung für den allgemeinen Austausch genutzt werden. Eine leistungsstarke Slack-Alternative ist z.B. die Bochumer PM-Software factro.

Im Folgenden zeigen wir Dir, welche Features factro ausmachen und wie Du Projekte damit nicht nur effektiver, sondern auch produktiver managen kannst, ohne völlig auf Slack als Messaging-App verzichten zu müssen.

Mit factro fällt Projektmanagement leicht

Intuitive Bedienung

Projekte sind oft komplex, doch das muss nicht für die genutzte PM-Software gelten. factro setzt auf eine einfache und selbsterklärende Bedienung, sodass ein schneller Direkteinstieg auch ohne Vorkenntnisse oder Schulungen möglich ist.

Slack-Alternative für alle Bereiche

factro eignet sich für alle Bereiche des operativen Geschäfts und nicht nur für technikaffine Abteilungen. Projekte können im Handumdrehen angelegt und verwaltet werden. Die Bedienung erfolgt über aussagekräftige Schaltflächen sowie per Drag & Drop. Wie Slack ist auch factro als Mobile App für iOS und Android verfügbar, sodass Du auch von unterwegs produktiv sein kannst und Deine Projekte jederzeit im Blick behältst.

Die factro Mobile App ist der perfekte Begleiter für unterwegs

Slack-Integration für factro

Dank der offenen API ist es möglich, Slack in factro zu integrieren. So kannst Du beide Tools nutzen und durch diese Bündelung die Vorteile voll ausschöpfen. Im Slack-Chat wirst Du über alle Neuigkeiten informiert: Bei Änderungen an Aufgaben und Projekten werden alle Beteiligten in Echtzeit benachrichtigt und auf den neuesten Stand gebracht.

Damit auch Dein Team immer Bescheid weiß, kannst Du Channel mit Projektbezug erstellen und diese direkt verbinden. Auch Anpassungen wie beispielsweise Kommentare, Statusänderungen und Zeiterfassung können direkt im Channel vorgenommen werden.

Und: Auch weitere Integrationen wie zum Beispiel mit Microsoft Teams sind möglich.

Mehr über die Funktionen und die Vorteile kannst Du in unserem Handout nachlesen.
👉 factro-Roadmap

Ansichten bringen Struktur

Ein großer Vorteil der Slack-Alternative factro sind die verschiedenen visuellen Darstellungsformen. Projekte werden in Pakete und Aufgaben gegliedert, sodass eine klare und nachvollziehbare Hierarchie entsteht. Durch Visualisierung im Projektmanagement werden komplexe Abhängigkeiten greifbar – mit Slack ist dies nicht möglich.

Außerdem hast Du mehr Überblick, da die verschiedenen Ansichten den Fokus auf bestimmte Informationen setzen, z.B. Zeitplanung oder Struktur. Zu den Darstellungen in factro gehören u.a. der Projektstrukturplan, das Gantt Diagramm sowie das Kanban Board.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan (oder auch Projektstrukturplan) ist eine der wichtigsten Projektmanagement-Methoden und eine einzigartige Ansicht in der Slack-Alternative. Wenn wir uns die fünf Phasen des Projektmanagements vor Augen führen, ist er vor allem während der Planung wichtig, bietet Dir aber auch im laufenden Projekt jederzeit eine übersichtliche und leistungsstarke Darstellung.

Ausgehend vom Projekt als übergeordnetem Element, entstehen durch Pakete und Aufgaben weitere Verzweigungen, woraus eine baumartige Struktur entsteht. Diese Struktur zeigt Dir die Zusammenhänge im Projekt und dient Dir und Deinem Team als das gemeinsame Bild. Außerdem kannst Du durch Pakete einzelne Etappen abbilden. Veränderungen und Anpassungen nimmst Du einfach und schnell per Drag & Drop vor.

Der Projektstrukturplan in factro

Gantt Diagramm

Das Gantt Diagramm ist eine der beliebtesten Darstellungen für die Zeitplanung eines Projekts. Auf einem Zeitstrahl werden die einzelnen Pakete und Aufgaben als Balken dargestellt, die den zugeteilten Zeitraum abbilden. Eine vertikale Linie zeigt den aktuellen Tag, sodass Du immer weißt, wie weit fortgeschritten Dein Projekt ist.

Dank seiner Form ermöglicht das Gantt Diagramm auch die effektive Nutzung von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen. Dadurch weißt Du, welche Aufgabe erledigt sein muss, bevor die nächste beginnen kann und wann Du wichtige Benchmarks bzw. Meilensteine erreichst.

Auch das Gantt Diagramm kannst Du einfach per Drag & Drop bedienen. Abhängige Zeiträume, etwa von Paketen oder Vorgängern, passen sich bei Veränderungen automatisch an.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden im Gantt-Diagramm deutlich

Kanban Board

Eine weitere Projektansicht ist das Kanban Board. Dieses zeigt Dir alle Aufgaben nach Status geordnet an. So sehen Du und Dein Team auf einen Blick, ob ein To-Do noch nicht gestartet wurde, aktiv ist oder zur Prüfung beim Verantwortlichen vorliegt.

In factro steht Dir zudem ein projektübergreifendes Board zur Verfügung, das Dir alle Aufgaben anzeigt, bei denen Du Ausführender oder Verantwortlicher bist. Das ist gerade beim Multiprojektmanagement sinnvoll und hilfreich, um alle Tätigkeiten im Auge zu behalten.

Das projektübergreifende Kanban Board in factro

Individuelle Projektansichten

Diese vier Ansichten sind Dir nicht genug? Kein Problem! Mit factro kannst Du jetzt auch individuelle Ansichten einstellen, die den Bedürfnissen Deines Teams gerecht werden und Dir einen umfangreichen Blick über Dein Projekt liefern. Das funktioniert in Form von virtuellen Projekträumen. Ein paar Beispiele für die Abbildungsmöglichkeiten:

• das Kanban Board nach Quartal sortiert
• der Strukturplan nach eigenen ToDos gefiltert
• eine Übersicht der zeitkritischen Aufgaben
• ein Plan mit den wichtigsten Meilensteinen Deines Projekts im Überblick
• eine externe Seite, die auf alle wichtigen Dateien verweist

All diese Ansichten aktualisieren sich natürlich automatisch. Das heißt: Mit nur einem Klick bist Du up to date.

Mit der Störer-Ansicht erkennst Du alle kritischen Tasks

Transparenz und Ordnung statt Chat-Flut

Von besonderer Relevanz ist das Thema Transparenz. Neben den Ansichten sorgt die Slack-Alternative factro auch mit selbst einstellbaren Prioritäten, Verantwortungen und Fristen sowie einer nachvollziehbaren Historie für Klarheit.

Jeder Projektbeteiligte weiß, für welche Aufgaben er zuständig ist, was diese beinhalten und welchen Zeitraum sie haben. Dank individueller Zuständigkeiten ist auch klar, wer eine Aufgabe in der Endabnahme verantwortet und wer sie bearbeitet. Außerdem kannst Du mit Sicht- und Bearbeitungsrechten festlegen, wer Projekte und Elemente bearbeiten und/oder sehen darf.

Prioritäten, Fristen und Verantwortungen festlegen

Dank der Deadline-Ampel verlierst Du anstehende Termine nicht aus den Augen und wirst automatisch darauf hingewiesen, wenn die Fertigstellung von Aufgaben zeitlich kritisch wird. Darüber hinaus bündelt factro die gesamte Kommunikation und Dokumentation zu den Tasks, jederzeit abrufbar an zentraler Stelle – und spart dadurch erheblich Zeit.

Bei Slack geht in einer Menge von Nachrichten schnell der Fokus verloren – oder die Nachrichten verschwinden ab einem bestimmten Limit, wenn die kostenlose Variante genutzt wird. Theoretisch hat Slack also viel Transparenz, in einem Meer aus Chats bleibt diese aber zügig auf der Strecke und erschwert ein produktives Projektmanagement.

Höchste Datenschutz-Standards

Sicherheit wird bei factro großgeschrieben. Das Tool setzt auf deutsche Server-Standorte in Frankfurt a.M. und Nürnberg. Die Rechenzentren sind nach den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert, die Datenverarbeitung ist nicht nur DSGVO-, sondern auch BDSG-neu konform.

Slack betreibt die Server außerhalb des Plus- und Enterprise-Tarifs in den USA, die Daten unterliegen somit nicht unmittelbar der DSGVO. Ein Hosting in deutschen Rechenzentren ist nur in den beiden größten Tarifen erhältlich, factro hingegen hostet jeden Tarif – auch die kostenlose Version – in Deutschland.

Fazit: factro als Slack-Alternative

Slack ist ein leistungsstarkes Tool, wenn es um reine Chat-Kommunikation geht. Für die Projektarbeit ist Slack aber nicht geeignet, da essenzielle PM-Features fehlen. Dafür kann der Messenger aber ein passendes Projektmanagement-Tool wie factro ideal für Chats ergänzen, sodass beide Tools ihre Stärken ausspielen.

Die Vorteile von factro sind daher vielfältig:

• komplexe Projekte nutzerfreundlich steuern
• Projektansichten bringen Struktur und Überblick
• Prioritäten, Fristen und Verantwortlichkeiten sind transparent
• Aufgaben und Dokumentation an zentraler Stelle
• alle relevanten Informationen in der Aufgabe

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